時間管理與效率提升基本策略統(tǒng)籌技巧具體應(yīng)用培訓(xùn)課件

時門管理與效率提升基本概念|重要意義|基本策略|統(tǒng)籌技巧|具體應(yīng)用TIMEMANAGEMENTANDEFFICIENCYIMPROVEMENT你是否同時進行著多項工作，但似乎無法全部完成？你是否每晚回家的時候累得精疲力竭，卻又覺得好象有什么事沒有做完？你是否覺得總是沒有時間運動或休閑，甚至是隨便玩玩也沒空？心里的聲音常常對您說：“今天不做沒有關(guān)系，反正明天也能做！”每件事情都想依預(yù)定時間進行，但每次都無法準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時完成，陷于惡性循環(huán)中。常常把事情延到最后，使自己在時間上沒有變通的彈性。問題提出。時間管理的基本策略BasicStrategiesforTimeManagement03時間管理的重要意義TheImportanceofTimeManagement02時間管理的基本概念Basicconceptsoftimemanagement01時間管理的統(tǒng)籌技巧CoordinationTechniquesforTimeManagement04時間管理的具體應(yīng)用Specificapplicationofmanagementskills05目錄CONTENTS時門管理的基本概念由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是探索如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)的行為。PART-01BASICCONCEPTSOFTIMEMANAGEMENT小實驗。Smallexperiment道具方法鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐,把以上物品裝進鐵桶。提問如果請你做這個實驗，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶？啟示在這個實驗中，鐵桶象征著什么？細(xì)沙象征著什么？碎石象征著什么？大石頭又象征著什么？水象征什么？這個實驗又說明了什么？什么是時間管理？Whatistimemanagement由于時間所具備的基本特性，所以時間管理的對象并不是時間本身，而是探索如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)的行為。“時間管理”是什么通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。目的：時門管理的重要意義“時間是組成生命的材料，浪費別人的時間是無異于謀財害命的?！惫芾頃r間就像管理生命一樣重要。PART-02THEIMPORTANCEOFTIMEMANAGEMENT時間管理的重要意義。TheImportanceofTimeManagement生命只有一次（游戲）個體生命的有限性生命留給我們的時間？我們?nèi)绾慰刂扑鼈兊摹傲飨颉?。童年、少年、青年、中年、壯年、老年時間創(chuàng)造財富、速度提升服務(wù)速度競爭過去是大魚吃小魚，現(xiàn)在是快魚吃慢魚的時代速度競爭成為主導(dǎo)信息大爆炸“時間是組成生命的材料，浪費別人的時間是無異于謀財害命的?！惫芾頃r間就像管理生命一樣重要。魯迅先生說時門管理的基本策略把要做的事情全部看一遍，擬列一個時間表；確定每件事情的重要等級和緊急程度根據(jù)重要程度把事情重新排序，列出任務(wù)完成計劃PART-03BASICSTRATEGIESFORTIMEMANAGEMENT練習(xí)。practice每天上班時間為8點-18點（含往來交通時間，中午有1小時休息）。你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是好朋友的生日，你還沒有買禮物和生日卡你有好幾個月沒有回老家，也沒有寫信或打電話有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點以前），估計要花1小時明晚8點有個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系明晚有一場演唱會你在圖書館借的書明天到期外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計劃書之前把它復(fù)印一份明天下午2點到4點有一個會議你欠某人200元錢--他明天也將參加那個會議你明天早上從9點到11點要聽一場講座你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面你沒有干凈的外套，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個澡你負(fù)責(zé)的項目將在明天下午6點鐘開會，預(yù)計1小時你身上只有5塊錢，需要取錢大家明天晚上聚餐你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信星期天早上要作一次簡報，預(yù)計準(zhǔn)備簡報要花費15個小時，而且只能用業(yè)時間你邀請女朋友后天晚上來你家吃燭光晚餐，但家里啥也沒有下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試時間管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何對這些項目進行有效的時間管理呢？根據(jù)重要程度把事情重新排序，列出任務(wù)完成計劃把要做的事情全部看一遍，擬列一個時間表確定每件事情的重要等級和緊急程度時間管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement時間星期二星期三星期四星期五星期六8:0010:0012:0014:0016:0018:0020:0022:000:00把要做的事情全部看一遍，擬列一個時間表時間管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement哪些事情可以放棄不做？為什么？這件事如果不做，會有什么后果？如果認(rèn)為不會有任何影響，那么這件事情便該立刻取消。哪些事情可以由別人代做？為什么？這件事可以由別人代做而又不影響效果？將不必親自處理的事情清楚的交給別人去做。哪些是自己需要處理的事情？為什么哪些事情是非自己處理不可的要事，哪些是非自己處理不可的瑣事，區(qū)別重要度，將自己處理的要事選取精神最好的時間處理，將瑣事利用空檔的時間處理。編好時間表后，再確定每件事情的重要等級和緊急程度根據(jù)編好的時間表，考慮：列出任務(wù)執(zhí)行計劃，執(zhí)行吧！時間管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement

明確你的價值觀價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進行時間管理的基礎(chǔ)。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。

確定你的目標(biāo)

對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序

明確你的任務(wù)

對任務(wù)按優(yōu)先級排序重要度是因人而異的，因此，任何有效的時間管理系統(tǒng)首先都必需要明確你的價值觀。時間管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等（1、15）開發(fā)新的顧客資源家庭——給家里打電話，等等（3、14、17）人際關(guān)系的建立友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等（2、8、11、18、21）愛情——準(zhǔn)備燭光晚餐，等等（23）工作——簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等（5、9、10、12、13、16、19、20、22、24）金錢——夜間兼職的面試，等等（4）興趣——看演唱會，等等（6、7）根據(jù)價值觀的不同，將練習(xí)中的任務(wù)區(qū)別出來：考慮一下，你的價值觀是什么？哪項任務(wù)對你是最重要的？時間管理的基本策略。BasicStrategiesforTimeManagement明確你的情緒焦點明確你的任務(wù)學(xué)會感性時間管理對任務(wù)按優(yōu)先級排序六大關(guān)鍵詞需求：新品發(fā)布視頻背景優(yōu)化情緒是不自主的思維，情緒的焦點決定了我們?nèi)绾伟才乓惶斓臅r間。感性時間管理關(guān)鍵是情緒管理,情緒決定焦點，是否有利于我們快速達成目標(biāo)。時間管理的效果是因人而異的，因此，任何有效的時間管理系統(tǒng)首先都必需要明確你的情緒焦點。時門管理的統(tǒng)籌技巧我們的時間管理問題在哪里?時間處理原則,輕重緩急：重要的事情往往不緊急，緊急的事情往往不重要PART-04COORDINATIONTECHNIQUESFORTIMEMANAGEMENT案例。case人力資源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動：8:30上司找任經(jīng)理談有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進來請示匯報工作，一直到11:00。11:00處理文件報告等，到12:00，還有一部分沒有過目。吃過午飯，看了一會報紙，聊了一會天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。上

午14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項工作又占去兩個小時。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示工作，順便聊了一會私事和公司最近的傳聞。16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒有達到預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17:00。已經(jīng)沒有時間寫報告，只好把未寫完的報告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。下

午時間管理的的統(tǒng)籌技巧。CoordinationTechniquesforTimeManagement電話干擾——對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定期召見使時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示匯報的官僚作風(fēng)，浪費了許多時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動性。沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會說“不”，對隨機事件不加控制，浪費了許多時間。樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？我們的時間管理問題在哪里。Whataretheissueswithourtimemanagement多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點，沒有周末，沒有休息時間，簡直就是“忙碌”二字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們在工作中表現(xiàn)出來的忙亂與普通員工有很大的差異。有沒有方法提高時間的利用率，有盡可能多的時間去陪陪家人？下面就來分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因透過現(xiàn)象看本質(zhì)部分經(jīng)理人員的三個字特征忙茫盲做事缺乏計劃性做事分不清主次不善于

說“不”無法恰當(dāng)處理外部的干擾我們的時間管理問題在哪里。Whataretheissueswithourtimemanagement電話干擾，陪同煲粥不速之客，禮節(jié)陪聊習(xí)慣拖延，超出期限會而不議，議而不決無視重點，做事低效不良授權(quán)，權(quán)責(zé)不清時間的浪費公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）餐飲服務(wù)（供餐窗口少、菜品少、座位少等）信息化程度外部客觀的低效率干擾因素分析表干擾者：可能是自己、朋友、客戶、上司、下屬、家人等等。干擾因素分析干擾者后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事多經(jīng)常“救火”條理不清計劃不周電話干擾時間處理原則。Timeprocessingprinciples輕重緩急墨菲定律0102輕重緩急：重要的事情往往不緊急，緊急的事情往往不重要；一次結(jié)清，同一類的事情最好一次把它做完；實際花費的時間總比預(yù)計的長；（墨菲定律）凡是可能出錯的都會出錯；每次出錯的時候，總是在最不可能出錯的地方；為突發(fā)事件預(yù)留時間；日常性事務(wù)維護原則:做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾；每一分鐘每一秒做最有效率的事情；遵守20：80定律；時間被占用說“不”原則；有效授權(quán)并權(quán)責(zé)分明；時門管理的具體應(yīng)用樹立正確的時間價值觀，時間價值的計算，做好時間管理的長短期準(zhǔn)備為高效的時間管理，培養(yǎng)良好習(xí)慣PART-05SPECIFICAPPLICATIONOFMANAGEMENTSKILLS一、樹立正確的時間價值觀。1、EstablishingCorrectTimeValues首先解決思想認(rèn)識問題牢固樹立時間的價值觀人的行動是受思想支配的，思想方法決定行為模式時間就是效益時間就是金錢時間就是生命你的時間（單位可以是小時，也可以是天）值多少錢？進行時間價值的計算，可以幫助你理解時間意味著什么？思考：樹立正確的時間價值觀Howmuchisyourtime(inhoursordays)worth?Calculatingthevalueoftimecanhelpyouunderstandwhattimemeans?時間價值的計算。Calculationoftimevalue年薪（元）每天的價值（元）每小時的價值（元）每分鐘的價值（元）1500062.08.860.1535000144.620.70.3455000227.332.50.5475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98銷售額（萬元）每天的價值（萬元）每小時的價值（萬元）每分鐘的價值（萬元）10004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.49成本價值計算收入價值計算每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值時間就是金錢，浪費時間，就意味著增加了成本，減少利潤。浪費的時間，無論如何也彌補不了。每一分鐘都有價值錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。一天浪費1—2小時，意味著在其他時間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。錢是一分一分掙來的規(guī)劃時間，以便使寶貴的、有限的時間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動上。時間需要規(guī)劃二、做好時間管理的長短期準(zhǔn)備。2、Preparefortimemanagementintheshortandlongterm臨時準(zhǔn)備明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作計劃放到隨時可見的地方每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備工作長期準(zhǔn)備購買工具書/增加知識儲備/提高能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力把常用的文件/文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣三、為高效的時間管理，培養(yǎng)良好習(xí)慣。3、Tocultivategoodhabitsforefficienttimemanagement010203040506利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間利用零碎時間處理例行性事務(wù)休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料把最困難的事放在效率最高的時候午餐或下班前開專題會效率最高/避免上午開重要會每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)四、培養(yǎng)與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力。3、Tocultivategoodhabitsforefficienttimemanagement管理電話如遇瑣事纏身能快速擺脫站著接待一向健談的來訪者從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者五、明確目標(biāo)，做好計劃。5、Cleargoalsandplanwell第一，不了解目標(biāo)的重要性，從小沒有人教導(dǎo)我們什么是目標(biāo)，更不知道為什么要設(shè)定目標(biāo)。第二，不知道如何設(shè)定目標(biāo)，在我們的學(xué)校教育當(dāng)中從來沒有教導(dǎo)我們?nèi)绾卧O(shè)定目標(biāo)，如何去達成目標(biāo)。

第三，因為害怕被別人拒絕，假如我們不設(shè)定目標(biāo)，我們就不會被別人批評，嘲笑。我們可以免除害怕被拒絕的恐怖。第四，害怕自己會失敗，一般成年人在生活上失敗最大的原因就是對失敗的恐懼感。總以為我不能，我可能會損失錢財，浪費時間，我不能。為什么不愿意設(shè)定目標(biāo)呢？明確目標(biāo)你為什么工作你要達到什么目的避免工作千頭萬緒眉毛胡子一把抓被動工作跟著感覺走制定低目標(biāo)的原因。Reasonsforsettinglowgoals01員工業(yè)績考核體系不合理、獎懲不科學(xué)02對失敗的恐懼03不能發(fā)現(xiàn)完成目標(biāo)的方法或手段04過多的將注意力集中在現(xiàn)有的資源能力05經(jīng)驗性思維06上司沒有鼓舞起員工的士氣如何應(yīng)對低目標(biāo)？Howtodealwithlowgoals用現(xiàn)在的方法主管要求的期限一個人完成現(xiàn)有的資源和的成本標(biāo)準(zhǔn)全部完成我原來是可以做到的！我做不到運用什么方法可以完成？你認(rèn)為什么時間可以完成？需要哪些部門或崗位的協(xié)助？需要投入哪些資源？哪些可以保證完成？那些能部分完成？作為主管，不可為員工的拒絕態(tài)度嚇倒，而應(yīng)通過溝通轉(zhuǎn)變員工的思維習(xí)慣！鼓勵員工尋找實現(xiàn)目標(biāo)的方法，而不應(yīng)該就目標(biāo)值本身的高低討價還價！對心態(tài)消極、承諾目標(biāo)與上級期望目標(biāo)差距太大而有拒不轉(zhuǎn)變觀念、不去動腦筋想辦法，而是挖空心思想借口的個別員工，只能不換腦筋就換人！目標(biāo)設(shè)計的SMART原則。SMARTprinciplesfortargetdesignS-SpecificS-Specific具體，不能籠統(tǒng)M-MeasurableM-Measurable可度量A-AttainableA-Attainable可實現(xiàn),避免過高或過低的目標(biāo)。T-TimeboundT-Timebound時限，完成目標(biāo)的期限。R-RealisticR-Realistic現(xiàn)實性，指目標(biāo)是實實在在的。六、學(xué)會用時間管理達成目標(biāo)。6、Learntousetimemanagementtoachievegoals圖形化數(shù)字化完成時限具體的實際步驟督導(dǎo)與校正完成的獎勵時間管理請閉上眼考慮3分鐘一生的夢想10年內(nèi)想完成的事5年內(nèi)想完成的事今年內(nèi)想完成的事這個月想完成的事今天想完成的事七、分清輕重緩急，運用“四象限”分析法，對時間進行管理。

7、Distinguishprioritiesandusethe"fourquadrant"analysismethodtomanagetime宏觀微觀從微觀到宏觀注：重要度取決于任務(wù)本身對戰(zhàn)略的影響力——運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。從次重要到較重要較重要次重要七、分清輕重緩急，運用“四象限”分析法，對時間進行管理。

7、Distinguishprioritiesandusethe"fourquadrant"analysismethodtomanagetime注：緊迫性取決于任務(wù)本身時間性的強弱時間性強時間性弱時間性從弱到強從次重要到較重要優(yōu)先次優(yōu)先七、分清輕重緩急，運用“四象限”分析法，對時間進行管理。

7、Distinguishprioritiesandusethe"fourquadrant"analysismethodtomanagetime緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機急迫的問題有期限壓力的計劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機會規(guī)劃改進產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動八、組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化，建立并行、串行的工作模式。8、Optimizeorganizationalstructureandprocess,establishparallelandserialworkingmodes崔西定律——任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。簡化工作是所有高效成功人士的共同特質(zhì)。例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度為9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。建立并行、串行的工作模式，簡化流程八、組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化，建立并行、串行的工作模式。8、Optimizeorganizationalstructureandprocess,establishparallelandserialworkingmodes起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點吃早餐小王的一個早晨看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點吃早餐看電視早新聞什么情況下能并行工作并行工作模式八、組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化，建立并行、串行的工作模式。8、Optimizeorganizationalstructureandprocess,establishparallelandserialworkingmodes主要領(lǐng)導(dǎo)不到場會議不能開會議沒結(jié)束形不成工作決議決議沒有下達工作無法開展工作尚未結(jié)束無法進行考核要充分考慮工作的連續(xù)性ABCD串行工作模式九、學(xué)會有效的授權(quán)。9、Learneffectiveauthorization授權(quán)概念：上級將權(quán)力和責(zé)任授予下級，使下級在一定的監(jiān)督下，有相當(dāng)?shù)男袨樽灾鳈?quán)。日常工作及需要專業(yè)技術(shù)型工作收集事實與數(shù)據(jù)某些特定領(lǐng)域中的決定監(jiān)管項目準(zhǔn)備報告可以授權(quán)的工作人事問題（如激勵、保持士氣）發(fā)展及培養(yǎng)部下下達目標(biāo)解決部門間的沖突維護紀(jì)律和制度無可授權(quán)的人則不授權(quán)不可以授權(quán)的工作九、學(xué)會有效的授權(quán)。9、Learneffectiveauthorization說明任務(wù)內(nèi)容、細(xì)節(jié)、完成期限及所需資源。說明你所期望的成果。允許部屬