談談文字秘書的綜合職業(yè)能力培養(yǎng)

談談文字秘書的綜合職業(yè)能力培養(yǎng)摘要】本文從如何培養(yǎng)和提高文秘綜合職業(yè)能力的角度出發(fā)，對文秘工作者要善于學習、不斷加強情商修養(yǎng)、掌握溝通技巧等5個方面進行了詳細地論述。

關鍵詞 文字秘書；綜合職業(yè)能力；培養(yǎng)

隨著時代的發(fā)展、辦公環(huán)境的變化，文字秘書工作任務較之前更為復雜、多樣，作為一項集統(tǒng)籌能力、行政管理能力和文字能力于一體的職業(yè)，對文秘工作者提出了更高的要求。只具備簡單的文字能力，對于公共關系、計算機等相關知識不了解或不具備其從事相關行業(yè)的知識，是無法勝任秘書工作的。那么文字秘書除了要加強文字的修養(yǎng)之外，還要加強哪些方面的修養(yǎng)以培養(yǎng)和提高綜合職業(yè)能力呢？筆者已從事秘書工作20余年，結合自身工作，建議文字秘書應加強以下方面的素養(yǎng)：

一、善于學習，不斷提高文學素養(yǎng)

（一）重視并加強文字修養(yǎng)。文字工作是文字秘書工作和機關工作的重要基礎，例如“大事記”反映得是單位的歷史，各類簡訊新聞報道是對機關活動的宣傳，所有各類發(fā)文文稿及紀要是單位重要決策、活動、運轉(zhuǎn)的證明和痕跡，并以此進行總結、制定下一階段的計劃，是進行調(diào)查研究的重要依據(jù)。

（二）不斷提高相關業(yè)務知識素養(yǎng)。當代秘書事務日益繁忙，要求秘書不僅是某方面的專才還應該是通才，是專家更是雜家，作為秘書，除了要具備基本文字運用能力外，還應具備一定的計算機應用水平、相關多媒體知識、結合單位行業(yè)情況了解一些專業(yè)知識，如對行業(yè)報告基本能了解、學會相關的行業(yè)術語、掌握一些通用名詞。

（三）以人之長補己短，以人之厚補己薄。由于辦公室人員有著不同的專業(yè)背景、工作經(jīng)歷，各有長處和優(yōu)勢。因此文秘工作者要了解自我的缺點，善于觀察同事甚至領導的長處，仔細觀察他們的思維、處事的方式等，彌補自我的不足。

（四）應有“一日三省其身”的精神，要善于反省、總結。

文秘人員多爭取實踐的機會，勤動手多看、多寫、多練，要善于在實踐中成長，在實踐中總結，尤其在辦事、辦文、辦會的過程中要努力向前輩學習，同時由于不同的企業(yè)、單位有長期沉淀的文化和習慣，還應遵從當?shù)亓曀住?/p>

（五）現(xiàn)代秘書應提高數(shù)據(jù)修養(yǎng)，增強對數(shù)據(jù)的敏銳性。由于文書講求得是客觀、真實，在說明工作進展的進度、規(guī)模、速度、趨勢等情況時，一般都離不開數(shù)據(jù)資料，有的甚至還需用數(shù)字表格來說明。這些數(shù)據(jù)必須客觀、實際，不能進行人為的浮夸和縮小，否則會曲解和誤導公文內(nèi)容，因此文字秘書還應該提高數(shù)據(jù)的敏銳性，對文中使用的數(shù)據(jù)都必須一一認真核對之后才能用。

二、不斷加強情商修養(yǎng)

情商對于親密個人關系的形成、發(fā)展、維護和加強具有重要作用。不同于智商的穩(wěn)定性，我們可以通過學習提高情商。在社會日益注重職業(yè)人心理學研究的當今，作為文秘人員更應該學習并掌握心理學的一些基本知識，以便于更好地消除好職業(yè)帶來的負面情緒，輔助好領導的工作，筆者認為這點尤其重要，只有心理健康才能使人真正走向成功。

（一）良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，是做好秘書工作的根本。由于秘書是幫助領導進行決策、開展工作的助手，要根據(jù)領導的意圖和要求去工作。因此秘書行業(yè)有別于其他行業(yè)，其職業(yè)道德概括為：忠誠正直、立場堅定；細致周到、一絲不茍；堅持正義、顧全大局；樂于吃苦、甘于奉獻；沉著冷靜、嚴守機密。

（二）學習基本的心理學知識，提高管理負面情緒的能力，消除由于情緒不良而引起的職業(yè)倦怠。由于文秘工作的服務性、從屬性，秘書人員的工作較其他崗位相比不容易出成績，其工作價值不易被肯定，外出交流學習的機會也較少，所以不少秘書容易產(chǎn)生不良的認知，引起職業(yè)倦怠，“不求上進，得過且過”“不求有功，但求無過”，該負面情緒極大地影響了秘書工作者主觀能動性的發(fā)揮，影響了工作的效果和質(zhì)量。文字秘書要想改變不良的認知引起的情緒，要學習基本的心理學知識，對心理進行恰當?shù)恼{(diào)適，最好的參考方法是用埃利斯提出的ABC合理情緒療法。

（三）有處亂不驚的心理應變能力。由于秘書工作日常事務較為繁雜，某些急事也會隨時出現(xiàn)，工作時常有千頭萬緒、雜亂無章的感覺，壓力較大。秘書人員面對壓力時應有處亂不驚的心態(tài)和冷靜對待的心理應對能力，根據(jù)經(jīng)驗應統(tǒng)籌安排需處理的常規(guī)事務，做到做事有計劃、工作有規(guī)劃，并能急事急辦，根據(jù)事務的重要性分清主次，分清緩急，有條不紊地完成任務。

（四）不攀比、不羨妒，要有俯首甘為孺子牛的踏踏實實的工作態(tài)度與作風。由于秘書工作是配角的工作地位，工作壓力大、常需加班，還經(jīng)常遭遇不公平的對待。另外，秘書工作中要與形形色色的人發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，這些人的行為方式、待人接物的喜惡也容易影響秘書個人的心境，因此秘書應有“海納百川、有容乃大”的心胸，能夠去容忍一些不公平的待遇，去包容各種行為與態(tài)度表現(xiàn)，包括某些沒有觸犯到根本原則的傷及個人自尊的態(tài)度。對于同事或同行的成就，不攀比、不羨妒，實實在在做人、踏踏實實做事。

三、掌握溝通技巧，做好協(xié)調(diào)工作

有良好的溝通技巧、具備較強的溝通能力，能夠使秘書處理人際關系輕松、自然，能夠順利地促使各項行政任務及時傳達并執(zhí)行落實。因此掌握良好的溝通能力對于文秘人員提高工作成效來說是十分重要的。而溝通力不是人先天就具備的才能，是后天培養(yǎng)而形成的。那么如何培養(yǎng)呢？

筆者認為：一要樹立良好的形象。注重個人儀表、審美等綜合能力的培養(yǎng)，言談舉止做到得體大方，給人美好的第一印象。二要注意稱呼問題。在交流時秘書可根據(jù)對象身份、年齡、職業(yè)及文化層次的不同，因人而異地稱呼他們，在維護他們自尊的基礎上，選擇他們喜歡聽的名稱稱呼他們。三要注意交談的態(tài)度。在采編信息了解情況時，態(tài)度要誠懇、熱情，認真傾聽，保持禮貌，不要打斷對方話題，雙方應保持使人感到舒適的距離和姿勢，同時保留自己的意見、觀點和感覺，以得到更完整、全面的資料。四要適度用手勢等肢體語言，能夠加強談話的效果，在交流同時保持目光接觸，不做其余分心的動作，營造良好的溝通氛圍。五要對不同文化層次的對象采用不同的溝通方式。六要確準理解他人意圖。要正確輔助好上級的工作，理解好上級的意圖尤其重要。七要清楚溝通。不僅是語言溝通，還可以是心靈的、手勢的、眼神的溝通。秘書要善于捕捉細節(jié)、做到腦勤、口勤、手腳勤。

四、加強工作的責任感

由于辦公室是單位的樞紐，秘書的工作起到了承上啟下的作用，如行政事務經(jīng)領導班子商議后往往形成文件下發(fā)，秘書對每一份公文都應該重視，做好公文登記、傳閱、分辦、催辦和歸檔工作，不能出現(xiàn)疏忽和遺漏。有的事務需要一段時間不是馬上就能完成的，如單位規(guī)章制度的匯編工作，秘書應制定匯編工作的時間進度表，首先根據(jù)規(guī)章所屬的部門進行分類，分發(fā)給各部門校核，各部門依據(jù)規(guī)章修訂的情況進行反饋，秘書據(jù)此訂出完成的時間進度表，對各部門進行限時催辦，最后將新修訂的制度對照舊制度進行增補，進行初審前的校核，再經(jīng)過各部門責任人初審、辦公室主任審核，最后由單位主要領導進行定稿審核、簽發(fā)。整個過程歷時短則3個月，多則1年。秘書則始終要對進度進行跟蹤，需大量精力和時間，同時還兼顧其他事務，沒有高度的責任心是做不好的。

五、在職業(yè)可能范疇內(nèi)發(fā)揮主觀能動性

辯證唯物主義認為人能夠認識客觀外界的運動規(guī)律，可以能動地改造客觀世界。正確發(fā)揮主觀能動性，其實就是強調(diào)在實踐中如何將主觀的大腦中的東西變成現(xiàn)實的東西，要想讓實踐活動取得成功，肯定要尊重客觀規(guī)律和掌握必要的物質(zhì)手段。由于文字秘書主要是為領導服務的，以貫徹落實領導的意志為主要特點的，其從屬的職業(yè)特性，決定其發(fā)揮主觀能動性的特殊性。文秘人員在處事時不擅自作主張，有創(chuàng)新的思維要經(jīng)過領導的許可才去實施，而不是任憑個人想法去胡亂作為，同時發(fā)揮主觀能動性要適時，掌握好的時機才提出建議和合理化意見，即有作為而不亂作為，到位而不越位。一個好的文字秘書能夠主動學習新政策、新理論，常常站在全局思考問題，這樣才能發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，使建言獻策能符合客觀實際，用科學理性的思維去分析問題、解決問題。

六、結語

當文秘人員面對錯綜復雜的事務時，應在重視并加強文字基礎的同時提高相關專業(yè)知識學習以提高專業(yè)素養(yǎng)；加強情商及心理學有關知識的學習以消除心理上的負面影響；合理管理自已的情緒以提高自信能力；有良好的溝通能力、技巧使秘書能夠輕松自如地處理好人際關系；靈活高效地管理時間、合理規(guī)劃作好事務的統(tǒng)籌安排，能促進行政事務處理能力的提升；適時發(fā)揮主觀能動性，發(fā)揮參謀和助手作用，從而使文字秘書的綜合職業(yè)能力得到提升。

參考文獻：

[1]楊大偉.高校秘書應處理好三種關系.秘書工作，2024（2）：54~55.