在線OA主要功能介紹

35在線KOA“知識(shí)辦公自動(dòng)化”主要功能介紹一、35在線KOA應(yīng)用價(jià)值簡介在任何地方只要能上網(wǎng)均可以登陸到35在線KOA系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公事務(wù)處理，加強(qiáng)了信息及時(shí)溝通與共享，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理，辦公事務(wù)交流平臺(tái)。從公司管理角度可及時(shí)了解相關(guān)部門（公司內(nèi)部辦公事務(wù)管理），外部包括分（子）公司、跨地域分支機(jī)構(gòu)（辦事處）營運(yùn)狀況，起到一種有效管理目的，同時(shí)也便于全體人員及時(shí)溝通，降低溝通成本，將公司管理得井井有條、提升企業(yè)競爭力、效率、凝聚力。通過應(yīng)用三五KOA知識(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，公司簡化業(yè)務(wù)流程，大大節(jié)省了信息傳遞的時(shí)間。例如，消息可以同時(shí)發(fā)給多個(gè)人，與打電話一一通知大大節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率；文件的傳送，免去了由一個(gè)部門打印出來→分發(fā)下去→然后再有多個(gè)部門分別輸入的麻煩了,企業(yè)可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時(shí)間用于核心業(yè)務(wù)。7（截圖1-1—登錄界面、IP地址） 可用固定IP地址或綁定域名如進(jìn)行OA系統(tǒng)登錄頁面，再用系統(tǒng)管理員開放的用戶名及密碼即可登錄到OA系統(tǒng)界面進(jìn)行辦公事務(wù)處理（截圖1-2—我的桌面）可定義我的桌面，包含內(nèi)容說明：在線人員2）短信息3）公告4）工作計(jì)劃5）待辦公文6）任務(wù)列表7）郵件列表等……二、35在線OA主要實(shí)現(xiàn)十個(gè)方面辦公事務(wù)及交流的管理內(nèi)容建立內(nèi)部的通信平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)、短信息系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。（截圖2-1內(nèi)部短信息）（截圖2-2內(nèi)部郵件收發(fā)）建立信息發(fā)布、交流平臺(tái)在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如公告、新聞?wù)摺⒅R(shí)論壇、問題集中營、使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)，豐富企業(yè)文化，有效挖掘和沉淀企業(yè)知識(shí)，企業(yè)所有員工零距離、無阻礙溝通，提升您的企業(yè)溝通效果和凝聚力?。ń貓D3-1公告列表）（截圖3-2公告發(fā)布）（截圖3-3內(nèi)部論壇）（截圖3-4提問題）實(shí)現(xiàn)知識(shí)文檔管理自動(dòng)化可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息等）能夠按權(quán)限上傳、查看、修改使用，有方便的查找手段。很多公司都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。使用我們的ＫＯＡ知識(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過知識(shí)庫管理形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。使用我們ＯＡ后，比如說，公司新來一個(gè)員工，只要給他開一個(gè)用戶名及密碼，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)公司內(nèi)部積累下來知識(shí)文件，包括規(guī)章制度、競爭對(duì)手情況、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限便可以查閱相關(guān)資料，這樣能減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)，降低公司培訓(xùn)成本。（截圖4-1—知識(shí)庫即電子文件柜提供文件上傳、查看、修改、刪除等功能）（截圖4-2—包含設(shè)置文件夾使用上傳、查看權(quán)限等）實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。（截圖5-1公文發(fā)起編輯）（截圖5-2公文發(fā)起“用款審批單”設(shè)定好的流轉(zhuǎn)流程信息）（截圖5-3公文處理審批信息）實(shí)現(xiàn)分布式辦公這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。無論您身在何方，只要能訪問到Internet，就可以登陸到三五OA系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公管理，輕松處理日常辦公業(yè)務(wù)！企業(yè)所有員工不論是出差或是外地分公司、海外分公司等，只要有賬號(hào)密碼，就可以登錄到同一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，操作同一個(gè)流程，處理同一個(gè)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)零距離、無阻礙溝通，提升企業(yè)溝通效果和凝聚力。搭建知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。（截圖6-1公文流轉(zhuǎn)流程監(jiān)控）工作計(jì)劃為個(gè)人和團(tuán)隊(duì)提供一個(gè)合理安排工作時(shí)間的平臺(tái)，有效監(jiān)督自己或相關(guān)人員的工作計(jì)劃，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，增強(qiáng)時(shí)間管理，提升工作效率。（截圖7-1—工作計(jì)劃）系統(tǒng)管理管理員進(jìn)行集中管理和維護(hù)的中心平臺(tái)，基本包括2大部分：組織權(quán)限配置、系統(tǒng)管理。進(jìn)行功能菜單，文件上傳、查看、新聞、公告發(fā)布、查看等綜合權(quán)限控制管理。節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志?？傊?，通過應(yīng)用三五KOA知識(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將企業(yè)的人力資源、知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用，實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值，創(chuàng)造企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，降低企業(yè)管理成本，提高辦公效率。附錄資料：不需要的可以自行刪除OA是什么說起OA（OfficeAutomation，辦公自動(dòng)化），幾乎是人們都熟識(shí)和耳聞的一個(gè)IT名詞。然而什么是OA？卻是眾說紛紜、莫衷一是。這主要是因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA的描述也在不斷充實(shí)，但至今還沒有人對(duì)OA下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實(shí)OA的概念是動(dòng)態(tài)的，進(jìn)化論不管是其外延還是內(nèi)涵，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化?？傮w上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個(gè)獨(dú)立存在的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。——這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段：從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化；第二個(gè)階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個(gè)應(yīng)該在90年代的初期；第三個(gè)階段，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。OA軟件的效用從OA軟件近些年的發(fā)展來看，特別是進(jìn)入OA第四個(gè)階段---協(xié)同辦公門戶。具備以下七個(gè)方面的功效。

(一)內(nèi)部通訊平臺(tái)

建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。

(二)信息發(fā)布平臺(tái)

在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

(三)工作流程自動(dòng)化

這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。

（四）文檔管理的自動(dòng)化

使各類的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。

（五）輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。

（六）信息集成

我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。

（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公

就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA系統(tǒng)的兩個(gè)必備條件

如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問題：

（一）了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。

（二）組織保障

OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用……在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。如何規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)如何“規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)”？許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。

系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮：

實(shí)施目標(biāo)及明確需求？

是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？

系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？

單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？

資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解：

某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？

如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？

在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？如何定義自己的OA需求（一）需求陷阱------貪大求全

內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門，一段時(shí)間后收集上來匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？我們來看看，首先你搜集上來的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。其次，你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實(shí)施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？

（二）需求建議

所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求———協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢(shì)部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。選型八大誤區(qū)應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了八大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。

誤區(qū)一：自己開發(fā)

自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？

首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好。

其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；

再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；

最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。

因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。

誤區(qū)二：功能越全越好

只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？

首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；

其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；

再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大

最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。

選購OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。

其實(shí)，就OA的功能來說，在通用的核心功能之外，每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。

需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作

誤區(qū)三：價(jià)格越低越好

價(jià)格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？

首先，質(zhì)量問題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒有保障；

其次，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無底洞。

記住，過低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。

還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售，比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。

誤區(qū)四：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式

如果有人說他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我們要問：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？

首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)；

其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；

再次，OA的公開、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。

誤區(qū)五：大企業(yè)開發(fā)的一定好

大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？

首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍?/p>

其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍；功能呢是大同小異。

再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；

最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接，更深刻。

誤區(qū)六：選一個(gè)OA軟件來徹底改善管理

單位管理混亂，能通過一個(gè)軟件來解決問題么？

首先，管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；

其次，OA是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來完成；

再次，OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。

所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。

誤區(qū)七：一步到位，一勞永逸

一步到位就能一勞永逸么？

首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；

其次，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時(shí)刻更新；

再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。

任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時(shí)間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢(shì)。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。

誤區(qū)八：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)

服務(wù)既費(fèi)錢又麻煩，找個(gè)完善的OA來省卻諸多煩心事，可行嗎？

首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的；

其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì)；

再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成強(qiáng)調(diào)協(xié)同，不僅僅是OA內(nèi)部的協(xié)同，而應(yīng)該是OA與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的協(xié)同、無縫對(duì)接。近些年來不少企業(yè)都建立自己的OA系統(tǒng)，上馬了財(cái)務(wù)軟件，并陸續(xù)引入了進(jìn)銷存、ERP、SCM、EHR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時(shí)，也形成了各自為政的信息孤島，難于形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)更高效地管理和決策。因此能整合各個(gè)系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運(yùn)作的集成軟件便成了大勢(shì)所趨，將愈來愈受企業(yè)的歡迎。那如何解決OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合甚至是無縫隙結(jié)合呢？OA產(chǎn)品必須具有強(qiáng)大的協(xié)同功能，首先內(nèi)部的協(xié)同，現(xiàn)在更重要的是與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同，能把企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成，查閱數(shù)據(jù)能方便自如，而不必切換到不同系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用。OA和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合、無縫集成主要體現(xiàn)在統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、理念上的集成，只有制定OA統(tǒng)一產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各家廠商都使用標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)議，才能使各種系統(tǒng)更好地結(jié)合和對(duì)接；同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用開放式體系結(jié)構(gòu)，各個(gè)模塊獨(dú)立實(shí)現(xiàn)，并具有標(biāo)準(zhǔn)接口，能為今后系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展打下良好基礎(chǔ)。這是一個(gè)漫長的接口的發(fā)育過程，需要漫長的實(shí)踐積累才能保證接口的成熟度。萬戶ezOFFICE系統(tǒng)本身就包含許多應(yīng)用模塊，對(duì)這些模塊進(jìn)行了大量深入的整合，比如：可以將知識(shí)管理、工作流程、公文管理以及各類辦公事務(wù)的處理結(jié)果或過程進(jìn)行歸檔到檔案系統(tǒng)中，這些模塊也都可以隨時(shí)調(diào)用即時(shí)通訊系統(tǒng)、短消息系統(tǒng)進(jìn)行通知。此外在菜單管理、界面管理里都考慮到了通過單點(diǎn)登錄、數(shù)據(jù)采集實(shí)現(xiàn)ezOFFICE與其他系統(tǒng)的整合。個(gè)性化需求如何滿足協(xié)同辦公系統(tǒng)比起ERP、CRM等管理軟件來說，客戶的個(gè)性化可能會(huì)更強(qiáng)，從而導(dǎo)致很多這類項(xiàng)目都離不開大量的二次開發(fā)，而二次開發(fā)就決定著系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，不做二次開發(fā)又無法很好地滿足用戶的個(gè)性化需求，為了解決這一難題，萬戶ezOFFICE在產(chǎn)品規(guī)劃中，部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設(shè)置和開關(guān)，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設(shè)置。通過這些功能或工具，讓用戶對(duì)系統(tǒng)的控制力大大加強(qiáng)，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，能夠讓系統(tǒng)迅速適應(yīng)管理的變革，能夠讓軟件系統(tǒng)為用戶真正創(chuàng)造更多價(jià)值。OA軟件的互聯(lián)網(wǎng)化軟件企業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)一個(gè)典型的區(qū)別是：互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)從誕生之日起就把互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，人性化設(shè)計(jì)、界面友好作為企業(yè)發(fā)展的立足點(diǎn)。軟件企業(yè)更多側(cè)重的是功能實(shí)現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，軟件企業(yè)逐漸意識(shí)到，功能對(duì)于軟件產(chǎn)品固然重要，但軟件界面的友好，人性化，互聯(lián)網(wǎng)化是軟件能否迅速推廣應(yīng)用的關(guān)鍵。對(duì)于大眾計(jì)算機(jī)知識(shí)、應(yīng)用的普及，互聯(lián)網(wǎng)相對(duì)于軟件本身來說，起到了主導(dǎo)性的作用。萬戶網(wǎng)絡(luò)1998年成立之初，就把自己定位于互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)，所以對(duì)軟件的互聯(lián)網(wǎng)化有著深刻的認(rèn)識(shí)。協(xié)同辦公就是組織的內(nèi)部門戶（相對(duì)于外部門戶網(wǎng)站）。外部門戶應(yīng)用的普及，對(duì)組織用戶OA使用有著很好的應(yīng)用基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)化更多的體現(xiàn)是操作體驗(yàn)，所以萬戶ezOFFICE在客戶群推廣的過程中，這一優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)的比較明顯，普通用戶的舒適度感受和新系統(tǒng)的適應(yīng)速度明顯高于這些用戶單位實(shí)施過的各類其他軟件系統(tǒng)。ezOFFICE的產(chǎn)品設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)的易用性和人性化上花費(fèi)了大量心思，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不是以實(shí)現(xiàn)功能為目的，而是以各種計(jì)算機(jī)水平的用戶能輕松的用起來為目的。項(xiàng)目化vs產(chǎn)品化

優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)產(chǎn)品化1.無數(shù)用戶驗(yàn)證了功能的適用性、性能的穩(wěn)定性，并且還可以持續(xù)升級(jí)，成熟度較高

2.高性價(jià)比

3.低風(fēng)險(xiǎn)1.不能一次滿足所有細(xì)節(jié)需求

2.產(chǎn)品化的升級(jí)節(jié)奏可能與你的需求的成長的速度之間的匹配是個(gè)問題項(xiàng)目化1.能一次性滿足細(xì)節(jié)需求

2.根據(jù)需求量身定制1.高成本

2.長周期的

3.高風(fēng)險(xiǎn)的

4.無法升級(jí)

5.持續(xù)性服務(wù)幾無可能比較了兩種模式之后，大部分客戶會(huì)選產(chǎn)品化，但有一些客戶還是期望在購買時(shí)獲得承諾滿足產(chǎn)品化尚無法滿足的個(gè)性化需求。這種情況下，導(dǎo)致了第三種模式的出現(xiàn)——產(chǎn)品化＋局部定制。這種方式完美嗎？未必，是需要條件，或者說婚姻雙方需要妥協(xié)的，才會(huì)有和諧美滿的婚姻。產(chǎn)品化＋局部定制會(huì)有兩個(gè)結(jié)果

一、客戶的需求如果產(chǎn)品構(gòu)架可以支持以擴(kuò)展模塊的方式滿足，那么OK。

二、如果產(chǎn)品化的技術(shù)構(gòu)架不支持，客戶的需求如果要滿足，就只能以犧牲升級(jí)來換取。在這種魚和熊掌不可兼得的局面下，大部分客戶會(huì)選擇部分版本升級(jí)滿足、部分以不影響升級(jí)的局部定制滿足，部分舍棄。從而保持了系統(tǒng)的可升級(jí)性，因?yàn)閺拈L遠(yuǎn)看，升級(jí)所換來對(duì)全局性的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于局部的個(gè)性化滿足所帶來的價(jià)值。安全性考慮OA是公司的文件及信息的存儲(chǔ)中心，系統(tǒng)的安全性是至關(guān)重要的。除了考慮到防火墻軟件，防病毒軟件之外，還需考慮如下四個(gè)方面：(一)密碼的安全性

硬件加密鎖：有一個(gè)USB硬件設(shè)備，象U盤一樣的東西，里面存放了登陸者的認(rèn)證信息，當(dāng)?shù)顷憰r(shí)，必須插上鑰匙才能進(jìn)行密碼的驗(yàn)證。(二)登陸的限制及記錄

1.日志：查出誰用了哪些功能，詳細(xì)的日志記錄，可以查出誰在什么時(shí)候，用了哪個(gè)功能，對(duì)于登陸失敗也有詳細(xì)記錄。好的日志系統(tǒng)可以提供管理員分析的工具，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

2.內(nèi)部IP訪問限制：可以設(shè)定僅限內(nèi)部的IP地址段的用戶才能訪問，可以減少外部侵入的風(fēng)險(xiǎn)。

3.特定區(qū)域的限制：可以設(shè)定只有某個(gè)區(qū)域的可以訪問系統(tǒng)。如公司只有北京和上海有分支機(jī)構(gòu)，那么設(shè)定特別區(qū)域限制后，可以減少外部侵入的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)傳輸協(xié)議的安全性

1.SSL方式：普通的網(wǎng)絡(luò)傳輸采用的是HTTP協(xié)議，如上面所述，HTTP協(xié)議是明文協(xié)議，只要截取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)就可以反轉(zhuǎn)過來，而SSL協(xié)議是通過私鑰認(rèn)證的，即使獲得了網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流，如果沒有相應(yīng)的密鑰，也無法反編譯出數(shù)據(jù)。

2.VPN

方式：如果要跨區(qū)域使用，數(shù)據(jù)就需要在公網(wǎng)上傳輸，為了保證轉(zhuǎn)輸?shù)陌踩?，SSL方式提供了非明文協(xié)議方式。VPN提供也另外一種形式的非明文傳輸協(xié)議。

(四)侵入后的安全性

1.數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)：數(shù)據(jù)庫中存放的數(shù)據(jù)大多數(shù)是明文存放，如果黑客一旦有機(jī)會(huì)侵入系統(tǒng)，如果是明文存放的，該數(shù)據(jù)很容易暴露出來。所以對(duì)一些核心數(shù)據(jù)，需要在數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)時(shí)，就進(jìn)行了數(shù)據(jù)加密。

2.數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼：請(qǐng)務(wù)必設(shè)定和修改數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼，現(xiàn)在很多系統(tǒng)的默認(rèn)密碼為空，這會(huì)造成很大的安全隱患。以上的安全措施，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況及預(yù)算，選擇一種或幾種進(jìn)行組合，總而言之，安全與經(jīng)濟(jì)性、易用性是成反比的。安全性越高，成本越高，使用的難度會(huì)增加。需要量力而言。實(shí)施方法論經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經(jīng)歷了財(cái)務(wù)軟件鋪天蓋地的練兵，我們?cè)谧罱鼛啄暧瓉砹藚f(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。

當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來“協(xié)同”糊口的時(shí)候，萬戶網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項(xiàng)目成功？如何為客戶創(chuàng)造更多效益？如何使客戶與萬戶網(wǎng)絡(luò)共同成長？

98%的應(yīng)用率，100%的驗(yàn)收率，0失敗案例，看似簡單的數(shù)字，在國內(nèi)協(xié)同管理軟件市場普遍驗(yàn)收率不高、實(shí)施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下、系統(tǒng)形同虛設(shè)的狀況下，這無疑是個(gè)奇跡。這樣的成績從何而來呢？

大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強(qiáng)大的產(chǎn)品的支撐。沒錯(cuò)，“關(guān)注客戶最實(shí)際的需求，開發(fā)客戶最易用的產(chǎn)品”，萬戶網(wǎng)絡(luò)協(xié)同軟件事業(yè)部總經(jīng)理徐海棠如是說。但是這只其中的一半，另外一半是萬戶項(xiàng)目實(shí)施方法論的支撐！萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目有一整套的實(shí)施方法

確保萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實(shí)施的有力保障是沉淀近十年、被稱為集體智慧結(jié)晶的《萬戶ezOFFICE項(xiàng)目實(shí)施方法論》。此項(xiàng)目實(shí)施方法論涵蓋了項(xiàng)目實(shí)施的前前后后，將各種知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目實(shí)施過程中，強(qiáng)有力的保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。

萬戶項(xiàng)目經(jīng)理的定位：萬戶培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理的要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問咨詢、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)很強(qiáng)的人才。有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目實(shí)施，是萬戶項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)，而不是合同簽訂下來，派個(gè)會(huì)用產(chǎn)品的低端技術(shù)員去裝好產(chǎn)品就了事了。

萬戶項(xiàng)目經(jīng)理從軟件應(yīng)用的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。萬戶項(xiàng)目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶的系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗(yàn)收付款就萬事大吉。同一個(gè)軟件交給不同的人去用，他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是結(jié)合客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，指導(dǎo)客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。

萬戶項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。每一個(gè)客戶的實(shí)際管理情況都是不完全一樣的，有共性，也有個(gè)性。如何去滿足共性需求，同時(shí)也滿足不同用戶的個(gè)性需求呢？項(xiàng)目經(jīng)理接受過多行業(yè)的管理理念的培訓(xùn)，了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務(wù)情況，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，絕不僅是技術(shù)實(shí)現(xiàn)的角色，更重要的是非技術(shù)方面的顧問咨詢的角色。項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度，結(jié)合客戶的實(shí)際管理需求，主動(dòng)幫客戶去找管理上的應(yīng)用點(diǎn)，讓強(qiáng)大的產(chǎn)品和萬變的管理結(jié)合起來，從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。

在項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達(dá)成更多共識(shí)。和客戶達(dá)成更多的共識(shí)，只會(huì)有利于雙方的合作，有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施。比如，產(chǎn)品化理論，萬戶網(wǎng)絡(luò)說服太多的客戶和萬戶網(wǎng)絡(luò)一道堅(jiān)持產(chǎn)品化的路線和服務(wù)，甚至有極少數(shù)偏離產(chǎn)品化路線的項(xiàng)目也在經(jīng)歷了諸多問題之后回到萬戶網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品路線上來。達(dá)成更多的共識(shí)，使客戶和萬戶網(wǎng)絡(luò)共同成長，一起擎起協(xié)同軟件應(yīng)用和服務(wù)的大旗。

取得客戶關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的支持：一方面領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)或授權(quán)，推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施，而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前；另一方面，推廣系統(tǒng)，使系統(tǒng)能用起來，發(fā)揮效益最大化。這個(gè)過程也是促進(jìn)客戶的執(zhí)行力的過程，保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。萬戶網(wǎng)絡(luò)一直在和每個(gè)客戶分享項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和心得

協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術(shù)問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實(shí)施、推廣過程中，我們要多加管理。另外，不能完全依賴技術(shù)去實(shí)現(xiàn)需求，用技術(shù)完全替代管理的想法是片面的、不現(xiàn)實(shí)的。

目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使用在國內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。

推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類軟件，是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。）

站在收益的高度來看待OA實(shí)施，就是說實(shí)施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?/p>

不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開始推進(jìn)的時(shí)候不用，那么以后基本上就撿不起來了?？v觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無甚例外。

不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是——某些應(yīng)用可能會(huì)帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是——某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。）比如論壇、即時(shí)溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。

協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時(shí)有四五百人在線，用戶對(duì)OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。OA，辦公自動(dòng)化，OA是OfficeAutomation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,目的是提高效率。OA也是OfficeAction(審定通知程序，審定通知行為)的縮寫，是國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的審查意見書的英文翻譯。一、OA概念1、OA基本概念\o"查看圖片"

萬戶oaOA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。但是我們發(fā)現(xiàn)OA承載過多，那到底辦公自動(dòng)化應(yīng)該包含那些內(nèi)容：廣義講，對(duì)于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都是可以成為OA系統(tǒng)。狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。2、協(xié)同OA定義協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門戶”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識(shí)目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。3、協(xié)同管理定義在協(xié)同OA的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識(shí)管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上。總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源(人、財(cái)、物、信息、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對(duì)各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。編輯本段二、OA與落地式咨詢用好oa軟件的兩種標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)實(shí)中關(guān)于什么是用好了oa軟件，有兩種標(biāo)準(zhǔn)。其一是實(shí)施驗(yàn)收成功標(biāo)準(zhǔn)，指的是廠商在客戶那成功完成了軟件項(xiàng)目的實(shí)施驗(yàn)收，收到了項(xiàng)目尾款。各個(gè)軟件廠商市場宣傳時(shí)所說的“客戶數(shù)量”就是以此為標(biāo)準(zhǔn)的。其二是客戶真正將軟件推廣及深化應(yīng)用成功，該類客戶往往都是軟件廠商的標(biāo)桿客戶。這兩種標(biāo)準(zhǔn)差異很大，所以造成了各個(gè)廠商的客戶數(shù)很多，但標(biāo)桿客戶很少。軟件項(xiàng)目的四個(gè)階段oa管理分四個(gè)階段：OA選型、OA實(shí)施、OA推廣、OA深化應(yīng)用。之所以出現(xiàn)兩種標(biāo)準(zhǔn)的巨大差異，原因在于廠商和客戶都只重視和關(guān)注了軟件管理的前兩個(gè)階段，而忽略了后兩個(gè)階段。前兩個(gè)階段（軟件選型、軟件實(shí)施）是軟件廠商能協(xié)助或者提供的服務(wù)；后兩個(gè)階段（軟件推廣、軟件深化應(yīng)用）不屬于軟件生產(chǎn)范疇，而屬于管理咨詢范疇，是軟件廠商并不擅長的，也不應(yīng)該是軟件廠商的責(zé)任，而是落地式咨詢的內(nèi)容。軟件推廣案例案例背景：落地堂某杭州集團(tuán)企業(yè)客戶，軟件項(xiàng)目得到總裁高度重視，但項(xiàng)目初期推廣依然艱難，兩千多員工上線量卻不足一百，每天的平均上線時(shí)間不足2小時(shí)。集團(tuán)會(huì)議討論，準(zhǔn)備高壓強(qiáng)制推行，卻遇到極大阻力，效果不佳。落地式咨詢策略：經(jīng)過與落地堂的深入交流，集團(tuán)總裁決定采用落地堂的建議，暫時(shí)收回強(qiáng)壓政策，并于某周二早上，總裁親自在軟件上發(fā)表一則公告：凡見此公告者，均可于今日下班前，到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取2000元獎(jiǎng)金。由于上線率太低，當(dāng)日真正領(lǐng)到獎(jiǎng)金的只有5人。不過，第二天，有關(guān)這則公告的事情卻迅速在整個(gè)集團(tuán)傳開，而且軟件上線率一下子得到飛躍性增長。落地堂點(diǎn)評(píng)：軟件推廣過程中，單純的強(qiáng)壓策略最多只能起到短期表面效應(yīng)，卻很容易讓人們產(chǎn)生抵觸心理。從長遠(yuǎn)的角度看，軟件推廣需要的是培養(yǎng)人們對(duì)軟件的好感，并引導(dǎo)人們產(chǎn)生上線的習(xí)慣，所以，適當(dāng)?shù)牟邉澮恍┘?lì)性質(zhì)的事件是一種行之有效的手段。1、第一代OA以email、個(gè)人office辦公軟件處理為核心，個(gè)人來處理日常工作，在組織內(nèi)缺乏很好的溝通渠道。2、第二代OA主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報(bào)告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對(duì)獨(dú)立，這樣的功能也可以用內(nèi)部網(wǎng)站的形式實(shí)現(xiàn)。這些功能對(duì)于企業(yè)沒有實(shí)際的大的幫助。而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價(jià)格比較低，尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低，對(duì)軟件公司的要求也不高。但是這類對(duì)企業(yè)沒有起到實(shí)際的使用價(jià)值。3、第三代OA第二代的OA產(chǎn)品在功能上加強(qiáng)了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產(chǎn)的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強(qiáng)。他的功能還是相對(duì)對(duì)立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對(duì)這樣的功能，我們會(huì)問：這樣的辦公自動(dòng)化到底解決了什么問題？企業(yè)用了辦公自動(dòng)化到底解決了什么問題。實(shí)際上，這是兩個(gè)相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動(dòng)化以及其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。同時(shí)我們也不能忽略技術(shù)的影響。因此我們需要第三代的OA系統(tǒng)。4、第四代OA當(dāng)我們的目光移開辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外，還有財(cái)務(wù)、庫存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來說，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個(gè)系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個(gè)系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個(gè)供應(yīng)商提供的多個(gè)系統(tǒng)，但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。5、第五代OA隨著3G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的部署，辦公已經(jīng)進(jìn)入了移動(dòng)時(shí)代。手機(jī)辦公或者叫移動(dòng)辦公，是利用無線網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)辦公的技術(shù)。它將原有辦公系統(tǒng)上的OA功能遷移到手機(jī)。移動(dòng)辦公系統(tǒng)具有傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)無法比擬的優(yōu)越性。移動(dòng)辦公系統(tǒng)使業(yè)務(wù)軟擺脫時(shí)間和場所局限，隨時(shí)進(jìn)行隨地與公司業(yè)務(wù)平臺(tái)溝通，有效提高管理效率，推動(dòng)企業(yè)效益增長。手機(jī)不過也涵蓋了手機(jī)移動(dòng)執(zhí)法和手機(jī)移動(dòng)商務(wù)。1、集成，這是第一點(diǎn)需求。從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個(gè)界面下容納，否則的話，技術(shù)難度就會(huì)導(dǎo)致集成不可能實(shí)現(xiàn)。2、完全基于web，這是第二點(diǎn)需求。對(duì)于流程，熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人就會(huì)想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級(jí)結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對(duì)于如何優(yōu)化該流程，如果我們宥于原有的思維模式和知識(shí)領(lǐng)域，我們無法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想對(duì)目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和管理咨詢?nèi)绾谓Y(jié)合在一起）3、流程優(yōu)化的，這是第三點(diǎn)需求。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們?nèi)巳硕际侵R(shí)工作者，要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具有知識(shí)內(nèi)涵，或者說是基于知識(shí)。提供知識(shí)管理所需的最基本的IT工具，知識(shí)存儲(chǔ)庫和知識(shí)交流場所，更高級(jí)的意義上提供，基于知識(shí)的崗位要求和評(píng)估體系。4、基于知識(shí)的，這是第四點(diǎn)需求。總之我們要求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及基于知識(shí)的管理的辦公管理系統(tǒng)。6、協(xié)同管理針對(duì)"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"，協(xié)同管理最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。協(xié)同管理理念主要體現(xiàn)為三大基本思想，即"信息網(wǎng)狀思想"、"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想"和"隨需而應(yīng)思想"。"信息網(wǎng)狀思想"：企業(yè)中的各種信息都是存在著聯(lián)系的，例如費(fèi)用報(bào)銷，這筆費(fèi)用是什么時(shí)間花的，為哪個(gè)項(xiàng)目花的等等這些都是與報(bào)銷單相關(guān)的信息。如果這些關(guān)聯(lián)的信息被封存在不同的數(shù)據(jù)庫或應(yīng)用平臺(tái)中，審批者就只能得到簡單電子化的報(bào)銷單而無從獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張"信息網(wǎng)"，每個(gè)信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種，或某幾種業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關(guān)心的信息。在協(xié)同管理平臺(tái)中，審批者可以從這張報(bào)銷單開始，迅速了解各種關(guān)聯(lián)信息，包括費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、金額，并進(jìn)而了解這筆費(fèi)用花費(fèi)后的項(xiàng)目進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這樣的可能性。"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想"：一個(gè)形象的比喻，現(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，任何一個(gè)部件出了問題就會(huì)對(duì)整臺(tái)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。從表面上來看，企業(yè)的業(yè)務(wù)被分為各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并歸屬于某個(gè)部門或某個(gè)人員負(fù)責(zé)，事實(shí)上這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間有著千絲萬縷的關(guān)系，更為重要的是他們都必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而運(yùn)作。例如一個(gè)客戶會(huì)，會(huì)涉及到客戶名單（銷售部業(yè)務(wù)）、市場宣傳資料和方案（市場部業(yè)務(wù)）、相關(guān)物資領(lǐng)用或采購（行政部業(yè)務(wù)）、發(fā)票和費(fèi)用（財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)）等。關(guān)注某個(gè)或某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件由于無法對(duì)其它的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，因而企業(yè)就不得不在多個(gè)應(yīng)用軟件之間切換以保證同步運(yùn)作。而協(xié)同管理平臺(tái)則可以對(duì)這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的整合并納入統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行管理，任何一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的動(dòng)作都可以輕松"啟動(dòng)"其它關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的平滑鏈接。"隨需而應(yīng)思想"：企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素。協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上，并通過網(wǎng)狀信息和關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的協(xié)同環(huán)境將它們緊密的聯(lián)系在一起。然而要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)這些資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化，很重要的一點(diǎn)就是這些資源能夠隨著企業(yè)的某個(gè)目標(biāo)或者某項(xiàng)事務(wù)而被靈活的組織起來并進(jìn)行協(xié)作，為這個(gè)目標(biāo)或事務(wù)"各司其能"并發(fā)揮最大的價(jià)值，換言之，也即各種資源能夠隨企業(yè)的需要而及時(shí)的響應(yīng)并突破各種障礙實(shí)現(xiàn)一致性協(xié)作。例如人與人之間的協(xié)作，在企業(yè)的每個(gè)角落里每天都在發(fā)生著。在協(xié)同管理平臺(tái)中，人與人之間的屏障被打破，并可被隨時(shí)調(diào)動(dòng)起來組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的"虛擬團(tuán)隊(duì)"。比如說一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，隨著項(xiàng)目的建立，各個(gè)部門的有關(guān)人員都可被加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，甚至可包括企業(yè)外聘的專家、相關(guān)客戶、合作伙伴等。為統(tǒng)一目標(biāo)而設(shè)的"虛擬團(tuán)隊(duì)"成員可以共享項(xiàng)目信息、被分配各自的任務(wù)、接受項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督、相互之間就某個(gè)問題進(jìn)行探討、參加網(wǎng)上的項(xiàng)目會(huì)議等。當(dāng)然在這樣的例子中，"虛擬團(tuán)隊(duì)"不光包含了人，還包含了財(cái)、物等資源，例如會(huì)議室、項(xiàng)目資料等。而在協(xié)同管理平臺(tái)中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通、協(xié)調(diào)，從而保證目標(biāo)的達(dá)成?？偨Y(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過對(duì)各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。7、云OA（無實(shí)施）統(tǒng)一部署開通即用云主機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算存儲(chǔ)能力是推出“云OA”這款產(chǎn)品的潛在動(dòng)力。發(fā)揮云主機(jī)優(yōu)勢(shì)來為客戶提供更優(yōu)質(zhì)、更經(jīng)濟(jì)的服務(wù)是廠商的主要目標(biāo)。為了使目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，采用“自動(dòng)化預(yù)先部署技術(shù)”使產(chǎn)品安裝這項(xiàng)固定而枯燥的工作在后臺(tái)自動(dòng)發(fā)生，帶給你免安裝、開通即用的便利。什么是“自動(dòng)化預(yù)先部署技術(shù)”呢？它是后臺(tái)運(yùn)維控制系統(tǒng)的一部分，會(huì)根據(jù)當(dāng)前云服務(wù)器的使用情況及“云OA”產(chǎn)品庫存數(shù)量來決定是否批量部署新的產(chǎn)品。在系統(tǒng)資源占用與實(shí)際銷售情況中找到平衡點(diǎn)，達(dá)到資源利用最大化，從而為云服務(wù)帶來更高的性價(jià)比，并且是降低運(yùn)維成本的主要手段之一。（無成本）統(tǒng)一提供必要軟硬件支撐傳統(tǒng)的辦公軟件都需要用戶單獨(dú)采購服務(wù)器來運(yùn)行，即使一部分客戶由于規(guī)模小而安裝在局域網(wǎng)內(nèi)的高端PC上運(yùn)行，也不例外的要為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的采購、安裝、操作系統(tǒng)等相關(guān)軟硬件部署、維護(hù)等方面投入不少的資金及人力。云主機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算存儲(chǔ)能力是普通服務(wù)器及高端PC無法比擬的。同時(shí)由廠商統(tǒng)一提供了微軟正版操作系統(tǒng)、MSSqlServer2005數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、殺毒軟件等軟件支撐，系統(tǒng)更安全，服務(wù)有保障。這樣從硬件、軟件兩方面都為客戶解決了后顧之憂。體現(xiàn)出“軟件即服務(wù)”的高端境界。（更安全）統(tǒng)一部署于IDC眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心（InternetDataCenter）簡稱IDC，是電信部門利用已有的互聯(lián)網(wǎng)通信線路、帶寬資源，建立標(biāo)準(zhǔn)化的電信專業(yè)級(jí)機(jī)房環(huán)境，為企業(yè)、提供全方位信息化服務(wù)。云主機(jī)的所有硬件服務(wù)器都在IDC機(jī)房內(nèi)，24小時(shí)都有專業(yè)人員保障服務(wù)器的正常運(yùn)行，穩(wěn)定性、安全性高于企事業(yè)單位的自建機(jī)房。IDC有專業(yè)的數(shù)據(jù)保障機(jī)制，優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)帶寬資源。使數(shù)據(jù)更安全，網(wǎng)絡(luò)更穩(wěn)定。（更系統(tǒng)）統(tǒng)一提供運(yùn)維服務(wù)“云OA”這款產(chǎn)品給客戶帶來的另外一個(gè)實(shí)實(shí)在在的好處就是提供了統(tǒng)一的運(yùn)維服務(wù)。用戶只管使用產(chǎn)品、設(shè)置功能。其它的運(yùn)維工作廠商來做。像更新系統(tǒng)補(bǔ)丁安全漏洞、服務(wù)器查毒殺毒、數(shù)據(jù)備份等日常運(yùn)維工作不再困擾客戶。編輯本段四、協(xié)同OA未來發(fā)展趨勢(shì)從目前企業(yè)公司對(duì)管理信息化的角度來看，無非會(huì)集中在三大方面，即協(xié)同OA類、ERP類、BI類，通過這三大類的信息化推廣，可全面部署內(nèi)部管理信息化的支持體系。隨著信息化的全面推進(jìn)，三大類的信息化，會(huì)你中有我、我中有你的趨勢(shì)，但對(duì)于各階層的使用者來看，可集中通過協(xié)同OA單一入口，靈活處理協(xié)同OA中工作內(nèi)容、也可以及時(shí)處理ERP數(shù)據(jù)、以及對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)報(bào)表分析。對(duì)三者之間的關(guān)系，也會(huì)相互穿插關(guān)聯(lián)關(guān)系：協(xié)同OA類：純粹、基礎(chǔ)的協(xié)同OA應(yīng)用，關(guān)注規(guī)范過程管理的控制，提升管理效率；在ERP本身數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)之上，能獲取OA中審批后數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理；能獲取OA數(shù)據(jù)來源作為分析渠道之一。ERP類：在OA應(yīng)用之上，能獲取ERP中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過多維審批；重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)邏輯處理；能獲取ERP底層數(shù)據(jù)來源作深化分析。BI類：在OA應(yīng)用(含本身部分報(bào)表)之上，能獲取BI形成的報(bào)表數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來；在ERP應(yīng)用(含本身部分報(bào)表)之上，能把BI分析后數(shù)據(jù)獲取過來并反向影響業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)操作；強(qiáng)有力的后臺(tái)多維數(shù)據(jù)抓取、報(bào)表制作、分析。所以，基于整體管理信息化的發(fā)展來看，對(duì)于協(xié)同OA未來的應(yīng)用價(jià)值，會(huì)越來越至關(guān)重要，這也是目前市面上很多IT廠商會(huì)逐步切入來分擔(dān)這塊蛋糕的原因：1、協(xié)同OA產(chǎn)品服務(wù)方式(1).ASP:(2).Saas:(3).Mobile:(4).Sms:2、協(xié)同OA產(chǎn)品架構(gòu)模式(1).SOA(Service-OrientedArchitecture)應(yīng)用:(2).Webservices/套件化:1、協(xié)同OA產(chǎn)品服務(wù)方式(1).ASP:ASP即ApplicationServiceProvider（應(yīng)用服務(wù)提供商），ASP模式就是集中為企業(yè)搭建信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)行平臺(tái)，負(fù)責(zé)所有前期的實(shí)施、后期的維護(hù)等一系列服務(wù)，使得企業(yè)無需購買軟硬件、建設(shè)機(jī)房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)和定期的ASP服務(wù)費(fèi)，即可通過互聯(lián)網(wǎng)享用信息系統(tǒng)。眾所周知，信息化包括硬件和軟件兩部分，對(duì)于硬件部分，大部分的中小企業(yè)都進(jìn)行了IT產(chǎn)品采購并已建立了局域網(wǎng)，但軟件部分的應(yīng)用水平還比較低，像OA這類中高端管理應(yīng)用，國內(nèi)的中小企業(yè)一般都沒有實(shí)施，或者實(shí)施得不完全。據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，在中國上千萬家企業(yè)中，有37%的被調(diào)查企業(yè)認(rèn)為所需費(fèi)用過高，有24%的企業(yè)缺乏專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)的支持協(xié)助，有8%的企業(yè)認(rèn)為是內(nèi)部人員素質(zhì)偏低、意識(shí)薄弱，有5%的企業(yè)認(rèn)為是實(shí)施周期長、見效慢，而這些都是阻礙企業(yè)有效實(shí)施0A的核心要素。據(jù)獲，近期國內(nèi)協(xié)同軟件供應(yīng)商泛微軟件和中國電信面向中小企業(yè)客戶聯(lián)合推出基于E-OFFICE產(chǎn)品的商務(wù)領(lǐng)航泛微ASP平臺(tái)。ASP模式的OA相對(duì)于傳統(tǒng)項(xiàng)目型0A，它具有進(jìn)入門檻低、成本低、風(fēng)險(xiǎn)小、易實(shí)施、不需維護(hù)軟硬件等的特點(diǎn)，很好解決了眾多中小企業(yè)所面臨的問題。從現(xiàn)有的600多萬個(gè)客戶中抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)薄弱的地方不是外部資源，也不是市場應(yīng)變能力，而是管理。泛微認(rèn)為，無論是ERP、CRM、OA，還是SCM都是用來提升企業(yè)管理效率，梳理工作流程，整合信息流的。而對(duì)于那些以商貿(mào)為主的中小企業(yè)來講，除了必須的財(cái)務(wù)軟件和進(jìn)銷存軟件之外，首當(dāng)其沖的自然是OA，中小企業(yè)從OA使用中輕易獲得大公司的管理方式，一旦應(yīng)用，必將大幅提升企業(yè)競爭力和效率。提ASP平臺(tái)主要考慮了客戶使用和實(shí)施這一塊，在自定義流及個(gè)性化設(shè)置十分完善,除了滿足大多數(shù)企事業(yè)單位在內(nèi)部管理過程中的共性需求外，在租賃方式上，采用月租和年租的方式也體現(xiàn)了靈活的特點(diǎn)。另外，電信成熟的托管運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)也將更大程度的保障客戶的數(shù)據(jù)安全及無間斷的在線使用。而泛微龐大的渠道體系也將在實(shí)際推廣過程中對(duì)客戶更好的服務(wù)。近來，在線型的應(yīng)用軟件市場在近幾年異彩紛呈，ASP模式在OA領(lǐng)域?qū)⒂写笥锌蔀?。不管最終是否象預(yù)言那樣壟斷市場，但對(duì)中國中小企業(yè)信息化的推進(jìn)而言，無疑是一種強(qiáng)大的推動(dòng)力。(2).Saas:SaaS是Software-as-a-service（軟件即服務(wù)）的簡稱，它是一種通過Internet提供軟件的模式，用戶不用再購買軟件，而改用向提供商租用基于Web的軟件，來管理企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，且無需對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)，服務(wù)提供商會(huì)全權(quán)管理和維護(hù)軟件，對(duì)于許多小型企業(yè)來說，SaaS是采用先進(jìn)技術(shù)的最好途徑，它消除了企業(yè)購買、構(gòu)建和維護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用程序的需要，近年來，SaaS的興起已經(jīng)給傳統(tǒng)套裝軟件廠商帶來真實(shí)的壓力。SaaS服務(wù)提供模式：SaaS服務(wù)提供商為中小企業(yè)搭建信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)作平臺(tái)，并負(fù)責(zé)所有前期的實(shí)施、后期的維護(hù)等一系列服務(wù)，企業(yè)無需購買軟硬件、建設(shè)機(jī)房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)和定期的軟件租賃服務(wù)費(fèi)，即可通過互聯(lián)網(wǎng)享用信息系統(tǒng)。服務(wù)提供商通過有效的技術(shù)措施，可以保證每家企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。企業(yè)采用SaaS服務(wù)模式在效果上與企業(yè)自建信息系統(tǒng)基本沒有區(qū)別，但節(jié)省了大量用于購買IT產(chǎn)品、技術(shù)和維護(hù)運(yùn)行的資金，且像打開自來水龍頭就能用水一樣，方便地利用信息化系統(tǒng)，從而大幅度降低了中小企業(yè)信息化的門檻與風(fēng)險(xiǎn)。SaaS服務(wù)的優(yōu)勢(shì)：對(duì)企業(yè)來說，SaaS的優(yōu)點(diǎn)在于：I.從技術(shù)方面來看：企業(yè)無需再配備IT方面的專業(yè)技術(shù)人員，同時(shí)又能得到最新的技術(shù)應(yīng)用，滿足企業(yè)對(duì)信息管理的需求。II.從投資方面來看：企業(yè)只以相對(duì)低廉的“月費(fèi)”方式投資，不用一次性投資到位，不占用過多的營運(yùn)資金，從而緩解企業(yè)資金不足的壓力；不用考慮成本折舊問題，并能及時(shí)獲得最新硬件平臺(tái)及最佳解決方案。III.從維護(hù)和管理方面來看：由于企業(yè)采取租用的方式來進(jìn)行物流業(yè)務(wù)管理，不需要專門的維護(hù)和管理人員，也不需要為維護(hù)和管理人員支付額外費(fèi)用。很大程度上緩解企業(yè)在人力、財(cái)力上的壓力，使其能夠集中資金對(duì)核心業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的運(yùn)營。(3).Mobile:SaaS是一個(gè)為企業(yè)提供開箱即用的行業(yè)管理軟件托管平臺(tái)，支持企業(yè)個(gè)性化需求，應(yīng)用隨身定制、隨需而變。而Mobile將軟件應(yīng)用服務(wù)延伸到移動(dòng)商務(wù)領(lǐng)域，通過定制手機(jī)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)電腦和手機(jī)的雙終端使用。用戶只需要一部支持WAP2.0或者支持JAVA的手機(jī)就可以隨時(shí)隨地的訪問OA。(4).Sms:Mobile用來擴(kuò)展用戶使用OA的一種途徑，可達(dá)到類似通過IE訪問OA使用的一樣效果。但Sms服務(wù)，可以直接把一些相關(guān)信息轉(zhuǎn)換為文本信息，利用短信功能發(fā)送到用戶手機(jī)上，并通過短信的簡單回復(fù)可與OA系統(tǒng)智能的雙向溝通，達(dá)到人機(jī)互動(dòng)處理的效果。2、協(xié)同OA產(chǎn)品架構(gòu)模式(1).SOA(Service-OrientedArchitecture)應(yīng)用:面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)（Service-OrientedArchitecture，SOA）是一種IT體系結(jié)構(gòu)風(fēng)格，支持將您的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換為一組相互鏈接的服務(wù)或可重復(fù)業(yè)務(wù)任務(wù)，可在需要時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)訪問這些服務(wù)和任務(wù)。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)可以是本地網(wǎng)絡(luò)、Internet，也可以分散于各地且采用不同的技術(shù)，可讓最終用戶感覺似乎這些服務(wù)就安裝在本地桌面上一樣。可以對(duì)這些服務(wù)進(jìn)行結(jié)合，以完成特定的業(yè)務(wù)任務(wù)，從而讓您的業(yè)務(wù)快速適應(yīng)不斷變化的客觀條件和需求。當(dāng)在戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)的引導(dǎo)下進(jìn)行SOA實(shí)現(xiàn)工作時(shí)，可確保對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行積極轉(zhuǎn)換，并能夠?qū)崿F(xiàn)SOA的好處，具體如下：IT與業(yè)務(wù)的一致性、IT資產(chǎn)的最大化重用。這些有助于確保在耗資巨大的IT項(xiàng)目中的投資能夠給業(yè)務(wù)帶來長遠(yuǎn)的價(jià)值。那么，該如何步入SOA的領(lǐng)地，它又會(huì)如何影響您的業(yè)務(wù)呢？協(xié)同管理確定了五個(gè)切入點(diǎn)，可確保所進(jìn)行的每個(gè)基于SOA的解決方案都能提供真正的業(yè)務(wù)價(jià)值。協(xié)同管理可定義的五個(gè)切入點(diǎn)能幫助您和您的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)預(yù)定義的SOA解決方案，從而從中獲益。這些切入點(diǎn)同時(shí)受到業(yè)務(wù)需求（人員、流程和信息切入點(diǎn)）和IT需求（連接性和重用切入點(diǎn)）的驅(qū)動(dòng)。以下是五個(gè)切入點(diǎn)的一般描述信息：人員：SOA的這個(gè)切入點(diǎn)關(guān)注用戶體驗(yàn)，以幫助生成調(diào)用和實(shí)現(xiàn)更好的協(xié)作，從而獲得一致的人員與流程交互，提高業(yè)務(wù)效率。例如，通過使用SOA，可以創(chuàng)建基于服務(wù)的Portlet來提高此協(xié)作。流程：流程切入點(diǎn)可幫助企業(yè)了解其業(yè)務(wù)中發(fā)生的情況，從而支持其對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)模型進(jìn)行改進(jìn)。通過使用SOA，可以將業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換為可重用且具有靈活性的服務(wù)，從而改進(jìn)和優(yōu)化這些新流程。信息：通過使用SOA的這個(gè)切入點(diǎn)，能以一致而可見的方式利用公司中的信息。通過在所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供這個(gè)一致而受信任的信息，可促進(jìn)企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的創(chuàng)新工作，從而更為有效地進(jìn)行競爭。通過使用SOA，可以更好地控制信息，而且通過信息與業(yè)務(wù)流程的結(jié)合，可以發(fā)現(xiàn)很多有意義的新關(guān)系。連接性：利用連接性切入點(diǎn)，可以有效地連接基礎(chǔ)設(shè)施，從而將企業(yè)中的所有人員、流程和信息整合到一起。通過在服務(wù)間和整個(gè)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)靈活的SOA連接，可以獲取現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程并在不需要太多工作的情況下通過其他業(yè)務(wù)通道提供此流程。甚至還能以安全的方式連接防火墻外的外部合作伙伴。重用：通過SOA重用服務(wù)，可以充分利用企業(yè)中已經(jīng)存在的服務(wù)。通過對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行構(gòu)建，可以簡化業(yè)務(wù)流程，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)確保一致性并縮短開發(fā)時(shí)間。所有這些將能幫助您節(jié)約大量的時(shí)間和資金。另外，還能減少服務(wù)中的功能重復(fù)，并能獲得使用企業(yè)中為大家所熟悉的經(jīng)過驗(yàn)證的核心應(yīng)用程序的好處。(2).Webservices/套件化:實(shí)際上，WebService的主要目標(biāo)是跨平臺(tái)的可互操作性。為了達(dá)到這一目標(biāo)，WebService完全基于XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）、XSD（XMLSchema）等獨(dú)立于平臺(tái)、獨(dú)立于軟件供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)，是創(chuàng)建可互操作的、分布式應(yīng)用程序的新平臺(tái)。由此可以看出，在以下三種情況下，使用WebService會(huì)帶來極大的好處?？傊?，只要從應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)的角度看，有別的方法比WebService更有效、更可行，那就不要用WebService。編輯本段五、企事業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)協(xié)同OA的需求1、企業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)同OA類：著重關(guān)注內(nèi)部管理制度的規(guī)范執(zhí)行、內(nèi)外部信息動(dòng)向的自動(dòng)獲取和推送、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)分享利用、高效率的溝通渠道、行政類事務(wù)的集中處理；ERP類：分為標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用類和非標(biāo)應(yīng)用類；標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用類集中會(huì)從關(guān)注財(cái)務(wù)或者生成制造入手，形成對(duì)人力資源、生成設(shè)備、客戶銷售資源、供應(yīng)商采購資源、分銷渠道等方面較為通用標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用，但缺乏工作流引起的強(qiáng)力支持；非標(biāo)應(yīng)用類是指非完全制造型企業(yè)對(duì)內(nèi)部資源的管理，企業(yè)個(gè)性化管理比較強(qiáng)，且應(yīng)用可完全基于工作流引擎?zhèn)鬏?；BI類：著重于對(duì)數(shù)據(jù)的分析處理，可直接獲取協(xié)同OA類、ERP類后臺(tái)數(shù)據(jù)，并自行制定分析樣本，供高層領(lǐng)導(dǎo)多方位的決策分析。編輯本段六、協(xié)同OA選型推廣1、協(xié)同OA整體價(jià)值點(diǎn)協(xié)同OA從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來看，可以看到總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn)：(1).落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。(2).知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化使各類的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。(3).信息發(fā)布平臺(tái)內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。?(4).內(nèi)部通訊平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(5).輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。(6).信息集成我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。?(7).實(shí)現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。2、協(xié)同OA選型上OA條件：如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問題：(1).了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。(2).組織保障OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用……在整個(gè)過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒...OA規(guī)劃：在具備上OA的兩個(gè)本條件后，同時(shí)需要來規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮：·實(shí)施目標(biāo)及明確需求？·是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？·系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？·單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？·資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解：·某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？·如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？·在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？誤區(qū)：用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。誤區(qū)一：自己開發(fā)自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好；其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大；最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。其實(shí)，就OA的功能來說，無論是冠群聯(lián)想、用友、合強(qiáng)還是不知名的小公司，80%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%－300%，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？首先，判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己；其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高；