檔案管理手冊

編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第頁檔案管理管控手冊（試行版）目錄一、分類合適的方案1.1檔案分類合適的方案1.2檔案分類、歸檔范圍與保管期限表二、管理管控辦法2.1歸檔文件整理方法2.2員工人事檔案管理管控辦法2.3建設(shè)工程檔案管理管控辦法2.4聲像檔案管理管控辦法2.5會計檔案管理管控辦法三、規(guī)章制度3.1檔案保密制度3.2檔案保管制度3.3檔案統(tǒng)計制度3.4檔案利用查閱制度3.5檔案鑒定制度3.6檔案銷毀制度3.7檔案庫房管理管控制度3.8檔案防火安全制度3.9檔案管理管控的工作流程四、其它附表一案卷封面附表二卷內(nèi)文件目錄附表三備考表附件四聲像檔案目錄附表五案卷封面附表六卷內(nèi)目錄

一、分類合適的方案1.1檔案分類合適的方案1.1.1目的為了加強浙江環(huán)球集團公司檔案工作整體建設(shè)與科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理管控，促進檔案信息的開發(fā)利用，根據(jù)企業(yè)檔案管理管控規(guī)定，使檔案資源更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，結(jié)合檔案管理管控工作的實際情況，特制定本分類合適的方案。1.1.2適用范圍本合適的方案主要適用于浙江環(huán)球集團公司集團本部。檔案的分類整理、組織案卷和排架管理管控，是各子公司（版塊）檔案分類的基本依據(jù)?？蓞⒄請?zhí)行。1.1.3定義（1）企業(yè)檔案--是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理管控活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。（2）類號--是指類目的標(biāo)識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。1.1.4管理管控職責(zé)（1）浙江環(huán)球集團公司行政部負責(zé)制定《企業(yè)檔案分類合適的方案》。（2）浙江環(huán)球集團公司所屬各子公司參照執(zhí)行《企業(yè)檔案分類合適的方案》。1.1.5分類原則（1）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理管控職能，結(jié)合企業(yè)檔案構(gòu)成的合適的內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，既可滿足企業(yè)檔案分類管理管控的需要，又適當(dāng)考慮了今后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學(xué)管理管控和開發(fā)利用。（2）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎(chǔ)，類目設(shè)置考慮了企業(yè)檔案的實際情況。為了便于管理管控利用，本合適的方案只設(shè)到二級類目。二級以下類目的設(shè)置，根據(jù)有關(guān)規(guī)定或?qū)嶋H情況可自行調(diào)整。1.1.6類目的設(shè)置（1）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類設(shè)置五級類目。即：行政管理管控類、經(jīng)營管理管控類、建設(shè)工程類、會計檔案類、特殊載體。一級類目應(yīng)保持穩(wěn)定，不得變動。（2）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理管控職能和檔案特點設(shè)置?！稒n案分類、歸檔范圍與保管期限表》中所設(shè)二級類目是企業(yè)檔案分類的基本二級類目，一般不予變動。（3）二級以下類目的設(shè)置，各子公司可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和自身實際，參照《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》中基本范圍自行確定，一般不宜超過三級。（4）類目的級位表示上下位的隸屬關(guān)系。檔案數(shù)量少的單位，可只分到一級或二級類目。沒有檔案實體的類目可空號不用。1.1.7分類方法（1）行政管理管控類的歸檔文件采用：問題—年度—保管期限進行分類。（2）經(jīng)營管理管控類的二級類目按工程程序設(shè)置，三級類目按建設(shè)相關(guān)項目先后設(shè)置。（3）建設(shè)工程類的二級類目按工程開發(fā)先后順序設(shè)置。（4）會計檔案類的二級類目按文種設(shè)置。1.1.8標(biāo)識符號（1）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識符號，一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。（2）浙江環(huán)球集團公司企業(yè)檔案分類一級類目阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。即：行政管理管控類0經(jīng)營管理管控類1建設(shè)工程類2會計檔案類3特殊載體41.1.9檔號編制與排列（1）文書立卷以文件級排列，示例：0．2.2001-1||||案卷順序號|||年度||二級類號|一級類號（2）文書以外按分類體系排列，示例：1.2.4-1||||卷內(nèi)順序號|||三級類號||二級類號|一級類號（3）行政管理管控類的歸檔文件以件為單位進行整理，編號排列方法為：①歸檔文件在分類方法最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議記錄、紀(jì)要等成套性文件可集中排列。②歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)合適的內(nèi)容。（4）經(jīng)營管理管控類、建設(shè)工程類的編號排列方法為：①均采用按大類流水分屬類的排列方法，即在每個二級類目內(nèi)按相關(guān)項目開發(fā)先后順序編號排列。②均不考慮案卷的保管期限與年度特征，以維護文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于統(tǒng)計、鑒定、利用等工作。（5）會計檔案類的編號排列方法：①按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按財務(wù)報表、帳簿、憑證、其它等四個二級類目順序排列，每個二級類目內(nèi)再分別按年度順序排列。②案卷編號排列采用按屬類內(nèi)年度流水編號。（6）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別企業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特點不同，為方便提供利用，在保持檔案有機聯(lián)系和成套性的原則下，可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。1.2檔案分類、歸檔范圍及保管期限表一級類別類目編號類目名稱基本范圍保管期限備注行政管理類0股權(quán)管理管控公司章程及修正案；股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定；股本結(jié)構(gòu)及相關(guān)權(quán)益的確定調(diào)整、股東紅利分配等永久董事長出具的授權(quán)委托書、證明、函等視文件有效期限權(quán)證非現(xiàn)行使用的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、商標(biāo)證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書及工商資質(zhì)申報資料；永久企業(yè)沿革本企業(yè)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、組織沿革、大事記永久行政文件本公司向上級單位報送的行政類請示及批復(fù)，現(xiàn)平級單位的函等，支下級請求或報告的批復(fù)等。企業(yè)與外單位的法律糾紛訴訟案資料，勞動合同合約糾紛案件資料等。規(guī)章制度、規(guī)范性文件，上級單位下發(fā)的規(guī)范性文件長期與外單位簽訂的行政類合同合約、協(xié)議；本公司發(fā)文。短期會議活動1.各類會議、文娛活動的通知。短期政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本企業(yè)的題詞；3.總辦公會議記錄、紀(jì)要；其它重要行政專題會議紀(jì)要、記錄。長期資產(chǎn)設(shè)備自有產(chǎn)權(quán)房產(chǎn)證、土地證原件（復(fù)印件）、購房協(xié)議2.固定資產(chǎn)購置與租賃審批、登記卡（簿）、清單、使用說明書、交接憑證；永久3.房屋租賃合同合約長期人事勞資員工名冊（每月）、公司任免文件；永久人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、退休、考核晉升等申批記錄、聘用、獎懲文件；長期勞動工資年報、分配合適的方案、員工職稱、社保材料一級類別類目編號類目名稱基本范圍保管期限備注4.員工教育培訓(xùn)記錄短期經(jīng)營管理類1綜合類1.借貸、擔(dān)保、信用合同合約（資金類）長期2.企業(yè)宣傳冊、刊物、產(chǎn)品樓書、廣告、宣傳報道的定稿及樣本；3.產(chǎn)品定價、調(diào)價請示及批復(fù)，4.各類統(tǒng)計報表永久5.小區(qū)交接驗收記錄、交接明細表；6.重要投訴處理記錄、客戶關(guān)系管理管控記錄；長期7.營銷策劃書、展會等促銷活動記錄、購房優(yōu)惠審批記錄、房屋交貨驗收記錄。短期銷售合同合約類1.商品房買賣合同合約；商品房補充協(xié)議；車庫買賣合同合約；協(xié)議等2.產(chǎn)品說明書3.質(zhì)量保證書；4.明碼標(biāo)價書等永久建設(shè)工程類2建設(shè)工程1.本公司開發(fā)的所有樓盤的竣工資料和竣工圖（電子文檔）2.在建工程的前期和與工程施工同步的一系列資料3.市政工程招投標(biāo)資料、竣工資料和竣工圖（電子文檔）永久會計檔案類3會計檔案1.會計憑證類、會計賬簿、財務(wù)報表、財務(wù)相關(guān)制度等；2.審計報告、清算資料、會計年度預(yù)結(jié)算、種類統(tǒng)計月、年報及分析、企業(yè)年檢報告、成本管理管控材料、經(jīng)濟核算及依據(jù)材料等按保管期限要求特種載體類4聲像檔案政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本公司形成的聲像資料；本公司有關(guān)人員參加外界組織的重要會議，會見以及外事活動形成的聲像資料；本公司組織的重要會議、活動、比賽、表彰等形成的聲像資料；記錄本公司重大相關(guān)項目、經(jīng)典樓盤建設(shè)及竣工的聲像資料；其他樓盤的調(diào)研資料；本公司廣告宣傳活動、產(chǎn)品推薦會的聲像資料；本公司每次總辦會錄音資料等。永久一級類別類目編號類目名稱基本范圍保管期限備注特種載體類電子檔案本公司OA系統(tǒng)中形成的永久和長期類文件（與紙質(zhì)文件同）；工程建設(shè)中形成的材料；本公司使用的各種數(shù)據(jù)文件；本公司設(shè)備運行中所需要的操作系統(tǒng)；公司在重要外事、文娛活動、產(chǎn)品宣傳活動中形成的材料；公司每次總辦會的PPT永久實物檔案各種榮譽證書、獎狀、獎牌、錦旗等永久說明:本表供子公司（版板）參考執(zhí)行，也可根據(jù)實際情況自行調(diào)整或另行制訂二、管理管控方法 2.1歸檔文件整理辦法2.1.1目的為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理管控的需要，規(guī)范簡化歸檔文件整理工作，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《歸檔文件整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6)，結(jié)合浙江環(huán)球集團公司具體情況，特制定本辦法。2.1.2適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團公司、各子公司辦公文件歸檔的整理。2.1.3定義（1）歸檔文件--是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。（2）歸檔文件整理--是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。（3）件--是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。2.1.4管理管控職責(zé)（1）集團檔案室負責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo)、檢查。（2）各子公司職能部門負責(zé)歸檔文件的整理和歸檔工作。2.1.5整理要求和整理范圍（1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（2）反映本單位職能活動，具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)整理歸檔。執(zhí)行《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》。2.1.6整理（1）質(zhì)量要求①歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。②整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。（2）裝訂、分類、排列、編號、編目①裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。A.裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。B.裝訂時，盡量保持文件的原始面貌。采用左上角裝訂，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。用線或無酸紙封套等符合檔案保護要求的材料。②分類A.歸檔文件按照企業(yè)檔案分類合適的方案進行分類。即：問題—年度—保管期限，其中問題內(nèi)只設(shè)一級類目。B.形成的文件數(shù)量少，內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡單的小單位可簡化分類合適的方案。歸檔文件可以采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限等特征進行分類，或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用。C.每個立檔單位內(nèi)的歸檔文件只能采用一種分類合適的方案，同一全宗應(yīng)保持分類合適的方案穩(wěn)定。③排列歸檔文件應(yīng)在分類合適的方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。④編號歸檔文件應(yīng)依分類合適的方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上加案卷封面（見附表一），并填寫相關(guān)合適的內(nèi)容。填寫歸檔章時應(yīng)使用符合檔案保護要求的書寫材料。A.件數(shù)；案卷內(nèi)文件數(shù)。B.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“自2001年01月至2001年12月”。C.保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。簡稱“永、長、短”，代碼為“Y、C、D”。D.頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。當(dāng)歸檔文件上有頁碼時，無需重編；當(dāng)歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文件的右下角，反頁編在文件的左下角。E.歸檔號：文件的分類編號。⑤編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)浙江環(huán)球集團公司檔案分類合適的方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目；來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄(見附表二)設(shè)置順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號、備注相關(guān)項目。卷內(nèi)文件目錄附表二順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注A.順序號：填寫卷內(nèi)文件順序號。一個文件一個號。B.責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者項時使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。C.文號：文件的發(fā)文字號。填寫文號項時應(yīng)照實抄錄，不能省略。D.題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。E.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2001年9月9日，標(biāo)注為“20010909”。F.頁號：每一件歸檔文件的頁號。G.備注：注釋文件需說明的情況。（3）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔①歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬為297mm×210mm)。②歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面，目錄編制成冊的方式與分類合適的方案一致。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)等相關(guān)項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。③各子公司檔案部門應(yīng)同時保存歸檔文件目錄的電子版，并以年度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤保存。（4）裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表相關(guān)項目。不同年度、保管期限、機構(gòu)(問題)的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)，裝不滿一盒時，應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決，使文件不至彎曲受損。檔案盒尺寸、著錄項A.項基本原則檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等。B.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)、起止件號、盒號等項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接；盒號即：檔案盒的排列順序號，沒有進館任務(wù)的企業(yè)可不用填寫。②備考表（見附表三） A．備考表置于盒內(nèi)文件之后，相關(guān)項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。B．盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。C．整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。D．檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名（子公司為各辦公室主任）。E．日期：歸檔文件整理完畢的日期。2.2員工人事檔案管理管控辦法2.2.1總則（1）為加強公司職工檔案管理管控，有效地保護和利用檔案，提高科學(xué)管理管控水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。（2）公司職工檔案是企業(yè)人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。2.2.2機構(gòu)和職責(zé)（1）集團公司職工檔案由集團公司人力資源職能機構(gòu)管理管控。子公司（版塊）職工檔案由其辦公室管理管控。（2）職工離職、退休后，其檔案由原所在公司（版塊）在手續(xù)辦妥5日內(nèi)移交集團人力資源部保管，并需裝訂成冊放入專門的檔案盒。人力資源部每月的25號前移交集團檔案室保管。（3）公司職工檔案管理管控部門的職責(zé)：①保管職工檔案；②收集、鑒別和整理職工檔案材料；③辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；④登記職工工作變動情況；⑤為有關(guān)部門提供職工情況；⑥做好職工檔案的安全、保密、保護工作；⑦定期向集團檔案室移交檔案（指離職、退休）。⑧辦理其它有關(guān)事項。2.2.3檔案的合適的內(nèi)容（1）公司職工檔案的合適的內(nèi)容和分類：①履歷材料；②自傳材料；③鑒定、考核、考察材料；④評定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料)；⑤政審材料；⑥參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；⑦獎勵材料；⑧處分材料；⑨招用、勞動合同合約，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；⑩其他可供企業(yè)參考的材料。2.2.4職工檔案材料的編目每卷職工檔案必須有詳細的檔案材料目錄。

（1）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。

（2）每類目錄之后，須留出適量的空行（6-10行），供補充檔案材料時使用。

（3）目錄填寫要正確，字跡要工整美觀。

（4）填寫目錄后，要檢查核對，做到準(zhǔn)確無誤。

（5）目錄各欄目的填寫。

①類別的填寫。類號用漢字，順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。如：第一類履歷材料用漢字“一”表示、第一類材料的第一件用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”表示。

②材料名稱的填寫。根據(jù)材料題目填寫材料名稱。無題目的材料，應(yīng)擬定題目；材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要合適的內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際合適的內(nèi)容的，須另行擬定題目。

③材料形成時間的填寫。一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時間。

④.材料份數(shù)的填寫。以每份完整的材料（包括正文和附件）為一份，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

⑤材料頁數(shù)的填寫。填寫材料的實際頁數(shù)。

2.2.5公司職工檔案材料的技術(shù)加工

為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進行技術(shù)加工。其主要方法：

（1）對超出A4規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

（2）對破損、卷角、折皺和小于A4規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙；漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤。

（3）對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須加邊，保證裝訂，不壓字、不損害材料合適的內(nèi)容。

（4）拆除檔案材料上的大頭針、回引針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

2.2.6公司職工檔案材料裝訂

每個職工的檔案材料，必須裝訂成卷，做到案卷整齊、平整、裝訂牢固，具體方法：

（1）目錄置于卷首，材料排列順序與目錄相符。

（2）將目錄與材料核對無誤。

（3）理齊檔案材料。材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊，條件較差的，以左邊和下邊兩邊為齊。

（4）打孔。在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔，孔距7.3厘米，用專用檔案裝訂線裝訂。

（5）使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名。

（6）裝盒。將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中，填寫姓名、檔案號和籍貫。

（7）職工檔案整理裝訂成卷后，必須進行認(rèn)真細致的檢查。

2.2.7企業(yè)職工檔案書寫質(zhì)量要求

企業(yè)職工檔案必須保證書寫質(zhì)量，字跡要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案永久保管的書寫材料。

2.2.8整理工作的注意事項

企業(yè)職工檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和《企業(yè)檔案管理管控制度》。

（1）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

（2）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

（3）在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理管控，防止損毀、丟失檔案材料和泄露檔案合適的內(nèi)容，確保檔案安全。

（4）后續(xù)檔案材料的整理。后續(xù)職工檔案材料，每三個月整理一次，將材料合適的內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中，并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi)，將材料裝訂到案卷中。2.2.9檔案的收集、保管和銷毀（1）人力資源職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、薪酬等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。（2）立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。（3）公司職工檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。（4）按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（5）集團人力資源職能機構(gòu)按2.2.3合適的內(nèi)容結(jié)合現(xiàn)有職工人事檔案的具體合適的內(nèi)容制作目錄。各子公司（版塊）參照。（6）嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。（7）職工檔案管理管控部門應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。2.2.10檔案的提供利用因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：(1)外單位人員查閱檔案應(yīng)憑蓋有單位公章的介紹信。(2)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)游總或潘總批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。(3)任何個人不得查閱或借用本人的檔案。(4)因工作需要從檔案中取證的，須請示游總或潘總簽字同意后才能復(fù)制辦理。2.3建設(shè)工程檔案管理管控辦法2.3.1目的為加強房地產(chǎn)檔案管理管控，維護房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，更好地為房地產(chǎn)管理管控工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理管控法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設(shè)檔案管理管控規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本辦法。

2.3.2定義建設(shè)工程檔案是指在工程相關(guān)項目的建設(shè)、使用、管理管控等工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2.3.3適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團公司建設(shè)工程檔案的管理管控。2.3.4管理管控原則與管理管控職能(1)管理管控原則①建設(shè)工程檔案管理管控工作以權(quán)屬檔案管理管控為核心，遵循統(tǒng)一組織、分級負責(zé)、分類歸檔、多套分存、授權(quán)使用的原則。

（2）管理管控職能①浙江環(huán)球集團公司負責(zé)制定建設(shè)工程檔案管理管控辦法，指導(dǎo)和監(jiān)督房產(chǎn)公司的工程相關(guān)項目檔案管理管控工作。

2.3.5歸檔范圍按《建設(shè)工程文件歸檔范圍》、結(jié)合工程實際。建設(shè)工程文件歸檔范圍序號歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位城建檔案館工程準(zhǔn)備階段文件一立項文件1相關(guān)項目建議書永久√2相關(guān)項目建議書審批意見及前期工作通知書永久√3可行性研究報告及附件永久√4可行性研究報告審批意見永久√5關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話永久√6專家建議文件永久√7調(diào)查資料及相關(guān)項目評估研究材料長期√二建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久√2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書永久√3拆遷安置意見、協(xié)議、合適的方案等長期√4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久√5劃撥建設(shè)用地文件永久√6國有土地使用證永久√三勘察、測繪、設(shè)計文件1工程地質(zhì)勘察報告永久永久√2水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查永久永久√3建設(shè)用地釘樁通知單（書）永久√4地形測量和拔地測量成果報告永久永久√5申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書永久長期√6初步設(shè)計圖紙和說明長期長期7技術(shù)設(shè)計圖紙和說明長期長期8審定設(shè)計合適的方案通知書及審查意見長期長期√9有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議。永久√10施工圖及其說明長期長期11設(shè)計計算書長期長期12政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見永久長期√四招投標(biāo)文件1勘察設(shè)計招投標(biāo)文件長期2勘察設(shè)計承包合同合約長期長期√3施工招投標(biāo)文件長期4施工承包合同合約長期長期√5工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長期6監(jiān)理委托合同合約長期長期√五開工審批文件1建設(shè)相關(guān)項目列入年度相關(guān)計劃的申報文件永久√2建設(shè)相關(guān)項目列入年度的批復(fù)文件或年度相關(guān)計劃相關(guān)項目表永久√3規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙永久4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久√5建設(shè)工程開工審查表永久6建設(shè)工程施工許可證永久√7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費等證明長期√8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期√六財務(wù)文件1工程投資估算材料短期2工程設(shè)計概算材料短期3施工圖預(yù)算材料短期4施工預(yù)算短期七建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人1工程相關(guān)項目管理管控機構(gòu)（相關(guān)項目經(jīng)理部）及負責(zé)人名單長期√2工程相關(guān)項目監(jiān)理機構(gòu)（相關(guān)項目監(jiān)理部）及負責(zé)人名單長期長期√3工程相關(guān)項目施工管理管控機構(gòu)（施工相關(guān)項目經(jīng)理部）及負責(zé)人名單長期長期√監(jiān)理文件1監(jiān)理規(guī)劃（1）監(jiān)理規(guī)劃長期短期√（2）監(jiān)理實施細則長期短期√（3）監(jiān)理部總控制相關(guān)計劃等長期短期2監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期√3監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期√4進度控制（1）工程開工/復(fù)工審批表長期長期√（2）工程開工/復(fù)工暫停令長期長期√5質(zhì)量控制（1）不合格相關(guān)項目通知長期長期√（2）質(zhì)量事故報告及處理意見長期長期√6造價控制（1）預(yù)付款報審與支付短期（2）月付款報審與支付短期（3）設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認(rèn)長期（4）工程竣工決算審核意見書長期√7分包資質(zhì)（1）分包單位資質(zhì)材料長期（2）供貨單位資質(zhì)材料長期（3）試驗等單位資質(zhì)材料長期8監(jiān)理通知（1）有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知長期長期（2）有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長期長期（3）有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知長期長期9合同合約與其他事項管理管控（1）工程延期報告及審批永久長期√（2）費用索賠報告及審批長期長期（3）合同合約爭議、違約報告及處理意見永久長期√（4）合同合約變更材料長期長期√10監(jiān)理工作總結(jié)（1）專題總結(jié)長期短期（2）月報總結(jié)長期短期（3）工程竣工總結(jié)長期長期√（4）質(zhì)量評價意見報告長期長期√施工文件一建設(shè)安裝工程（一）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程1施工技術(shù)準(zhǔn)備文件（1）施工組織設(shè)計長期（2）技術(shù)交底長期長期（3）圖紙會審記錄長期長期長期√（4）施工預(yù)算的編制和審查短期短期（5）施工日志短期短期2施工現(xiàn)場準(zhǔn)備（1）控制網(wǎng)設(shè)置資料長期長期√（2）工程定位測量資料長期長期√（3）基槽開挖線測量資料長期長期√（4）施工安全措施短期短期（5）施工環(huán)保措施短期短期3地基處理記錄（1）地基釬探記錄和釬探平面布點圖永久長期√（2）驗槽記錄和地基處理記錄永久長期√（3）樁基施工記錄永久長期√（4）試樁記錄長期長期√4工程圖紙變更記錄（1）設(shè)計會議會審記錄永久長期長期√（2）設(shè)計變更記錄永久長期長期√（3）工程洽商記錄永久長期長期√5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗報告（1）砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗匯總表長期√（2）砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料出廠證明文件長期√（3）砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗報告長期√（4）預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期√（5）工程物質(zhì)選樣送審表短期（6）進場物質(zhì)批次匯總表短期（7）工程物質(zhì)進場報驗表短期6施工試驗記錄（1）土壤（素土、灰土）干密度試驗報告長期√（2）土壤（素土、灰土）擊實試驗報告長期√（3）砂漿配合比通知單長期（4）砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告長期√（5）混凝土配合比通知單長期（6）混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告長期√（7）混凝土抗?jié)B試驗報告長期√（8）商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告長期√（9）鋼筋接頭（焊接）試驗報告長期√（10）防水工程試水檢查記錄長期（11）樓地面、屋面坡度檢查記錄長期（12）土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表長期√7隱蔽工程檢查記錄（1）基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長期長期√（2）鋼結(jié)構(gòu)工程長期長期√（3）防水工程長期長期√（4）高程控制長期長期8施工記錄（1）工程定位測量檢查記錄永久長期√（2）預(yù)檢工程檢查記錄短期（3）冬施混凝土攪拌測溫記錄短期（4）冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄短期（5）煙道、垃圾道檢查記錄短期（6）沉降觀測記錄長期√（7）結(jié)構(gòu)吊裝記錄長期（8）現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄長期√（9）工程峻工測量長期長期√（10）新型建筑材料長期長期√（11）施工新技術(shù)長期長期√9工程質(zhì)量事故處理記錄永久√10工程質(zhì)量檢驗記錄（1）檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期（2）分面工程質(zhì)量驗收記錄長期長期長期（3）基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄永久長期長期√（4）幕墻工程驗收記錄永久長期長期√（5）分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期長期√（二）電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程1一般施工記錄（1）施工組織設(shè)計長期長期（2）技術(shù)交底短期（3）施工日志短期2圖紙變更記錄（1）圖紙會審永久長期√（2）設(shè)計變更永久長期√（3）工程洽商永久長期√3設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄（1）設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書長期長期√（2）設(shè)備裝箱單、商檢證明和說明書、開箱報告長期（3）設(shè)備安裝記錄長期√（4）設(shè)備試運行記錄長期√（5）設(shè)備明細表長期長期√4預(yù)檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長期長期6施工試驗記錄（1）電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測試記錄長期√（2）樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄長期√（3）變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負荷測試記錄長期√（4）給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣等管道強度、嚴(yán)密性、灌水、通風(fēng)、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門等試驗記錄長期√（5）電梯照明、動力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃氣等系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄長期√（6）電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載、滿載、超載試運行記錄；平衡、運速、噪聲調(diào)整試驗報告長期√（7）質(zhì)量事故處理記錄永久長期√（8）工程質(zhì)量檢驗記錄(1)檢驗批質(zhì)量驗收記錄長期長期長期（2）分項工程質(zhì)量驗收記錄長期長期長期（3）分部（子分部）工程質(zhì)驗收記錄永久長期長期√（三）室外工程1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件長期√2室釙建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件長期√竣工圖一建筑安裝工程竣工圖（一）綜合竣工圖1綜合圖√（1）總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）永久長期√（2）豎向布置圖永久長期√（3）室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖永久長期√（4）電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久長期√（5）設(shè)計總說明書永久長期√2室外專業(yè)圖長期（1）室外給水永久長期√（2）室外雨水永久長期√（3）室外污水永久長期√（4）室外熱力永久長期√（5）室外燃氣永久長期√（6）室外電訊永久長期√（7）室外電力永久長期√（8）室外電視永久長期√（9）室外建筑小品永久長期√（10）室外消防永久長期√（11）室外照明永久長期√（12）室外水景永久長期√（13）室外道路永久長期√（14）室外綠化永久長期√（二）專業(yè)竣工圖1建筑竣工圖永久長期√2結(jié)構(gòu)竣工圖永久長期√3裝修（裝飾）工程竣工圖永久長期√4電氣工程（智能化工程）竣工圖永久長期√5給排水工程（消防工程）竣工圖永久長期√6采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖永久長期√7燃氣工程竣工圖永久長期√竣工驗收文件一工程竣工總結(jié)1工程概況表永久√2工程竣工總結(jié)永久√二竣工驗收記錄（一）建筑安裝工程1單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄永久長期√2竣工驗收證明書永久長期√3竣工驗收報告永久長期√4竣工驗收備案表（包括各專項驗收認(rèn)可文件）永久√5工程質(zhì)量保修書永久長期√三財務(wù)文件1決算文件永久√2交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表永久長期√四聲像、縮微、電子檔案1聲像檔案（1）工程照片永久√（2）錄音、錄像材料永久√2縮微品永久√3電子檔案（1）光盤永久√（2）磁盤永久√2.3.6歸檔要求建設(shè)工程檔案、使用管理管控檔案按照國家《科技檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)》有關(guān)規(guī)定歸檔；除紙質(zhì)文件外，還應(yīng)保存電子文件。（1）卷案目錄（見附表五）。（2）卷案封面（見附表六）。（3）備考表（見附表三）。2.3.7歸檔時間各相關(guān)項目竣工驗收后三個月內(nèi)將竣工資料（竣工圖）整理裝訂后移交集團檔案室保管。并同時移交電子版。2.4聲像檔案管理管控辦法2.4.1目的為實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化管理管控，更好地服務(wù)于企業(yè)各項工作，特制定本辦法。2.5.2適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團公司及各部門子公司聲像檔案的管理管控。2.4.3定義聲像檔案--是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等工作活動中形成的具有保存利用價值的照片(底片)、錄像帶、錄音帶、縮微片等載體的歷史記錄。2.4.4管理管控職責(zé)（1）各子公司檔案室負責(zé)對本公司聲像檔案進行收集、編目、鑒定、統(tǒng)計和利用，集團檔案室對聲像檔案材料的形成、積累和歸檔工作進行督促、指導(dǎo)和檢查。（2）聲像檔案材料形成部門和人員負責(zé)聲像檔案的積累和整理，并按規(guī)定向子公司檔案室移交歸檔。2.4.5歸檔要求及歸檔范圍（1）歸檔要求①歸檔的聲像檔案應(yīng)是原始記錄。對某些需經(jīng)常使用或素材過長需編輯整理的聲像材料，可歸原版復(fù)制片。②照片檔案必須合適的內(nèi)容真實、主題突出、畫面清晰。底片不得磨損，每幅照片或每組照片都要有文字說明，說明該片所反映的合適的內(nèi)容、時間、地點、人物、背景、攝影者等。③錄像帶必須畫面清晰、聲音清楚，錄像帶盒上要貼上標(biāo)簽，注明錄制合適的內(nèi)容、錄制時間、地點、帶長、聲道、機器型號及攝像者等。④錄音帶必須聲音清楚，錄音帶盒上貼上標(biāo)簽，注明錄音合適的內(nèi)容、錄制時間、地點、盒數(shù)、編號及錄制者等。⑤縮微片上貼上標(biāo)簽，注明合適的內(nèi)容、編號及責(zé)任者等。⑥歸檔的聲像檔案應(yīng)系統(tǒng)、完整。（2）歸檔范圍在各項工作活動中形成的各類聲像檔案是公司檔案的重要組成部分，均屬于聲像檔案的管理管控范圍。包括下列合適的內(nèi)容：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)以及知名人士來本單位視察、檢查工作或從事其它重大活動所形成的聲像材料；反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理管控、歷史面貌等方面重大事件或重要活動的聲像材料；反映本公司設(shè)計、施工、科研能力和技術(shù)水平的聲像材料；重點工程、有影響的工程和榮獲國家、省(部)、市獎勵的優(yōu)質(zhì)工程洽談、簽約、開竣工典禮以及反映其建筑設(shè)計、安裝、施工技術(shù)、過程的聲像材料；工程建設(shè)中重大事件或重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的聲像材料；新產(chǎn)品、新工藝、新材料、科研相關(guān)項目研究、開發(fā)、鑒定、推廣應(yīng)用所形成的聲像材料；黨、政、工、團召開重要會議形成的聲像材料；出國考察、接待來訪、與外商洽談、簽約、索賠等對外交往活動中形成的聲像材料；榮獲國家、省(部)、市、局(院)以上榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎狀、獎牌、獎旗照片以及授獎儀式的聲像材料；本公司先進人物表彰的聲像材料；本公司在對外宣傳報道中形成的聲像材料以及各電臺、電視臺有關(guān)本單位宣傳報道的聲像材料；本公司或本公司參與制發(fā)的科教片、電視片、新聞記錄影片等聲像材料；新聞發(fā)布會、記者招待會、展覽展示會等聲像材料；本公司有參考利用價值的外購、交換、征集的聲像材料。2.4.6管理管控、分類、整理、編目、移交、保管、利用（1）聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理管控。（2）分類執(zhí)行企業(yè)檔案分類合適的方案。（3）整理①照片檔案的整理應(yīng)有利于保持照片之間的有機聯(lián)系，一般按年度問題進行整理。底片應(yīng)對應(yīng)照片合適的內(nèi)容單獨整理和存放。②照片構(gòu)成應(yīng)包括照片、底片和文字說明三部分，按照國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理管控規(guī)范》(GB/T11821－89)進行整理。照片原版，以及翻版的底片均應(yīng)標(biāo)注清楚。（4）編目①聲像檔案在區(qū)分載體形式的前提下與紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號，按一級類目順序排架。因載體形式和保管要求不同應(yīng)分庫或分柜架保管。聲像檔案載體用英文大寫字母S標(biāo)識。③聲像檔案應(yīng)編寫說明，一個保管單位應(yīng)有一個文字說明包括：合適的內(nèi)容、時間、地點、人物、背景、攝影(像)者六要素。文字說明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字簡練、語句通順。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時間，照片說明要以自然張為單位編寫。底片應(yīng)順序編號，并標(biāo)注照片編號，便于查找利用。④編制聲像檔案目錄(見附表四)聲像檔案目錄附表四柜號案卷號案卷題名年度張(盤)數(shù)保管期限備注（5）移交立卷單位編制檔案移交清冊，一式二份，交接雙方逐項核對后簽字認(rèn)可，各留一份備查。聲像材料形成后，有關(guān)部門應(yīng)及時向所在公司檔案部門（辦公室）移交歸檔，不得私自保管和留存。由攝錄制部門或人員負責(zé)收集、整理和向檔案部門移交歸檔。（6）歸檔時間一般專項活動的聲像材料在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔；工程相關(guān)項目聲像材料在工程竣工后隨工程施工資料一并歸檔；科研相關(guān)項目、新產(chǎn)品研制開發(fā)的聲像材料在鑒定會后三個月內(nèi)歸檔。（7）保管保管聲像檔案應(yīng)有專用庫房或?qū)Ｓ醚b具。保管聲像檔案應(yīng)按不同載體材料分別排架、保管。③照片與底片應(yīng)分開保管，底片應(yīng)裝入特制的底片袋或底片夾內(nèi),再裝入專業(yè)底片檔案冊。接觸底片時防止用手觸摸。④經(jīng)常檢查聲像檔案的保存情況。對長期保存的錄像帶、錄音帶應(yīng)每年倒帶一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時修補、復(fù)制。（8）利用①利用聲像檔案要嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù)。②借往外省市或外單位的須經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)審批，辦理檔案借閱審批表手續(xù)方可借閱。利用者應(yīng)精心使用和愛護聲像檔案。③涉及專利和版權(quán)的聲像檔案，本公司以外的任何單位和個人利用檔案，應(yīng)按照《中華人民共和國專利法》和知識產(chǎn)權(quán)保護的有關(guān)條約條款辦理。2.5會計檔案管理管控辦法2.5.1目的 為了加強財會檔案管理管控水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國會計法》以及財政部、國家檔案局關(guān)于《會計檔案管理管控辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合財會檔案工作情況制定本辦法。2.5.2適用范圍本辦法適用于浙江環(huán)球集團公司及子公司（版塊）會計檔案的管理管控。2.5.3定義會計檔案--是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2.5.4管理管控職責(zé)（1）財務(wù)部門和檔案部門共同負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（2）檔案室負責(zé)會計檔案的收集、編目、保管和提供利用。（3）對每年形成的會計檔案，會計部門應(yīng)按照歸檔要求，負責(zé)整理、立卷。2.5.5歸檔范圍會計憑證類(原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證)；會計帳簿類(總帳，明細帳，日記帳，其他會計帳簿、存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料)；財務(wù)報告類：(年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告)；其他類：會計檔案銷毀清冊。2.5.6立卷原則及方法、擬寫標(biāo)題、編目與排列（1）原則①一個單位為一個財會檔案立卷單位，分工負責(zé)歸口的會計檔案立卷歸檔工作。②立卷單位或立卷人在立卷時要遵循會計核算材料形成規(guī)律及特點，注意保持其有機聯(lián)系，使立好的案卷便于保管和利用。③根據(jù)各類會計材料形成的不同年代、時間順序、合適的內(nèi)容價值，聯(lián)系檔案材料的數(shù)量、保管期限等分別整理組卷。不同年度的會計核算材料不能混在一起組卷裝訂。（2）方法①會計憑證、帳薄、報表的立卷會計憑證會計人員應(yīng)將辦理完畢的記帳憑證連同所附的原始憑證或匯總表，按月份、按照記帳分類、編號順序進行整理，折疊整齊、裝訂成冊，加具封面，寫明單位名稱、記賬憑證種類、年度、月份和起止編號。較大的單位，收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證可分別編號、分別裝訂。對一些不便隨同記帳憑證一起裝訂或保存價值明顯不同的原始憑證（如涉及外事、職工工資名冊、退職退休及房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓和處理歷史遺留問題等有參考價值的原始憑證）應(yīng)抽出單獨裝訂保管，但要在有關(guān)科目、憑證編號處注明抽出憑證的名稱、數(shù)量及另存的編號、庫址等。②會計帳簿應(yīng)在會計年度終了結(jié)帳，決算后按照帳簿種類（名稱）整理立卷。其中跨年度使用的固定資產(chǎn)帳等可在帳簿使用完畢年度立卷，長期貸款相關(guān)項目使用的帳簿，在貸款相關(guān)項目結(jié)清年度或分階段立卷。立卷時應(yīng)按原裝訂本加以整理立卷，活頁帳或卡片帳，應(yīng)去掉空白頁，依次編號，裝訂成冊。③會計報表本單位的會計報表和下級單位的會計報表一般應(yīng)分開立卷，決算應(yīng)單獨立卷，月、季報表，可視其多少分開或合并立卷，報表較多者，可以按報表名稱或報表所反映事物屬性特點立卷。采用電子計算機記帳的單位，機器打印輸出的會計記錄視同帳簿，應(yīng)裝訂成冊，凡未打印成書面文件的其磁帶、磁、光盤等存儲介質(zhì)，不得輕易刪去其合適的內(nèi)容，應(yīng)視同等會計種類文件加以保存。（3）書寫案卷標(biāo)題①案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，標(biāo)題要簡明、準(zhǔn)確、完整地反映卷內(nèi)材料合適的內(nèi)容。②案卷卷皮及卷內(nèi)目錄一律要用毛筆或鋼筆（籃黑墨水）書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆書寫。字跡要求工整清晰。（4）卷內(nèi)文件材料編目與排列①永久保存的財會檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄，每一卷內(nèi)要編寫頁號，每卷內(nèi)頁號均從1開始，書寫位置在卷內(nèi)文件的右上角。會計帳簿本身已經(jīng)編定連續(xù)頁號的，可以不再編寫頁號。會計憑證、記帳憑證已編定流水號的可不再編號。卷內(nèi)備考表記載卷內(nèi)材料的缺少、修復(fù)、補充、移出、損毀等需要說明的情況。③卷內(nèi)文件要去掉金屬物。對破損的材料要修復(fù)。字跡擴散、模糊的應(yīng)予復(fù)制并與原件一并立卷。④案卷的裝訂采用三孔一線的裝訂方法裝訂成冊，卷內(nèi)文件以左對齊，以下對齊，在左邊打孔訂線。若訂線處有批注者，須進行粘邊紙?zhí)幚怼?.5.7管理管控對于未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)涉外的原始憑證材料，應(yīng)單獨立卷、編寫目錄，送檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。2.5.8歸檔時間由財務(wù)部門立卷，保存一年后，在次年的8月1日前移交集團檔案室保管。三、規(guī)章制度3.1檔案保密制度3.1.1檔案室工作人員要嚴(yán)格遵守國家和本處有關(guān)安全保密制度，時刻警惕，防止被盜竊，確保檔案的安全。3.1.2為保證檔案安全，檔案室工作人員不準(zhǔn)在私人通信中涉及機密，不準(zhǔn)在公共場所及家中談?wù)摍C密。3.1.3檔案室工作人員要認(rèn)真保管好檔案資料，未經(jīng)允許，不得將檔案資料帶到公共場所和家中以及瀏覽、參觀、探親訪友，不準(zhǔn)將檔案資料外借。3.1.4根據(jù)規(guī)定查閱檔案。如查閱機密以上檔案，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。3.1.5假日前，由檔案室管理管控人員對庫房進行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)情況，及時匯報。3.1.6檔案庫房重地，非檔案室人員，未經(jīng)同意，一律不得入內(nèi)。3.2檔案保管制度為完整、準(zhǔn)確、科學(xué)地管理管控檔案，使檔案工作逐步走向系統(tǒng)化、規(guī)范化，提高我處的檔案管理管控水平，特制訂本制度。3.2.1接收檔案入庫，必須保證檔案的完整、系統(tǒng)、規(guī)范，辦理交接手續(xù)，并由移交人上一級負責(zé)人簽字。3.2.2制訂檔案保管期限表，正確劃分保管期限。3.2.3檔案室對接收來的檔案要進行科學(xué)的分類、編目、登記，排架科學(xué)。3.2.4編制必要的檔案檢索工具，便于查找和利用。3.2.5對各門類檔案的業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證歸檔文件完整、準(zhǔn)確，確保案卷質(zhì)量。3.2.6做好檔案庫房防火、防盜、防蟲、防塵、防光、防鼠、防潮等保護工作，保持庫房整潔衛(wèi)生、無塵土、無雜物。3.2.7定期清查庫藏檔案保管情況，對已破損的檔案要及時采取措施進行修補和復(fù)制。3.2.8專門檔案裝具，檔案排列有序。3.2.9庫房管理管控人員調(diào)動，必須辦好交接手續(xù)。3.2.10不斷改善管理管控條件，逐步實現(xiàn)檔案管理管控科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案管理管控水平。3.3檔案統(tǒng)計制度3.3.1檔案統(tǒng)計工作由各子公司檔案室負責(zé)報集團檔案室。3.3.2檔案統(tǒng)計包括檔案管理管控基本情況統(tǒng)計、檔案保管數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及其利用效果的統(tǒng)計。3.3.3建立檔案統(tǒng)計臺帳，有檔案收進、移出、借閱、利用等方面的登記簿，做好平時登記工作。3.3.4檔案統(tǒng)計列入本公司統(tǒng)計工作范疇，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠，檔案統(tǒng)計臺帳由集團檔案室保管。3.3.5各子公司檔案室每年2月份前對上年檔案統(tǒng)計工作作一分析。3.4檔案利用借閱制度為切實做好檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案在本單位各項工作中的信息作用，提高各項工作的科學(xué)性，保障檔案查閱工作的順利進行，特制定本規(guī)定。3.4.1集團檔案室查閱、借閱檔案，須經(jīng)游總或潘總簽字同意后方可查閱；子公司單位內(nèi)部查閱檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，方可查閱。資料必須在室內(nèi)查閱，不能攜出室外。如因工作需要借閱的，必須辦理相關(guān)手續(xù)。查閱后即歸還，檔案人員應(yīng)當(dāng)面核對清楚，才能予以注銷查閱登記。借閱時間一般為七天。3.4.2外來人員查閱檔案，需持單位介紹信并經(jīng)游總或潘總簽字同意后方可查閱，如需復(fù)印要收取一定成本費。3.4.3借閱者如遇出差、探親、休假必須先歸還所借檔案，職工調(diào)出本單位時應(yīng)歸還檔案后方可辦理調(diào)離手續(xù)，若發(fā)現(xiàn)帶走檔案及資料者，由員工所在相關(guān)單位負責(zé)追回。3.4.4為了延長檔案壽命，維護其原始性、完整性，借閱者要妥善保管，嚴(yán)防丟失，不得在原件上畫圈、涂改、抽頁或撕毀污垢，不得將原件拆散，胡亂拆疊，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予批評和嚴(yán)肅處理。3.4.5根據(jù)檔案統(tǒng)計工作要求，凡外來人員來檔案室查閱檔案者均需填寫《檔案利用效果登記表》，及時反饋信息，以便做好利用效果統(tǒng)計工作。3.5檔案鑒定制度3.5.1檔案管理管控員會同辦公室負責(zé)人、各職能部門負責(zé)人及有關(guān)兼職檔案員組成鑒定小組