《文書與檔案管理》第一章 文書與文書工作

第一章文書與文書工作

第一節(jié)文書與文書工作的基礎

第一節(jié)文書工作的歷史沿革

第三節(jié)文書工作的組織

（一）認知文書與文書工作“文書”概念歷史的梳理“文書”概念現實的判定“文書”含義的正確理解“文書工作”含義的正確理解“文書”含義的正確理解①文書首先是一種文字材料，即書面材料。②文書有特定的格式。③文書具有應用性。④文書具有很強的目的性、針對性。⑤文書的形成和使用有特定的主體?！拔臅ぷ鳌焙x的正確理解文書工作，主要指公務文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等，是機關內部和機關之間，按照統(tǒng)一制度進行正常工作與活動的聯(lián)系紐帶。不同時期，不同的機關單位，文書工作的內容是不一樣的。不同類型的公文，也有不同的處理程序和手續(xù)。（二）公文的特點與作用1．公文的特點2．公文的作用1．公文的特點（1）法定的權威性這種權威性是由于公文傳達了公文制發(fā)機關的決策與意圖，體現出制發(fā)機關的意志與權力，此外，公務具有其他文獻無法替代的憑證功能，也保證了其權威性。在權威性的要求下，公文在法定的時間與空間范圍內能對受文者產生強制性影響，強制貫徹執(zhí)行，強制予以閱讀與辦理，要求予以回復等。（2）鮮明的政治性公文具有傳達貫徹方針政策、處理行政公務、黨務的重要職能，其內容具有鮮明的政治性。有些公文直接代表了黨和國家的政治立場和原則，而所有公文都不能背離黨和國家的法律規(guī)定。（3）程序的嚴格性《黨政機關公文處理工作條例》對發(fā)文的撰寫、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)和收文的簽收、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等公文處理程序嚴格明確規(guī)定，任何機關單位都必須嚴格遵照執(zhí)行。（4）體式的規(guī)范性公文的體式，是公文文體、格式、用紙、裝訂以及各種標記等內容的統(tǒng)稱，這些內容都有原則性的規(guī)定。（5）作者的法定性公文由法定作者制成并發(fā)布，所謂法定作者，是指依據法律法規(guī)成立并能以自己的名義行使職權、承擔義務的國家機構和其他社會組織。公文必須以法定作者或其代表人的名義制發(fā)，其他人無權制發(fā)。在公文上載有憑證取信生效的標志以證明法定作者的職能地位并賦予公文以法定的效力。1．公文的特點2．公文的作用（1）領導、指導作用（2）行為規(guī)范作用（3）聯(lián)系知照作用（4）憑證記載作用（5）宣傳教育作用（三）文書工作的特點與原則1．文書工作的特點2．文書工作的原則1．文書工作的特點（1）政治性文書工作作為管理活動的一部分，體現管理者的意志，必然表現出強烈的政治性。在我們社會主義制度下，文書工作要為社會主義現代化建設服務，全面體現并傳達黨和國家的路線、方針、政策，違背了這一點，其他方面工作做得再好，也只能起反面作用。（2）機要性文書工作的機要性主要體現在以下兩個方面:①文書工作的機密性。②文書工作的重要性。1．文書工作的特點（3）有序性文書工作的有序性，是指處理文書的每一個工作環(huán)節(jié)都是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。從收文階段來看，如果沒有外收發(fā)的第一次驗收，就不可能進行內收發(fā)的第二次審核，如果沒有文秘部門的擬辦意見和機關負責人的批辦，就不可能有承辦等后續(xù)文書處理工作。所以，文書工作的各個環(huán)節(jié)緊密相連、前后有序，不能隨意減省或顛倒。（4）規(guī)范性文書工作的規(guī)范性，主要是通過以下幾個方面體現的：一是體現在文書的形成上，文書的形成除了在行文方面有必須遵循的規(guī)則之外，在公文的文面格式、印裝格式等方面，都有規(guī)范的要求；二是體現在文書處理上，包括文書的辦理、整理、歸檔等方面，也都有規(guī)范性的操作要求，只有堅持文書處理工作的規(guī)范性，才能使文書工作科學、有序、高效地運行；三是體現在文書的管理上，包括文書的管理利用、清退、銷毀等，都分別有規(guī)范的要求。只有按規(guī)范操作去做，才能對文書工作進行統(tǒng)一管理，才有利于文書工作的自動化處理。2．文書工作的原則（1）準確周密（2）及時迅速（3）精簡實用（4）保守機密（一）先秦時期的文書與文書工作文書一經產生，便成為社會組織的領導部門頒布命令、實施管理、制定制度、記錄事項的重要工具。（二）封建社會的文書與文書工作秦代創(chuàng)設了一整套中央集權的國家行政機構，促進了文書與文書工作的進一步規(guī)范與發(fā)展。首先是對文種的使用有了較為固定的規(guī)范。其次是文書工作已經具備一定的規(guī)模，由尚書負責皇帝的文書工作，所有的詔、令須經尚書轉達丞相府頒布施行，所有的章、奏也要由尚書轉呈皇帝。漢代的文書及文書工作，上承秦制，并加以發(fā)展和補充。（二）封建社會的文書與文書工作魏晉南北朝時期雖然戰(zhàn)亂不休，但在秦漢舊制的基礎上繼續(xù)發(fā)展，已顯得比較成熟，取得了較大的進步，主要表現在文書工作機構已經比較健全，隨著文書工作的發(fā)展，產生了許多撰寫文書的專門人才，而且統(tǒng)治階級在思想上對文書工作也給予了很大的重視。唐代的三省制更加完善，同時，門下省的職權趨于加強，專門負責對文書進行審議和封駁。唐代在文種的使用上又有了新的規(guī)定。唐代的文書制度也十分嚴密，諸如避諱制度、收發(fā)制度、封駁制度、用印制度、登記制度、傳遞催辦制度、一事一文制度、謄寫審查制度、移交制度、保密制度等。同時，唐代還設有甲庫，設置了甲庫令史，專司文書的管理工作。（二）封建社會的文書與文書工作宋元時期，文書種類進一步完善，文書制度進一步規(guī)范化。宋代在文書程式方面，開了文書摘要之先河，實行“引黃”之制。同時，宋代還設有通進司、進奏院、開拆房、催驅房，負責文書的收發(fā)、登記、傳遞和催辦。明朝對中央機構做了較大調整，廢除了三省制，由內閣掌管中央的文書工作，由內閣大學士協(xié)助皇帝處理政務。明洪武十年（1377），設立了通政使司，掌內外章奏、封駁和臣民密封申訴之事，成為明代中央重要的收發(fā)文機構。明朝還建立了一套完整的文書工作制度。清初沿明制，由內閣負責文書工作。通政使司仍然負責文書的收發(fā)。另設奏事處，專司機密奏折和詔令的收發(fā)。還設有南書房、軍機處，“掌書諭旨”，掌管軍國之要。（三）民國以后的文書與文書工作辛亥革命后，臨時政府很快明確宣布廢止封建王朝的舊式文書制度，廢除封建社會沿襲了幾千年的制、詔、誥、敕、奏、議、疏、題等舊式文書種類，公布了體現資產階級民主精神的新文種，如令、咨、呈、示、狀、批、公函、布告等，同時對封建王朝的公文處理程序進行了徹底的改革。南京國民政府時期，政府機關的文書工作趨于健全。對文書檔案的機構及相關制度予以進一步完善，中央各部以機關為單位在文書的收集、整理、鑒定、保管和利用等方面都有了具體實踐，并制定了較為詳細的規(guī)定。（四）新中國成立后的文書與文書工作新中國成立后，標志著我國的文書與文書工作進入了一個嶄新的階段，既對舊政權機關的文書工作進行徹底改造，迅速掃除舊公文程式與文書處理的弊端，又吸取了革命根據地的文書工作經驗，借鑒了其他社會主義國家的文書工作制度，并結合我國不同歷史時期的實際，制定并出臺了一系列的政策、措施、辦法和規(guī)定。新中國成立后不久，中央人民政府政務院于1951年9月21日頒布了《公文處理暫行辦法》。1955年11月17日，經中共中央批準，頒布了《中國共產黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》。1956年4月6日，國務院做出了“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”的決定。（一）文書工作的組織形式與機構設置1．文書工作組織形式的類別2．文書工作組織形式的選擇3．文書工作的機構設置1.文書工作組織形式的類別（1）集中形式集中形式，就是把文書工作中除文件承辦外的其他環(huán)節(jié)的工作，都集中由文書部門處理。換言之，在一個機關內，除了文件承辦外，文書處理的其他各個環(huán)節(jié)都集中在機關的中心機構進行。其他業(yè)務部門不再設置文書工作機構或專、兼職文書人員。（2）分散形式分散形式，是指將一個機關的文書處理工作分別由機關的中心機構（即各機關的辦公室、廳）和各業(yè)務機構的文書部門和文書工作人員，各負責一部分文書處理工作。這種形式一般適用于比較大的機關或部分中等機關。分散形式的具體組織又可分為以下兩種情況。①把文書處理的不同工作環(huán)節(jié)，一部分集中在中心機構，另一部分放在各業(yè)務部門。②按文書的內容和各部門的業(yè)務進行分工。2.文書工作組織形式的選擇（1）選擇文書工作組織形式的原則①要有利于機關工作。②要保持相對的穩(wěn)定。（2）選擇文書工作組織形式的依據明確文書工作組織形式的選擇原則，只是在選擇時有了總的遵循規(guī)則。在具體選擇時，還要考慮與文書工作組織形式密切相關的各種情況，以此作為選擇的主要依據。3.文書工作的機構設置（1）專門機構這是對較大的機關來說，因為它們的文書處理任務較繁重，而且某些環(huán)節(jié)又具有專門的業(yè)務技能，所以應考慮設立專門的文書工作部門（機構），如文書工作由辦公廳（室）負責，下設秘書處（科、室）或文書處（科），負責擬稿、核稿、會議記錄等；設機要室，負責機密文件的管理；設打印室（文印室）、印刷廠，負責打印文件；設收發(fā)室，負責文件的收發(fā)工作等。有的大機關還設通信科，專門負責機要文書的傳遞工作。（2）專、兼職人員這主要是對較小的機關來說，由于他們的文書處理工作的任務較少，就沒有必要成立專門的文書工作部門，一般只在辦公室安排一兩個專、兼職的文書工作人員。大機關的中間層機構的辦公室也往往如此。文書工作人員主要負責文件的收發(fā)、運轉、催辦、查辦等工作環(huán)節(jié)，通常簡稱文書人員或按他們的職務簡稱為文書。（二）文書工作的組織領導與責任制度1．文書工作的組織領導2．文書工作的責任制度文書工作崗位責任制度文書工作崗位責任制度的具體內容應包括四個方面：一定任務，即確定文書工作機構的總任務，同時確定其分支機構的任務。二定機構，即機關內的文書工作機構如何設置。換言之，是設專門機構，還是設專職或兼職人員；專門機構怎樣設置，是設置一個還是多個，機構名稱怎樣確定；專職或兼職人員設在哪個部門等。三定編制，即對已設置的文書工