檔案管理方法

精品文檔就在這里-------------各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應(yīng)有盡有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------精品文檔---------------------------------------------------------------------檔案整理的質(zhì)量要求一、檔案整理幾個概念(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

（二）檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

（三）檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

（四）檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

（2）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進(jìn)行整理。

2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

5）以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

（1）全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

（2）企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，

（3）聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

6）按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊檔案排架。二、檔案分類、檔號編制（一）檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

（二）檔案的分類和大類設(shè)置辦法

1、大類的設(shè)置

原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

2、各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

1）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔文件整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。2）保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類。

此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。

以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。

以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

3）問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司）。

此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

4）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的。

此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

（1）采用類別--保管期限—年度分類法。即先將報表、賬簿、憑證、其他按類分開，再按期限、年度、時間排列，歷年各編一個案卷流水號。

（2）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為軟盤、光盤等；

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類（也可以分為可折疊類和不可折疊類等）。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

（三）檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

1、全宗號的編制

全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標(biāo)識為“142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

2、目錄號編制。

填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1）一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表實(shí)物檔案。

2）采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3）目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案

目錄號

y1

代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2

代表長期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3

代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。

3、案卷（件）號、頁號

1）案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，若超過1000卷要重新編制目錄號、案卷號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號。

2）件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3）頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷（件）內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。卷（件）內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)。

頁號的位置：整卷裝訂的案卷，頁碼應(yīng)編在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，頁碼應(yīng)編在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號。

我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。打印件已經(jīng)編有頁碼的可不必再編，底稿頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字續(xù)編。

整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號、目錄號、案卷號。三、檔案整理的質(zhì)量要求

（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。

1）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；

2）收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集；重大活動事件材料的收集；

3）文電合一；

4）底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；

5）有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；

6）附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

1）時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的．分年度時．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。

遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

（1）跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請示年度；

跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度；

跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度；

跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度；

跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；

法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

（2）專門年度，以專門年度為一年。如學(xué)校的教學(xué)檔案。

（3）沒有標(biāo)明落款日期的文件材料．應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

（4）臨時性機(jī)構(gòu)，存在時間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。存在時間長的必須按年度立卷。

2）來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

3）內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。

按問題組合要注意以下幾點(diǎn)：

（1）同一個問題、一次會議、一項(xiàng)工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。

（2）綜合性文件和涉及兩個以上問題的文件歸入綜合類。如檔案局的一份年度工作總結(jié)，一份涉及檔案法制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、科教問題的文件均歸入綜合類。

（3）文電應(yīng)合一組卷。

（4）單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。

（5）不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等要與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。

（6）在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4）正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案類

根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。鑒定時把握四句話：以我為主（即本機(jī)關(guān)形成的文件都應(yīng)存檔、占檔案的大頭，且永久為多）、以人為本（即涉及個人的材料除了縣級以下的獎勵、警告以下的處分都是永久保管）、重視執(zhí)法（凡是跟行政執(zhí)法有關(guān)的多是永久），本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高。結(jié)合我縣實(shí)際，我對8號令分級別，分期限進(jìn)行了梳理，如下：

（1）上級機(jī)關(guān)文件：上級主管機(jī)關(guān)和各級黨委、政府及職能部門關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、研究本機(jī)關(guān)工作的會議紀(jì)要、人員任免、人員編制、縣級以上對本機(jī)關(guān)或人員的表彰及本機(jī)關(guān)起草的由它印發(fā)的重要業(yè)務(wù)文件等；省部級以上機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時形成的文件，省部級以下機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時形成的重要事由文件；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等；上級機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的批復(fù)等永久保管。

省部級以下機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時形成的一般事由文件；參加上級機(jī)關(guān)召開重要業(yè)務(wù)工作會議主要材料（如領(lǐng)導(dǎo)報告）、上級機(jī)關(guān)比較重要的文件、各級黨委政府有關(guān)本行業(yè)一般業(yè)務(wù)的文件30年保管。其他要貫徹執(zhí)行或查考的文件及明傳電報

10年保管

（2）本機(jī)關(guān)重要文件永久保存。

一是反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌和主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議、局務(wù)會記錄、會議紀(jì)要，黨代、人代、政協(xié)會、工青婦代會、工作會議和專題會議材料主要件（指請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要）；本單位編輯、編寫的大事記、組織沿革、年鑒等；本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、組織簡則、印信啟用和作廢等；年度和年度以上的計劃、總結(jié)、匯報、統(tǒng)計材料；重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料；代表本單位參加上級工作會議的重要典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)介紹，本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性業(yè)務(wù)，中長期規(guī)劃、綱要等；聯(lián)合行文中本局為主的重要性文件；重要業(yè)務(wù)（方針政策法規(guī)性）問題的請示及批復(fù)（含上級對本級、本級對下級）；出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的重要文件材料（指發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀(jì)要等）；人大政協(xié)機(jī)關(guān)的提案答復(fù)材料。

二是機(jī)關(guān)行政及事物管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如：行政管理工作制度、程序、規(guī)定，行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（指固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評估）等，不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)的確認(rèn)，20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件）；機(jī)關(guān)事物管理中形成的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料，與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（指涉外、金額巨大、時效性長、涉及面廣）等文件材料，國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）重要文件材料（機(jī)關(guān)房產(chǎn)、機(jī)動車等價值相對較大，使用壽命周期較長的），職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)；財務(wù)審計結(jié)論

、決算報表、本單位制作的工資發(fā)放表；有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計劃生育、中心工作等方面的重要材料；行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償重要件；執(zhí)法檢查情況匯總、通報、整改通知等。

三是機(jī)關(guān)人事管理、紀(jì)檢活動的文件材料。如：人事任免、獎勵材料（縣級以上）、處分材料（警告以上）、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料，復(fù)員軍人安置；人事考核、職稱評審；職工調(diào)動、職工名冊、黨團(tuán)員名冊、黨團(tuán)材料等。紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的重要綜合性報告、調(diào)查材料（黨員受到黨內(nèi)違紀(jì)處分）；一把手述職、述廉建設(shè)總結(jié)。

本機(jī)關(guān)一般性文件定期保存。

其中30年的有：一是反映機(jī)關(guān)一般歷史面貌和一般職能活動的文件：如黨代、人代、政協(xié)會、工青婦代表大會的一般件（重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計劃、總結(jié)等），本機(jī)關(guān)召開工作會、專題會、承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的一般件（典型材料、代表發(fā)言及交流材料、簡報、新聞報道），本機(jī)關(guān)為協(xié)辦會議的主要件；職工會議記錄，年度以下的綜合性匯報材料；中心組學(xué)習(xí)計劃、日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議記錄；上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)或本機(jī)關(guān)工作時形成的一般文件及本地區(qū)或本機(jī)關(guān)的工作匯報材料；代表本單位參加上級工作會議的一般事由性典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)介紹；本機(jī)關(guān)起草的一般業(yè)務(wù)文件，代上級機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿；出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的一般件（出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄），本單位對人大的交辦函、政協(xié)的提案及領(lǐng)導(dǎo)的批示所做的答復(fù)；本級簡報，報紙、期刊、上級簡報中有自己單位的重要信息等。

二是機(jī)關(guān)行政及事物管理、行政執(zhí)法活動的一般文件材料：20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料；機(jī)關(guān)財務(wù)預(yù)算，機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料；機(jī)動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料；職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則；職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請；重要接待工作的計劃、方案；其他有處理結(jié)果的信訪材料；機(jī)關(guān)辦理事業(yè)單位登記、機(jī)構(gòu)代碼、物價年檢、年審文件材料；行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻囊话阄募牧稀?/p>

三是機(jī)關(guān)人事管理、紀(jì)檢活動中形成的人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件；

受縣級以下表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件，受到警告處分的人員處分材料

；紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的一般綜合性報告、調(diào)查材料；黨支部會議記錄，個人述職、述廉建設(shè)總結(jié)。

10年保存的有：各種會議討論未通過的文件，本機(jī)關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的次要件（委員會、分會會議和學(xué)術(shù)會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排），本機(jī)關(guān)為協(xié)辦會議的一般件（典型材料、代表發(fā)言、交流材料、簡報），職工業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、政治學(xué)習(xí)記錄；年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料；一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料；本級情況反映、工作信息等；黨、團(tuán)、工會工作活動中形成的情況反映、工作簡報；聯(lián)合行文本局協(xié)辦的一般性文件；一般業(yè)務(wù)問題的請示與批復(fù)、批示（含上級對本級、本級對下級）；行政管理工件中形成的備案文件，人事考察及備案材料

；財務(wù)經(jīng)費(fèi)請示及批復(fù)、月度報表、從工資發(fā)放中心拿回來的工資發(fā)放表、勞動情況月報、醫(yī)保、社保、公積金余額報表；一般接待工作的計劃、方案；與有關(guān)單位簽訂的一般合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（金額小、臨時性、事物性）等文件材料；國有資產(chǎn)管理一般文件（指設(shè)備價值相對不高，使用壽命周期相對較短，若干年后就要淘汰、重新更換的）；沒有處理結(jié)果但需要保存信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計劃生育、中心工作等方面的一般材料（如成立領(lǐng)導(dǎo)小組、保衛(wèi)安全檢查、調(diào)查記錄）；與上級及各部門簽定的年度責(zé)任狀。

（3）同級機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

（4）下級機(jī)關(guān)文件：報送的重要的總結(jié)、報告保存30年；一般的保存10年。

B、會計檔案。

（1）會計憑證：保管15年。

（2）會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

（3）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。

（4）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?。設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久或長期。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級要求辦。(二)外形要求

1、裝具要求。

（1）采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。

(2)購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、用于裝“件”的小型縫紉機(jī)、打孔機(jī)、塑料螺釘、不銹鋼夾等，用于起訂書針的起訂機(jī)、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、起訂器、漿糊或膠水等。2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

3、案卷或文件裝訂要求。

案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件"，使其便于保管和利用。

1）在裝訂前,已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整，復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。

2）必須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍，刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

3）裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

4）對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。

5）對于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上。

6）空白紙張必須抽除出去。

7）以‘件“和以”卷“整理檔案的具體裝訂要求：

（1）單份文件裝訂。

裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。

永久保管的卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機(jī)軋邊等方式，裝訂時以文件的左側(cè)為裝訂邊。

30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。

裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補(bǔ)充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見）應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；

外單位的來文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件，但須排列在一起；

會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；

報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。

未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。

（2）整卷裝訂的案卷。

裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學(xué)籍檔案）應(yīng)將右、下側(cè)對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側(cè)、下側(cè)。

采用三孔一線的方法裝訂，棉線要勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面。

（3）不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。（三）排列編目要求

1、歸檔文件的排列。

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結(jié)合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項(xiàng)撥款、召開一次會議。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列。

1）同一事由的歸檔文件排列

內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級分別排列，不同級別內(nèi)再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結(jié)、匯報等順序排列。

2）不同事由的歸檔文件排列．

（1）按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結(jié)時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。

（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、全縣檔案工作會議材料、工作計劃、總結(jié)、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。

（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列

a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。

b、一個事由，幾個地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時間排列。如基層上報的工作總結(jié)、統(tǒng)計、年報、花名冊。

c、非訴訟案件材料，按決定（或批復(fù)）----報告---調(diào)查旁證----個人交代材料等順序排列。

（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級排列?？砂础白髡?---問題---名稱----時間”交叉組配排列。

3）密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后

4）對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免。

2、蓋歸檔章

歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。一個單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項(xiàng)。歸檔章式樣如下：歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項(xiàng)。

1）全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號。

2）年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007“

3）保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。

4）件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。

室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。

館編件號的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。。

5）盒號：檔案盒的排列順序號。

6）頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。

7）機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。（我縣這欄可以不填）

3、卷內(nèi)文件或歸檔文件編目。

編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計算機(jī)檢索的需要。

目錄項(xiàng)目包括件號或順序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)或頁號、備注七項(xiàng)。用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。

填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時．應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。

卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區(qū)別：

（1）卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號，歸檔文件目錄第一欄是件號。

順序號是卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫的序號，按照文件的合理排列，要求一份文件對應(yīng)一條目錄，一條目錄對應(yīng)一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號應(yīng)與順序號一致。順序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；

件號，即文件的排列順序號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據(jù)一個欄目。批復(fù)與請示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應(yīng)在同一個保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號必須相連。

（2）卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁號，歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)

頁號，即填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。

頁數(shù)，即填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。

2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

（1）責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“邵東縣檔案局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。

（2）聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個責(zé)任者，可寫前三個，后加“等”字。

（3）對于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“（）”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；

（4）未署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)考證清楚一并填寫；

（5）另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；

（6）花名冊、介紹信、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無批準(zhǔn)單位印章的以填報單位所寫字樣為準(zhǔn)；

3)文號：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

（1）文號一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正，可用三排編寫。

（2）文號中的年度要用[

]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號”。（3）少數(shù)文號中出現(xiàn)無字號、無年度而只有數(shù)字號的情況，注意有則有，無則無。

（4）文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。

4)題名：即文件標(biāo)題。填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個部分照實(shí)抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《

》和“

”的，要增補(bǔ)。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準(zhǔn)，做到一字不落。

填寫題名須注意：

（1）應(yīng)按文件上的標(biāo)題填寫，不得隨意更正，但責(zé)任者欄填了作者，則可在題名中省略作者，如《邵東縣委辦縣政府辦關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，責(zé)任者欄已經(jīng)寫了“邵東縣委辦縣政府辦”，那么題名欄只需寫“關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見”；若正題名能反映文件內(nèi)容時，則可省副題名；并列題名在需要時與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應(yīng)抄錄．外加“【

】”，以防漏檢。會議文件中的領(lǐng)導(dǎo)人講話材料，正、副標(biāo)題最好錄齊。

（2）文件沒有題名或題名含義不清．不能全面揭示文件內(nèi)容時，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“[

]”號，以區(qū)別于文件原有標(biāo)題，方便檢索。例如文件標(biāo)題是“通知”、委托書”、“支持信”、“承諾書”、“確認(rèn)函”、“抵押書”、“公證書”、“協(xié)議書”、“申請書”、“便函”子樣的，必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫一條簡捷的題名，并加[

]；批轉(zhuǎn)性通知只引用發(fā)文字號的，也應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題；只寫了“工作動態(tài)”、“情況反映”、“簡報”、“會議紀(jì)要”、等字樣的，必須補(bǔ)錄齊全文件上的實(shí)際題名。

（3）永久保存的會議記錄必須擬出每次會議的內(nèi)容，期次、時間，一次會議做為一件，但可以按原狀以本為裝訂單位。會議題名外加“[

]”；

（4）針對性文件題名，如任免、調(diào)配、獎懲、出訪、優(yōu)秀人員批件等人事方面的文件材料，涉及本單位人員，其人員名稱照實(shí)抄錄，針對本機(jī)關(guān)的人名附在題名后，并加“（）”，上級研究本單位有關(guān)工作的會議紀(jì)要等，必須在原題名后用“（）”標(biāo)出研究內(nèi)容等;

（5）批復(fù)與請示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，本是一份文件的兩個部分，雖然只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以作為副標(biāo)題另外占行書寫。重要文件的定稿、草稿與歷次修改稿只編一個件號，但其題名可以分別占一行登錄；

（6）相同的文件標(biāo)題，如工作計劃、總結(jié)和報表不能打省略號；

（7）干部調(diào)動介紹信、黨團(tuán)組織關(guān)系存根、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等一本為一件的，必須寫出每個人員的姓名，一行可多寫幾個名字。一般被批準(zhǔn)單位這方面材料少可以一人為一件。較多則6人為一件，題目必須在干部調(diào)動介紹信后面用“（）”標(biāo)出6個人的姓名。

各種題名的具體寫法如下：

5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時的日期。

1）多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時間。

2）一份文件有幾個時間特征的，以具有法律效力的為準(zhǔn)。

3）幾份文件為一件的，以正本為準(zhǔn)，回復(fù)性以復(fù)文為準(zhǔn)。

4）對沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫，外加“[

]”。實(shí)在不清楚月日的用4個0代替。如20080000。

（5）具體填寫日期項(xiàng)應(yīng)用8位阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年度、月、日。用2行排列

如20080802。

6)備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。

1）文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，需在備注中注明；

2）有重復(fù)的文件需在備注中說明；

（3）傳真件需在備注中注明；

（4）文件有破損，影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明；

（5）

文件秘級應(yīng)在備注中注明；

（6）只有請示沒有批復(fù)的，注明缺批復(fù)；

（7）只有復(fù)印件缺原件的，注明缺原件。

（8）會議記錄里每次會議的起頁號填寫在備注欄中，方便查閱。

需要說明的內(nèi)容較多，在備注欄加注“*”，具體內(nèi)容填在盒（卷）內(nèi)備考表中（四）歸檔文件裝盒及書寫要求。

1、歸檔文件的裝盒

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒。裝盒時．應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。裝盒的具體要求是：

（1）不同形成年度的歸檔文件一般不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問題〕的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。

（2）裝盒時應(yīng)視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三種。

（3）檔案盒是歸檔文件的裝具。檔案盒可豎式擺放，也可橫式擺放。

2、檔案盒書寫要求。

1）封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），如“邵東縣檔案局局”。為了美觀標(biāo)準(zhǔn)，我縣今年統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。2）檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)不同的擺放方式，在盒脊或底邊準(zhǔn)確填寫各檢索項(xiàng)。項(xiàng)目有:全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。前三項(xiàng)的填寫照歸檔章，刻章蓋印。問題欄可以用鉛筆標(biāo)明該盒檔案事由，如“上級黨群、行政管理”，方便檢索。起止件號欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“/”號連接；館編件號待檔案移交進(jìn)館時再行編制。盒號是指檔案盒的排列順序號，盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水號編制。

《規(guī)則》要求在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。為方便檔案室管理，我縣規(guī)定檔案室統(tǒng)一用鉛筆編制填寫盒號。

（五）檔案卷皮書寫要求。文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)

1、封面項(xiàng)目有：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數(shù)、保管期限。

1）立檔單位名稱。全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“簡稱為“湖南省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。為了美觀標(biāo)準(zhǔn)，我縣今年統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。

2）類目名稱填寫大類名稱，類目名稱指全宗內(nèi)文件中分類方案的第一級類目名稱。即按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫組織機(jī)構(gòu)名稱；按問題分類的，填寫問題類別名稱。在一個全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。如法規(guī)檔案、學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案，我縣這項(xiàng)也可不填；

3）案卷名稱即案卷標(biāo)題，擬寫案卷標(biāo)題要求文字簡練通順、標(biāo)點(diǎn)正確，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成，要求高度概括卷內(nèi)文件材料，如“縣教育局下發(fā)的關(guān)于黨群，行政管理方面的決定、意見、通知”；填寫時要求根據(jù)題名字?jǐn)?shù)的多少排列勻稱，位置要適中醒目。

4）時間即文件起止日期，按卷內(nèi)最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填寫；

5）頁數(shù)填寫該卷檔案的總頁數(shù)；

6）保管期限填該卷檔案鑒定的保存期限。如鑒定為“永久”二字，長期、短期類推。

7）封面的右上角有一個框，其項(xiàng)目有全宗號、目錄號、案卷號三項(xiàng)。具體填寫見前面檔號編制。2、檔案卷皮背脊項(xiàng)目有：全宗號、目錄號、案卷號、案卷標(biāo)題、年度、保管期限。填寫同封面，案卷標(biāo)題下要先豎直寫出立檔單位簡稱，如“縣檔案局”，再空兩格按照案卷封面上的案卷名稱從左至右豎直填寫，字?jǐn)?shù)多可縮寫，如“縣檔案局會議記錄、工作計劃總結(jié)、崗位責(zé)任制”。

（六）填寫卷末或盒底備考表。每卷卷尾或盒底應(yīng)放置備考表，備考表項(xiàng)目包括：盒（卷）內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，

說明卷（盒）內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，填寫立卷人、檢查人和時間，以示負(fù)責(zé)。去年開始縣檔案局已將備考表印制在文書檔案盒底。

1、盒（卷）內(nèi)文件情況說明要求填寫盒（卷）內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補(bǔ)充移出、銷毀等情況。

2、整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任；

3、檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。此項(xiàng)一般由機(jī)關(guān)檔案人員填寫，也可與機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)署。

4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。

備考表放置在檔案盒的最底層。去年開始縣檔案局已將備考表印制在檔案盒底。（七）編制立卷說明或歸檔文件整理說明。

各立檔單位在整理完畢當(dāng)年的檔案后，必須編制立卷說明或歸檔文件整理說明，打印6份，4份放永久檔案的歸檔文件目錄冊里，置于索引的前面。一份放全宗卷里，一份存檔。

立卷說明或歸檔文件整理說明應(yīng)簡單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內(nèi)案卷數(shù)量、分類原則、整理狀況、存在問題等。

1、立檔單位基本情況。其具體內(nèi)容主要有：

1）立檔單位的名稱、成立時間、職能范圍、錄屬關(guān)系；

2）內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況，主要工作活動和指標(biāo)任務(wù)完成情況，與立檔單位緊密相關(guān)的重大事件、重大新聞、重大活動等。機(jī)構(gòu)人員情況要寫出立檔單位本年度內(nèi)機(jī)構(gòu)職能和人員編制的調(diào)整變動情況和現(xiàn)狀,機(jī)構(gòu)職能的調(diào)整和主要領(lǐng)導(dǎo)的變動須寫出依據(jù)，即列出文件名與文號。

2、歸檔文件情況。其具體內(nèi)容有：

1）歸檔文件的總份數(shù)，各機(jī)構(gòu)或問題類目的歸檔文件的份數(shù)，各種保管期限的歸檔文件份數(shù)；

2）本單位重大活動形成的文件材料歸檔情況；

3）有無復(fù)制件等情況；

4）各專門文件材料和非紙質(zhì)載體文件材料歸檔情況；

5）本單位未辦理完畢的重要文件材料情況。

3、歸檔文件整理情況。主要內(nèi)容有：

1）歸檔文件整理的組織形式及分工情況；

2）歸檔文件材料的來源、內(nèi)容、形式、數(shù)量、可靠和完整程度情況；

3）選擇的分類方案、排列、編號方法；

4）重要?dú)w檔文件的狀況等。（八）案卷排列及編制案卷目錄、全引目錄。

1、案卷各部分的排列格式：

1)使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底。

2)使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列：

軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入盒保存。

2、案卷的實(shí)體排列：依照“檔案分類方案”對案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列，采用保管期限、年度、級別、組織機(jī)構(gòu)（或問題）的排列方法。如長期類可按“上級文件”，“本級綜合、政工”，“本級業(yè)務(wù)文件”，“下級總結(jié)、報表”的順序排列。

3、編制檔案案卷目錄。我縣主要按保管期限編制案卷目錄，這樣可以分柜保管，日后移交進(jìn)館時可作移交目錄，避免重復(fù)勞動。即把同一年度的案卷分為永久、長期、短期卷，三類分開排列各編一本目錄。其方法是每一種保管期限的案卷按組織機(jī)構(gòu)（或問題）排列，并編制案卷目錄。案卷號以本機(jī)關(guān)建立年度第一本案卷為開始，連年連排從“1”開始統(tǒng)一編一個流水號。

案卷目錄須按照案卷的排列順序，逐卷填寫。案卷目錄由案卷號、級別、案卷題名、年度、頁數(shù)、保管期限、目次、備注等組成，應(yīng)對照案卷封面上的內(nèi)容準(zhǔn)確填寫。案卷目錄可以多年編成一本。

4、編制檔案全引目錄

全引目錄由立卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄組成。這里的案卷目錄中有一項(xiàng)“目次”欄，它是該卷檔案目錄在該本全引目錄中的位置標(biāo)識。卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框里有4個項(xiàng)目：全宗號、目錄號、案卷號、頁號。全宗號、目錄號、案卷號照該卷檔案背脊項(xiàng)目填寫，頁號的填寫方法為每本全引目錄從“1”開始按照“案卷”卷內(nèi)文件目錄的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，并將該卷檔案目錄的首頁數(shù)字填寫在“目次”欄。全宗內(nèi)的檔案全引目錄應(yīng)根據(jù)案卷數(shù)量情況，區(qū)別不同保管期限，若干年度編一本。檔案全引目錄文書檔案打印一式5份，其他檔案各打印一式3份。

5、填寫案卷目錄和全引目錄背脊

背脊項(xiàng)目有目錄號、案卷號、全宗名稱、起止日期。目錄號見檔號編制，案卷號填寫本冊目錄的起止案卷號，全宗名稱填立檔單位名稱。起止日期填本冊目錄中案卷的起止年度。

（九）編制盒號目錄和歸檔文件目錄冊。

1.編制盒號目錄

盒號目錄即歸檔文件目錄索引。內(nèi)容有盒號、保管期限、年度、問題、頁次。盒號須按照歸檔文件的分類方案和排列組合順序，逐盒從2001年《實(shí)施歸檔文件整理規(guī)則》起；從“1”開始編寫大流水號，；期限填寫該盒檔案的保管期限；年度填寫該盒檔案的形成年度；問題欄要標(biāo)出該盒檔案起止件號和內(nèi)容（如上級文件、綜合、政工），內(nèi)容用“（）”括起，表明未分問題；如果是分問題的，則件號在后，用“（）”括起。頁次是指歸檔文件目錄紙排列在該本歸檔文件目錄冊的位置，每冊從“1”開始編寫流水號。

2.編制歸檔文件目錄冊

2）歸檔文件目錄冊由歸檔文件整理說明、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。這里歸檔文件目錄右上角的小方框里有4個項(xiàng)目：全宗號、問題、期限、頁號。全宗號、問題、期限的填寫照該盒文件背脊項(xiàng)目填寫，頁號的填寫方法為每本目錄冊從“1”開始按照歸檔文件和盒號的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，并將該盒檔案目錄的首頁數(shù)字填寫在“頁次”欄。

歸檔文件目錄冊必須用檔案局制作的專用歸檔文件目錄夾單獨(dú)裝訂成冊。編制成冊方式原則