1205檔案管理(黃存勛)-20120606141221

檔案管理黃存勛(四川大學(xué)公共管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師）

2012.5第一節(jié)檔案和檔案工作第二節(jié)檔案的收集、整理與鑒定第三節(jié)檔案的保管與檢索第四節(jié)檔案的編研與利用服務(wù)第五節(jié)檔案信息化

1007企業(yè)檔案工作規(guī)范.doc1企業(yè)檔案管理規(guī)定.doc2國(guó)企歸檔辦法.doc

楊冬權(quán)局長(zhǎng)簽署國(guó)家檔案局第八號(hào)令發(fā)布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》.htm

第一節(jié)檔案和檔案工作一、檔案二、檔案工作三、我國(guó)檔案工作的基本原則四、檔案工作八項(xiàng)管理制度與基本經(jīng)驗(yàn)

一、檔案保存?zhèn)洳榈脑加涗?。辦理完畢、仍有價(jià)值并集中保存的文件。國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案工作基本術(shù)語(yǔ).htm

文件：組織和個(gè)人在辦理事務(wù)過(guò)程中直接形成的記錄和傳遞信息的工具。國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。檔案工作基本術(shù)語(yǔ).htm信息材料＞文獻(xiàn)＞文件＞檔案文書(shū)檔案、科技檔案與專(zhuān)門(mén)檔案電子文件（ElectronicRecords）指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）3.1]

電子文件的概念

歸檔電子文件（ArchivalElectronicRecords）：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。

歸檔電子文件的概念

檔案的本質(zhì)屬性

原始記錄性→歷史的原始記錄性

備以查考性

歷史再現(xiàn)性

保存?zhèn)洳樾耘c原始記錄性的統(tǒng)一

檔案的一般作用行政管理的查考憑據(jù)生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)科學(xué)研究的可靠資料宣傳教育的生動(dòng)素材維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律書(shū)證

碎片的堆積，記憶的疊加，這就是所謂歷史吧?？傎|(zhì)疑，許多巨著型回憶錄的虛偽。于是便返身，進(jìn)入塵封的檔案庫(kù)。這便是我終身從事的專(zhuān)業(yè)。

檔案的價(jià)值形態(tài)（基本、雙重）憑證價(jià)值與參考價(jià)值（基本價(jià)值）第一價(jià)值與第二價(jià)值工具價(jià)值與文化價(jià)值現(xiàn)實(shí)價(jià)值與歷史（未來(lái)）價(jià)值檔案作用的時(shí)效律和擴(kuò)展律檔案機(jī)密性遞減律和社會(huì)性遞增律檔案行政作用弱化律和科學(xué)文化作用強(qiáng)化律實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件律A、檔案利用實(shí)踐B、社會(huì)發(fā)展水平C、社會(huì)檔案意識(shí)D、檔案管理水平社會(huì)檔案意識(shí)：社會(huì)各方面的人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。對(duì)檔案性質(zhì)、特點(diǎn)、價(jià)值和運(yùn)動(dòng)規(guī)律的認(rèn)識(shí)。對(duì)檔案工作性質(zhì)、地位、作用、原則、制度、內(nèi)容、方法及其規(guī)律的認(rèn)識(shí)。

檔案意識(shí)是一種社會(huì)文化意識(shí)，是社會(huì)文明程度的重要標(biāo)尺之一。

企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體。

現(xiàn)行文件和當(dāng)代檔案是現(xiàn)代文明的傳聲筒，歷史檔案則是傳統(tǒng)文化的沉淀與結(jié)晶。未來(lái)之花只能綻放在現(xiàn)代文明與傳統(tǒng)文化這兩種酵母融和、混生后所滋養(yǎng)的沃土之上。企業(yè)文化

是指企業(yè)在長(zhǎng)期的實(shí)踐活動(dòng)中所形成的并且為企業(yè)成員普遍認(rèn)可和遵循的具有本企業(yè)特色的價(jià)值觀念、經(jīng)營(yíng)理念、管理制度、行為規(guī)范和思維模式的總和?？梢园ň?、制度、物質(zhì)三個(gè)層面。

二、檔案工作：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。管理檔案并提供檔案和檔案信息為用戶(hù)服務(wù)的工作。（狹義即檔案管理）檔案管理的主要環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、編目（檢索）、編研、利用服務(wù)和統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作與利用工作

我們所從事的檔案工作，既是最傳統(tǒng)的，又是最新潮的。其所以傳統(tǒng)，是因?yàn)槲覀兯４娴?，是一個(gè)國(guó)家、民族、社會(huì)最原始、最珍貴的歷史文化財(cái)富和傳統(tǒng)精神、知識(shí)資源的承載物，是世界的記憶、積淀和文明火種。傳統(tǒng)所昭示我們的，是對(duì)人文精神的崇奉，對(duì)社會(huì)和諧的追求。

其所以新潮，是因?yàn)楝F(xiàn)代信息技術(shù)正日新月異地全面而深刻地改變著我們的管理對(duì)象、管理方法和技術(shù)手段，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的浪潮，攪動(dòng)得我們夜以繼日，寢食難安。新潮所提供給我們的，正是千載難逢的大好機(jī)遇，是關(guān)隘重重的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。序文檔研究.doc關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn).pdf

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

檔案法.doc統(tǒng)一、分級(jí)二稿.doc

三、我國(guó)檔案工作的

基本原則

第十四條行政機(jī)關(guān)不得公開(kāi)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的政府信息。但是，經(jīng)權(quán)利人同意公開(kāi)或者行政機(jī)關(guān)認(rèn)為不公開(kāi)可能對(duì)公共利益造成重大影響的涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的政府信息，可以予以公開(kāi)。

《政府信息公開(kāi)條例》

國(guó)家秘密：是關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。保密法商業(yè)秘密：是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法.doc

七、在刑法第二百五十三條后增加一條，作為第二百五十三條之一：“國(guó)家機(jī)關(guān)或者金融、電信、交通、教育、醫(yī)療等單位的工作人員，違反國(guó)家規(guī)定，將本單位在履行職責(zé)或者提供服務(wù)過(guò)程中獲得的公民個(gè)人信息，出售或者非法提供給他人，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金。

“竊取或者以其他方法非法獲取上述信息，情節(jié)嚴(yán)重的，依照前款的規(guī)定處罰。

“單位犯前兩款罪的，對(duì)單位判處罰金，并對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，依照各該款的規(guī)定處罰?！薄吨腥A人民共和國(guó)刑法修正案（七）》

2009-02-28中華人民共和國(guó)刑法修正案（七）（主席令第十號(hào)）四、檔案工作八項(xiàng)管理制度與基本經(jīng)驗(yàn)6.2.1文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。6.2.2檔案保管制度。應(yīng)明確各門(mén)類(lèi)檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)(出)庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。6.2.3檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷(xiāo)毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。6.2.4檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。6.2.5檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。6.2.6檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。6.2.7電子檔案管理制度。應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。7.1.2企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)7.1.3企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。企業(yè)檔案管理的基本經(jīng)驗(yàn)：三納入、四參加、四同步（前端控制與全程管理）四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法.doc四川規(guī)范化企業(yè)標(biāo)準(zhǔn).doc

一、檔案的收集二、檔案的整理三、檔案的鑒定第二節(jié)檔案的收集、整理與鑒定

2國(guó)企歸檔辦法.doc7.2文件的形成、積累7.2.1文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。7．2．2文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門(mén)、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。一、檔案的收集國(guó)企歸檔辦法.doc06新保管期限.doc

楊冬權(quán)局長(zhǎng)簽署國(guó)家檔案局第八號(hào)令發(fā)布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》.htm

歸檔制度第三條企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔制度，明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍、時(shí)間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第四條企業(yè)文件材料歸檔工作應(yīng)納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。第六條……企業(yè)應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度。不按要求歸檔的應(yīng)由有關(guān)單位追究當(dāng)事人或部門(mén)的責(zé)任。2國(guó)企歸檔辦法.doc

7.3.2文件歸檔范圍7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)〔2004〕4號(hào)文件要求。1007企業(yè)檔案工作規(guī)范.doc（附錄A）

第三條

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

楊冬權(quán)局長(zhǎng)簽署國(guó)家檔案局第八號(hào)令發(fā)布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》.htm7.3.2.2歸檔文件的主要來(lái)源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。以我為主，兼顧上下左右。關(guān)于正本、存本、定稿和重要文件歷次修改稿的選留問(wèn)題。歸檔文件一般應(yīng)該是原件。平時(shí)收集工作的重點(diǎn)：一、零散文件：前期、特殊、災(zāi)變時(shí)期的文件；二、賬外文件：會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)親啟、內(nèi)部文（信）件；三、專(zhuān)業(yè)文件和特殊載體文件。歸檔工作程序：1.制定文件分類(lèi)表或立卷類(lèi)目；2.平時(shí)歸類(lèi)（卷）；3.調(diào)整定位（卷）；4.編制基本目錄（歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄）；5.移交歸檔。7.3.3文件歸檔時(shí)間7.3.3.1經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。7.3.3.2科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。7.3.3.3產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。7.3.3.4會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。7.3.3.5電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。7.3.3.7更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。邏輯歸檔logicalfiling

指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件(3.1)的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔physicalfiling

指把電子文件(3.1)集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

2.0.9

在線式歸檔on-linefiling通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。2.0.10

離線式歸檔off-linefiling將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

7.3.4文件歸檔要求7.3.4.1企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。7.3.4.2歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱(chēng)的質(zhì)量要求。7.3.4.3歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。7.3.4.4非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。7.3.4.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7.3.4.6兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。7.3.4.7文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)《檔案交接登記表》(見(jiàn)附錄B表B．1)。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。二、檔案的整理

堅(jiān)持歷史主義，再現(xiàn)歷史聯(lián)系是檔案管理理論的靈魂與核心原則。保持歷史聯(lián)系，利用原有基礎(chǔ)，便于保管利用。只要“有規(guī)可循，有目可查”，就不要反復(fù)折騰。企業(yè)檔案分類(lèi).doc

四川省檔案局關(guān)于征求對(duì).doc

（一）檔案的分類(lèi)1、分類(lèi)的意義和要求

2、分類(lèi)的一般方法

3、普通檔案常用的分類(lèi)方法

4、復(fù)式分類(lèi)法的選擇和分類(lèi)方案的編制

5、多種門(mén)類(lèi)檔案的綜合分類(lèi)

6、人物全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)

企業(yè)檔案分類(lèi).doc

全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)

1、關(guān)于印發(fā)《關(guān)于企業(yè)執(zhí)行〈科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求〉和〈歸檔文件整理規(guī)則〉的意見(jiàn)》的通知.htm

執(zhí)行科檔案卷和整理規(guī)則的意見(jiàn).doc2、歸檔文件整理規(guī)則.doc3、中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求.pdf

4.《國(guó)家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》.pdf《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》.pdf5.建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范.htm6.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.htm7.公文處理辦法.doc8.文書(shū)檔案案卷格式.doc

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

歸檔文件整理規(guī)則.doc（二）管理性歸檔文件

的整理

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可(各sc）為一件。

件

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

裝訂歸檔文件可以采用年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

分類(lèi)

歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。排列

歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。編號(hào)

件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。案卷組合方法：按問(wèn)題、作者、文種、時(shí)間以及地區(qū)和收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷的方法文書(shū)檔案案卷格式.doc

（三）立卷

產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷。引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說(shuō)明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)?？萍嘉募牧系慕M卷方法

底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷?？萍嘉募牧系慕M卷方法

1、檔號(hào)的含義和編制原則

2、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)和編制方法

A.全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)（張）號(hào)B.全宗號(hào)-類(lèi)別號(hào)-案卷號(hào)-件或頁(yè)（張）號(hào)（四）檔號(hào)

三、檔案的鑒定楊冬權(quán)局長(zhǎng)簽署國(guó)家檔案局第八號(hào)令發(fā)布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》.htm

(一)決定檔案保存價(jià)值的因素

(二)鑒定檔案的原則

(三)鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)

(四)關(guān)于鑒定檔案的方法論問(wèn)題

檔案保管期限表1007企業(yè)檔案工作規(guī)范.doc

直接鑒定法與間接鑒定法的互補(bǔ)整合檔案鑒定理論與方法的若干思路.doc

論檔案價(jià)值鑒定的三組關(guān)系.doc鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)7.7檔案鑒定工作7.7.1企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。7.7.2檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。7.7.3檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。7.7.4永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。會(huì)計(jì)檔案管理辦法.htm06新保管期限.doc1007企業(yè)檔案工作規(guī)范.doc7.7.5定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。7.7.6企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿(mǎn)確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)(參見(jiàn)附錄B表B．3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。一、檔案的保管二、檔案的檢索第三節(jié)檔案的保管與檢索

1、檔案庫(kù)房管理八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害氣體、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。溫度：14℃～20℃相對(duì)濕度:50%～65%電子文件：溫度：17℃～20℃

相對(duì)濕度:35%～45%2、全宗卷

一、檔案的保管

9.1檔案庫(kù)房9.1.1檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場(chǎng)所，無(wú)特殊保護(hù)裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。9.1.2檔案庫(kù)房樓層地面應(yīng)滿(mǎn)足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿(mǎn)足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲(chǔ)空間。設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫(kù)房建筑應(yīng)符合JGJ25的要求，庫(kù)房一般應(yīng)滿(mǎn)足日后20年檔案存儲(chǔ)需要。1、檔案檢索與檔案著錄中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則DAT18_1999.pdf中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則續(xù).pdf

2、檔案標(biāo)引

3、常用檔案檢索工具及其編制方法

檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定.htm

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范.htm

二、檔案的檢索

1.建立多角度檢索的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；2.文本信息全文檢索；3.多媒體信息檢索即基于內(nèi)容的多媒體檢索；4.搜索引擎。紫晶系統(tǒng).doc成都市檔案局(館)--服務(wù)中心--紫晶簡(jiǎn)介.htm四川省電子文檔管理系統(tǒng)OA一體化軟件演示盤(pán)（自動(dòng)）.ppt

OA一體化軟件演示盤(pán)（手動(dòng)）.ppt

dz30setup.exe

全面應(yīng)用數(shù)字信息檢索技術(shù)

一、檔案的編研二、檔案的利用服務(wù)

079檔案編研1.2.ppt

079檔案編研3.ppt

079編研講稿.doc第四節(jié)檔案的編研與利用服務(wù)

（一）信息化、信息公開(kāi)與檔案編研工作（二）檔案編研成果的類(lèi)型（三）檔案編研的基本程序（四）各類(lèi)編研成果的編制和編寫(xiě)

一、

檔案的編研

檔案編研工作是組織和個(gè)人以各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案為主要開(kāi)發(fā)對(duì)象，在研究的基礎(chǔ)上，編輯檔案原文（圖、記錄）匯編，編寫(xiě)檔案參考資料，撰寫(xiě)論著，從事創(chuàng)作等活動(dòng)。廣而言之，凡以檔案為對(duì)象，或者檔案機(jī)構(gòu)主持和參與的編研活動(dòng)，都可視為檔案編研工作。

（一）信息化、信息公開(kāi)與

檔案編研工作一是館（室）藏檔案的數(shù)字化正在加速。二是檔案網(wǎng)站逐步強(qiáng)化了直接向用戶(hù)提供數(shù)字化檔案信息的功能。

信息化與信息公開(kāi)方面的新情況：

對(duì)象與成果形態(tài)的數(shù)字化多媒體化；手段的信息化；成果內(nèi)容的全景化；參與主體的多元化；傳播途徑的網(wǎng)絡(luò)化；用戶(hù)的公眾化和用途的多樣化。

信息化和信息公開(kāi)對(duì)檔案編研工作

變革的推動(dòng)復(fù)制型即原文（圖、記錄）匯編型；濃縮型即信息縮編型；綜述型即信息概述型；創(chuàng)新型即創(chuàng)作、論著型。

（二）檔案編研成果的類(lèi)型檔案文件匯編和檔案史料匯編的區(qū)別和聯(lián)系。文本文件匯編、圖樣匯集、照片選編、錄音剪輯、以音像檔案或超媒體電子文件為材料基礎(chǔ)制作的檔案影片即文獻(xiàn)性紀(jì)錄片等。

忠實(shí)轉(zhuǎn)錄檔案原文（圖、記錄），是復(fù)制型成果的基本特征

包括檔案文摘、檔案內(nèi)容提要、檔案信息快報(bào)、數(shù)據(jù)匯集、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息手冊(cè)等。還有檔案目錄、索引、指南等多種檢索工具。

濃縮型成果的特征是

摘錄、縮編（寫(xiě)）檔案信息

包括大事記、組織沿革、地區(qū)或組織歷史綜述等；以及多種多樣的專(zhuān)題概要，例如科技成果簡(jiǎn)介、重大項(xiàng)目介紹、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、組織概況簡(jiǎn)介、專(zhuān)題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等；還有年鑒。

綜述型成果是根據(jù)檔案信息綜合編寫(xiě)而成的，有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和傾向性。

包括論文、專(zhuān)著、研究報(bào)告，或以檔案信息為據(jù)創(chuàng)作的文藝作品、視（音）頻專(zhuān)題節(jié)目和各類(lèi)廣告等。

創(chuàng)新型成果既要以檔案和檔案信息為主要材料基礎(chǔ)，更強(qiáng)調(diào)創(chuàng)造性。

大致可劃分為選題、搜集、選材、轉(zhuǎn)錄、重組、研究、寫(xiě)作、審校和傳播等9個(gè)環(huán)節(jié)。選、編、傳、研

4字3階段。

（三）檔案編研的基本程序

1.檔案文獻(xiàn)匯編輔文的編寫(xiě)2.濃縮型成果的編寫(xiě)和編制3.綜述型成果的編寫(xiě)4.創(chuàng)新型成果的撰寫(xiě)和創(chuàng)作

（四）各類(lèi)編研成果的編制和編寫(xiě)

（1）序言的編寫(xiě)序言，又稱(chēng)序、前言、引言、弁言等，是闡明編著書(shū)籍的宗旨或緣起，評(píng)述書(shū)籍內(nèi)容與其他有關(guān)問(wèn)題的文章。置于書(shū)尾的序言可稱(chēng)作跋、后記等。內(nèi)容包括闡明編輯意圖，評(píng)述匯編所收文獻(xiàn)的內(nèi)容和價(jià)值，評(píng)述有關(guān)史實(shí)、歷史背景和其他情況；介紹編輯體會(huì)和有關(guān)研究成果。

1.檔案文獻(xiàn)匯編輔文的編寫(xiě)

（2）編輯說(shuō)明的編寫(xiě)編輯說(shuō)明，又稱(chēng)凡例、編輯例言等，是對(duì)匯編選收文獻(xiàn)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和編輯情況的總說(shuō)明。

其中，編輯情況包括匯編的編排體例、轉(zhuǎn)錄與點(diǎn)校情況、輔文狀況和編輯人員姓名（或單位名稱(chēng)）等。

（3）按語(yǔ)的編寫(xiě)按語(yǔ)即編者按，是編者對(duì)一組或一篇文獻(xiàn)所作的介紹、評(píng)論和說(shuō)明。小型匯編的按語(yǔ)，往往兼有短序和編輯說(shuō)明的某些主要成分和作用。匯編內(nèi)部一組（篇）文獻(xiàn)的按語(yǔ)，則著重在提示、評(píng)述或說(shuō)明該組（篇）文獻(xiàn)的特殊情況。按語(yǔ)的文字多簡(jiǎn)短，內(nèi)容多有所側(cè)重，力求一針見(jiàn)血，畫(huà)龍點(diǎn)睛。

（4）注釋的編寫(xiě)

注釋是對(duì)匯編所收文獻(xiàn)中某些不易被讀者理解的內(nèi)容和文字，以及點(diǎn)校情況、文獻(xiàn)來(lái)源等問(wèn)題的解釋和說(shuō)明。包括題解、內(nèi)容注釋、語(yǔ)詞注釋、點(diǎn)校注釋、特殊文句注釋和來(lái)源及外形注釋等。

（1）檔案文摘的編寫(xiě)文摘是以提供文獻(xiàn)內(nèi)容梗概為目的，不加評(píng)論和補(bǔ)充解釋?zhuān)?jiǎn)明、確切記敘文獻(xiàn)重要內(nèi)容的短文。指示性文摘只是簡(jiǎn)略地介紹檔案的主題內(nèi)容，主要是給讀者提供檔案線索，并供讀者判斷是否需要閱讀原文。一般不超過(guò)250字。

2.濃縮型成果的編寫(xiě)和編制

報(bào)道性文摘應(yīng)對(duì)檔案原文的要點(diǎn)作比較詳細(xì)的摘錄。要全面反映檔案所記錄的具體對(duì)象、事實(shí)、數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)、方法、過(guò)程、結(jié)果或結(jié)論等，要使讀者不查閱原文便能了解原文的精華。一般以四五百字左右為宜。

（2）檔案內(nèi)容提要的編寫(xiě)提要又稱(chēng)解題、簡(jiǎn)介，是對(duì)文獻(xiàn)主要內(nèi)容及其基本觀點(diǎn)所作的簡(jiǎn)要介紹和評(píng)論。（3）檔案信息快報(bào)的編寫(xiě)快報(bào)是一種及時(shí)向用戶(hù)通報(bào)檔案信息的文獻(xiàn)。具備快、活、明三大特點(diǎn)。

（4）數(shù)據(jù)匯集的編制

這是以數(shù)字的形式反映基本情況或匯總科技信息，可供用戶(hù)隨時(shí)查閱的工具書(shū)式的檔案參考資料。（5）檔案信息手冊(cè)的編制這是圍繞特定題目匯聚有關(guān)檔案信息的工具書(shū)，包括專(zhuān)題科研手冊(cè)、設(shè)計(jì)手冊(cè)、生產(chǎn)技術(shù)手冊(cè)、安全生產(chǎn)手冊(cè)、商品銷(xiāo)售手冊(cè)、產(chǎn)品維修手冊(cè)等。

（1）大事記的編寫(xiě)這是按照時(shí)間順序,扼要記載一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、社會(huì)組織或者個(gè)人一段時(shí)間的重大事件和重要活動(dòng)的編研成果,又簡(jiǎn)稱(chēng)大事年表。大事記的主體部分是大事條目。各條目由大事記述和大事時(shí)間構(gòu)成。

大事記述要選事得當(dāng)、記事客觀、簡(jiǎn)明清楚、褒貶適度、信息源可靠。3.綜述型成果的編寫(xiě)

(2)企業(yè)組織沿革的編這是系統(tǒng)記載企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)范圍與規(guī)模，經(jīng)營(yíng)管理體制，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，人員配置的基本情況及其沿襲和演變的綜述型檔案編研成品（3）專(zhuān)題概要的編寫(xiě)這是筒要記述某一方面社會(huì)活動(dòng)或自然現(xiàn)象的基本狀況及其發(fā)生、發(fā)展、變化過(guò)程的檔案參考資料。（4）歷史綜述的編寫(xiě)

創(chuàng)新型即創(chuàng)作、論著型成果。其體裁，既有論文、專(zhuān)著、研究報(bào)告，又有文藝作品、視（音）頻專(zhuān)題節(jié)目和各類(lèi)廣告等。

4.創(chuàng)新型成果的撰寫(xiě)和創(chuàng)作（一）檔案提供利用的途徑與方法（二）開(kāi)放檔案

0710開(kāi)發(fā)利用檔案.ppt政府信息公開(kāi)條例.doc二、檔案的利用服務(wù)

我國(guó)檔案網(wǎng)站的資源建設(shè)與在線服務(wù)水平總體上比較低,特別是在檔案查詢(xún)、現(xiàn)行文件服務(wù)、網(wǎng)上課堂、多媒體檔案資源等指標(biāo)上,參評(píng)的大部分檔案網(wǎng)站都存在著功能缺失和資源匱乏的問(wèn)題。我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站測(cè)評(píng)項(xiàng)目綜述.pdf

改進(jìn)和優(yōu)化檔案網(wǎng)站

1.加強(qiáng)與電子政務(wù)網(wǎng)站的連接,推動(dòng)檔案網(wǎng)站的和諧化建設(shè)（與相關(guān)系統(tǒng)的連接）；2.加強(qiáng)檔案信息資源的深度和廣度,推動(dòng)檔案網(wǎng)站的資源化建設(shè)；3.加強(qiáng)與用戶(hù)之間的互動(dòng),推動(dòng)檔案網(wǎng)站的功能化建設(shè)；

我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站發(fā)展建議

4.加強(qiáng)欄目設(shè)置和信息內(nèi)容的完整性,推動(dòng)檔案網(wǎng)站的規(guī)范化建設(shè)；5.加強(qiáng)對(duì)用戶(hù)需求的關(guān)注,推動(dòng)檔案網(wǎng)站的人性化建設(shè)；6.加強(qiáng)檔案網(wǎng)站之間的互聯(lián)與共享,推動(dòng)檔案網(wǎng)站的集群化建設(shè)。

長(zhǎng)期陳列與臨時(shí)專(zhuān)題展覽檔案展覽的類(lèi)型_作用及要求.pdf

檔案展覽：1.時(shí)機(jī)要巧妙；2.角度要新穎；3.材料要有“檔案味”；4.展品要兼收并蓄；5.形式要多樣；6.宣傳要有亮點(diǎn)。辦好檔案展覽的_六要_.pdf

推廣和普及檔案展覽

第五節(jié)檔案信息化檔案信息化archivalinformationization

運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過(guò)程和工作方式8.1檔案信息化目標(biāo)與原則8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范.doc8.2.1電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類(lèi)型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

8.2電子文件的歸檔8.2.3歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見(jiàn)GB／T18894第6章。8.2.4電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見(jiàn)GB／T17678．1和GB／T18894。8.2.5加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一并歸檔。8.2.6文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn).pdf

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范.htm

總088電子文件管理.ppt

雙套制、一式3套、歸檔方式（在線與離線、邏輯與物理）、兩種鑒定、6條原則和安全保管電子文件的雙套制和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化

1、全程管理原則2、前端控制原則3、真實(shí)性保障原則4、完整性保障原則5、有效性保障原則6、安全性保障原則

電子文件管理的原則

4.2應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

1.全程管理原則

4.1：電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。4.3：應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。

電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

2.前端控制原則

2.0.5

真實(shí)性authenticity

電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時(shí)的原始狀況一致。3.0.7

建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定：1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開(kāi)始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。2應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性。

3