醫(yī)療文件歸檔及保存管理制度

醫(yī)療文件歸檔及保管管理制度第一章總則第一條目的為了規(guī)范醫(yī)院的醫(yī)療文件的歸檔及保管工作，確保醫(yī)療文件的安全性、完整性和準(zhǔn)確性，方便醫(yī)院業(yè)務(wù)的開展和信息的查詢，特訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于醫(yī)院全部部門和相關(guān)人員。第三條定義醫(yī)療文件：指醫(yī)療機(jī)構(gòu)在診治過程中所產(chǎn)生、收集、儲存的各類書面、電子信息資料，包含但不限于病歷、檢查報告、處方、醫(yī)囑、手術(shù)記錄等。歸檔：指醫(yī)療文件的整理、分類、編號、裝訂等工作，確保醫(yī)療文件的完整性和易于檢索。保管：指醫(yī)療文件的儲存和保管工作，確保醫(yī)療文件的安全性和長期保管。第二章醫(yī)療文件歸檔管理第四條歸檔責(zé)任各科室負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的分類、整理、裝訂和編號工作。醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)引導(dǎo)各科室的歸檔工作，并對歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。第五條歸檔原則醫(yī)療文件歸檔應(yīng)依照規(guī)定的分類體系和排序原則進(jìn)行。醫(yī)療文件應(yīng)依照時間先后次序進(jìn)行歸檔，確保歸檔次序的連貫性和完整性。對于涉及機(jī)密和緊要性的醫(yī)療文件，應(yīng)有專人進(jìn)行監(jiān)督并采取安全措施。第六條歸檔程序歸檔前，應(yīng)對醫(yī)療文件進(jìn)行整理和分類。具體歸檔程序包含：編制歸檔目錄，明確文件的類別和編號規(guī)定。對已整理和分類的文件進(jìn)行裝訂，并粘貼標(biāo)簽，標(biāo)明歸檔編號和日期。按歸檔目錄進(jìn)行歸檔，確保文件的有序性和易于查詢。歸檔后的文件及時報送醫(yī)務(wù)部門備案。第七條歸檔要求醫(yī)療文件歸檔應(yīng)依照機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件分類和編號規(guī)定進(jìn)行。歸檔文件應(yīng)包含文件名稱、日期、歸檔編號、責(zé)任人和歸檔位置等信息。歸檔文件應(yīng)保持乾凈、完整，不得有涂寫、劃線、破損和污損現(xiàn)象。第八條歸檔查詢各科室應(yīng)保存歸檔目錄和文件備案，方便日常查詢和合理利用。對于需要查詢的醫(yī)療文件，應(yīng)填寫查詢申請，并經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。查詢記錄應(yīng)及時更新和歸檔，確保查詢流程的透亮和可追溯性。第三章醫(yī)療文件保管管理第九條保管責(zé)任醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的保管工作。各科室、醫(yī)生和工作人員應(yīng)按規(guī)定將醫(yī)療文件及時交予醫(yī)務(wù)部門進(jìn)行保管。第十條保管要求醫(yī)務(wù)部門應(yīng)訂立合理的醫(yī)療文件保管方案，包含紙質(zhì)文件和電子文件的保管方式、設(shè)備和環(huán)境條件等。紙質(zhì)醫(yī)療文件應(yīng)妥當(dāng)保管，防止遺失、損毀和泄露。電子醫(yī)療文件應(yīng)采取安全措施，保護(hù)數(shù)據(jù)的完整性和機(jī)密性。第十一條保管期限普通醫(yī)療文件的保管期限為十年，自患者最終就診日起計算。對于涉及法律糾紛、醫(yī)療事故等特殊情況的醫(yī)療文件，保管期限需依據(jù)相關(guān)法律和規(guī)定進(jìn)行調(diào)整，并注明原因。第十二條銷毀程序醫(yī)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)保管期限和銷毀要求，訂立醫(yī)療文件的銷毀程序。銷毀程序包含：編制銷毀目錄，明確銷毀文件的類別和銷毀日期。對待銷毀的文件進(jìn)行核實(shí)和確認(rèn)，確保不涉及保存和必需的查詢。對已確認(rèn)的文件進(jìn)行銷毀，并制作銷毀記錄，注明銷毀日期和銷毀人員。第十三條丟失和損毀處理凡發(fā)現(xiàn)醫(yī)療文件丟失或損毀的，應(yīng)及時向醫(yī)務(wù)部門報告，并按規(guī)定進(jìn)行登記和處理。對于丟失或損毀的緊要醫(yī)療文件，應(yīng)及時啟動復(fù)原程序，并進(jìn)行備案和報告。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十四條監(jiān)督責(zé)任醫(yī)務(wù)部門負(fù)責(zé)對醫(yī)療文件的歸檔和保管工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，并定期向上級主管部門報告工作情況。各科室和相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)對醫(yī)療文件管理工作的自我監(jiān)督，確保工作的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。第十五條違規(guī)處理對于違反本制度和醫(yī)療文件管理相關(guān)規(guī)定的人員，醫(yī)院將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。對于嚴(yán)重違反法律法規(guī)的人員，將移交給有關(guān)部門處理，并保存追究法律責(zé)任的權(quán)利。第五章附則第十六條本制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院全部。第十七條本制度自公布