采購管理制度1

采購管理制度第一條物資采購規(guī)定一、目的：為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本規(guī)定。二、適用范圍：適用于各部門物資采購。三、物資采購流程按規(guī)定權(quán)限審批請購部門申請采購部采購按規(guī)定權(quán)限審批請購部門申請采購部采購(如需預付款)(如需預付款)財務(wù)部門按合同規(guī)定付款請購單位領(lǐng)用品質(zhì)部財務(wù)部門按合同規(guī)定付款請購單位領(lǐng)用品質(zhì)部驗收（相關(guān)部門）入庫登記四、請購及其規(guī)定4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)以及辦公需要，確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定格式填寫一份要求獲得這些物料單的整個過程。4.2.請購單的要素：4.2.1.請購的部門；4.2.2.請購物品所屬項目；4.2.3.請購的用途；4.2.4.請購的物品名；4.2.5.請購的物品數(shù)量；4.2.6.請購的物品規(guī)格；4.2.7.請購物品的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料等；4.2.8.請購的物品的需求時間；4.2.9.請購如有特殊需要請備注；4.2.10.請購單填寫人；4.2.11.請購部門主管；4.2.12.技術(shù)部門審核；4.2.13.財務(wù)審核人；4.2.14.公司總經(jīng)理。4.3.請購單及其提報規(guī)定4.3.1.請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部；4.3.2.“請購單”一式兩聯(lián)，第一聯(lián)由請購單位留存；第二聯(lián)采購部簽字接收。4.3.3.涉及的請購數(shù)量過多時以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；4.3.4.如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明；4.3.5.請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部；4.3.6.緊急采購應在請購單中備注欄注明，并陳述緊急采購原因。4.3.7.遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部，簽字確認手續(xù)后補。4.4.公司物資請購單的提報部門4.4.1.基建所需的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由基建部門提報；4.4.2.公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由綜合管理部提報；4.4.3.公司各部門專用的物資由各部門自行提報。五、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定5.1.請購的接收要點5.1.1.采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批；5.1.2.接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；5.1.3.核查請購物資是否有庫存；5.1.4.對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。5.2.請購單的分發(fā)規(guī)定5.2.1.對于請購單，采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；5.2.2.對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；5.2.3.無法于請購部門需求日期辦妥的應及時通知請購部門，并給出最終請購物資到達日期；5.2.4.重要的項目采購前，請購部門應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議；5.2.5.對于技術(shù)要求較高的物資，采購部應要求請購部門提供技術(shù)人員配合采購，否則因采購問題而不能滿足技術(shù)要求的物資，品質(zhì)部驗收時有權(quán)利駁回。5.3.采購周期的規(guī)定5.3.1.采購周期是指經(jīng)公司審核、領(lǐng)導簽字程序后，請購單下達采購部，采購物資實際到位的時間。5.3.2.單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的工具、原材料、產(chǎn)品等的采購周期不應超過5個工作日；5.3.3.單次采購金額預算在1~5萬元的項目比價采購，采購周期不應超過15個工作日；5.3.4.單次采購金額預算在5~50萬元的項目，公司自行招標采購，采購周期不應超過40個工作日；5.3.5.單次采購金額預算在50萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60個工作日；5.3.6.遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購物資周期在3個工作日。5.3.7.請購部門應按照5.3.1.至5.3.4.條中規(guī)定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應向公司領(lǐng)導說明原因；5.3.8.如采購物資（如設(shè)備、原材料）外協(xié)供應商需周期制作加工，則采購部需在請購單下達采購部3個工作日內(nèi)，將采購周期反饋給請購部門。第二條詢價以及比價規(guī)定一、目的:為規(guī)范和完善詢價以及比價管理制度，進一步規(guī)范比價、詢價流程，有效降低采購成本，特制訂本規(guī)定。二、適用范圍：適用于物資采購部門。三、詢價及其規(guī)定3.1.詢價前應認真了解所購物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求。3.2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；3.3.對于緊急采購項目應優(yōu)先處理；3.4.所有采購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則上不能通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價；3.5.遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導批準方可詢價；3.6.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價；3.7.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1000元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1000元以上的所有項目都應要求至少三家以上的供應商參與比價或招標采購；單次采購金額預算價格在5萬元以上、50萬元以下的項目應由綜合管理部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在50萬元以上的項目由總經(jīng)理決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標；3.8.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；3.9.比價采購應按照材料或設(shè)備詢價表046的格式進行詢價；3.10.在詢價遇到特殊情況應書面報請公司領(lǐng)導批示。四、比價以及議價4.1.對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；4.2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否較其他廠商的價格最低以及所報價格的綜合條件更加突出；4.3.收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格；4.4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力、資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；4.5.參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。五、比價、議價結(jié)果匯總5.1.比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總；5.2.比價、議價結(jié)果匯總應按比價/招標匯總表047的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；5.3.如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。第三條招標管理細則一、目的：為進一步規(guī)范和完善招標管理制度，體現(xiàn)公正、公平、廉政，杜絕漏洞，特制訂本細則。二、招標原則：招標工作應遵循公開、公平、公正的“三公”原則和自愿、公平、等價有償、誠實信用的誠信原則。三、招標方式：招標分為公開招標與邀請招標?？晌姓袠舜頇C構(gòu)或公司自行辦理招標事宜（以下簡稱委托招標、公司自行招標）。四、招標范圍4.1.貨物采購；4.2.設(shè)備采購；4.3.貨物運輸；4.4.廢舊材料處理；4.5.關(guān)停企業(yè)設(shè)備處理；4.6.基建工程；4.7.汽車修理；4.8.餐飲；4.9.營業(yè)房出租；4.10.其他部門認為有必要進行招標的項目。五、招標方式適用條件5.1.單次采購金額預算金額在200萬元以上所有項目都應要求至少三家以上的供應商參與比價或招標采購；5.2.有三家以上供應所需設(shè)備生產(chǎn)廠家。六、職責6.1.綜合管理部主要職責是負責物資購置的可行性報告編寫和確定招標方式，負責做好招標工作全過程管理，下達中標通知等工作。具體職責如下：6.1.1.負責招標工作全過程管理，發(fā)布招標公告或邀請，受理招標報名手續(xù)，組織開標、評標工作；6.1.2.確定招標方式，聯(lián)系招標代理機構(gòu)，提供委托招標所需相關(guān)資料；6.1.3.根據(jù)使用部門評標結(jié)果以及領(lǐng)導審批結(jié)果，確定中標單位并負責下發(fā)中標通知；6.1.4.負責招標過程中資料收集，整理與歸檔等工作（招標結(jié)束后五個工作內(nèi)完成）；6.1.5.做好招標資格認定工作及招標文件的規(guī)范工作。6.2.物資請購部門主要職責為協(xié)助招標單位做好招標工作，參與評標工作，提出中標結(jié)論，做好設(shè)備驗收等工作。具體職責如下：6.2.1.根據(jù)附表五做出招標申請；6.2.2.協(xié)助對申請招標項目市場調(diào)查，對定為邀請招標的項目，須向采購部提供三家以上擬投標人的基本情況，包括投標人的名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真、聯(lián)系人及投標資格相關(guān)材料；6.2.3.協(xié)助編制招標文件，包括投標人須知、招標項目的性質(zhì)和數(shù)量、技術(shù)要求、提出投標價價格要求及其計算方式、評標標準及方法、時間、投標人應當提供的資格和資信證明文件、投標保證金數(shù)額、提供投標文件的方式、地點和截止時間、招標日程安排和主要合同條款；6.2.4.根據(jù)不同項目要求提供參與招標活動的人員名單；6.2.5.協(xié)助技術(shù)交流，參與商務(wù)談判，做好記錄，參與評標工作；6.2.6.根據(jù)中標通知書及技術(shù)交流、商務(wù)談判記錄，協(xié)助做好合同的簽訂及其履行手續(xù)。需招標的部門提出書面申請（數(shù)量、單價、要求、理由）需招標的部門提出書面申請（數(shù)量、單價、要求、理由） NO NO總經(jīng)理總經(jīng)理審批采購部受理采購部受理技術(shù)交流及市場調(diào)查技術(shù)交流及市場調(diào)查確定招標方式確定招標方式聯(lián)系招標代理機構(gòu)通知申請部門聯(lián)系招標代理機構(gòu)通知申請部門確定評標委員會確定評標委員會發(fā)布公告或邀請組織招標活動（開標、評標）組織招標活動（開標、評標）確定中標單位確定中標單位行文（通知）報批資料收集、整理、歸檔行文（通知）報批資料收集、整理、歸檔簽定合同下發(fā)中標通知簽定合同下發(fā)中標通知八、規(guī)定與要求8.1.各需求部門應根據(jù)實際情況，做好擬招標項目的年度和季度計劃，每月28日前上報下月擬招標項目（含清單），經(jīng)部門總監(jiān)審批后報采購部。8.2.各有關(guān)部門必須要委派熟悉所招標項目技術(shù)要求及市場行情人員參加招標活動，招標人員必須維護公司的利益,不得向任何投標人透露有關(guān)信息,違者按公司泄密規(guī)定論處。8.3.在決標前須向公司領(lǐng)導請示，經(jīng)領(lǐng)導同意后確定中標單位。8.4.財務(wù)部憑綜合管理部下達的中標通知書及合同，根據(jù)財務(wù)有關(guān)規(guī)定收取和支付項目款。8.5.各有關(guān)部門所需招標同類業(yè)務(wù)，盡量合并一起招標，對規(guī)定招標項目不得隱瞞不報，不得化整為零，市場調(diào)研不得弄虛作假，違者追究有關(guān)人員的責任。8.6.部門間加強聯(lián)系，互相配合和支持，共同做好招標工作。第四條物品入庫、檢驗、付款流程一、倉管員收到供應商來貨后，對來料的外觀、包裝、數(shù)量按采購單要求進行驗收，并在進貨收料單上簽名，回執(zhí)聯(lián)請供應商帶回。二、倉管員完成以上程序后，將貨物放在待檢區(qū)，并通知驗收部門檢驗。三、品質(zhì)部檢驗員根據(jù)各物料的質(zhì)量標準和樣品要求進行檢驗，并在進貨收料單上簽名，留存“品質(zhì)部聯(lián)”。四、倉管員根據(jù)檢驗結(jié)果做好入庫手續(xù)，并及時通知采購部。(若需采購部緊急處理時,倉管員應用郵件方式通知,并電話確認是否收到)五、采購部收到倉庫信息后，根據(jù)檢驗結(jié)果：5.1.若檢驗不合格時，應及時通知供應商退貨,并在進貨收料單上簽名。5.2.若檢驗合格時，在進貨收料單上確認型號規(guī)格、數(shù)量、單價等相關(guān)數(shù)據(jù)后簽名，采購部一聯(lián)自留，財務(wù)聯(lián)審批貨款時附上。六、供應商在收到采購部的開票資料后,根據(jù)不同的開票抬頭開具增值稅發(fā)票。開票抬頭為“”。七、供應商應在每月28日前提供當月送貨的增值稅發(fā)票和國稅用的增值稅發(fā)票清單，交給采購部，開票截止日期為每月的25日，特殊情況例外。八、采購部收到供應商的資料后，應做好與供應商資料交接過程中的簽收工作。并在當天做好價格審核、簽字等工作。九、采購部最遲應在當月28日前將請購單、增值稅發(fā)票、增值稅發(fā)票清單、進貨收料單、采購合同、匯款申批表等單據(jù)交給財務(wù)，并做好與財務(wù)部門的簽收工作。十、財務(wù)部對交接單據(jù)進行審核無誤后入賬，有誤的退回采購部，補齊相關(guān)手續(xù)再入賬。十一、財務(wù)部門每月初編制到期應付款報表，根據(jù)合同審核匯款審批表的到期應付款，按公司資金規(guī)定及時付款。第五條倉庫管理規(guī)定一、目的：為了保障倉庫貨品保管安全、提高倉庫工作效率和物流對接規(guī)范，確保本公司的物資儲運安全，特制定倉庫管理規(guī)定。二、范圍：公司所有倉庫。三、內(nèi)容：3.1.嚴格遵守公司和部門各項規(guī)章制度。3.2.嚴格按照公司規(guī)定的作息時間上下班，上班時間內(nèi)在各自崗位上盡職盡責，不串崗、不做與工作無關(guān)的事情。3.3.非倉庫人員不得進入庫房，因工作需要的其它人員進入倉庫，須在倉管員的陪同下方可進入倉庫，任何進入倉庫的人員必須遵守倉庫管理制度。3.4.所有人員不得攜帶手提包、紙袋等進入倉庫，因工作需要攜帶，在出倉庫時必須接受倉管員的檢查。3.5.倉管員不得將水杯、飯盒、零食等東西帶入到倉庫，更不得在倉庫區(qū)內(nèi)吃東西。3.6.服從上級的工作安排，并按時保質(zhì)保量完成上級交待的任務(wù)。3.7.嚴格執(zhí)行倉庫的貨物保管制度。3.8.倉管員嚴格按照“5S”的標準要求，規(guī)范倉庫貨物管理。3.9.倉管員必須全面掌握倉庫所有貨物的貯存環(huán)境、堆層、搬運等注意事項，以及貨品配置、性能和一些故障及排除方法。3.10.貯存在倉庫的貨物，按照貨物的品牌、型