香港公司會(huì)議日常管理制度

香港公司會(huì)議日常管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)香港公司內(nèi)部管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和有效性，特制定本制度。本制度遵循公開、公平、高效、參與的原則，適用于公司各類會(huì)議。

二、適用范圍

本制度適用于香港公司內(nèi)部召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。

三、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期和議程召開的會(huì)議，如董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議，如專題研討會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開、記錄和跟蹤落實(shí)等工作。

2.會(huì)議參加者應(yīng)積極參與會(huì)議討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)提交會(huì)議材料。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的保密性，涉及商業(yè)秘密的會(huì)議，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。

2.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

3.會(huì)議決策的執(zhí)行情況應(yīng)納入會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)環(huán)節(jié)。

六、會(huì)議通知與議程

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，提前通知參會(huì)人員，并明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)是否參會(huì)，如有特殊情況不能參會(huì)，需提前告知會(huì)議組織者。

3.會(huì)議議程應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。

七、本制度的解釋權(quán)歸香港公司所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議的秩序和效果。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展、部門工作需要或特定議題，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)結(jié)合會(huì)議主題，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括議題、討論時(shí)間、發(fā)言順序等。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參會(huì)，并確保參會(huì)人員具備決策權(quán)或相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

4.預(yù)約會(huì)議室：會(huì)議組織者應(yīng)提前預(yù)約會(huì)議室，確保會(huì)議場地符合會(huì)議需求，同時(shí)布置好會(huì)議室設(shè)施，如投影儀、音響等。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過電子郵件、電話或即時(shí)通訊工具等方式，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議籌備組聯(lián)系方式等。

3.會(huì)議通知發(fā)送后，會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤參會(huì)人員的回復(fù)情況，確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)施，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

2.會(huì)議開始時(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)簡要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律和要求。

3.會(huì)議按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

4.參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、客觀、全面地反映會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議決策的透明性和可追溯性。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，總結(jié)會(huì)議成果和不足之處。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議總結(jié)，對會(huì)議流程、議程設(shè)置等方面進(jìn)行改進(jìn)，以提高會(huì)議效率。

3.會(huì)議決策的執(zhí)行情況應(yīng)納入會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)環(huán)節(jié)，會(huì)議組織者應(yīng)定期跟進(jìn)并反饋執(zhí)行結(jié)果。

六、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，并妥善保管。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間、方式進(jìn)行保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議討論的主要議題、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議組織者審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。

3.審核通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)，通過電子郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、行動(dòng)計(jì)劃的制定與分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決策的行動(dòng)計(jì)劃，包括任務(wù)目標(biāo)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)決策內(nèi)容，合理分配任務(wù)，確保每個(gè)行動(dòng)計(jì)劃都有明確的責(zé)任主體。

3.責(zé)任部門和責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即制定具體實(shí)施方案，并按照計(jì)劃推進(jìn)。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對會(huì)議紀(jì)要中記錄的行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行定期跟進(jìn)，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

2.跟進(jìn)過程中，會(huì)議組織者應(yīng)與責(zé)任部門、責(zé)任人保持溝通，了解任務(wù)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決遇到的問題。

3.對于重大決策或關(guān)鍵任務(wù)，會(huì)議組織者可設(shè)立專項(xiàng)監(jiān)督小組，進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和評估。

四、進(jìn)度報(bào)告與反饋

1.責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議組織者報(bào)告任務(wù)進(jìn)度，報(bào)告內(nèi)容包括已完成工作、未完成工作、存在問題及解決方案等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)整理進(jìn)度報(bào)告，及時(shí)向公司高層或相關(guān)部門反饋，確保決策層了解工作進(jìn)展。

3.對于未按計(jì)劃推進(jìn)的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任部門盡快完成。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔

1.隨著任務(wù)的推進(jìn)，會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃可能會(huì)有調(diào)整，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，確保其反映最新的工作情況。

2.會(huì)議紀(jì)要更新后，應(yīng)再次發(fā)布給相關(guān)人員進(jìn)行知悉。

3.會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)資料在任務(wù)完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備未來參考和審計(jì)。

六、效果評估與持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)在任務(wù)完成后進(jìn)行效果評估，分析會(huì)議決策的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.根據(jù)效果評估結(jié)果，會(huì)議組織者應(yīng)不斷完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定負(fù)責(zé)人提出申請。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政部門合理安排會(huì)議室。

3.行政部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)約臺(tái)賬，及時(shí)更新預(yù)約信息，避免沖突。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模，配置相應(yīng)的設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議組織者應(yīng)按時(shí)召開會(huì)議，會(huì)議開始前，檢查會(huì)議室設(shè)施是否齊全、完好。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，按時(shí)入場，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會(huì)場秩序。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)組織參會(huì)人員整理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置消防器材，確保消防通道暢通，參會(huì)人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施和逃生路線。

2.行政部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注會(huì)議內(nèi)容的保密性，對于涉及商業(yè)秘密的會(huì)議，應(yīng)采取措施保護(hù)會(huì)議信息。

五、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)與保潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

2.會(huì)議室使用過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋，以便及時(shí)處理。

3.定期對會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，保持會(huì)議室空氣質(zhì)量。

六、會(huì)議室預(yù)約與使用監(jiān)督

1.行政部門應(yīng)對會(huì)議室預(yù)約與使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會(huì)議室資源合理分配。

2.對于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止并通報(bào)批評，情節(jié)嚴(yán)重者，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。

3.定期收集會(huì)議室使用反饋，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，