學院會議室使用管理制度

學院會議室使用管理制度學院會議室使用管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保學院會議室的高效使用與管理，提高會議質量，規(guī)范會議流程，制定本管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于學院內所有會議室的使用與管理。

第三條管理原則

（一）統(tǒng)一管理原則：學院會議室實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調度、統(tǒng)一管理。

（二）高效利用原則：合理安排會議時間，避免會議室資源浪費。

（三）服務保障原則：為會議提供良好的環(huán)境和服務，確保會議順利進行。

（四）安全環(huán)保原則：確保會議室設施設備安全運行，提倡綠色環(huán)保會議。

第四條權責明確

（一）會議室管理部門：負責會議室的日常管理、維護及調度工作。

（二）會議申請人：負責按照規(guī)定申請會議室，并確保會議的順利進行。

（三）參會人員：遵守會議紀律，愛護會議室設施，配合會議管理部門工作。

第五條會議分類

根據會議性質和規(guī)模，將會議分為以下幾類：

（一）大型會議：參會人數(shù)在100人以上。

（二）中型會議：參會人數(shù)在30-100人。

（三）小型會議：參會人數(shù)在30人以下。

第六條會議級別

根據會議的重要性，將會議分為以下幾級：

（一）一級會議：學院重要決策會議，如黨委會、院長辦公會等。

（二）二級會議：學院各部門重要工作會議。

（三）三級會議：一般性會議，包括學術報告、座談會等。

第七條本管理制度自發(fā)布之日起實施，未盡事宜可根據實際情況予以調整。如有與本管理制度相抵觸的規(guī)定，以本管理制度為準。

第二章會議流程

一、會議申請

1.會議申請人需提前向會議室管理部門提交會議申請，填寫《會議室使用申請表》，明確會議名稱、會議級別、參會人數(shù)、會議時間、會議所需設備等。

2.會議申請人需在會議召開前至少3個工作日提交申請，特殊情況需提前至少1個工作日提交。

3.會議室管理部門收到申請后，根據會議室使用情況，在1個工作日內給予答復。

二、會議審批

1.會議室管理部門負責對會議申請進行審批，根據會議級別、參會人數(shù)、會議室使用情況等因素進行綜合評估。

2.審批通過后，會議室管理部門負責安排會議室，并在會議前通知會議申請人。

三、會議通知

1.會議申請人應在接到會議室安排通知后，及時發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員等。

2.會議通知應至少提前1個工作日發(fā)送給參會人員。

四、會議準備

1.會議室管理部門負責檢查會議室設施設備，確保設施設備正常運行。

2.會議申請人負責準備會議材料，布置會議室，并根據需要提前調試設備。

五、會議召開

1.會議開始前，會議主持人應核對參會人員名單，確保到會人數(shù)。

2.會議主持人按照會議議程組織會議，確保會議內容完整、有序進行。

3.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，按時到會，積極參與討論，不得隨意離場。

六、會議記錄

1.會議申請人負責指定專人記錄會議內容，確保記錄真實、準確、完整。

2.會議記錄應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內容、決議事項等。

七、會議結束

1.會議結束后，會議主持人對會議進行總結，明確會議成果和下一步工作計劃。

2.會議記錄人應在會議結束后1個工作日內將會議紀要發(fā)送給會議申請人和參會人員。

八、會議資料的歸檔

1.會議申請人負責將會議紀要、會議材料等資料整理歸檔，以備查閱。

2.會議室管理部門應定期對會議資料進行整理、歸檔，確保資料完整、安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確反映會議內容，明確記錄會議討論的重點、決議事項、責任人和完成時限。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，經會議主持人審核后，于會議結束后1個工作日內發(fā)布給所有參會人員。

二、決議事項的責任分配

1.會議紀要中應明確每項決議事項的責任人，確保每一項工作都有人負責。

2.責任人應清晰了解自己的任務要求，并在規(guī)定時限內完成任務。

三、跟蹤督促與進度反饋

1.會議申請人或指定專人負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤督促。

2.責任人需定期向會議申請人匯報工作進展，會議申請人應記錄并匯總進度情況。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，會議申請人應及時協(xié)調解決，確保決議事項按計劃推進。

四、會議紀要的執(zhí)行評估

1.在決議事項完成后，會議申請人應組織對執(zhí)行結果進行評估，確認是否達到預期目標。

2.如有未完成的決議事項，應分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中予以關注。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要的原始文檔和執(zhí)行情況報告應統(tǒng)一歸檔，以便于查詢和追溯。

2.會議室管理部門應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行檢查，確保會議決議得到有效落實。

六、會議紀要的公開與透明

1.根據需要，會議紀要可在適當范圍內公開，提高工作的透明度，接受廣大師生的監(jiān)督。

2.對于涉及隱私或敏感信息的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

七、持續(xù)改進與反饋機制

1.鼓勵參會人員對會議紀要的編制和執(zhí)行提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議管理制度。

2.會議申請人應定期收集反饋，對會議紀要的編制和跟蹤落實流程進行持續(xù)改進。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用預約

1.會議室使用實行預約制度，學院各部門和個人需通過會議室管理部門進行預約。

2.預約時應提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，并注明所需設施設備。

3.會議室管理部門根據預約情況統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

二、會議室設施設備管理

1.會議室管理部門負責定期檢查會議室設施設備，確保設備正常運行。

2.使用會議室時，責任人應檢查設備是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時向會議室管理部門報修。

3.使用完畢后，責任人應確保設備關閉，避免長時間待機，節(jié)約能源。

三、會議室環(huán)境與安全

1.會議室應保持整潔、安靜，禁止在會議室內吸煙、進食。

2.會議室內嚴禁存放易燃、易爆等危險物品。

3.會議室管理部門負責制定應急預案，確保會議期間的安全。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議申請人應按照預定時間使用會議室，不得隨意占用或提前結束。

2.如需臨時調整會議室使用時間，應提前通知會議室管理部門，以便及時調整安排。

3.會議期間，責任人應確保會議室門關閉，避免影響其他會議的進行。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室管理部門負責會議室鑰匙的管理，責任人需在會議前領取，會議結束后及時歸還。

2.鑰匙丟失或損壞，責任人需立即向會議室管理部門報告，并承擔相應責任。

六、會議室使用費用

1.學院內部會議使用會議室，原則上不收取費用。

2.特殊情況下，如需使用額外設備或服務，會議室管理部門可根據實際情況適當收取費用。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權予以制止，并視情節(jié)嚴重程度進行相應處罰。

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自占用會議室、損壞設施設備、違反會議紀律等。

八、定期評估與改進

1.會議室管理部門應定期對會議室使用情況進行評估，收集反饋意見，不斷優(yōu)化管理規(guī)定。

2.根據實際需要，對會議室管理規(guī)定進行修訂，確保制度與時俱進。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實施，如