會議使用用品管理制度

會議使用用品管理制度第一章總則

為確保會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，明確會議使用用品的管理職責(zé)，特制定本制度。

一、制度依據(jù)

本制度依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對會議使用用品的管理進(jìn)行規(guī)范。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門組織的各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。

三、會議用品定義

會議用品指在會議過程中所需的各類物品，包括但不限于：文具、設(shè)備、資料、茶水等。

四、管理原則

1.統(tǒng)一采購：會議用品的采購由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保用品質(zhì)量及價(jià)格合理。

2.分類管理：根據(jù)會議用品的種類，實(shí)行分類管理，明確各類用品的保管、使用、維修及報(bào)廢責(zé)任。

3.定期檢查：行政部門定期對會議用品進(jìn)行檢查，確保用品的完好、充足。

4.節(jié)約使用：提倡節(jié)約使用會議用品，減少浪費(fèi)，提高利用率。

五、責(zé)任劃分

1.采購責(zé)任：行政部門負(fù)責(zé)會議用品的采購、驗(yàn)收、保管及分發(fā)。

2.使用責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)本部門會議用品的使用及維護(hù)，確保用品的完好。

3.報(bào)廢責(zé)任：會議用品達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，由行政部門統(tǒng)一處理。

六、違規(guī)處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)，私自使用、損壞或轉(zhuǎn)借會議用品的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.嚴(yán)重違反本制度，造成公司損失的，依法追究相關(guān)人員責(zé)任。

七、制度修訂

本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋，并根據(jù)公司實(shí)際情況適時(shí)修訂。修訂后的制度報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以實(shí)施。

八、生效日期

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，確保會議使用用品管理的規(guī)范化、制度化。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程中的各項(xiàng)工作，本章對會議流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定詳細(xì)的會議議程，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議題等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，至少提前3個(gè)工作日向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的各類材料，包括但不限于：會議議程、相關(guān)文件、報(bào)告等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者或指定人員負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時(shí)到場。

2.會議主持人：會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按照議程進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：會議期間，參會人員應(yīng)圍繞會議主題進(jìn)行發(fā)言，每人發(fā)言時(shí)間不超過規(guī)定時(shí)長。

4.會議討論：會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分討論，確保會議議題得到充分解決。

三、會議決策

1.提出決策方案：會議主持人或參會人員可提出決策方案，包括但不限于：問題解決方案、工作計(jì)劃等。

2.表決：對于需要表決的決策方案，會議主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行表決，表決結(jié)果需達(dá)到規(guī)定比例方可通過。

3.形成會議紀(jì)要：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議討論和決策結(jié)果，形成會議紀(jì)要。

四、會議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議成果和下一步工作要求。

2.退還會議材料：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議材料退還給會議組織者或指定人員。

3.會議記錄：會議組織者應(yīng)將會議過程和決策結(jié)果記錄在案，以便后續(xù)跟蹤落實(shí)。

五、會議后續(xù)

1.會議紀(jì)要的分發(fā)：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，由會議組織者發(fā)送給參會人員。

2.跟蹤落實(shí)：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的落實(shí)，確保會議成果得以實(shí)現(xiàn)。

3.反饋與評估：會議組織者應(yīng)定期收集參會人員對會議流程和會議成果的反饋，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對會議成果的跟蹤管理，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行具體規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與審核

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者在會議結(jié)束后及時(shí)編制，準(zhǔn)確記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果和分工安排。

2.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人或指定人員進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.審核通過后的會議紀(jì)要，應(yīng)由會議組織者進(jìn)行統(tǒng)一編號，便于管理和查閱。

二、會議紀(jì)要的分發(fā)與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，由會議組織者通過郵件、OA系統(tǒng)等方式分發(fā)給所有參會人員。

2.會議組織者應(yīng)確保紀(jì)要傳達(dá)到位，對于未能參加會議的人員，應(yīng)采取其他方式通知其會議內(nèi)容和決策結(jié)果。

三、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會議組織者應(yīng)明確會議決策的責(zé)任人和完成時(shí)限，確保各責(zé)任人清晰了解自己的工作任務(wù)。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問題。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議組織者應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通，尋求解決方案。

四、會議決策的反饋與評估

1.會議決策執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會議組織者反饋工作進(jìn)展和存在的問題。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)反饋情況，對會議決策進(jìn)行評估，必要時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃和分工安排。

3.每隔一定周期，應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行全面評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)在分發(fā)和傳達(dá)完畢后進(jìn)行歸檔，由會議組織者負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號，便于查閱和追溯。

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理，確保資料的完整性和連續(xù)性。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，本章對會議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)等信息。

2.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會議室資源，確保會議室的合理分配和使用。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂部門需按時(shí)使用會議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括桌椅、投影儀、音響等設(shè)備。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室在會議開始前布置完畢，并檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保會議順利進(jìn)行。

3.會議室布置應(yīng)考慮安全因素，避免出現(xiàn)安全隱患。

三、會議室使用

1.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔，不在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室設(shè)備的正常使用，如遇故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門處理。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)備安全。

四、會議室維護(hù)與保潔

1.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室保潔工作由行政部門負(fù)責(zé)，確保會議室衛(wèi)生整潔，為會議創(chuàng)造良好環(huán)境。

3.會議期間，如有損壞公物現(xiàn)象，責(zé)任部門或個(gè)人需照價(jià)賠償。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施正常。

2.會議組織者應(yīng)關(guān)注會議室安全狀況，如遇緊急情況，及時(shí)采取相應(yīng)措施，確保人員安全。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

六、會議室資源調(diào)配

1.行政部門根據(jù)公司實(shí)際需要，合理調(diào)整會議室資源，提高利用率。

2.在確保公司內(nèi)部會議需求的前提下，可將會議室對外開放，為公司創(chuàng)造額外收益。

3.會議室資源調(diào)配應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門利益均衡。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度