礦業(yè)裝備制造有限公司管理制度匯編樣本

格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備制造管理制度綜合辦公室目錄文明辦公要求………1職員形象禮儀規(guī)范…………………2會議管理制度………6對外接待制度………13檔案管理措施………17公文管理措施………31車輛使用和管理措施………………41印章、介紹信使用管理措施………45辦公物品管理措施…………………48文印、傳真使用要求………1職員保密管理要求………………52督辦工作制度………54值班管理制度………56信息管理制度………57訴訟和非訴訟案件管理制度………60協議管理措施……63第1章第3章文明辦公要求為給職員發(fā)明一個平靜、舒適、整齊、衛(wèi)生文明辦公環(huán)境，提升企業(yè)對外形象，特制訂本要求。第一條本要求適用范圍為企業(yè)全體職員。第二條企業(yè)職員全部應樹立公德意識，嚴格自律，養(yǎng)成良好衛(wèi)生習慣，珍惜公共環(huán)境。第三條職員應隨時清潔自己辦公區(qū)域，保持桌面整齊，會議室使用后應立即規(guī)整桌椅并清掃潔凈。第四條職員不得在非吸煙區(qū)域吸煙，不隨地吐痰，不亂扔紙屑、煙頭、包裝、材料等雜物，不亂涂亂畫。第五條職員不得在工作時間及辦公區(qū)域內進食。第六條職員應珍惜企業(yè)報刊、雜志，閱讀后應立即歸還到指定地點。報紙應放在報夾上，不得隨意亂扔報紙。第七條垃圾入簍，廢舊文件銷毀，洗手間用后應立即沖洗。第八條企業(yè)相關職能部門應隨時檢驗并督促辦公場所清潔工作，進行現場管理，發(fā)覺問題立即指出并跟進處理結果。第九條違反上述要求，視情節(jié)輕重，依據企業(yè)績效考評具體措施進行處理。本要求由綜合辦公室負責解釋。第1章第3章第2章第3章職員形象禮儀規(guī)范第一條職員著裝規(guī)范

1、職員衣著應該合乎企業(yè)形象及部門形象，標準上職員穿著及修飾應穩(wěn)重大方、整齊清爽、潔凈利落，工作時間應統一著裝。在關鍵場所按要求著裝。 2、職員衣著要求得體、協調、整齊、悅目。3、上衣、褲子、領帶、手帕等最好相配，衣服平整，符合時節(jié)。4、西裝左胸前口袋不放手帕以外任何東西，嚴禁兩手下垂插入下口袋中。5、男士長袖襯衫要塞在褲腰內，袖子最好不要卷起，長褲有腰攀，應穿上腰帶或背帶。6、女士宜化淡妝，勿戴過多飾品，裙裝應配過膝長襪；領口過低、過短衣服不宜穿著。第二條職員社交談吐規(guī)范1、在企業(yè)交談請講一般話，交談中善于傾聽，不隨便打斷她人談話，不魯莽提問，不問及她人隱私，不要語言糾纏不休或語帶諷刺，更勿出言不遜，惡語傷人。2、和用戶交談誠懇、熱情、不卑不亢，語言流利、正確。業(yè)務之外，注意話題健康、客觀。3、和同行交談，注意措辭分寸，謙虛謹慎，維護企業(yè)形象，不相互傾軋，客觀正派，不包含同行機密。第三條職員舉止行為規(guī)范1、遵守考勤制度，按時上、下班，不遲到、早退。病假、事假需立即申請或通知部門主管，填報請假單。2、上班時間嚴禁在非吸煙區(qū)域吸煙，保持良好精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取。3、對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務。4、開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團結協作，不將個人喜好帶進工作中，不拉幫結派、黨同伐異。5、熱情接待每一位貴賓，不以貌取人，不盛氣凌人，和客人約見要按時，如另有客人來訪需等候時，應主動道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫她人。7、出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手關門。第四條職員日?；顒有袨橐?guī)范1、職員上班時間要一直以飽滿熱情，盡職盡責，真誠協作，高效、快捷地向用戶提供最好服務。職員應含有優(yōu)良道德品質，有事必報，有錯必改，不得文過飾非，陽奉陰違，誣陷她人。2、接打電話規(guī)范（1）職員電話行為應符合規(guī)范，注意控制語氣、語態(tài)、語氣、語言親切、簡練、有禮、客氣。（2）立即接聽，勿讓鈴聲超出三遍，遲接電話須表示歉意。（3）使用代表企業(yè)規(guī)范用語問好，比如“您好”等。（4）仔細、耐心傾聽對方講話，決不要打斷對方解釋。（5）正確統計、轉告電話內容，主動幫助處理用戶要求，立即轉告并督促同時回電。（6）談話結束，表示謝意，等候對方先掛電話。（7）工作時間和業(yè)務無關電話應簡短扼要，精細工作期間嚴禁接聽電話，如有急事，由管理人員轉告。3、接收名片規(guī)范（1）名片是職員對外交往工具之一，使用名片，應講究一定禮節(jié)。（2）主動向對方遞送名片，遞送時身體稍欠，使用雙手，從正面向對方遞送。（3）接取對方名片一樣欠身，雙手，接過名片后認真看一遍，誦讀對方姓名、職務，妥善保留。（4）談判時，應將對方名片排列在桌上，對照再認，結束后放入口袋或公文包保管。（5）假如用戶率先遞出名片，應表示謝意，再遞送自己名片。第五條職員工作證胸牌使用規(guī)范1、由企業(yè)發(fā)給工作證和胸牌，職員要隨時攜帶工作證，職員在工作時，必需佩帶胸牌。2、工作證、胸牌如有遺失、被盜，應立即向部門匯報，經部門領導簽字，可到綜合辦公室、人力資源部補領，如因長久磨損，應立即以舊換新。第六條宴請規(guī)范1、衣冠整齊，按時到場。2、宴請地點要適適用戶喜好，最好由用戶選定。3、陪客人數不宜超出客人數，假如只有一位客人，可有兩位陪客。4、分清主次位置，領客人就座后方可就座進餐。5、進餐時舉止文明，不能醉酒失態(tài)。6、注意協調氣氛，努力爭取友好友好，熱烈，但不要喧賓奪主。7、不要在用戶面前領取收據或付款。8、不可留下用戶先行離開，等用戶離席后，方可離席。第七條工作現場行為規(guī)范1、養(yǎng)成講衛(wèi)生美德，不隨地吐痰，不丟紙屑、果皮、煙頭和雜物，不亂涂、亂畫。2、辦公室保持整齊，無污痕，文件入櫥或擺放整齊。3、正確使用并珍惜飲用水器具，保持潔凈。4、常常擦洗綠化植物，保持環(huán)境怡人。5、車間保持井然有序，物品堆放整齊。第3章第3章會議管理制度為了加強企業(yè)會議管理，提升會議形式行政決議效率，達成集思廣益、促進溝通、統一思想目標，特制訂本制度。第一條會議種類（一）董事會議1、出席人員：企業(yè)董事會組員、董事會秘書2、會議內容：

=1\*GB2⑴企業(yè)重大事項決議=2\*GB2⑵企業(yè)章程修改=3\*GB2⑶企業(yè)注冊資本增加、轉讓=4\*GB2⑷企業(yè)重大變動事項=5\*GB2⑸企業(yè)生產經營年度方針目標制訂=6\*GB2⑹其它需經董事會研究決定事項3、會議組織：企業(yè)綜合辦公室4、會議周期：依據董事長提議召開5、會議主持人：企業(yè)董事長2、會議內容：

=1\*GB2⑴組織實施企業(yè)董事會決議；=2\*GB2⑵擬訂企業(yè)生產經營計劃、技術創(chuàng)新和投資方案；=3\*GB2⑶制訂企業(yè)發(fā)展計劃；=4\*GB2⑷擬訂企業(yè)內部管理機構設置方案及基礎管理制度；=5\*GB2⑸提出企業(yè)年度財務預算方案、決算方案、利潤分配方案及填補虧損方案；=6\*GB2⑹決定總經理有任免權人員任免事宜，提出總經理有聘任或免職提議權人員任免提議；=7\*GB2⑺對企業(yè)章程要求或經董事會授權由總經理負責人事、財務、資產、技術、市場、項目計劃等方面重大事項作出決議；=8\*GB2⑻依據總經理提議，對某企業(yè)重大事項進行專門研究和部署。3、會議組織：企業(yè)綜合辦公室4、會議周期：由總經理依據情況決定召開5、主持人：總經理6、會議紀要：綜合辦公室（三）企業(yè)辦公例會2、會議內容：

=1\*GB2⑴總結企業(yè)上周工作計劃完成情況；=2\*GB2⑵研究布署本周工作；=3\*GB2⑶討論企業(yè)重大問題，提出處理方案；=4\*GB2⑷專題研究企業(yè)工作進度中某一重大問題或突發(fā)事宜。3、會議組織：綜合辦公室4、會議周期：每七天一次5、會議主持人：總經理或總經理委托副總經理（四）經營活動分析會1、出席人員：企業(yè)總經理、副總經理、總工程師、總會計師、總經理助理、各部門主任。2、會議內容：

=1\*GB2⑴匯報企業(yè)上月生產經營計劃實施情況；=2\*GB2⑵確定企業(yè)本月生產經營計劃；=3\*GB2⑶估計本月生產經營計劃進展情況；=4\*GB2⑷研究上月獎勵相關事宜；=5\*GB2⑸分析經營活動結果，評價企業(yè)各方面工作情況，提出改進方法。3、會議組織：綜合辦公室4、會議周期：每個月上旬末，下旬初5、會議主持人：主管經營工作副總經理6、會議紀要：綜合辦公室（五）生產調度會（含安全、消防、生產、技術、質量分析）1、出席人員：企業(yè)副總經理、總工程師、綜合辦公室、生產部、市場部、技術中心、總師辦、品管部、采供部、各車間主任。2、會議內容：=1\*GB2⑴調度平衡生產進度，研究處理生產管理部門、車間不能自行處理重大問題。=2\*GB2⑵研究日常技術準備工作及原輔材料、備品備件準備工作。=3\*GB2⑶匯報總結安全生產、治安、消防工作情況，檢驗分析事故隱患，研究確定安全防范方法。=4\*GB2⑷匯報總結產品質量情況，討論分析關鍵原輔材料質量及備品備件質量，研究提出改善方法。3、會議組織：生產部4、會議周期：每七天一次5、會議主持人：生產副總6、會議紀要：生產部（此會議紀要應報綜合辦公室立案）（六）企業(yè)績效考評會議1、出席人員：企業(yè)績效考評領導組組員2、會議內容：對企業(yè)各部門工作情況進行綜合考評，并對總經理工作指示及企業(yè)會議安排事項督辦完成情況提出績效考評意見。3、會議組織：人力資源部4、會議周期：每個月一次5、會議主持人：總經理助理6、會議紀要：人力資源部（此會議紀要應報綜合辦公室立案）（七）企業(yè)年度工作會議（年中工作會議）1、出席人員：總經理、黨委（副）書記、副總經理、總工程師、總會計師、總經理助理、各部門主任。2、會議內容：

=1\*GB2⑴總結企業(yè)上六個月工作完成情況；

=2\*GB2⑵對下六個月企業(yè)工作做出安排布署；3、會議組織：綜合辦公室4、會議主持人：總經理5、會議紀要：綜合辦公室（八）企業(yè)資金協調會議1、出席人員：副總經理、總工程師、總會計師、總經理助理、綜合辦公室、財務部、采供部、市場部、銷售部。2、會議內容：

對企業(yè)月度、季度資金收支作出協調計劃。3、會議組織：財務部4、會議主持人：總會計師第二條會議管理部門（一）企業(yè)綜合辦公室統一管理企業(yè)多種會議。（二）會務工作關鍵由綜合辦公室承接，其它部門主辦會議，綜合辦公室應給予協辦。（三）企業(yè)財務部應加強對會議開支方案審核，降低不合理費用。（四）除其它部門主辦會議資料各自進行其檔案管理外，會議資料由綜合辦公室統一整理、立卷，存檔。（五）綜合辦公室每個月初應對企業(yè)各例會和多種臨時會議，統一平衡并制訂會議計劃，分發(fā)給企業(yè)關鍵管理人員及相關人員。（六）對于準備不充足、反復性或無重大作用會議，綜合辦公室有權拒絕安排。（七）對于參與人員相同、內容相近、時間相近多個會議，綜合辦公室有權安排合并召開。第三條會議程序（一）會前準備1、對于定時常規(guī)會議，在會前應明確該次會議專題和臨時出席、列席人員。對無定時關鍵大型會議，承接人應提出會議匯報，該匯報包含：①會議議項②會議目標③會議時間④會議地點⑤會議財務支出預算⑥招待工作說明⑦現在籌備進展情況⑧可能存在問題、處理方案及要求⑨籌備時間進度表。待該匯報由綜合辦公室報請總經理同意后方可實施。2、會議通知：依據會議要求打印會議通知，并提前發(fā)送。3、會議承接人應立即準備會議場所、會議文件或資料。必需時要進行會場部署、設備調試。4、在會議進行中要做好統計。第四條會議管理要求（一）會風管理1、會議必需按時召開，不得無故拖延和推遲，參會人員無特殊原因不能請假。2、會議應集中于要求議題，盡可能在估計時間內結束，不得無節(jié)制地跑題海侃，和會人員應知無不言，集思廣益，不可從頭到尾保持緘默。3、維護正常會議秩序，開會期間不得私下說話、議論，嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動和離席。4、會議期間通常應停止使用手機，特殊情況應到場外聯絡。5、嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布之前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。（二）會議事務處理1、企業(yè)辦公例會會議紀要、決議，由綜合辦公室整理成文。2、綜合辦公室依據會議內容需要在要求二十四小時內完成整理工作。3、會議紀要和決議形成后，由和會組員簽字確定。4、會議紀要發(fā)放前應填寫《會議紀要發(fā)放審批單》，審批單內容包含：紀要編號、發(fā)放范圍、主管領導、審批意見。5、會議紀要應有文號，發(fā)放時應填定《文件簽收統計表》并由接收人收簽。6、會議紀要應分類存檔，并按關鍵程度確定保留期限。7、會議紀要、會議決議作為關鍵文件，備忘已研究決定工作事項，發(fā)至參與會議全體人員，方便對照落實和制訂實施方法。本措施由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。第4章對外接待工作制度為了規(guī)范企業(yè)對外接待工作，提升接待工作質量，加強管理，努力爭取樹立良好企業(yè)社會形象，特制訂本制度。第一條接待標準公務接待工作要堅持適度大方標準，嚴格實施接待標準，接待人員要發(fā)揚無私奉獻、樂于服務她人精神，做到認真負責、熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴守機密，使接待工作既讓貴賓滿意，又不奢侈浪費。第二條接待職能部門綜合辦公室作為企業(yè)負責接待職能部門，碰到重大接待工作或關鍵活動時，要由綜合辦公室協調其它職能部門共同做好此項工作。第三條接待工作要求（一）樹立貴賓至上、為貴賓服務思想，對貴賓食、住、行全部要安排妥當。（二）接待人員要服務周到、態(tài)度謙虛、用語文明、工作負責。（三）接待工作要制訂周密接待計劃，尤其是大型接待活動，要有具體方案，責任落實到人。（四）在接待貴賓過程中要認真做好安全、保衛(wèi)工作。（五）接待人員要提升接待工作效率，主動幫助貴賓辦理各項事務，使貴賓感到工作和生活全部很滿意。第四條接待規(guī)程（一）關鍵業(yè)務單位領導或外單位同級領導來我企業(yè)造訪，上級機關派員到我企業(yè)傳達關鍵指示及弟兄單位領導到企業(yè)商談關鍵事宜，由企業(yè)領導陪同。（二）上級或主管部門領導來視察，由企業(yè)領導出面探望或陪同用餐。（三）通常性業(yè)務聯絡或其它單位來員辦理業(yè)務，企業(yè)陪同人員應和貴賓職務大致相當。第五條接待程序（一）接待準備工作：中國、外來賓來訪，接待人員要正確掌握來賓或領導乘坐交通工具和抵離時間，提前通知和安排相關人員做好接送準備工作，接待人員要依據來訪者目標、規(guī)格及愛好選擇確定活動內容，確定接待方案。（二）接待服務工作：提前接待客人，安排好客人起居生活及商務活動日程，安排領導探望客人；組織好客人活動，安排宴請，并依據需要準備紀念品。（三）接待收尾工作：安排好貴賓返程事宜，幫助客人結算，征求客人對接待工作意見，提醒客人帶好自己物品，送客人到車站（或機場）。第六條接待活動管理（一）接待活動標準上由綜合辦公室統一安排。（二）接待宴請用餐標準：來企業(yè)辦理公務需要用餐人員標準上以工作餐為主，就餐在企業(yè)食堂小餐廳，標準為20-30元/人，因業(yè)務關系需要提升標按時，實施標準為：重大業(yè)務活動或上級領導機關貴賓或企業(yè)領導出席宴請時300元/人，通常業(yè)務活動或弟兄單位貴賓150元/人。第七條業(yè)務招待費管理（一）綜合辦公室負責企業(yè)業(yè)務招待費管理、審核和報批。（二）企業(yè)年度業(yè)務招待費總額，由財務部依據企業(yè)年度經營計劃進行測算，按要求標準下達。財務部對全企業(yè)公務接待費用進行監(jiān)督檢驗。（三）業(yè)務招待費使用范圍：上級領導帶隊檢驗指導、調查研究和了解情況；弟兄單位和我企業(yè)進行工作交流等發(fā)生費用；其它單位來員或對外交往中發(fā)生必需招待費；經企業(yè)關鍵領導同意其它接待活動。（四）業(yè)務招待費使用要求：各部門使用業(yè)務招待費時，可在企業(yè)食堂招待，由綜合辦公室開具客飯單。需在市內招待，必需先提出申請，說明事由及所需金額。由綜合辦公室報總經理同意后，方可支出業(yè)務招待費，不然不予報銷。企業(yè)領導需在企業(yè)外使用業(yè)務招待費時，須事先征求總經理同意，綜合辦公室立案后方可支出業(yè)務招待費。使用業(yè)務招待費通常先墊資后報銷。(五)業(yè)務招待費用審批報銷程序：企業(yè)各部門實際發(fā)生業(yè)務招待費應由部門責任人簽字后，由綜合辦公室審核登記，請示總經理指示后，財務部門辦理報銷手續(xù)。（六）業(yè)務招待費報銷：各部門業(yè)務招待費報銷，部門主任作為報銷人，綜合辦公室主任作為部門責任人。企業(yè)領導業(yè)務招待費報銷，由綜合辦公室負責辦理報銷手續(xù)，在報銷單上企業(yè)領導本人須在報銷人一欄簽字。每張報銷粘貼憑證上，必需粘貼同一時間，同一飯店發(fā)票，并說明事由。第八條紀念品管理（一）紀念品使用范圍。關鍵用于企業(yè)領導對外公務、接待、出訪等活動。（二）紀念品購置。由綜合辦公室依據需要統一購置辦理。綜合辦公室本制度由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。第5章檔案管理措施為深入規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，提升工作效率和工作質量，特制訂本措施。第一條檔案范圍（一）黨群工作形成文件材料1、黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其它相關會議。2、黨組織建設、黨員和黨員干部管理、黨紀監(jiān)察工作、關鍵政治活動或事件。3、宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統戰(zhàn)工作。4、職員代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。5、專業(yè)學會、協會工作，群眾團體活動。（二）、行政管理工作形成文件材料1、企業(yè)籌備期項目立項匯報、可行性研究、初步設計、施工圖設計和相關建設條件申請、同意，企業(yè)章程。2、企業(yè)領導班子（包含董事會、股東會、監(jiān)事會和經理層，下同）組成及變更，企業(yè)內部機構及變更。3、企業(yè)領導班子活動。4、綜合性行政事務，企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒管理。5、法律事務，紀檢監(jiān)察，公證工作。6、審計工作。7、職員人事管理，勞動協議管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。8、職員教育和培訓工作。9、醫(yī)療衛(wèi)生工作。10、后勤福利，住房管理。11、公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災難。12、外事工作。（三）、經營管理工作形成文件材料1、企業(yè)改革，經營戰(zhàn)略決議。2、計劃管理，責任制管理，多種統計報表，企業(yè)綜合性統計分析。3、資產管理，房地產管理，資本運作，對外投資、股權管理，多個經營管理，產權變動、清產核資。4、屬企業(yè)全部知識產權和商業(yè)秘密及其管理。5、企業(yè)信用管理，形象宣傳。6、商務協議正本及和協議相關補充材料，相關資信調查等。7、財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。8、物資采購、保留、供給和流通。9、經營業(yè)務管理，服務質量管理。10、境外項目管理。11、招投標項目管理。（四）、生產技術管理工作形成文件材料1、生產準備、生產組織、調度工作。2、質量管理，質量檢測和質量控制工作。3、能源管理。4、企業(yè)管理現代化和信息化建設、科技管理。5、生產安全，消防工作，交通管理。6、環(huán)境保護、檢測和控制。7、計量工作。8、標準化工作。9、檔案、圖書、情報工作。（五）、產品生產或業(yè)務開發(fā)工作形成文件材料1、產品市場調研、立項論證、設計。2、產品工藝、工裝、試制、加工制造。3、產品檢驗、包裝。4、產品銷售和售后服務。5、產品判定、評優(yōu)。6、產品質量事故分析及處理。（六）、科學技術研究工作形成文件材料1、科研項目標調研、申報立項。2、科研項目標研究、試驗。3、科研項目標總結、判定。4、科研項目標報獎、推廣應用。（七）、基礎建設和技術改造工作形成文件材料1、基建項目和技術改造項目標立項、可行性研究、初設、施工圖設計、勘探、測繪、招標、投標、征遷工作，和建設外部條件落實情況、土地、水、電、環(huán)境保護等建設單位項目管理工作。2、基建項目和技術改造項目標設計。3、基建項目和技術改造項目標施工。4、基建項目和技術改造項目標監(jiān)理。5、基建項目和技術改造項目標完工和驗收。6、基建項目和技術改造項目標評獎、創(chuàng)優(yōu)。7、基建項目標使用、維修、改建、擴建。8、事故分析和處理。（八）、設備儀器管理形成文件材料1、購置設備、儀器立項審批，購置協議。2、設備、儀器開箱驗收或接收。3、設備、儀器安裝調試。4、設備、儀器使用、維護和改造、報廢。5、事故分析和處理。（九）、會計工作形成文件材料1、會計憑證。2、會計賬簿。3、財務匯報及報表。4、其它文件材料。（十）、職員個人管理形成文件材料1、職員（包含離退休職員、死亡職員）履歷材料。2、職員判定、考評。3、職員專業(yè)技術職務評聘。4、職員獎勵和處分。5、職員工資、保險、福利待遇等。6、職員培訓和崗位技能評定等。7、其它記載個人關鍵社會活動文件材料。（十一）、聲像檔案（十二）、榮譽實物檔案（十三）、電子檔案第二條檔案管理體制企業(yè)檔案工作，可實施集中和分散管理相結合體制。由綜合辦公室負責主體檔案管理，并對其它部門檔案管理工作進行督促和指導。（二）各部門形成檔案材料由本部門負責管理，并由綜合辦公室留存。（三）企業(yè)應有庫房或場地和必需設施及保護設備來保管檔案，確保檔案安全。第三條立卷歸檔制度1、文書處理、文件材料立卷歸檔工作，由文秘人員負責，受分管領導和上級相關部門監(jiān)督、檢驗和指導。2、文秘人員應立即做好文件收發(fā)、印刷、傳輸和歸檔，做到正確、周密、立即快速。3、歸檔范圍：通常本單位各項工作活動中直接形成，含有查考利用價值多種門類和載體文件材料全部屬歸檔范圍。（詳見檔案保管期限表）4、歸檔要求：歸檔文件材料必需搜集齊全，保持文件之間歷史聯絡，便于保管使用，應正確劃分保管期限，分年度、分級分類、靈活利用“六個”特征組卷、整理。卷內文件排列系統，編目清楚、完整，案卷標題文字簡練，正確揭示卷內文件內容，案卷裝訂整齊、堅固。5、歸檔時間：每十二個月文件材料辦理完成后，要在第二年六月底前整理結束，編制好案卷目錄和目錄說明，立即移交檔案室，排列上架保管，并辦好交接手續(xù)。第四條檔案統計制度1、認真落實實施<<統計法>>及上級相關統計工作規(guī)章，依法統計。2、檔案統計工作，由檔案員負責，受本級統計部門和上級檔案部門指導和監(jiān)督。3、檔案統計必需實事求是，杜絕虛報、瞞報和偽造等不良行為。4、立即進行檔案收進、移出、整理、保管、判定、銷毀等數量和情況登記，做到案底清楚，物帳相符。5、立即、正確上報檔案工作統計年報和其它專題統計，科學立即地做好統計分析，為領導決議提供可靠依據。第五條檔案判定銷毀制度1、建立和健全檔案判定工作組織機構，立即剔出、銷毀已失去保留價值檔案。2、堅持辨證唯物主義和歷史唯物主義見解，全方面地、歷史地、發(fā)展地、實事求是地研究分析，判定檔案保留價值。3、判定檔案必需以黨和國家各級部門頒發(fā)檔案保管期限表為依據，不得隨意銷毀。4、需要銷毀檔案，應編造銷毀清冊，報經上級主管部門或分管領導人同意。5、銷毀檔案必需有兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷者應依據銷毀清冊認真查對內容和數量，鑒銷后要在清冊上注明銷毀日期和方法，并簽字以示負責。6、立即做好銷毀檔案善后工作。第六條檔案庫房管理制度1、綜合檔案室工作人員應嚴格遵守黨和國家安全保密要求，忠于職守，加強庫房管理，維護檔案完整和安全。2、庫房是存放檔案要地，非綜合檔案室工作人員，未經許可，不得私自入內。3、庫內嚴禁煙火，嚴禁存放易燃、易爆及腐化物品。落實消防方法，嚴防火災事故發(fā)生。4、進庫檔案及箱柜，在入庫前必需認真清點，仔細檢驗，確定完整齊全和無蟲霉后才準予入庫。5、檔案庫房必需落實防高溫、防潮、防光、防火、防盜、防塵、防霉、防蟲、防有害氣體等防護方法，發(fā)明良好保護環(huán)境。保持庫房通風、干燥、清潔、整齊和適宜溫度，定時做好溫、濕度統計，庫房溫濕度基礎應控制在14---24℃，相對濕度基礎應控制在45—60℃。6、庫房柜架統一編號，并編制《檔案存放索引》，使檔案存放條理化，便于查找檔案。7、堅持安全檢驗制度。（1）天天下班前要切斷庫房電源、關好門窗；（2）節(jié)假日、寒暑假前加強安全保密工作檢驗，催還借出檔案材料，并將全部檔案柜上鎖。（3）每十二個月年底對庫內檔案進行一次全方面清查，發(fā)覺問題，立即處理，確保檔案安全。第七條檔案庫房消防安全制度1、檔案人員應參與消防安全教育，消防業(yè)務技術培訓，掌握消防知識，能靈活利用消防滅火器材。2、配置滅火消防器材，定時檢驗器材性能情況，立即進行調換和維修。3、庫房內嚴禁吸煙和堆放其它雜物。4、定時檢驗庫房電路及設備，立即進行維修保養(yǎng)。5、必需做到庫房隨時關燈，立即關閉設備和電源。6、發(fā)覺火患立即匯報，并采取緊急方法，妥善進行處理，保障檔案安全。7、火警電話“１１９”。第八條檔案保密制度1、庫房鑰匙由專員負責保管和使用，必需時保密檔案實施專員專柜管理。2、秘密檔案要有顯著標識，便于區(qū)分和限制利用。3、利用保密檔案，應嚴格審批手續(xù)。接待人員必需實施有效監(jiān)督，不得隨意擴大利用范圍和摘抄復印。4、保密檔案一律不準外借，不得隨意亂放和在庫房外過夜。5、依據相關保密要求，立即調整檔案保密范圍，實施降密、解密直至向全社會開放。6、檔案管理人員要嚴格遵守黨和國家相關保密工作法律、法規(guī)、規(guī)章制度，不隨意翻看，摘抄保密檔案內容，嚴禁泄露檔案秘密。第九條檔案保管制度1、檔案是黨和國家寶貴財富，檔案庫房是保管檔案重地。2、庫房要牢靠，裝有防盜設施。3、非管理人員不得私自進入庫房，庫房鑰匙要專員保管，做到人走、燈熄、隨手關門。4、庫房內應配置“八防”設備，立即存放藥品，使用和維修防塵、通風、去濕設備，有效控制庫房內溫濕度。5、檔案裝具排列有序，接收檔案要立即排列編目上架，做到整齊、有序，便于查找利用。6、進庫檔案要立即進行登記入帳，定時檢驗清點，破損檔案立即修復，發(fā)覺遺失檔案要立即匯報，立即組織人員進行查找，確保庫房檔案資料無破損無遺失。7、檔案員調離崗位時，要立即辦好檔案資料、檢索工具、編研資料交接手續(xù)。第十條檔案資料查、借閱制度1、本室檔案、資料關鍵供本單位領導和相關人員使用。2、查閱檔案、資料須首先填寫<<檔案借閱及利用效果記錄表>>，未推行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。3、查閱檔案應在檔案室，因特殊情況需要借出時，須經分管領導人同意，辦理好借閱手續(xù)，方可出借。檔案、資料借出時間不得超出七天。確需繼續(xù)借閱，要辦理續(xù)借手續(xù)。4、查閱時嚴禁吸煙，要珍惜檔案、資料，嚴禁在檔案資料上劃線、打勾、作記號、折角；嚴禁涂改和拆撕檔案、資料。違者視情節(jié)輕重追究責任。5、外單位人員查閱檔案，必需持有單位介紹信（注明身份、查閱內容和用途），并經領導同意，才可查閱。閱檔后，介紹信留本室備查。6、查閱檔案、資料者有義務將利用效果反饋檔案室。以利總結檔案利用工作規(guī)律，愈加好地為各項工作服務。7、凡借閱會議統計及保密檔案，必需經主管領導審查同意才能借閱。第十一條檔案科技文件材料修改、補充制度1、修改、補充科技文件、底圖，必需填寫修改、補充申請書，并經領導審批后，方可修改。任何單位、部門和個人不得私自改動。2、修改底圖時，必需在底圖上加填修改欄，注明承接部門、修改內容、日期、并需修改人和同意人簽字。3、底圖修改后，必需對相關藍圖作對應修改，正確反應科技活動演變過程。4、底圖修改內容較少時，可直接在圖面上“扛改”或“刮改”。并在修改處注明“修改標識”。修改內容較多時，應另制新圖，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并注明所替換原圖圖號。5、科技文件、底圖修改、補充，必需做到正確、完整、統一、清楚。第十二條聲像檔案管理制度1、聲像檔案是企業(yè)檔案關鍵組成部分，必需由檔案室集中統一管理。2、歸檔范圍（１）上級領導來局視察工作或從事其它活動所形成聲像材料；（２）本局多種關鍵會議所形成聲像材料；（３）各項工程建設中形成聲像材料；（４）多種生產、科技、科研、技改、產品推廣應用等活動中形成聲像材料；（５）重大（經典）事件、事故、災難所形成聲像材料；（６）本局榮獲上級領導機關授予獎狀、獎杯、證書照片；（７）多種宣傳、教育等活動中形成聲像材料。3、歸檔要求（１）聲像文件材料由各承接單位或經辦人負責搜集、整理。需注明背景、時間、地點、人物、內容、攝影者等六要素。在辦理完成后30天內向檔案室移交；（２）檔案室整理后應單獨組卷、編目，便于查閱利用。4、保管要求，專用箱、柜單獨存放保管，定時進行檢驗、倒帶、嚴格控制溫濕度，確保聲像檔案安全。第十三條檔案人員職業(yè)道德要求1、忠于職守：堅持四項基礎標準，模范遵守和實施<<檔案法>>及其規(guī)章，熱愛檔案工作，忠于黨和人民檔案事業(yè)，精通檔案業(yè)務，恪守盡職。2、維護史實：據實歸檔，用檔，杜絕涂改和偽造檔案；尊重史實，維護歷史面貌，保障檔案完整和安全。3、埋頭苦干:發(fā)揚刻苦學習，開拓創(chuàng)新，勇于進取，艱苦奮斗精神，樹立無私奉獻、默默無聞、甘當無名英雄工作態(tài)度，勤奮工作，為黨和人民鞠躬盡粹。4、優(yōu)質服務:堅守崗位，堅持標準，嚴格實施各項制度，熱情和藹、耐心細致接待利用者，主動主動地提供各類檔案為各項工作服務。第十四條檔案員崗位責任制1、認真實施<<檔案法>>及檔案工作各項規(guī)章制度，堅持集中統一管理標準，遵守保密紀律。2、負責本單位形成多種門類、載體檔案資料搜集和平時立卷，并立即完成每十二個月度檔案立卷歸檔和檔案接收工作。3、負責本單位系統檔案工作業(yè)務檢驗指導和監(jiān)督。4、負責管理好本單位多種門類、載體檔案和圖書資料并主動提供利用。5、幫助其它崗位完成突擊性工作和領導交辦其它任務。6、有權處理本職范圍具體工作問題。7、有權向領導提出做好本單位檔案工作提議。8、有權糾正和阻止違反檔案保密法規(guī)制度行為，幫助查處違法行為。第十五條設備開箱驗收管理制度1、依據國家相關要求，結合本單位實際情況制訂本制度。2、本制度適適用于本單位設備開箱驗收管理工作。3、設備開箱驗收工作是科技檔案搜集工作一個關鍵步驟。4、檔案室要會同相關單位做好設備開箱驗收工作。5、隨設備裝箱技術文件（包含圖紙、說明書、測試統計、合格證等），是本廠公共財產，是設備運行、檢修時關鍵依據，由檔案室集中統一管理。各單位或個人拿到應立即移交檔案室保管，不得私存。工作需要時由檔案室負責復印后分發(fā)到各相關分場、班組使用。6、設備開箱各生產部門應立即通知檔案室人員參與，方便于搜集技術文件歸檔和復印分發(fā)，為安全生產服務。7、設備開箱時如不通知檔案室相關人員參與，凡發(fā)生技術文件滯留在部門、個人手中，要立即填寫移交目錄交檔案室；如有丟失，視情節(jié)輕重，并按經濟責任制追究相關人員責任。8、參與設備開箱驗收單位要以設備裝箱單中所附裝箱文件目錄為依據，共同檢驗設備到貨多種技術文件，由參與開箱技術人員會同檔案室人員共同清點、登記并歸檔。9、對引進設備及關鍵設備開箱驗收，要把協議協議列入開箱驗收內容，并按協議內容驗收。10、設備開箱要填寫設備開箱驗收單，參與驗收單位人員要在驗收單上簽字，并各執(zhí)一份以備查。11、開箱后如發(fā)覺有缺乏技術文件，由設備購進單位負責追查補齊。12、設備開箱前生產廠家寄來技術文件要立即按要求歸檔，其它按主管部門意見分發(fā)。13、設備在安裝過程中所產生技術文件，相關單位要按歸檔標準向檔案室移交，以確保科技檔案齊全、完整。14、如發(fā)覺設備開箱驗收相關單位沒按此制度實施，按績效考評扣發(fā)其獎金。第十六條檔案工作責任追究制度1、未依法建立檔案機構或配置檔案人員，依據相關法律、法規(guī)，追究單位關鍵責任人責任，并接收同級或上級檔案行政管理部門處罰。2、未依法對多種門類、多種載體檔案實施集中統一管理，依據相關法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領導人責任，并接收同級或上級檔案行政管理部門處罰。3、將公務活動中應該歸檔文件資料，據為已用或拒絕向檔案部門移交，追究主管人員直接責任，并限期更正，對限期內不更正者，給行政處分視情況給經濟處罰。4、所保留檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護方法，追究主管責任人和直接責任人責任，并責令快速采取有效挽救方法；造成檔案損毀，視情節(jié)給行政處分和經濟處罰。5、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關人員責任，給行政處分，并依據檔案價值，責令賠償損失。6、私自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家全部檔案，追究直接負責主管人員或其它直接責任人責任，給行政處分。7、涂改、偽造檔案，追究直接責任和相關人員行政責任或經濟責任。8、私自出賣或轉讓檔案，給警告、罰款，并沒收非法所得。9、不按要求辦理檔案登記，或不向省檔案行政管理部門報送檔案統計報表，追究主管責任人和直接責任人責任，責令限期更正。10、上述所列各條內容中，如有組成犯罪，依法追究刑事責任。本措施由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。公文管理措施第6章為規(guī)范企業(yè)公文管理，特制訂本措施。第一條公文種類企業(yè)正式文件為“格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備文件”（以下簡稱“企業(yè)文件”）。（一）企業(yè)文件常見種類關鍵有：1、決定適適用于對關鍵事項或重大行動作出安排。2、要求、措施“要求”適適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理方法?！按胧边m適用于對某項工作或活動制訂具體作法和要求。3、通知適適用于公布規(guī)章；批轉所屬單位公文；轉發(fā)上級和不相隸屬單位公文；要求辦理和需要相關單位周知或共同實施事項；任免和聘用干部。4、通報適適用于表彰優(yōu)異；批評錯誤；傳達關鍵精神或情況。5、匯報適適用于向上級單位匯報工作，反應情況，提出意見或提議，回復上級單位問詢。6、請示適適用于向上級單位請求指示、同意。7、批復適適用于回復所屬單位請示事項8、函適適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、問詢和回復問題，向其它業(yè)務主管部門請求同意等。9、會議紀要適適用于記載和傳達會議情況和議定事項。10、意見適適用于對某項工作提出改善方法和建設性意見；回復對方征求某項工作意見。（二）辦理例行公事和應急公務等用便函。便函不一樣于函，不屬于專門文種，它不一樣于正式公文，格式較為靈活，但也是公文一個。企業(yè)便函使用帶有企業(yè)名稱信函紙。（三）通知緊急事項或聯絡具體業(yè)務等，用傳真文件。第二條公文格式公文通常由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、專題詞、抄送單位、公文印制版等部分組成。（一）發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱，聯合行文，主辦單位應該排列在前。（二）有保密要求公文，應依據保密程度，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣。字型選擇3號黑體。（三）緊急公文，應依據緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”字樣。字型選擇3號黑體。（四）發(fā)文字號通常包含：代字、年號、序號。發(fā)文單位代字通常不應超出6個字，字型選擇3號仿宋體。聯合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。企業(yè)部門發(fā)文代字不得和企業(yè)發(fā)文代字相混同。企業(yè)部門發(fā)文代字要求為“格林蘭德×字”,×為部門名稱第一個漢字（確定）。公文發(fā)文字號通常標注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；便函發(fā)文字號標注在橫線下方右側。（五）公文應在發(fā)文字號右側空兩格注明簽發(fā)人（寫作：簽發(fā)人：XXX），字型選擇3號仿宋體。聯合行文時，聯合行文單位各簽發(fā)人姓名排列次序，應和聯合行文單位文頭排序一致。便函不標印簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名。（六）公文標題應正確、簡明地概括公文關鍵內容，并正確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名外，通常不用標點符號。轉發(fā)文件標題，除轉發(fā)文種為“通知”時省略外，其它文種，可保留一級。如“轉發(fā)XX批復通知”；轉發(fā)文種是通知時，為“轉發(fā)XX通知”。(七)公文如有附件，應在正文以后，成文期之前注明附件次序和名稱。附件應在正文以后另起行空兩格打印，末尾不用標點符號。（八）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭）外，一律加蓋印章。聯合發(fā)文，聯合單位全部應該加蓋印章。聯合發(fā)文蓋章次序，應和文頭單位排列次序相同，并按從左至右和自上而下次序排列。（九）成文日期，以領導人簽發(fā)日期為準，會議經過文件，以經過日期為準，并在標題之下、正文之前注明會議名稱和經過日期。（十）文件應該標注專題詞。專題詞應按公文所包含范圍、內容、文種次序標注，通常不超出五個詞匯，字型選擇3號黑標宋體。(十一)公文印制版記包含公文印發(fā)（翻印）機關名稱、印發(fā)日期和份數，標注在抄送域細實線下，用一條細實線和頁碼域分隔開。文字從左至右橫寫、橫排；用紙統一按國際標準為A4型，左側裝訂。標題用2號小標宋體字。正文用3號仿宋體字，版面設22行，每行28個字。第三條行文規(guī)則行文關系，應依據各自隸屬關系和職權范圍確定：（一）企業(yè)在職權范圍內，能夠對所屬單位行文。（二）企業(yè)各部門辦理本部門職權范圍內具體業(yè)務，凡符合下列條件，能夠發(fā)部門文件：1、行文對象為企業(yè)所屬單位；2、文件所包含事項不需要取得其它部門同意或請企業(yè)領導作出決定。（三）各專業(yè)會議通知和以部門具體業(yè)務為關鍵內容會議紀要、轉發(fā)文件、經驗介紹等，應以部門名義行文；總經理辦公會議發(fā)專題紀要。（四）通常不得越級行文。因特殊情況必需越級行文時，應抄送超出單位。向下級單位關鍵行文，應同時抄送直接上級單位。（五）企業(yè)內部門之間對相關問題未經協商一致，不得行文。（六）同級單位、合作伙伴能夠聯合行文。（七）請示公文應一文一事，通常只寫一個主送單位，如需同時送其它單位，應該用抄送形式，但不得同時抄送下級單位；對可行性研究匯報、初步設計審核意見等業(yè)務性較強公文，在報請上級或業(yè)務主管部門審批同時，可抄送相關單位。（八）匯報中不得夾帶請示事項。除領導直接交辦事項外，請示不得直接送領導者個人。（九）企業(yè)內部關鍵規(guī)范性文件，須經法律顧問組會簽。第四條公文辦理（一）收文收文通常包含傳輸、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承接、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。1、分辦（1）企業(yè)收文，凡需辦理，綜合辦公室提出擬辦意見。主管部門，關鍵用戶和合作伙伴等單位或部門發(fā)來文件，按關鍵程度，先送總經理指示或按工作分工直接送總經理、副總經理、總工程師、總會計師等人指示。包含多個部門共同辦理文件，擬辦時應確定主辦部門，由主辦部門協商相關部門會辦。（2）對不屬于本單位職權范圍或不宜由本部門辦理，應快速退回交辦部門并說明理由。（3）各部門收到關鍵或領導指示文電，全部要先經部門領導閱批，再交承接人辦理或傳閱。凡包含其它部門問題，主辦部門應該主動和相關部門協商辦理。（4）文件除絕密和有特殊要求傳閱后收回外，其它均由各單位保管；凡需要辦理，由主辦部門辦后歸檔。（5）凡屬企業(yè)領導和各部門傳閱文件，由綜合辦公室組織傳閱，相關部門均不得積壓，也不得橫傳。2、催辦（1）對關鍵和有時限要求文電，綜合辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，關鍵公文關鍵催辦，通常公文定時催辦。（2）除綜合辦公室負責催辦外，承接單位領導要立即催辦，并將辦理情況向相關方面反饋。（二）發(fā)文發(fā)文通常包含擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。1、擬稿發(fā)企業(yè)文件，一律填寫統一格式發(fā)文卡片。公文正文用打印件，用紙為A4型。擬稿人應按發(fā)文卡片上欄目要求填寫清楚，并簽署日期。草擬公文應做到：（1）要符合國家法律、法規(guī)和方針、政策，符合企業(yè)實際情況和相關要求。（2）情況確實，見解明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點正確，篇幅努力爭取簡短。（3）人名、地名、數字、引文正確。日期應寫具體年月日。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號；使用簡稱時，通常先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應先用漢字全稱并注明英文縮寫。（4）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層“（1）”。（5）必需使用國家法定計量單位。（6）公文中數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞、詞組常見語、縮略語等必需使用漢字外，應該使用阿拉伯數碼。（7）文稿擬就后，企業(yè)發(fā)文應先由擬搞人所在部門領導審稿，部門發(fā)文擬稿人所在處室領導審稿，并請審稿人在“擬稿部門領導”欄內簽注姓名和日期。2、會簽（1）發(fā)文內容凡包含其它部門業(yè)務應事先會簽；企業(yè)發(fā)文應由相關部門領導會簽。（2）為加速文件運轉，應在發(fā)文卡中注明會簽時間和退文時間。（3）會簽時如有具體意見應在會簽卡片會簽意見中注明，并簽注姓名和日期。3、核稿各級領導要對文電稿進行全方面審核，嚴格把關。企業(yè)發(fā)文，主辦部門擬就文件并依據需要完成核簽或會簽后，必需經綜合辦公室主任核稿，由綜合辦公室送企業(yè)領導簽發(fā)。綜合辦公室核稿改動量較大文件，各部門承接人員要重新修改校正，并將原修改稿附后備查。對不符合要求文件應立即退經辦人修改或重辦。核稿關鍵是：（1）是否需要行文；（2）相關部門、單位是否已協商、會簽；（3）提出要求、措施和方法是否明確具體、切實可行；（4）公文內容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本措施相關要求。未經核稿文件，不得送領導簽發(fā)，領導也不得簽發(fā)。4、簽發(fā)（1）企業(yè)關鍵請示、匯報先送相關副總經理核簽后，再送總經理簽發(fā)。（2）企業(yè)通常公文按分工送總經理或副總經理簽發(fā)。發(fā)文內容如包含其它領導分管工作，應送其它領導核簽。（3）授權簽發(fā)：a、企業(yè)便函、賀電、唁電等授權綜合辦公室主任代簽；b、企業(yè)管理干部離退休、參與工作時間和待遇變更和人事、勞動統計報表、工商登記注冊等，授權人力資源部主任代簽；c、審計通知書和復議受理通知書，授權財務部主任代簽。5、審批公文，主批人應該明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其它審批人圈閱，應該視為同意。6、草擬、修改和簽批公文，用碳素或藍黑墨水筆書寫，不得使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆和鉛筆書寫。不得在文稿裝訂線外書寫。7、凡經綜合辦公室核稿、領導簽發(fā)后公文，任何部門和個人一律不準改動文中內容、文字和數字，不然將追究其責任。已簽發(fā)文稿，如需改動，必需重新請示原簽發(fā)人許可。（三）印制、校對和封發(fā)1、經企業(yè)領導簽發(fā)文件，務于接文當日送到綜合辦公室由綜合辦公室統一代字編號、打印。在打出清樣后直接通知文件擬稿人進行校對（通常應三校），擬稿人在校完后要在打印稿上簽注姓名和日期以示定稿。無校對人簽字文稿，綜合辦公室不予印刷。送綜合辦公室文稿，通常在1-2天內印制完成。急件由綜合辦公室主任批注后，務必在當日或按發(fā)文要求時限印制完成。2、印制好文件，發(fā)給企業(yè)領導應由總經理工作部當日送到。發(fā)往企業(yè)本部以外，綜合辦公室最遲應在二十四小時內寄出。3、公文用印要建立用印登記及原稿留存制度，用印份數要和原稿標印份數相同。（四）翻印上級單位標有密級公文，除絕密和注明不準翻印以外，經本單位責任人或綜合辦公室主任同意，能夠翻印，翻印件同正式文件一樣管理。翻印時，要注明翻印機關、時間、份數和印發(fā)范圍。（五）電報及傳真文件收發(fā)和處理1、企業(yè)及部門發(fā)出傳真文件由企業(yè)領導或部門領導簽發(fā)，經綜合辦公室統一登記后由主辦部門負責發(fā)出。2、屬于需要辦復電報及傳真文件，應立即送企業(yè)領導或主辦部門閱辦，急件隨到隨辦，不得積壓。3、草擬傳真文件，應做到簡明扼要，文字清楚，說明問題。（六）簽報辦理（一）企業(yè)各部門向企業(yè)領導匯報關鍵事項用簽報，并按一事一報標準辦理。（二）綜合辦公室為簽報管理部門。（三）包含兩個及兩個以上部門事項簽報，應由主辦部門和協辦部門協商后共同起草簽報稿，主辦部門和協辦部門領導需在簽報稿上簽字認可。部門間如有分歧意見應在簽報中注明。第五條公文立卷、歸檔和銷毀公文辦完后，應該依據《中國檔案法》和相關要求，立即將公文定稿、正本和相關材料（包含音像）整理好。企業(yè)發(fā)文由綜合辦公室統一送歸檔，部門發(fā)文和收文處理由各主辦、承接部門立卷歸檔后按歸檔要求歸檔。（一）公文歸檔要依據其相互聯絡、特征和保留價值分類整理立卷，確保歸檔文件材料齊全、完整，能正確反應本部門關鍵工作情況，方便于保管和利用。（二）聯合辦理公文，定稿和主辦單位立卷歸檔。（三）含有長久或永久保留價值電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必需制成紙質文件。進行歸檔時，必需將電子文件和對應紙質文件一并歸檔。（四）沒有歸檔和存查價值公文，經過判別和主管領導同意，可定時銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，由兩人監(jiān)銷，確保不丟失，不漏銷。七、外事等有特殊要求公文處理，可根據相關部門要求辦理。八、對于企業(yè)黨群系統管理，應依據相關要求參考本法實施。本措施由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。第7章非生產車輛使用和管理措施為了深入規(guī)范企業(yè)車輛管理工作，提升車輛使用效率，確保行車安全，嚴格控制成本，降低經費開支，特做出以下要求：第一條、非生產性車輛使用范圍（一）企業(yè)領導上下班接送及公務用車；（二）企業(yè)職員上下班接送通勤用車；（三）企業(yè)職員銀行提款、市郊聯絡業(yè)務、必需出差接送用車等；（四）企業(yè)來賓接送用車；（五）其它緊急和特殊用車。第二條、車輛管理（一）企業(yè)全部非生產性用車輛均由綜合辦公室統一管理、統一調配使用。綜合辦公室是全部非生產用車日常管理機構，負責車輛保險、養(yǎng)路費、年審、派車、修車、過路停車費審核及駕駛員管理等工作。（二）未經總經理同意，企業(yè)車輛不得借予企業(yè)以外單位和個人使用。不然要追究相關責任人責任，并給一定經濟處罰。（三）未經總經理同意，企業(yè)車輛不得私自私用。不然要追究相關責任人責任，并給一定經濟處罰。（四）企業(yè)領導因業(yè)務工作需要配置專車。（五）企業(yè)非生產性車輛長途出車，須經分管副總經理同意后，由總經理同意，綜合辦公室統一安排。第三條、非生產用車加油量要求為了深入規(guī)范非生產汽車加油量，實施集中和計劃加油。具體措施為：（一）、對每個月行駛線路固定黃海大轎車，實施集中加油，指定專員負責管理加油卡；加油量依據百公里耗油量和行駛里程來作為基數計算，實施定額控制，超出部分自負。（二）、對非生產用小車實施計劃加油。即當月加油量以上月所跑里程為基數，依據每部車百公里耗油量來確定。實施定額控制。若當月里程超出上月里程，但還不到發(fā)油卡時可合適追加油量。若當月里程低于上月所跑里程，在下月加油量中對應核減當月所加油量；（三）每個月15日由小車隊統一登記每部車里程，核實油量，將加油計劃報采供部，采供部據此下發(fā)加油卡。第四條、車輛保養(yǎng)及損壞后修理（一）車輛依據不一樣規(guī)格和要求及要求里程到企業(yè)指定保養(yǎng)廠定時保養(yǎng)。（二）車輛于行使途中發(fā)生故障或其它耗損急需修復、更換零件時，需取得綜合辦公室主任同意后，方可視實際需要進行修理。未經同意私自修車企業(yè)不予結算。（三）企業(yè)全部車輛實施定點修理制。汽車出現故障后，經車輛修理判定組做技術判定，確定維修范圍和需要更換部件，由綜合辦公室安排待修車輛到指定修理廠維修。（四）企業(yè)汽車外修后，由相關責任人立即統一報財務審批程序進行結算。第五條、駕駛員管理（一）綜合辦公室嚴格按基層交安委要求，管理好企業(yè)全部駕駛員。（二）駕駛員憑用車申請單出車，未經領導同意不得用公車辦私事。（三）駕駛職員作應主動主動，服從分配，同事之間搞好團結，有事提前請假，不得無故缺勤。（四）駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，時刻遵照安全第一標準，不違章，嚴禁酒后駕車。未經同意，不準私自交換車輛。（五）駕駛員未經同意不得私自出車，不然造成交通事故，一切責任自負。第六條、違規(guī)和事故管理（一）在無證駕駛、未經許可將車借予她人使用而違反交通法規(guī)或發(fā)生事故，由駕駛員負擔一切費用，并給予記過或解聘處分。（二）違反交通法規(guī)，其罰款由駕駛人負擔。（三）多種車輛如在公務途中碰到不可抗拒車禍發(fā)生時，應向周圍警察機關報案，并立即匯報綜合辦公室及主管經理。（四）因意外事故造成車輛損壞，其損失在扣除保險金后，再依據交警部門作出責任劃分意見進行處理。（五）發(fā)生責任事故造成經濟損失時，依據企業(yè)績效考評措施中安全責任考評部分具體要求實施。第七條、通勤車管理（一）綜合辦公室負責通勤車輛全方面管理工作，依據市區(qū)居住職員具體方位，優(yōu)化確定通勤車停車站點、抵達時間及行駛路線，并提前給予公告。（二）通勤車駕駛員要嚴格遵守企業(yè)規(guī)章制度，保持良好個人形象，文明行車，熱情服務，保持服裝整齊，車輛衛(wèi)生，維護企業(yè)良好形象。（三）嚴格根據企業(yè)要求發(fā)車時間，確保各站點抵達時間，確保行車安全正點運行。（四）駕駛員應監(jiān)督上下通勤車人員。（五）為了確保乘車通勤車職員身體健康，除保持車輛日常清潔外。（六）通勤車每晚和休息天不出勤時應存放于要求停放地。嚴禁司機私自出車，相關責任人應做好統計，依據里程表數據控制私自出車。一旦發(fā)覺駕駛員私自出車，退回待崗中心。本措施由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。第8章印章、介紹信使用管理措施為確保印章、介紹信使用正當性、嚴厲性和可靠性，有效地維護企業(yè)利益，杜絕違法行為發(fā)生，特制訂本措施。第一條印章刻制（一）企業(yè)印章刻制均須報總經理同意，由綜合辦公室憑企業(yè)介紹信到當地公安機關辦理刻制手續(xù)。（二）印章形體和規(guī)格，按國家相關要求實施。第二條印章啟用（一）新印章要做好戳記，并留作保留，方便備查。（二）印章啟用應事先頒發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油，以示首次使用。第三條印章保管、交接和停用（一）企業(yè)各類印章必需有專員保管。1、企業(yè)正式印章、專用印章、鋼印、名章應指定總經理工作部主任保管；2、各部門印章由各部門指定專員負責保管；3、印章保管須有統計、注明印章名稱、頒發(fā)機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、同意人、圖樣等信息。（二）印章保管必需安全可靠，須加鎖保留。印章要在辦公室使用，不得私自拿出辦公室和隨身攜帶，不準委托她人代管。（三）印章保管有異?，F象或遺失，應保護現場，立即匯報，配合保衛(wèi)部門查處。（四）印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證實，注明移交人、接收人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。（五）出現下列情況，印章須停用：1、機構變動或機構名稱改變；2、上級部門通知改變印章圖樣；3、印章使用損壞；4、印章遺失或被竊，申明作廢。（六）印章停用要提出處理措施，并報經領導同意，立即將停用印章送制發(fā)機關封存或銷毀，建立印章上交、清退、存檔、銷毀登記檔案。第四條印章使用（一）使用范圍1、凡屬以企業(yè)名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋企業(yè)印章；2、凡屬企業(yè)內部行文、通知，一律使用企業(yè)印章；3、凡屬部門業(yè)務范圍內加蓋部門印章；4、凡屬財務會計業(yè)務用財務專用章。（二）使用印章，一律實施審批制度。凡經領導同意方可蓋印，其權限分級掌握，使用哪級印章，由哪級領導同意，并由其負責。凡不符適用印需要，均應拒絕蓋印。用印人填寫用印登記簿，領導在該表上簽批。（三）使用印章，一律實施登記制度，注明用印事由、數量、申請人、同意人、用印日期。（四）代章，因工作急需而又無適宜印章，能夠采取借章措施，借章要在落款處加注“借印”、“代”字樣。（五）使用印章時，保管人應對蓋印文書內容、手續(xù)、格式把關檢驗，發(fā)覺問題立即請示領導，妥善處理。（六）嚴禁在空白信箋、介紹信、協議上用印，印章保管人長久外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。第五條介紹信管理（一）介紹信種類。1、存根介紹信；2、信簽介紹信3、證實信（材料）（二）介紹信通常由綜合辦公室負責保留。（三）介紹信開具要嚴格推行審批手續(xù)。通常事宜由部門主任簽字后綜合辦公室審批；關鍵事宜需由各級主管簽署意見后，報總經理審批。（四）嚴禁開出空白介紹信。未按本措施要求使用印信和保管印信，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。本措施由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。第9章辦公物品管理措施為加強企業(yè)辦公物品管理，嚴格控制行政費用開支，特制訂本措施。第一條辦公物品范圍本措施管理物品范圍為日常辦公用具、文具、印刷品、低值易耗品和辦公事務用家俱。第二條管理體制（一）企業(yè)綜合辦公室為辦公物品采購、管理部門。財務部為核實監(jiān)督部門。（二）企業(yè)設置物品明細帳和庫存統計表進行管理。第三條辦公物品采購和入庫（一）凡企業(yè)或部門需使用物品，每個月均須填寫購物申請，報綜合辦公室匯總審核，依據每個月核定費用實施采購。（二）采購要本著節(jié)省成本、價廉物美、急需急辦標準，不得謀取私利。（三）對于超計劃采購，必需請示總經理同意。（四）采購物品后，要辦理入庫手續(xù)，填制相關物品帳目。憑發(fā)票和入庫單向財務部辦理報銷手續(xù)。辦公物品領用和管理（一）在庫物品由綜合辦公室專員保管。（二）在庫物品，按月或按季定時盤點，填寫庫存統計表，注明盈虧值，說明原因，報財務核檢。（三）企業(yè)發(fā)放辦公物品可分定時、一次性領用和隨時領用。領用人要填寫領料單。（四）物品報廢時應由使用部門填寫情況說明，交綜合辦公室和財務部審核注銷；職員調離，須歸還物品應交回原物，不然按要求折價賠償。（五）綜合辦公室應定時統計物品采購、庫存、發(fā)放、使用情況。在確保辦公效率情況下，使庫存資金最小化，壓縮行政費用。第五條辦公物品發(fā)放領用措施（一）、發(fā)放標準1、機關管理人員及車間管理人員，每人每個月10元2、機關通常人員，每人每個月6元。3、工人每人每個月3元。（二）、發(fā)放措施1、依據辦公文具發(fā)放標準，各部門每個月25日前應將本部門下發(fā)文具用具計劃報綜合辦公室。由綜合辦公室核定條款后，依據每個月核定費用總額，統一購置，每個月10-15日發(fā)放。2、企業(yè)綜合辦公室、人力資源部、黨群部門等專題工作信材、檔案袋等用具，經主管領導同意后可另外計發(fā)。3、各部門應嚴格按發(fā)放標準領用辦公文具。各車間辦公文具費用自行負擔。第六條辦公耗材發(fā)放措施（一）辦公耗材特指自動化辦公所用打印紙張、墨盒、色帶。（二）發(fā)放措施各部門須在每個月15日，將本部門下月辦公耗材用量計劃，報綜合辦公室。綜合辦公室依據每個月費用總額采購，發(fā)放到各部門。各車間辦公耗材費用由車間自行負擔。本措施由企業(yè)綜合辦公室負責解釋。文印、傳真使用要求為規(guī)范文印、傳真使用，特制訂本要求。第一條部門需打印材料時，需經綜合辦公室主任簽字后按關鍵性及前后次序安排打印。打字材料要填寫記錄表。第二條部門需要復印文件時，要辦理登記審批手續(xù)，詳細填寫復印時間、份數，經綜合辦公室主任簽字后送文印室復印。第三條為確保復印機安全運轉，天天下班前10分鐘關機。第四條不得私自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經企業(yè)領導同意。各部門需傳真文件時，須經綜合辦公室主任簽字方可傳真。。第10章第10章第11章職員保密管理要求為加強企業(yè)保密工作，特制訂本要求。第一條第二條保密工作標準：主動防范，突出關鍵，嚴厲紀律。第三條全體職員應做到：不該看不看、不該問不問、不該說不說。第四條文件和資料保密（一）擬稿。文稿擬訂者應正確定出文稿密級。（二）印制。文件統一由綜合辦公室印制。（三）復印。復印秘密文件，由主管經理同意。（四）遞送。攜帶秘密文件外出，由兩人同行，并包裝密封。（五）保管。秘密文件由綜合辦公室統一保管，個人不得保留。（六）歸檔。沒有解密文件和材料存檔時要在扉頁上注明原定密級，并按相關要求實施。（七）銷毀。按檔案管理相關要求實施。第五條保密內容按以下三級劃分（一）絕密級：1、企業(yè)領導電傳、傳真、書信；2、非公開規(guī)章制度、計劃、報表及關鍵文件；3、企業(yè)領導個人情況；4、政治研究經營計劃和具體方案。機密級：1、企業(yè)電傳、傳真、協議；2、生產工藝及指導生產技術性文件和資料；3、職員檔案；4、組織情況、人員編制；5、人員任免（未審批）。（三）秘密級：企業(yè)經營數據、策劃方案及相關企業(yè)利益其它事項。第12章企業(yè)督辦工作制度為了使企業(yè)各部門全方面正確領會總經理及企業(yè)決議指令意圖，正確傳輸領導指令，做到政令通暢。將總經理工作指示、企業(yè)會議安排事項及管理指令立即落實到實處，特制訂本制度。

第一條、督辦工作內容

督辦內容包含企業(yè)總經理工作指示、企業(yè)會議安排事項及管理指令等包含企業(yè)生產、經營、建設、計劃及管理關鍵決議、重大事項、突出事宜和急情要事。

第二條、督辦工作實施部門

督辦工作實施部門為企業(yè)綜合辦公室。

第三條、督辦程序

督辦程序包含：督辦事項責任部門分類、立項、下發(fā)督辦通報、責任部門承接和辦理、綜合辦公室催辦、辦理結果現實狀況評定、呈閱督辦工作專報、領導指示、督辦工作完成、督辦工作專報歸檔等。

第四條、督辦工作細則

（一）、督辦工作必需有時限要求，做到被督辦工作立即、正確、根本得以落實。

（二）、如被督辦工作責任部門在辦理實施過程中存在實際困難和需上級領導或其它部門幫助處理相關問題，綜合辦公室要主動向相關領導請示匯報，并主動幫助責任部門處理辦理過程中實際困難。

（三）、對辦理時間較長或一些長久久施不決事宜，采取連續(xù)督辦方法，直到督辦事項辦結落實為止。

（四）、每個月督辦事項完成情況，要在月末績效考評中對相關責任部門給予兌現。值班管理制度切實加強對企業(yè)值班工作管理，特制訂本措施。第一條企業(yè)分廠和相關部門值班由本部門自行安排。第二條企業(yè)領導干部值班由綜合辦公室安排。第三條值班時間：從當日早晨8:00至次日早晨8:00時。第四條值班人員應根據要求時間在指定場所連續(xù)工作，不得隨意外出。第五條企業(yè)領導干部值班有權處理和協調當班期間公司生產、經營、后勤、安全消防等方面一切失誤。遇有重大事情發(fā)生時，必需報總經理。值班人員對處理事情應作好統計。第六條值班人員對處理事情應作好統計。第七條值班人員因病或其它原因不能值班時，應先行請假，由分廠或相關部門自行調整，綜合辦公室立即調整。第八條企業(yè)天天晚上應確保突發(fā)事件用車，值班司機由值班領導調配。第13章第14章信息管理制度為利用現代網絡通信技術，提升企業(yè)辦公效率，挖掘企業(yè)內部和外部信息利用價值，為企業(yè)決議提供立即、正確、全方面信息服務，特制訂本措施。網絡建設信息（一）通信網絡建設1、采取適宜通信網絡技術，滿足企業(yè)日常內部和外部通信要求；2、配合電信服務商做好通信網絡運行環(huán)境技術維持；3、按時做好企業(yè)通訊計費工作，合理控制企業(yè)通訊費用。（二）企業(yè)網站建設1、以宣傳企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)形象、促進商務活動開展和營建企業(yè)文化為出發(fā)點建設企業(yè)網站；2、網站內容應反應企業(yè)建設發(fā)展動態(tài)信息，并立即公布相關產品供求信息；3、相關信息提供：由綜合辦公室提供相關政策信息和企業(yè)動態(tài)信息；由市場部提供市場和行業(yè)動態(tài)信息；由采供部提供物料采購方面信息；由銷售部提供產品銷售方面信息；由人力資源部提供相關人力資源信息、人才政策和企業(yè)宣傳新聞圖片及文字性材料等；其它部門配合做好相關信息提供和搜集。4、政策及行業(yè)信息應以國家權威部門或傳媒公布信息為準，并認真核實后方可上傳企業(yè)網頁，企業(yè)動態(tài)新聞須經企業(yè)領導或相關部門審核經過后方可上傳；5、網站內容要立即進行更新，用戶反饋信息和提出意見、提議等應由網站管理員搜集整理后傳輸給相關部門，并立即做出回復和處理；6、做好網站運行維護工作。第二條、信息搜集、整理和應用（一）、信息搜集1、分類別進行搜集根據企業(yè)內外部信息性質或內容不一樣，分為以下三類：政策信息：國家出臺電解鋁行業(yè)政策、稅收政策、信貸政策、工商法規(guī)等；市場信息：行業(yè)調整和發(fā)展、市場行情、同行業(yè)企業(yè)發(fā)展情況、新產品新技術信息等；內部信息：企業(yè)產品銷售和物資供給、項目標策劃和運作、經營情況和評價等。2、搜集方法利用互聯網、報刊雜志、廣播電視等開放性傳媒搜集；從企業(yè)間往來資料信函、會議及商務洽談活動紀要中整理提取；有目標、有計劃地進行市場調查，就某一專題搜集更為深入正確信息。（二）、信息整理加工1、對不一樣渠道起源信息進行分類，從中篩選、提取有利用價值或有提醒作用信息；2、在原始信息基礎上，進行合適文字加工、信息提要和分類處理；3、對信息真?zhèn)魏蛢r值含量多少進行認真分辨和核實；4、對同類別及相關類別信息進行整合，形成較全方面信息資料，在此基礎上進行專業(yè)分析，提出含有可行性或可操作性方案；5、加工后信息以信息周報、信息轉遞或專題分析等形式給予反應。（三）、信息反饋搜集整理或加工后信息應立即反饋給企業(yè)領導和相關部門，依據信息內容和特點和相關部門進行交流，以深入做好信息追蹤分析和深加工。（四）、信息儲存對搜集整理或加工后信息，根據其起源、內容、時間或機密性進行分類后，采取適宜方法進行編目，并妥善保留。（五）、信息保密對于機密性信息相關文字資料和電子文檔要進行專門管理，查閱時辦理登記手續(xù)。第15章訴訟和非訴訟案件管理制度總則第一條、為深入規(guī)范格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備制造（下稱本企業(yè)）訴訟和非訴訟案件管理工作，維護本企業(yè)正當權益，依據國家相關法律法規(guī)、規(guī)章，特制訂本措施。第二條、本措施適適用于本企業(yè)上級部門委托本企業(yè)管理企業(yè)或其它經濟組織（下稱被管理組織）。第三條、本措施所稱訴訟是指以本企業(yè)及被管理組織為一方當事人，經過人民法院以訴訟方法處理糾紛活動，這些訴訟包含民事訴訟、行政訴訟和包含單位犯罪刑事訴訟。本措施所稱非訴訟是指以格林蘭德及被管理組織為一方當事人，采取協商、調解、仲裁等方法，處理相關糾紛或爭議活動。第四條、本企業(yè)總經理及被管理組織，是本單位訴訟和非訴訟案件第一責任人，有權親自或委托代理人參與訴訟非訴訟活動。第五條、訴訟和非訴訟活動實施分級管理和法律事務機構歸口管理標準。第二章訴訟和非訴訟案件管理機構及職責第六條、本企業(yè)綜合辦公室是格林蘭德訴訟和非訴訟工作歸口管理部門，其職責是：1、對本企業(yè)及被管理組織訴訟和非訴訟法律事務進行管理、監(jiān)督、指導、協調等項工作；2、建立建全本企業(yè)訴訟和非訴訟法律事務規(guī)章制度；3、負責對本企業(yè)訴訟和非訴訟事務處理；4、接收本企業(yè)委托對本企業(yè)訴訟和非訴訟案件進行代理；5、對訴訟和非訴訟案卷進行統計、歸檔；6、負責本企業(yè)訴訟和非訴訟案件律師外聘，并對外聘律師進行市查和監(jiān)督檢驗；7、負責定時舉行格林蘭德相關人員法律知識及培訓；8、直接對總經理負責。第七條、本企業(yè)及被管理組織專門部門相關人員應主動配正當律事務機構參與訴訟和非訴訟工作，提供技術支持。第八條、格林蘭德被管理組織發(fā)生案情簡單、標額小、影響不大通常案件由本單位法律事務機構或專責崗人員自行代理或上報主管領導。本企業(yè)被管理組織發(fā)生重大案件，應立即由法律事務機構向總經理匯報。第三章案件辦理程序第九條、本企業(yè)發(fā)生訴訟案件時，法律事務處于起訴或應訴前將案件情況和其它相關資料報總經理，同時提出法律意見。被管理組織發(fā)生訴訟案件，應在起訴或應訴前，將案件情況上報格林蘭德。第十條、外聘律師代理案件應和律師事務所簽署委托代理協議書，辦理相關手續(xù)。第十一條、訴訟和非訴訟案件代理人，應對接收委托案件事實進行