重要單證管理流程手冊

重要單證管理流程-（討論稿）

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此手冊僅供太保使用和參考，未經(jīng)太保授權(quán)和許可,不得外傳。

目錄

第一部分概述.....................................................

1定義與范圍......................................................

2職能說明........................................................

3重要單證管理運作分類............................................

第二部分業(yè)務(wù)流程................................................

1設(shè)計和印刷......................................................

1.1流程圖......................................................

1.2管理方法....................................................

1.3流程描述....................................................

2分發(fā)領(lǐng)用........................................................

2.1流程圖......................................................

2.2管理方法....................................................

2.3流程描述....................................................

3單證核銷........................................................

3.1流程圖......................................................

3.2管理方法....................................................

3.3流程描述....................................................

4盤點清查........................................................

4.1流程圖......................................................

4.2管理方法....................................................

4.3流程描述...................................................

5單證退庫........................................................

5.1流程圖......................................................

5.2管理方法....................................................

5.3流程描述....................................................

第三部分附件.....................................................

附件1內(nèi)部制度索引...............................................

附件2新增單據(jù)索引...............................................

附件3內(nèi)部管理報告...............................................

附件4主要業(yè)績考核指標(biāo)樣本匯總...................................

第一部分概述

1定義與范圍

定義■本手冊中的重要單證（或稱有價單證）是指保險公司

辦理各項保險業(yè)務(wù)所使用的印有公司名稱、編有順序

號碼，一經(jīng)簽發(fā)即承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任、產(chǎn)生法律效力或以

此作為收款書面依據(jù)的有關(guān)憑證，是收取保險資金及

履行保險責(zé)任的法律依據(jù)。

重要單證按是否簽發(fā)可分為空白單證及簽約單證。通

過核?；蚴湛睿瞻讍巫C一經(jīng)保險公司簽發(fā)即成為簽

約單證。本流程管理重點在于重要空白單證。

?重要空白單證可分為契約單證（定額保單、非定額保

單）及收款單證（保險費收據(jù)及保險業(yè)專用發(fā)票）：

-定額保單，指事先確定保險費及保險金額、保險

期限在一年以內(nèi)（含一年），主要用于承保運輸

險、摩托車/拖拉機責(zé)任險、個人意外險業(yè)務(wù)及個

人健康險業(yè)務(wù)的保險契約單證，可由保險公司或

其授權(quán)代理人簽發(fā)；

-非定額保單，指需逐項填列保險事項的保險契約

單證，一般由保險公司簽發(fā)；

―保險費收據(jù)，指公司及其代理人在承保業(yè)務(wù)時向<［帶格式的：項目符號和編號

投保人或被保險人收取保險資金時出具的暫收款

憑證，可分為個人業(yè)務(wù)暫收款收據(jù)及保險費暫收

費收據(jù)二類：

?個人業(yè)務(wù)暫收款收據(jù)由營銷人員在收取個人

業(yè)務(wù)首期保費時使用，或在收取個人續(xù)期業(yè)

務(wù)保費時由公司收費人員使用；

?保險費暫收款收據(jù)可根據(jù)實際需要，經(jīng)公司

業(yè)務(wù)管理審核同意，授權(quán)中介代理機構(gòu)簽

發(fā)，在其加蓋印章后，可作臨時收款證明之

用，時效為簽發(fā)后的一個月。

-保險業(yè)專用發(fā)票，指公司在保險合同生效后出具

的、套印稅務(wù)部門稅收監(jiān)制章的保費收款憑證，

作為投保人付款列帳依據(jù).__________________

范圍本重要單證管理流程手冊所指重要單證分為：

"空白保單

?定額保單

■保險費收據(jù)

?保險業(yè)專用發(fā)票（包括電腦版和手工版）

■批單等

重要單證管理主要包括以下幾方面的內(nèi)容：

■設(shè)計和印刷

?分發(fā)領(lǐng)用

■單證核銷

"盤點清查

?單證退庫

財務(wù)管理政策重要單證的財務(wù)管理政策：歸口管理、分級負責(zé)、職責(zé)

分工、限量領(lǐng)用、使用核銷、定期盤查。

2職能說明

共同職責(zé)

單證管理、所有相關(guān)人■嚴(yán)格遵守有關(guān)單證管理的法律法規(guī)，以及公司內(nèi)

業(yè)務(wù)管理、員部控制的相關(guān)規(guī)章制度；

業(yè)務(wù)拓展和'確保重要保險單證在流轉(zhuǎn)過程中的時效性、安全

共享服務(wù)一性和完整性。

財務(wù)中心

特殊職責(zé)

總公司單證負責(zé)人■負責(zé)重要保險單證管理辦法的制定、修訂及解

管理釋；

■負責(zé)各類重要保險單證樣張設(shè)計和修改，及使用

規(guī)則的制定，審核單證編碼規(guī)則；

"審核或?qū)徟黝愔匾瞻讍巫C印制；

"審定各級分支公司的重要空白單證的庫存限額；

■協(xié)同各級業(yè)務(wù)管理部門、稽核部門不定期對重要

保險單證的使用和管理情況進行檢查。

單證管理員?根據(jù)業(yè)務(wù)管理部門或分公司單證管理部門提出的

重要空白單證請印要求、請印計劃，在規(guī)定的時

限內(nèi)負責(zé)聯(lián)系有關(guān)印刷事宜；

■制訂重要保險單證編碼規(guī)則、代碼編制及維護；

"對重要單證進行分類和編號，制定重要單證分類

目錄，建立和維護定額保單樣張庫；

?負責(zé)對分公司重要空白單證發(fā)放或印制數(shù)量的審

核，以及單證調(diào)撥和運送分發(fā)；

■定期匯總各分公司上報的實物盤點表，督促各級

公司定期進行單證清查；

■定期編制各類單證管理報告。

分公司單證單證管理員"負責(zé)核定本級單證使用部門和轄屬分支機構(gòu)各類

管理重要保險單證的庫存限額；

"負責(zé)全轄重要空白單證的申領(lǐng)及申印計劃編制，

單證入庫，向本及單證使用部門和轄屬分支機構(gòu)

發(fā)放重要保險單證；

?對發(fā)現(xiàn)有重要空白單證被盜、遺失等情況，及時

向上級管理部門報告，并采取在媒體上聲明作廢

等有效措施；

■督管各級單證使用部門對領(lǐng)用未核銷單證的催

收、催銷。

中心支/支公單證管理員?中心支公司單證管理員負責(zé)向上級分公司單證管

司單證管理理部門申領(lǐng)重要保險單證，并下發(fā)至轄屬支公

司；

?制定本級單位各使用人員（主要為出單員、業(yè)務(wù)

員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額；

'根據(jù)單證系統(tǒng)核銷記錄核對單證實物，作核銷確

認(rèn)，并按要求編制重要保險單證核銷報表；

?及時督促使用人員收回、核銷領(lǐng)用未核銷單證；

■按要求對各類重要保險單證留存聯(lián)進行整理裝

訂，并定期做好歸檔和移交工作。

各級公司單倉庫管理員■設(shè)置專門倉庫，并由專人負責(zé)保管重要空白單

證管理庫證，定期盤點庫存，并匯總盤點表，做好差異分

（一般由行析；

政辦公室負■單證退庫時，做好單證的清理核對。

責(zé)）

集團/區(qū)域共財務(wù)?編制全轄保險業(yè)專用發(fā)票申印計劃；

享服務(wù)一財?商洽當(dāng)?shù)厥〖壎悇?wù)主管機關(guān)，印制專用發(fā)票；

務(wù)中心?按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，妥善保管所領(lǐng)用的保

險業(yè)專用發(fā)票，按規(guī)定開具使用保險業(yè)專用發(fā)

票；

■配合單證管理員，做好單證核銷工作；

■按規(guī)定將已使用的保險費專用發(fā)票和收據(jù)存根聯(lián)

裝訂成冊，整理歸檔；

"保管好發(fā)票存根，按時與主管稅務(wù)機關(guān)進行核

銷。

各級單證使業(yè)務(wù)管理內(nèi)?專人、專柜保管本部門的重要空白單證，并定期

用部門勤進行盤點；

*制定本部門各使用人員（主要為出單員、業(yè)務(wù)

員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額；

?根據(jù)單證系統(tǒng)核銷記錄核對單證實物，作核銷確

認(rèn)，并按要求編制重要保險單證核銷報表；

■手工核銷系統(tǒng)無法自動核銷的重要保險單證；

■按要求對各類重要保險單證留存聯(lián)進行整理裝

訂，并定期做好歸檔和移交工作。

業(yè)務(wù)員?按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，保管好所領(lǐng)用的重要

空白單證；

■配合單證管理員，做好單證核銷工作，在規(guī)定的

期限內(nèi)，上交臨時收據(jù)、支票暫收單；

■及時將保單和保險費專用發(fā)票或收據(jù)交給投保人

或被保險人；

"負責(zé)監(jiān)督保險兼業(yè)代理人的單證管理，及時上繳

核銷、定期盤點清查。

出單員■按規(guī)定辦理單證領(lǐng)用手續(xù)，保管好所領(lǐng)用的重要

空白單證；

■配合單證管理員，做好單證核銷工作。

稽核稽核人員?負責(zé)監(jiān)督各級使用部門單證印制、管理、使用環(huán)

節(jié)的工作秩序和工作職責(zé)的執(zhí)行情況；

■定期和不定期地對各分支機構(gòu)重要保險單證的庫

存管理、使用及銷號管理情況進行檢查和監(jiān)督，

對存在的問題應(yīng)及時查處并提出整改意見；

?在業(yè)務(wù)員勞動合同和保險兼業(yè)代理合同終止時，

清查并收回領(lǐng)用未核銷單證，并出具相關(guān)意見。

3重要單證管理運作分類

重要單證管理的運作可分為：

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

監(jiān)

人內(nèi)

權(quán)

組經(jīng)

控

部

織

事

限

營

方

審

結(jié)

政

和

管

法

計

構(gòu)

策

責(zé)

理

和

任

的

實

分

觀

務(wù)

配

念

、

方

法

和

風(fēng)

格

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

▼

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

'分公司間調(diào)撥?獨立復(fù)核

-文件設(shè)計和

記錄

-資料管理和

接觸控制

?職責(zé)分工

■單證系統(tǒng)

■單證退單■獨立復(fù)核

-資料管理和

接觸控制

■?職責(zé)分工

?單證系統(tǒng)

?清庫銷毀■獨立復(fù)核

■文件設(shè)計和

記錄

?資料管理和

接觸控制

?職責(zé)分工

?單證系統(tǒng)

第二部分業(yè)務(wù)流程

1設(shè)計和印刷

1.1流程圖

12管理方法

管理原則?符合有關(guān)保險法規(guī)和監(jiān)督管理部門的要求

■單證的設(shè)計要求規(guī)格統(tǒng)一，遵循“統(tǒng)一規(guī)范，要素齊

全，清晰明了，簡單實用”的原則，同時要準(zhǔn)確、美

觀、利于保存，體現(xiàn)公司形象

-重要空白單證原則上由總公司集中印制，分公司需修改

樣張、自行印制的必須報總公司審批備案

?使用部門不得將未經(jīng)批準(zhǔn)、自行設(shè)計的保險單證投入使

用

管理職能單證管理、業(yè)務(wù)管理、電腦部、共享服務(wù)一財務(wù)中心

管理文件設(shè)計和印刷流程中包括以下文件：

發(fā)票印刷申請審印刷申請分管財務(wù)區(qū)域共享服現(xiàn)有格式

批表務(wù)一財務(wù)中5-1-1

心經(jīng)理

單證印刷申請表印刷申請總公司單證部門負責(zé)人現(xiàn)有格式

管理員5-1-2

1.3.1

流程描述

1.3■■■

?保險業(yè)專用發(fā)票中區(qū)域共享服

樣張設(shè)計

-由區(qū)域共享服務(wù)一財務(wù)中心財務(wù)5.1-1務(wù)一財務(wù)中

與省級稅務(wù)主管機關(guān)協(xié)商，按照心財務(wù)、總

發(fā)票管理辦法的要求統(tǒng)一設(shè)計公司業(yè)務(wù)管

理負責(zé)人

■其它重要空白單證

-總公司業(yè)務(wù)管理負責(zé)人設(shè)計、修

改保單、批單、保險證及總公司

指定險種的有關(guān)單證（除保監(jiān)會

監(jiān)制的單證以外）的保險條款、

單證格式、聯(lián)次及使用顏色、用

途、項目等，同時對分公司可作

調(diào)整修改的內(nèi)容作詳細規(guī)定

?各地分公司若根據(jù)實際業(yè)務(wù)開展中分公司業(yè)務(wù)

1樣張修改

情況，需要設(shè)計和修改單證的，管理負責(zé)人

必須以工作聯(lián)系函方式報總公司

業(yè)務(wù)管理申請批準(zhǔn)

?分公司業(yè)務(wù)管理負責(zé)人負責(zé)對單

證樣張進行部分修改，可修改項

目在總公司制訂的相應(yīng)單證使用

規(guī)定的調(diào)整修改范圍之內(nèi)

-若分公司因業(yè)務(wù)緊急需要對部分

單證內(nèi)容作臨時修改的，在總公

司單證使用規(guī)定范圍內(nèi)，可先修

改印制，再報備總公司審核

■保險業(yè)專用發(fā)票高區(qū)域共享服

審批

1務(wù)一財務(wù)中

-由區(qū)域共享服務(wù)一財務(wù)中心財務(wù)

將樣張商洽當(dāng)?shù)厥〖壎悇?wù)局，經(jīng)心財務(wù)、總

當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門確認(rèn)后，即可申請公司單證管

印制理負責(zé)人

-其它重要空白單證

-新險種的單證樣本由總公司單證

管理、業(yè)務(wù)管理會同法律事務(wù)部

等部門對單證樣張設(shè)計的合規(guī)性

進行審批

-分公司上報的單證格式修改稿由

總公司業(yè)務(wù)管理負責(zé)人進行審批

■保險業(yè)專用發(fā)票低區(qū)域共享服

格式確認(rèn)

1-財務(wù)中心獲得稅務(wù)機關(guān)的書面審務(wù)一財務(wù)中

核意見，確認(rèn)發(fā)票格式，并上報心財務(wù)、總

備案公司電腦部

-其它重要空白單證負責(zé)人

-總公司業(yè)務(wù)管理負責(zé)人將設(shè)計好

的單證樣張交由電腦部進行單證

格式確認(rèn)

-電腦部編寫打印程序

-格式確認(rèn)后將所有單證設(shè)計的材

料交總公司單證管理員編制代碼

［編制代碼?根據(jù)重要保險單證代碼編制辦中總公司單證

法，由總公司單證管理員編制重管理員

要單證代碼，并負責(zé)代碼維護

■編碼規(guī)則應(yīng)充分考慮單證種類、

險種、使用單位、版本號等因素

-分公司修改重要單證的，須報總

公司批復(fù)，并根據(jù)修改的情況，

由總公司單證管理員設(shè)置相應(yīng)的

單證代碼

1.3.2

?單證管理系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警功能,高區(qū)域共享服

印刷申請

根據(jù)各類重要單證的使用情況、5.1-2務(wù)一財務(wù)中

庫存情況、印刷前置時間等因心財務(wù)、總

素，在單證庫存達到設(shè)定的安全公司單證管

庫存量時，系統(tǒng)及時提示單證管理員

理員進行單證印刷申請［劃

■保險業(yè)專用發(fā)票

-中心支/支公司財務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)需發(fā)票印制申請

求填寫發(fā)票印制申請審批表,向?qū)徟?/p>

主管地方稅務(wù)機關(guān)辦理審批手

續(xù)，并將經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)票印制申清

審批表上報區(qū)域共享服務(wù)一財務(wù)

中心備案

"其它重要空白單證

-華加管理第統(tǒng)根據(jù)歷史調(diào)撥記

錄、實際的庫存和預(yù)測的各分公

司申請調(diào)撥情況計算所需空白單

證的數(shù)量［劃單證印刷申請

單

-總公司單證管理員填寫單證印刷

申請單并簽字,注明申請日期、

類別、單證編碼、單證名稱、數(shù)

量、使用部門名稱、備注，其中

“備注”欄指標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容以外

的特殊內(nèi)容

■分公司因特殊情況需自行印制重

要空白單證的，必須將需印制的

單證種類、代碼、數(shù)量、申請理

由，以及所指定的印刷廠情況，

經(jīng)公司分管總經(jīng)理簽字同意，上

報總公司單證管理負責(zé)人審批

]申印計劃■保險業(yè)專用發(fā)票低區(qū)域共享服

-區(qū)域共享服務(wù)一財務(wù)中心財務(wù)根務(wù)一財務(wù)中

據(jù)分支機構(gòu)上報的申印發(fā)票種類心財務(wù)

及數(shù)量，編制全轄發(fā)票申印計

戈IJ,上報當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)

[審核一■總公司單證管理員接收分公司上中總公司單證

報的印刷申請，通過單證管理系管理員

統(tǒng),核定其現(xiàn)有庫存量、申印數(shù)

量、印刷單位情況等

-經(jīng)審核通過的，總公司單證管理

員分配相應(yīng)的單證編號范圍，并

在單〃理系?統(tǒng)中作設(shè)定[#]

■保險業(yè)專用發(fā)票高區(qū)域共享服

]審批

-區(qū)域共享服務(wù)一財務(wù)中心財務(wù)將務(wù)一財務(wù)中

全轄發(fā)票申印計劃及各機構(gòu)的發(fā)心財務(wù)、總

票印制申請審批表報省、直轄市公司單證管

地方稅務(wù)局批印理負責(zé)人

-稅務(wù)局的審批意見反饋給區(qū)域共

享服務(wù)一財務(wù)中心財務(wù)

■其它重要空白單證

-經(jīng)總公司單證管理員核定現(xiàn)有庫

存數(shù)量、使用情況等，由單證管

理負責(zé)人批準(zhǔn)

1印刷■保險業(yè)專用發(fā)票中各省級稅務(wù)

-由各地稅務(wù)主管機關(guān)負責(zé)印制，主管機關(guān)、

各級公司到本級的稅務(wù)機關(guān)領(lǐng)取總公司/分公

司單證管理

"其它重要空白單證

員

-總公司單證管理部門統(tǒng)一組織印

刷重要空白單證

-分公司自印單證經(jīng)審批的，由分

公司單證管理員負責(zé)組織印刷

[入庫-保險業(yè)專用發(fā)票中區(qū)域共享服

-各分支機構(gòu)財務(wù)指定專人與單證務(wù)一財務(wù)中

管理員共同從當(dāng)?shù)囟悇?wù)局領(lǐng)取保心財務(wù)、總

險業(yè)專用發(fā)票公司/分公司

單證倉庫管

-領(lǐng)取時清點數(shù)量并做好與稅務(wù)局

理員

的交接工作

"其它重要空白單證

-總公司/分公司單證管理員接收

印刷廠印制好的重要空白單證，

辦理交接付款手續(xù)，簽收到貨單

并填寫入庫單

-分公司自印單證的，應(yīng)將印刷廠

的發(fā)票復(fù)印件交至總公司作為印

刷申請證明文件備案

?單證倉庫管理員收到印刷單證

后，進行初始入庫，核對印制的

單證編號是否在單證管理系統(tǒng)的

授權(quán)編號（）范圍內(nèi)，若是則可

以辦理入庫手續(xù)，單證管理系統(tǒng)

提示當(dāng)前庫存，若否則不得入

庫，并核實差異原因[?]

■具體入庫手續(xù)參見入庫

2分發(fā)領(lǐng)用

2.1流程圖

2.2管理方法

管理原則?總公司重要空白保險單證的發(fā)放按分級管理原則辦理，

即：總公司負責(zé)向分公司發(fā)放，中心支公司和支公司、

營銷服務(wù)部按實際需要向分公司領(lǐng)用。

■嚴(yán)格按照“定量控制、差額領(lǐng)用”的單證管理原則，制

定各級機構(gòu)各類重要空白單證的庫存限額。

■單證管理員不得監(jiān)管與重要單證相關(guān)的業(yè)務(wù)或財務(wù)專用

章。

■嚴(yán)禁在重要空白單證上預(yù)先加蓋業(yè)務(wù)或財務(wù)專用章。

管理職能單證管理、業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)拓展、共享服務(wù)一財務(wù)中心

管理文件分發(fā)領(lǐng)用流程中包括以下文件：

重要空白單證領(lǐng)庫申請分公司單證本級管理層現(xiàn)有格式

領(lǐng)庫申請單管理員5-2-1

保險業(yè)專用發(fā)入庫單證管理員部門負責(zé)人現(xiàn)有格式

票入庫單5-2-2

重要空白單證入庫單證管理員部門負責(zé)人現(xiàn)有格式

驗收入庫單5-2-3

重要空白單證入庫倉庫管理員部門負責(zé)人現(xiàn)有格式

實物保管卡5-2-4

重要空白單證領(lǐng)用申請領(lǐng)用人支公司單證現(xiàn)有格式

領(lǐng)用單管理員5-2-5

保險業(yè)專用發(fā)領(lǐng)用申請領(lǐng)用人支公司單證現(xiàn)有格式

票領(lǐng)用單管理員5-2-6

2.3流程描述

■設(shè)定庫存限■總公司單證管理員根據(jù)各分公司中總公司單證

II額單證使用、業(yè)務(wù)開展、單證管理管理員

等情況的歷史記錄，制定各分公

司重要空白單證庫的最高庫存限

額，作書面記錄交由單證管理負

責(zé)人審批

■所設(shè)定的最高庫存限額須定期由

單證管理員根據(jù)各分公司實際業(yè)

務(wù)發(fā)展的需求和單證使用、管理

情況的更新作及時調(diào)整，并由單

證管理負責(zé)人審批變更

1~?--總公司單證管理負責(zé)人審批確認(rèn)低總公司單證

單證管理員制定的各分公司重要管理負責(zé)

空白單證最高庫存限額，簽署書人、單證管

面意見理員

■單證管理員在單證譽理嘉統(tǒng)中根

據(jù)經(jīng)審批的各分公司最高庫存限

額作相應(yīng)設(shè)定，并由單證管理負

責(zé)人復(fù)核，確保與書面審批記錄

一致［#］

■孽迸辭理系統(tǒng)在某一品種重要空中分公司單證

1分庫申請

白單證達到安全庫存最的時候，管理員

及時提示分公司單證管理員向總

公司單證管理員申請調(diào)撥該品種

重要空白單證［劃

-安全庫存量由單證系統(tǒng)根據(jù)單證

品種歷史領(lǐng)用記錄、調(diào)撥前置時

間、現(xiàn)有庫存量等因素自動計算

設(shè)定，并由總公司單證管理負責(zé)

人核準(zhǔn)系統(tǒng)參量設(shè)置［#］

"分公司單證管理員根據(jù)實際的單

證使用需求，通過單證管理系統(tǒng)

向上級總公司單證管理員提出領(lǐng)

庫中請，提供以下信息：中請單

位、申請日期、單證編碼、單證

名稱、現(xiàn)有庫存量、領(lǐng)庫申請數(shù)

量，以及發(fā)送地址、聯(lián)系方式，

并由經(jīng)辦人在系統(tǒng)中確認(rèn)

-現(xiàn)階段由分公司的單證管理員規(guī)

重要空白單證1

范填制重要空白單證領(lǐng)庫申請單

領(lǐng)庫申請單J

（一式三聯(lián)），填寫的事項與系

統(tǒng)申請相同，并由經(jīng)辦人簽字

■總公司通過單證系統(tǒng)接收分公司

單證領(lǐng)庫申請，進行初步審核

■同時分公司打印出領(lǐng)庫申請單，

交由本級管理人員復(fù)核簽章

■若申請數(shù)量加上現(xiàn)有庫存量超過

最高庫存限額的，必須經(jīng)總公司

單證管理審核同意，允許臨時超

過庫存領(lǐng)用或修改庫存限額

［本級復(fù)核-分公司分管單證管理的經(jīng)理核實高分公司分管

領(lǐng)庫申請單的申請單證、申請數(shù)經(jīng)理

量等內(nèi)容，同意申領(lǐng)后簽字，并

加蓋分公司公章

-領(lǐng)庫申請單一聯(lián)留存，兩聯(lián)上報

總公司單證管理員

-總公司單證管理員收到分公司領(lǐng)高總公司單證

審核

1庫中請后，核對單證管理系統(tǒng)中管理員

該單位所申領(lǐng)單證的領(lǐng)用、核銷

記錄及庫存情況，對申請的數(shù)量

進行審核

-同時核對重要空白單證領(lǐng)庫申請

單上經(jīng)辦、審核人員的簽名樣

本，若通過系統(tǒng)申領(lǐng)的，須核對

電子簽名，確認(rèn)一致無誤

?審核通過后，總公司單證管理員

在單證系統(tǒng)中對分公司的申領(lǐng)請

求進行確認(rèn)處理

-現(xiàn)階段由單證管理員將領(lǐng)庫申請

單一聯(lián)返還分公司作其實物入庫

依據(jù)，另一聯(lián)留存

■若分公司的申請數(shù)量超過最高庫

存限額的，則由總公司單證管理

部門審核是否調(diào)整庫存上限或者

允許臨時超過庫存限額領(lǐng)用，上

限審批

"如果審核不通過，則總公司單證

管理員在系統(tǒng)中退回申請或在申

請單上注明原因，將申請單返還

分公司，由其修改申領(lǐng)數(shù)量

-總公司審核通過后，根據(jù)總公司高總公司單證

運送

的實際庫存情況，單證管理員通5.2-1管理員、單

1知分公司運送單證的時間，并負證倉庫管理

責(zé)按時將分公司申請調(diào)撥的重要員

空白單證運送分發(fā)至相關(guān)分公司

■單證倉庫管理員與負責(zé)運送的人

員辦理好交接手續(xù)，登記出庫記

錄，并填寫移交清單，雙方簽字

確認(rèn)

?總公司單證管理員在單證管理系

統(tǒng)中記錄單證發(fā)出，標(biāo)記“在途

單證”[#]

■分公司單證管理員和單證倉庫管中分公司單證

理員共同對領(lǐng)庫申請批準(zhǔn)數(shù)、收■普理員、單

1到的單證實物進行清點核對和確正倉庫管理

認(rèn)a

保險業(yè)專用發(fā)

?填制入庫單票入庫單

-空白的保險業(yè)專用發(fā)票由財務(wù)移

重要空白單證

交給單證管理部門，填寫保險業(yè)瞼收入庫單

專用發(fā)票入庫單,按序號標(biāo)明日

期、種類、起迄號碼，并由移交

人、保管人分別簽字，一式二

份，單證管理、財務(wù)各執(zhí)一份

-其它重要空白單證入庫，按照總

公司返還的一聯(lián)領(lǐng)庫申請單，填

寫重要空白單證驗收入庫單,注

明日期、單證編碼、單證名稱、

單證起迄號碼、入庫數(shù)量，并由

經(jīng)辦人簽字

■分公司單證管理員根據(jù)入庫單，

核對單證管理系統(tǒng)中總公司的出

庫記錄，確認(rèn)實際入庫情況，更

新單證管理系統(tǒng)

■分公司單證倉庫管理員按入庫單

證種類登記重要空白單證實物保

管卡,保證保管卡的記錄與實物

及系統(tǒng)記錄一致

■單證倉庫管理員負責(zé)將重要空白

單證存放于具有安全保障的重要

空白單證專用庫房或保險箱柜，

集中保管，分類存放

■嚴(yán)格控制重要空白單證專用庫房

或保險箱柜的接觸權(quán)限，除單證

管理員以外，其余人員使用庫房

或保險箱柜須經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)，

并由單證管理員陪同，若單證管

理員因故缺席，須由臨時負責(zé)人

管理控制