學(xué)校會(huì)議管理制度疫情

學(xué)校會(huì)議管理制度疫情第一章總則

為確保學(xué)校會(huì)議的效率、效果及規(guī)范化管理，特別是在新冠疫情常態(tài)化防控背景下，特制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范學(xué)校會(huì)議的組織流程，保障會(huì)議質(zhì)量，提高決策效率，加強(qiáng)各部門(mén)間的溝通與協(xié)作。

2.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會(huì)議效果，減少無(wú)效、重復(fù)性會(huì)議。

二、適用范圍

1.本制度適用于學(xué)校內(nèi)各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于校務(wù)會(huì)議、行政會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、教職工大會(huì)等。

2.本制度適用于線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合的會(huì)議形式，特別是在疫情防控期間，鼓勵(lì)采用線(xiàn)上會(huì)議方式。

三、會(huì)議分類(lèi)

1.按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議可分為：決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、學(xué)術(shù)性會(huì)議、總結(jié)性會(huì)議等。

2.按照參會(huì)人員范圍，會(huì)議可分為：全校性會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、小組會(huì)議等。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)，會(huì)議召集人應(yīng)明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議召集人應(yīng)提前發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

3.會(huì)議組織者應(yīng)做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的服務(wù)工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、疫情防控要求

1.在疫情防控期間，會(huì)議組織者應(yīng)按照學(xué)校疫情防控相關(guān)規(guī)定，做好會(huì)議場(chǎng)所的消毒、通風(fēng)、人員密度控制等工作。

2.參會(huì)人員應(yīng)佩戴口罩，保持安全距離，減少人員流動(dòng)，確保會(huì)議安全。

六、其他

1.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

2.本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行政部門(mén)。

后續(xù)章節(jié)內(nèi)容請(qǐng)根據(jù)本總則的框架，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和需求進(jìn)行制定。希望本制度對(duì)學(xué)校會(huì)議管理起到積極的促進(jìn)作用。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)學(xué)校工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目的清晰、具體。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，明確各議題討論的時(shí)間安排，并將議程提前通知參會(huì)人員。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，確定參會(huì)人員范圍，確保涉及議題的相關(guān)部門(mén)及人員參會(huì)。

4.發(fā)布會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保會(huì)議出席情況的真實(shí)性。

2.會(huì)議主持人：由會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行發(fā)言，闡述觀點(diǎn)、提出建議。

4.討論與決策：參會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論，充分發(fā)表意見(jiàn)，會(huì)議主持人引導(dǎo)討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。在討論基礎(chǔ)上，形成決策或共識(shí)。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人：會(huì)議組織者指定專(zhuān)人擔(dān)任會(huì)議記錄人，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄要求：會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，特別是會(huì)議決策、共識(shí)及待辦事項(xiàng)等內(nèi)容。

3.會(huì)議記錄整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理工作，并發(fā)送給會(huì)議組織者及參會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，回顧會(huì)議成果，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)及下一步工作要求。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，梳理出會(huì)議決策、共識(shí)及待辦事項(xiàng)，形成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照學(xué)校檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、保存。

本章內(nèi)容詳細(xì)闡述了會(huì)議籌備、召開(kāi)、記錄、總結(jié)及資料歸檔等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范學(xué)校會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。后續(xù)章節(jié)將圍繞會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面展開(kāi)論述。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容、決策和共識(shí)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確列出會(huì)議決策事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議組織者審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)，通過(guò)學(xué)校內(nèi)部通訊渠道發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人，確保決策得到有效執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.對(duì)于重大決策或復(fù)雜問(wèn)題，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督，確保決策落實(shí)到位。

三、進(jìn)度報(bào)告與反饋

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)向會(huì)議組織者提交決策執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織會(huì)議，對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行集中反饋，評(píng)估執(zhí)行效果，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施予以解決。

四、問(wèn)責(zé)與激勵(lì)機(jī)制

1.建立會(huì)議決策執(zhí)行問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)視情況給予相應(yīng)的通報(bào)批評(píng)或紀(jì)律處分。

2.建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于執(zhí)行效果好、貢獻(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作積極性。

五、會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為學(xué)校重要文件進(jìn)行存檔，便于后續(xù)查閱和追溯。

2.會(huì)議紀(jì)要的電子版和紙質(zhì)版應(yīng)分別存檔，確保信息安全與便捷性。

3.學(xué)校應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，規(guī)定查閱范圍和程序，保障信息的透明度和共享。

本章內(nèi)容著重于會(huì)議紀(jì)要的編制、決策執(zhí)行、進(jìn)度反饋、問(wèn)責(zé)激勵(lì)以及存檔查閱等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議成果得到有效落實(shí)，提高學(xué)校管理效率。后續(xù)章節(jié)將對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由各部門(mén)根據(jù)會(huì)議需要提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息，以便管理部門(mén)合理安排會(huì)議室資源。

3.管理部門(mén)應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)訂平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室使用情況的實(shí)時(shí)查詢(xún)和預(yù)訂，提高使用效率。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括但不限于會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備完好，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.針對(duì)疫情防控要求，會(huì)議室應(yīng)配備必要的防疫物資，如口罩、消毒液等。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議室管理人員應(yīng)提前做好會(huì)場(chǎng)布置，檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保會(huì)議環(huán)境舒適、設(shè)備正常。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議期間，會(huì)議室管理人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注會(huì)議進(jìn)展，及時(shí)解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

四、會(huì)議室清潔與消毒

1.會(huì)議室使用前后，管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行清潔與消毒，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好。

2.針對(duì)疫情防控要求，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的通風(fēng)、消毒頻率，減少疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)。

3.定期對(duì)會(huì)議室的空調(diào)、地毯等進(jìn)行深度清潔，提升會(huì)議室空氣質(zhì)量。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定安全管理制度，確保會(huì)議室使用過(guò)程中的安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室內(nèi)外的安全規(guī)定，不得攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

本章內(nèi)容主要圍繞會(huì)議室預(yù)訂、配置、使用、清潔消毒以及安全管理等方面制定規(guī)定，旨在為學(xué)校提供良好的會(huì)議環(huán)境，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。第五章附則將對(duì)本制度的補(bǔ)充說(shuō)明和實(shí)施細(xì)節(jié)進(jìn)行闡述。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行政部門(mén)所有，如有疑問(wèn)或需要澄清之處，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。

二、本制度自發(fā)布