郵政會議管理制度

郵政會議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)郵政企業(yè)會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際，特制定本制度。

二、本制度適用于郵政企業(yè)各類會議，包括但不限于生產(chǎn)經(jīng)營會議、專題會議、座談會、協(xié)調(diào)會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.目的明確：會議應(yīng)具有明確的議題和目標(biāo)，禁止召開無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會議。

2.計(jì)劃安排：會議應(yīng)按照年度、季度、月度工作計(jì)劃進(jìn)行安排，嚴(yán)格控制臨時性會議。

3.精簡高效：會議時間、地點(diǎn)、參加人員應(yīng)盡量精簡，確保會議高效進(jìn)行。

4.責(zé)任落實(shí)：會議決定的事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保會議成果的落實(shí)。

四、企業(yè)各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，加強(qiáng)對會議的組織、管理和監(jiān)督，提高會議質(zhì)量。

五、企業(yè)應(yīng)定期對會議管理制度進(jìn)行評估和修訂，不斷完善會議管理機(jī)制，提高會議效率。

六、本制度的解釋權(quán)歸郵政企業(yè)董事會所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況報(bào)請企業(yè)董事會研究決定。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議召集：會議召集人根據(jù)工作需要，明確會議議題、目標(biāo)、時間、地點(diǎn)和參會人員，提前發(fā)出會議通知。

2.會議通知：會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程等內(nèi)容，并在會議召開前至少3個工作日發(fā)送給參會人員。

3.會議議程：會議召集人應(yīng)根據(jù)會議主題制定詳細(xì)的議程，明確各議題討論的時間安排和責(zé)任人。

4.會議材料：會議相關(guān)材料應(yīng)在會議召開前至少2個工作日提交給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持人：會議主持人負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按照議程進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：會議發(fā)言應(yīng)圍繞會議議題展開，觀點(diǎn)明確，言簡意賅。每位發(fā)言人的發(fā)言時間應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。

4.會議討論：會議主持人應(yīng)鼓勵參會人員充分發(fā)表意見，進(jìn)行積極討論，確保議題得到充分研究。

三、會議決策

1.決策程序：會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，形成共識。

2.決策記錄：會議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，明確責(zé)任人和完成時限。

3.舉手表決：對于重大事項(xiàng)，可采用舉手表決或無記名投票方式進(jìn)行表決，表決結(jié)果當(dāng)場公布。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議成果進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決定事項(xiàng)的落實(shí)。

2.會議紀(jì)要：會議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要分發(fā)：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和落實(shí)會議精神。

五、會議后續(xù)工作

1.任務(wù)分解：會議決定的事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行任務(wù)分解，明確責(zé)任人和完成時限。

2.跟蹤落實(shí)：各部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，加強(qiáng)對會議決策事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)，并及時匯報(bào)工作進(jìn)展。

3.評估反饋：企業(yè)應(yīng)定期對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行評估，對存在的問題進(jìn)行反饋，并提出改進(jìn)措施。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、各議題討論情況、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會議主持人進(jìn)行審核，確保無誤后予以批準(zhǔn)。

4.批準(zhǔn)后的會議紀(jì)要應(yīng)及時分發(fā)至相關(guān)部門和參會人員。

二、會議決策事項(xiàng)的責(zé)任分解

1.根據(jù)會議紀(jì)要，將會議決策事項(xiàng)進(jìn)行責(zé)任分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)制定具體實(shí)施方案，確保會議決策事項(xiàng)的落實(shí)。

3.企業(yè)應(yīng)對責(zé)任分解情況進(jìn)行跟蹤管理，確保各部門按照既定計(jì)劃推進(jìn)工作。

三、會議決策事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)

1.各責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，定期匯報(bào)工作進(jìn)展情況。

2.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行檢查和督促。

3.對未按期完成或推進(jìn)不力的會議決策事項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析，找出原因，制定整改措施。

四、會議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋與評估

1.企業(yè)應(yīng)定期對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括但不限于：完成情況、質(zhì)量、效率等。

2.對會議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和反饋，對存在的問題提出改進(jìn)措施。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)各部門和員工績效考核的依據(jù)之一。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.企業(yè)應(yīng)建立健全會議紀(jì)要查閱制度，確保相關(guān)人員能夠及時了解會議內(nèi)容和決策情況。

3.會議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)會議室的預(yù)訂管理工作。

2.需要召開會議的部門或個人，應(yīng)提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

3.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會議性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，合理分配會議室資源。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，確保會議環(huán)境舒適。

2.會議召開前，會議室管理部門應(yīng)檢查會議室設(shè)施設(shè)備是否齊全、完好，確保會議順利進(jìn)行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到場，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場秩序。

三、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期檢查、維護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室內(nèi)的投影儀、音響、話筒等設(shè)備，使用前應(yīng)進(jìn)行檢查，使用后應(yīng)妥善放置，避免損壞。

3.如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時報(bào)修，確保會議需要時可用。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會議室的安全管理，確保會議期間人員和財(cái)產(chǎn)安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，定期進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

3.會議期間，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會場安全，遇有緊急情況，及時采取措施，確保人員安全。

五、會議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

2.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置垃圾桶，提倡垃圾分類，加強(qiáng)環(huán)保意識。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得在會議室遺留垃圾。

六、會議室費(fèi)用管理

1.企業(yè)應(yīng)合理制定會議室使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，明確收費(fèi)項(xiàng)目和使用規(guī)則。

2.會議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)對會議室使用費(fèi)用的核算與管理，確保費(fèi)用合理、透明。

3.企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況，對會議室使用費(fèi)用進(jìn)行適時調(diào)整，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和市場需求。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸郵政企業(yè)董事會所有