惠眾物業(yè)檔案資料管理制度

惠眾物業(yè)檔案資料管理制度（第一次修訂版）1.范圍本標準適用于惠眾物業(yè)管理有限公司的檔案管理工作，為確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，各企業(yè)的檔案管理可參照執(zhí)行。2.規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款，凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準?！稒n案室工作手冊》1988年5月上海市檔案局編《中華人民共和國檔案法》（1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改<中華人民共和國檔案法>的決定》修正）《中華人民共和國檔案法實施辦法》1999年6月7日國家檔案局第5號令《企業(yè)檔案管理規(guī)定》2002年7月22日國家檔案局、經貿委、計劃委員會聯合頒發(fā)3.術語檔案：是指一個單位在各項活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形狀和載體的材料，真實反映歷史記錄的全部資料和總和。檔案載體：指檔案除了基本的紙張以外，還包括照片，錄音和錄像磁帶、反映各種圖文數據的磁盤、光盤、以及金屬、塑料等各種材料制成的模型和記載榮譽內容的獎品等以備日后查考的實物。4.管理要求4.1公司檔案是本公司和國家的寶貴財富，應全部歸檔。任何個人和部門不應擅自保管、對外交流。4.2公司檔案工作納入經濟責任制的考核范圍，對公司各部門進行考核，并納入公司各類人員職責范圍之中，以保證檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)、安全和開發(fā)利用。4.3公司全體員工都應遵守國家和上級有關檔案工作的法規(guī)，執(zhí)行公司各項檔案管理制度。

5.資料或檔案的收集與保存

首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次，業(yè)主入住、進行房間調配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

6.資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類為以下幾類。

6.1工程技術資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

6.2業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表，進出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內容具體包括有經業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

6.3裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

6.4維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

6.5業(yè)主反饋信息：包括服務質量回訪記錄、業(yè)主意見和調查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

6.6本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

6.7行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

7.資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進行歸檔保存。

7.1檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

7.2對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

7.3檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

7.4根據檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

7.5各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業(yè)主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

7.6檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應避免無關人員任意進出，以保證檔案的安全和完善。

7.7所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內部員工可通過管理中心內部局域網，查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

9.業(yè)主檔案的跟蹤

當業(yè)主聯絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

10.過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。根據文檔的保存期限和性質，管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀，但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。業(yè)主檔案資料管理制度

11.相關記錄和表格物業(yè)移交驗收表物業(yè)名稱開工日期竣工驗收日期接管驗收日期建設單位設計單位施工單位監(jiān)理單位占地面積建筑面積移交內容房屋產權清冊份張供水供電合同份配套設施/設備/場地/房屋產權清冊份張住宅質量保證書和住宅使用說明書份移交顧客房屋鑰匙戶、把/戶土地使用權出讓證明份移交管理用鑰匙套地界界樁放點報告份小區(qū)規(guī)劃圖張建設用地規(guī)劃許可證份竣工總平面圖套張建設工程規(guī)劃許可證份單體建筑竣工圖套張建筑物命名、更名審批資料份單體結構竣工圖套張施工許可證份單體設備竣工圖套張建筑執(zhí)照份給排水竣工圖套張工程竣工驗收備案證明份電氣竣工圖套張工程規(guī)劃驗收合格證明份綠化竣工圖套張消防驗收合格證明份室外地下管網竣工圖套張環(huán)保達標驗收合格證明份道路、停車場竣工圖套張電梯（扶梯）合格證明和準用文件份戶型平面圖及水電線路圖套張民防工程竣工驗收合格證明份設備訂貨合同、合格證、隨機使用說明書、檢驗報告、隨機用工具清單套燃氣工程竣工驗收合格證明份所有設施設備安裝、測試、驗收記錄。套隱蔽工程等竣工驗收合格證明份售樓資料及規(guī)劃要點份移交意見：移交單位簽名蓋章：接收意見：接收單位簽名蓋章：二、房屋及公用設施等移交驗收交接表工程名稱:開工日期:竣工驗收日期:評定等級:接管驗收日期:物業(yè)管理單位:交接日期:設計單位:建設單位:監(jiān)理單位:施工單位:結構類型:建筑面積:層數:移交內容房屋住宅區(qū)公用設施、設備及公共場地房屋清單份張公用設施清單鑰匙發(fā)放戶數戶，每戶套公用設備清單單體建筑竣工圖套張公共場地清單單體水電竣工圖套張綠化竣工圖單體設備竣工圖套張室外竣工圖住宅區(qū)規(guī)劃圖套張其他附屬技術資料住宅區(qū)竣工總平面圖套張其他其他附屬技術資料套張其他套張交接意見：移交單位簽名蓋章：接收單位簽名蓋章：（房產發(fā)展商）（物業(yè)管理單位）三、建筑資料移交清單小區(qū)名稱_______________

移交樓自編號__________

名稱張數（三）綜合數據設計竣工(一)圖紙1．首層建筑平面圖（1）住宅①總面積m2②總投資：萬元③開工時間：竣工時間：④施工單位：2．標準層建筑平面圖3．非標準層建筑平面圖4．天面建筑平面圖5．天面防水大樣圖6．地下室建筑平面圖（2）道路：①面積m2②總長：m③投資萬元④竣工時間：⑤施工單位：7．下水池建筑圖8．上水池建筑圖9．道路圖10．（3）配套設施：①總面積m2②總投資萬元③公廁m2④垃圾站m2⑤工具房m2⑥環(huán)衛(wèi)用房m2⑦居委m2⑧派出所m2⑨停車場m2單車棚m2⑩托幼、學校用地面積：m2建筑面積:m2竣工時間：施工單位：11．（二）驗收1．建筑竣工驗收證明書份頁2．道路竣工驗收證明書份頁3．質量等級評定表份頁4．地下防水驗收證明書份頁5．施工中重大問題處理份頁6．移交方：廣東省XX房產開發(fā)公司工程部經辦簽字：年月日接收方：廣東XX物業(yè)管理公司經辦簽字：年月日四、經濟指標一覽表名稱數量名稱數量總規(guī)劃占地面積㎡室外消防栓個總規(guī)劃建筑面積㎡室內消防栓個建筑占地面積㎡高壓配電房間建筑容積率道路面積㎡停車場面積㎡低壓配電房間車位數量個變壓器房間大廈主線最大限額KVA水泵房間備用發(fā)電機最大發(fā)電量KW空調機房間梯燈盞電梯機房間樓層總數層電梯部大廈總高度㏕電表房間五、園林綠化資料移交清單小區(qū)名稱_______________

移交樓自編號__________________內容張數內容設計竣工（一）圖紙1．總平面圖（四）綜合數據1．

綠化面積：M22．

園建面積：M23．

設計單位：4．

施工單位：5．

投資：萬元6．

竣工時間：7．

①喬木：株品種：②灌木：叢品種：③綠籬：米品種：④草皮：M2品種：2．園林建筑圖3．噴淋地下布管圖4．照明系統(tǒng)圖5．照明地下布管圖6．廣播地下布管圖7．8．9．（二）批文1．報建資料份頁2．驗收資料份頁3．4．5．6．（三）其它注：資料均可采用復印件。移交方：經辦簽字：年月日接收方：經辦簽字：年月日六、公用機電設備驗收單設備名稱：規(guī)格型號：安裝位置：生產商：出廠時間：竣工驗收日期：接管驗收日期：設計單位：施工單位：建設單位：監(jiān)理單位：占地面積：建筑面積：開工時間：年月日完工時間：年月日保修期起計至終止時間：年月日至年月日驗收類別驗收內容配套資料訂貨合同份使用說明書份合格證份檢驗報告份竣工圖張驗收記錄張設備安裝測試記錄份隨機用工具清單份設備房環(huán)境/設備外觀天花墻壁地面照明應急燈安全措施減震噪聲門窗通風詳情記錄：符合要求畫“∨”，有缺陷畫“×”，無此項畫“--”，增加項補填。試運行情況現場實測技術性能及數據：初驗：存在問題復查、驗收結論（整改情況）：驗收人簽字欄設計單位：監(jiān)理公司：房地產公司工程部：施工/移交單位：移交人：年月日接收單位：鑰匙移交：把接收人：年月日說明：1、大型設備可作更詳細補充記錄。2、本記錄經雙方蓋章簽字后可作為驗收憑證，施工憑此表至建設單位辦理結算手續(xù)（未辦理接管移交的，開發(fā)商有權不予辦理結算）七、小區(qū)設備房鑰匙移交清單編號：序號設備房名稱鑰匙數量備注發(fā)電機房變電房配電房水泵房1水泵房2水泵房3水泵房4水泵房5水泵房6電梯機房1電梯機房2電梯機房3電梯機房4電梯機房5中央空調機房風機房閉路監(jiān)控室高低壓房移交單位：

接收單位：經辦人：

經辦人：年

月

日

年

月

日八、小區(qū)住宅鑰匙移交表編號：序號房號鑰匙數量備注移交單位：

接收單位：經辦人：

經辦人：年

月

日

年

月

日九、給排水系統(tǒng)圖紙目錄編號：序號名稱編號備注移交單位：

接收單位：經辦人：

經辦人：年

月

日

年

月

日十、施工許可證清單編號：序號名稱數量備注移交單位：

接收單位：經辦人：

經辦人：年

月

日

年

月

日十一、公用場地移交清單編號：序號場地名稱面積場地位置配套設施產權歸屬備注移交單位：

接收單位：經辦人：

經辦人：年

月

日

年

月

日十二、管理用房移交接管一覽表編號：序號用房用途面積位置產權歸屬備注移交單位：

接收單位：經辦人：

經辦人：年

月

日

年

月

日十三、水、電、消防資料移交清單小區(qū)名稱:

移交樓自編號:一、圖紙張數一、圖紙張數設計竣工設計竣工（一）給排水1。給水系統(tǒng)圖11．各類二次接線圖2．排水系統(tǒng)圖12．自發(fā)電配電系統(tǒng)圖3．首層給排水平面圖13．發(fā)電設備平面置圖4．標準層給排水平面圖14．機組及配電柜接線圖5．非標準層排水平面圖15．戶外路燈布線圖6．天面給排水平面圖（三）電梯1．機房設備布置圖7．地下室給排水平面圖2．控制線路圖8．泵房設備布置圖3．電氣接線圖9．生活泵電氣接線圖4．井道圖10．戶外給水管網圖(四)消防1．設備平面布置圖11．戶外排水管網圖2．噴啉管線圖1.戶外布線圖3．自動報警系統(tǒng)圖2．總配電系統(tǒng)圖4．自動報警接線圖3．電氣設備平面布置圖5．通風排煙電氣接線圖4．樓干線系統(tǒng)圖6．消防泵電氣接線圖5．首層電氣平面圖7．噴啉泵電氣接線圖6．標準層電氣平面圖8．1211控制線路圖7．非標準層電氣平面圖9．報警點分布平面圖8．變壓器接線圖（五）其它9．高壓配電柜接線圖10。低壓配電柜接線圖十四、房屋接管驗收表編號：VKWY7.5.4-S01-F2

版本：C/0

表格生效期:2005年2月1日

序號：物業(yè)名稱房號時間年月日電氣類電源箱電表接線盒燈具開關插座排氣扇門鈴詳情記錄：建筑類大門、房門、落地門、貓眼、門鎖、門碰等墻面天花地面窗戶窗臺衣柜廚柜鏡子臺面衣架毛巾架陽臺護欄樓梯詳情記錄：給排水類浴缸、洗手盆、花灑、鏈堵等座便器水箱配件熱水器給水管表閥洗菜盆水龍頭地漏單元門詳情記錄：居家報警系統(tǒng)鍵盤門磁緊急按鈕煤氣報警器紅外探測器保安對講詳情記錄：其它排煙管道煤氣灶煤氣管表閥消毒柜抽油煙機預留部位室內衛(wèi)生詳情記錄：水表對號電表對號燃氣表對號問題整改情況:復查人:年月日甲方代表：日期：乙方代表：日期：物業(yè)代表：日期：說明：1.本項配件齊全或無破損作“∨”記號，有缺損作“×”記號，并在詳情記錄欄內寫明位置及缺損情況，以便承建商整改、復查。

2．如有其它項目，請?zhí)顚懺诳崭窭铮瑳]有的項目請在對應空格里畫“——”

第一聯:

管理處

第二聯:

甲方

第三聯：乙方

十五、設備/設施接管驗收記錄表編號：VKWY7.5.4-S01-F1

版本：C/0

表格生效期：2005年2月1日

序號：部門設備名稱規(guī)格型號配套工具配套鑰匙配套資料訂貨合同份使用說明書份合格證份檢驗報告份竣工圖張驗收記錄張設備安裝測試記錄份隨機用工具清單份設備房環(huán)境地面墻面天花降噪減震應急燈詳情記錄：注：本項符合要求畫“∨”，有缺陷畫“×”，無此項畫“——”，增加項補填。存在問題整改情況復查人：甲方代表：日期：乙方代表：日期：物業(yè)代表：日期：說明：《物業(yè)接管驗收標準》中“設施部分”、“配套部分”驗收各填寫一張

表，“設備部分”驗收每種設備填寫一張表，如填寫位置不夠可另附頁。

第一聯：管理處

第二聯：甲方

第三聯：乙方

十六、設備/設施接管驗收記錄表編號：VKWY7.5.4-S01-F1

版本：C/0

表格生效期：2005年2月1日

序號：部門設備名稱規(guī)格型號配套工具配套鑰匙配套資料訂貨合同份使用說明書份合格證份檢驗報告份竣工圖張驗收記錄張設備安裝測試記錄份隨機用工具清單份設備房環(huán)境地面墻面天花降噪減震應急燈詳情記錄：注：本項符合要求畫“∨”，有缺陷畫“×”，無此項畫“——”，增加項補填。存在問題整改情況復查人：甲方代表：日期：乙方代表：日期：物業(yè)代表：日期：說明：《物業(yè)接管驗收標準》中“設施部分”、“配套部分”驗收各填寫一張

表，“設備部分”驗收每種設備填寫一張表，如填寫位置不夠可另附頁。

第一聯：管理處

第二聯：甲方

第三聯：乙方

十七、管理用鑰匙移交清單編號：VKWY7.5.4-S01-F3

版本：C/0

表格生效期：2005年2月1日

序號：部門：序號鑰匙名稱移交時間移交數量門鎖狀況備注移交人：

接收人：

接收日期：十八、房屋接管(公用部分)驗收記錄表區(qū)(樓)名稱:

移交樓自編號:

統(tǒng)計樓道天面外墻等公共部位問題處,下水道問題處配項,問題處問題共處道,問題處評價道:均好可以有小問題較差配套:均好可以有小問題較差公共部位:均好可以有小問題較差普遍性問題及整改建議:較大問題及整改建議:接收人簽名接收日期年月日接收組負責人簽名跟蹤責任部門整改結果跟蹤責任部門負責人簽名:年月日注:1.較大問題所指參照報告單(二)、（三）；2．內容填不下時另紙附后，本表由資料及管理處存檔.十九、工

資

表部門：

年

月工號姓名工作日數量崗位工資津貼獎金扣繳稅前工資稅后工資其它實發(fā)工資學歷職稱社會工齡企業(yè)工齡小計效益平均特別小計