公司采購(gòu)流程制度采購(gòu)部工作流程

XX采購(gòu)部工作流程 第18頁(yè)共24頁(yè)XX集團(tuán)采購(gòu)部工作流程采購(gòu)部

采購(gòu)部工作流程目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1、 主題內(nèi)容與適用范圍32 供應(yīng)商管理流程32.1供應(yīng)商選擇與分類2.2供應(yīng)商維護(hù)2.3供應(yīng)商考核與監(jiān)督3、物資采購(gòu)流程3.1物資請(qǐng)購(gòu)流程3.2物資購(gòu)買流程3.3采購(gòu)成本管理3.4物資貨款支付流程3.5采購(gòu)發(fā)票管理流程3.6采購(gòu)合同管理3.7特殊部品采購(gòu)流程4、采購(gòu)物資質(zhì)量管理流程5、采購(gòu)人員崗位職責(zé)6、采購(gòu)績(jī)效考核評(píng)估流程

一、主題內(nèi)容與適用范圍1.1本細(xì)則規(guī)定采購(gòu)部所有工作流程中的具體實(shí)施過(guò)程和手續(xù)。1.2本細(xì)則結(jié)合我公司ISO9001質(zhì)量體系及公司其他相關(guān)管理的要求。1.3本細(xì)則適用于無(wú)錫XX及所屬合肥XX、唐山XX采購(gòu)工作要求。

二、供應(yīng)商管理流程2.1供應(yīng)商選擇與分類供方選擇流程權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單供應(yīng)商預(yù)選供應(yīng)商預(yù)選采購(gòu)部《供方調(diào)查表》現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審制造技術(shù)品質(zhì)《供方質(zhì)量保證能力評(píng)審表》小量試制小量試制制造部《小批量試制申請(qǐng)表》初物檢查初物檢查品質(zhì)部《初錄檢查報(bào)告書》合格小批量供貨小批量供貨制造部合格納入合格供方納入合格供方采購(gòu)部《合格供方名錄》采購(gòu)員采購(gòu)采購(gòu)員采購(gòu)采購(gòu)部重要供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循《質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)》中7.4章節(jié)相關(guān)內(nèi)容。由采購(gòu)部發(fā)放《供應(yīng)商調(diào)查表》，之后聯(lián)合公司相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)并填寫《供方質(zhì)量保證能力評(píng)審表》，評(píng)審合格的納入《合格供方名錄》。并每年進(jìn)行一次評(píng)審。按XX公司《質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)》采購(gòu)物資的不同將供應(yīng)商分為三類：a.重要：A類供應(yīng)商，提供的產(chǎn)品構(gòu)成我公司最終產(chǎn)品的主要部分及關(guān)鍵部分，直接影響最終產(chǎn)品使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴的物資；b.一般：B類供應(yīng)商，提供的產(chǎn)品構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部位的批量物資，它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資；c.輔助：C類非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資，如一般包裝材料等。原則上A類物資必須堅(jiān)持A、B兩家供貨，按7：3的供貨份額執(zhí)行，如遇一方質(zhì)量不穩(wěn)定或交貨不及時(shí)，可進(jìn)行份額調(diào)整。采購(gòu)部應(yīng)按照供應(yīng)商的不同類別分類管理。作為上游供應(yīng)資源，應(yīng)該與我公司供應(yīng)鏈系統(tǒng)密切合作，并接受我公司對(duì)于供應(yīng)商的管理。供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品質(zhì)量，遵守準(zhǔn)時(shí)交貨的要求，保證對(duì)XX及下游各級(jí)用戶的及時(shí)服務(wù)，并根據(jù)自身具體的成本情況每年度降低一定比例的供貨價(jià)格對(duì)我公司實(shí)施讓利。2.2供應(yīng)商維護(hù)首先，為保證供應(yīng)商對(duì)我公司的優(yōu)質(zhì)供貨，采購(gòu)部要不定期進(jìn)行供應(yīng)商拜訪，保持良好供應(yīng)商合作關(guān)系。公司采購(gòu)、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)等相關(guān)部門要將對(duì)供應(yīng)商的管理由送貨后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的事后管理前移到供應(yīng)商公司內(nèi)部以及供應(yīng)商上游供貨渠道的事前管理。供應(yīng)商日常維護(hù)可由采購(gòu)部單獨(dú)實(shí)施，也可由采購(gòu)部組織公司相關(guān)部門擔(dān)當(dāng)一起實(shí)施，可依據(jù)日常供應(yīng)商供貨總體情況來(lái)決定。供應(yīng)商在處理我公司反映的在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)和用戶處的質(zhì)量問(wèn)題以及我公司的日常維護(hù)要積極配合，處理完后再按流程鑒定責(zé)任。對(duì)于供應(yīng)商該承擔(dān)的責(zé)任，要?jiǎng)?wù)必履行到位。其次，采購(gòu)部有責(zé)任不定期進(jìn)行市場(chǎng)行情調(diào)查，收集整理市場(chǎng)信息，實(shí)時(shí)對(duì)采購(gòu)單價(jià)以及其他市場(chǎng)信息反饋到本公司以及供應(yīng)商處，及時(shí)修正與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，另外，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部的供貨評(píng)價(jià)以及業(yè)績(jī)及時(shí)指導(dǎo)供應(yīng)商工作，使其改進(jìn)產(chǎn)品或服務(wù)。2.3供應(yīng)商考核與評(píng)估考核目的旨在規(guī)范對(duì)我公司重要供應(yīng)商供貨表現(xiàn)的記錄、評(píng)估與考核工作，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理和控制，激勵(lì)供應(yīng)商在品質(zhì)、交期、成本與服務(wù)等方面改善意愿。考核范圍適用于本公司A類重要供應(yīng)商的評(píng)估與考核。采購(gòu)部根據(jù)公司要求確定一份考核清單，作為考核的對(duì)象。參加考核的部門及人員職責(zé)：1、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人為供應(yīng)商評(píng)審的總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)收集相關(guān)部門的資料并進(jìn)行整理，同時(shí)負(fù)責(zé)匯總外購(gòu)供應(yīng)商的及時(shí)交貨率和服務(wù)質(zhì)量的考核；2、品質(zhì)部負(fù)責(zé)匯總供應(yīng)商合格率的績(jī)效考核；3、生產(chǎn)外協(xié)員負(fù)責(zé)外協(xié)供應(yīng)商交貨及時(shí)率和服務(wù)質(zhì)量的的考核；4、技術(shù)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商技術(shù)指導(dǎo)、工藝評(píng)定、技術(shù)支持及技術(shù)服務(wù)；5、市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)匯總與供應(yīng)商相關(guān)的客戶投訴及滿意度；6、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商價(jià)格的評(píng)審與評(píng)估；7、合肥分公司、唐山分公司分別負(fù)責(zé)匯總兩個(gè)分公司的重要供應(yīng)商考核資料；考核數(shù)據(jù)計(jì)算方法：1、產(chǎn)品合格率=交貨合格（批）數(shù)/交貨的所有訂單總數(shù)*100%2、及時(shí)交貨率=及時(shí)交貨訂單數(shù)/要求交貨的所有訂單總數(shù)*100%3、價(jià)格評(píng)定：按實(shí)際價(jià)格為準(zhǔn)，同等條件貨比三家；4、服務(wù)與客戶滿意度：服務(wù)質(zhì)量包括信息溝通、質(zhì)量處理與改進(jìn)的配合度和有效性、文件回復(fù)的及時(shí)性與合理性和執(zhí)行力、快速周轉(zhuǎn)、供應(yīng)商誠(chéng)信度、對(duì)特殊要求的配合度等以當(dāng)月實(shí)際反饋為準(zhǔn)；供應(yīng)商評(píng)估：供應(yīng)商評(píng)估：權(quán)責(zé)部門評(píng)估項(xiàng)目評(píng)判結(jié)果記錄表單質(zhì)量業(yè)績(jī)質(zhì)量業(yè)績(jī)交貨能力評(píng)估停采購(gòu)部《供應(yīng)商評(píng)審表》交貨能力評(píng)估停價(jià)格評(píng)估財(cái)務(wù)部供方質(zhì)量保證能力評(píng)審表價(jià)格評(píng)估服務(wù)評(píng)估營(yíng)銷部服務(wù)評(píng)估技術(shù)能力評(píng)估技術(shù)部技術(shù)能力評(píng)估評(píng)估結(jié)果：作為對(duì)合格供方資格和控制程度、訂貨量調(diào)整的依據(jù)；A級(jí)（合格）：能力、交期、合格率95～100%；B級(jí)（觀察）：能力、交期、合格率70～95%；C級(jí)（取消）：能力、交期、合格率50～70%以下。年度評(píng)估根據(jù)供應(yīng)商性質(zhì)填寫《供方質(zhì)量保證能力評(píng)審表》或《供應(yīng)商評(píng)審表》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后調(diào)整《合格供方名錄》。采購(gòu)控制1、A、B類物資，采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)文件必須在確定的合格供方處采購(gòu)。2、當(dāng)合格供方無(wú)貨，而急需向非合格供方采購(gòu)時(shí)，由采購(gòu)員辦理急用物資采購(gòu)手續(xù)，并通知品證部加強(qiáng)對(duì)其來(lái)料檢驗(yàn)。3、C類物資，采購(gòu)員可根據(jù)確定的品牌或質(zhì)量要求，按物美價(jià)廉原則采購(gòu)。采購(gòu)策略：對(duì)全年考核合格的供應(yīng)商，根據(jù)公司發(fā)展需要，可確定轉(zhuǎn)為策略供應(yīng)商，作為重點(diǎn)發(fā)展對(duì)象，將加大采購(gòu)量，并作為采購(gòu)部后續(xù)新產(chǎn)品的首選供應(yīng)商；全年考核為良的供應(yīng)商，實(shí)施正常采購(gòu)；年度考核為不合格供應(yīng)商，取消下年度新產(chǎn)品開發(fā)制作權(quán)，重要供應(yīng)商將降為一般供應(yīng)商，逐步削減供貨份額，一般供應(yīng)商為削減供貨份額或停止供貨。聯(lián)合改進(jìn)：當(dāng)供應(yīng)商考核不合格時(shí)，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)輔導(dǎo)供應(yīng)商改進(jìn)，通過(guò)組織聯(lián)合改進(jìn)團(tuán)隊(duì)，開展多種形式的活動(dòng)幫助供應(yīng)商分析改進(jìn)，提高質(zhì)量保證能力及管理能力。三、物資采購(gòu)流程采購(gòu)業(yè)務(wù)總流程圖（ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理操作流程）3.1物資請(qǐng)購(gòu)流程公司所有原輔材料采購(gòu)均需按照以下請(qǐng)購(gòu)流程執(zhí)行，如流程中未涉及的另行規(guī)定：一、液壓機(jī)權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單1、電器、液壓、標(biāo)準(zhǔn)件、圓鋼、型材采購(gòu)流程技術(shù)部提供《物料清單》技術(shù)部提供《物料清單》技術(shù)部物料清單出具物料《分類清單》出具物料《分類清單》制造一部分類清單部長(zhǎng)批準(zhǔn)部長(zhǎng)批準(zhǔn)制造一部采購(gòu)部采購(gòu)部采購(gòu)部分類清單（附物料清單）根據(jù)交期編制《采購(gòu)計(jì)劃》根據(jù)交期編制《采購(gòu)計(jì)劃》采購(gòu)部采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部部長(zhǎng)批準(zhǔn)采購(gòu)部部長(zhǎng)批準(zhǔn)采購(gòu)部采購(gòu)員采購(gòu)采購(gòu)員采購(gòu)采購(gòu)部2、板材、加工件采購(gòu)（外協(xié)）流程權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單技術(shù)部提供圖紙技術(shù)部提供圖紙技術(shù)部班組長(zhǎng)計(jì)算物料需求量制造一部物料需求量計(jì)算表班組長(zhǎng)計(jì)算物料需求量自制外協(xié)編制《請(qǐng)購(gòu)單》編制《外協(xié)通知單》編制《請(qǐng)購(gòu)單》編制《外協(xié)通知單》制造一部請(qǐng)購(gòu)單、外協(xié)通知單部長(zhǎng)批準(zhǔn)部長(zhǎng)批準(zhǔn)制造一部自制外協(xié)外協(xié)員采購(gòu)部采購(gòu)部、制造中心外協(xié)員采購(gòu)部權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單報(bào)價(jià)外協(xié)方報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)外協(xié)方報(bào)價(jià)采購(gòu)部、外協(xié)詢價(jià)單部長(zhǎng)批準(zhǔn)采購(gòu)部部長(zhǎng)批準(zhǔn)采購(gòu)或外協(xié)采購(gòu)或外協(xié)采購(gòu)部、外協(xié)3、螺絲、螺母等常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)件采購(gòu)流程由倉(cāng)庫(kù)按最低安全庫(kù)存量報(bào)采購(gòu)部采購(gòu)由倉(cāng)庫(kù)按最低安全庫(kù)存量報(bào)采購(gòu)部采購(gòu)4、包裝材料采購(gòu)流程由制造一部報(bào)需求量報(bào)采購(gòu)部采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)填寫《請(qǐng)購(gòu)單》由制造一部報(bào)需求量報(bào)采購(gòu)部采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)填寫《請(qǐng)購(gòu)單》5、物料清單之外的材料采購(gòu)流程由制造一部統(tǒng)計(jì)員填寫《請(qǐng)購(gòu)單》報(bào)采購(gòu)部采購(gòu)由制造一部統(tǒng)計(jì)員填寫《請(qǐng)購(gòu)單》報(bào)采購(gòu)部采購(gòu)二、銷軸類營(yíng)銷部《生產(chǎn)任務(wù)通知單》營(yíng)銷部《生產(chǎn)任務(wù)通知單》營(yíng)銷部生產(chǎn)通知單生產(chǎn)管理科《生產(chǎn)指令單》生產(chǎn)管理科生產(chǎn)管理科《生產(chǎn)指令單》下料組下料組下料組根據(jù)需求量、庫(kù)存量編制《鋼材請(qǐng)購(gòu)單》根據(jù)需求量、庫(kù)存量編制《鋼材請(qǐng)購(gòu)單》下料組鋼材專用請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部采購(gòu)部采購(gòu)部總經(jīng)理批準(zhǔn)總經(jīng)理批準(zhǔn)總經(jīng)理采購(gòu)部采購(gòu)采購(gòu)部采購(gòu)部采購(gòu)權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單每月20每月20日編制《次月鋼材需求計(jì)劃》（提前2個(gè)月）制造中心鋼材需求計(jì)劃采購(gòu)部通知供應(yīng)商備料采購(gòu)部通知供應(yīng)商備料采購(gòu)部三、二部、四部材料采購(gòu)統(tǒng)計(jì)員填寫《請(qǐng)購(gòu)單》統(tǒng)計(jì)員填寫《請(qǐng)購(gòu)單》二部、四部請(qǐng)購(gòu)單部長(zhǎng)批準(zhǔn)采購(gòu)部采購(gòu)部長(zhǎng)批準(zhǔn)采購(gòu)部采購(gòu)采購(gòu)部為了增強(qiáng)公司請(qǐng)購(gòu)物資的規(guī)范性，明確責(zé)任人，減少不必要的物資請(qǐng)購(gòu)，節(jié)約成本、減少浪費(fèi)，對(duì)請(qǐng)購(gòu)有以下具體要求：請(qǐng)購(gòu)責(zé)任制根據(jù)公司要求采購(gòu)實(shí)行請(qǐng)購(gòu)人責(zé)任制。即請(qǐng)購(gòu)人及部門審批人對(duì)請(qǐng)購(gòu)的物資負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)所采購(gòu)物品并不需要使用，導(dǎo)致部分物品閑置、堆積，造成成本浪費(fèi)的（因客戶更改訂單除外），請(qǐng)購(gòu)人及部門審批人將各承擔(dān)采購(gòu)物資價(jià)格50%的罰款。明確請(qǐng)購(gòu)窗口人員為防止重復(fù)請(qǐng)購(gòu)，明確傳遞人，規(guī)定制造部門所有請(qǐng)購(gòu)單由部門統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)接受并傳遞至采購(gòu)，其他部門由請(qǐng)購(gòu)人負(fù)責(zé)傳遞。制造部門請(qǐng)購(gòu)人要將具體采購(gòu)要求與統(tǒng)計(jì)說(shuō)清楚，確保統(tǒng)計(jì)在與采購(gòu)擔(dān)當(dāng)傳遞信息的準(zhǔn)確性。非特殊情況制造部門除統(tǒng)計(jì)以外的人員傳遞請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部有權(quán)拒絕接受。規(guī)范請(qǐng)購(gòu)單的書寫請(qǐng)購(gòu)單要對(duì)采購(gòu)物資型號(hào)描述清楚，書寫規(guī)范、要貨日期明確，請(qǐng)購(gòu)人、審批人明確。如發(fā)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)單書寫不規(guī)范，采購(gòu)部有權(quán)拒絕接受請(qǐng)購(gòu)單，由此造成的采購(gòu)延誤或采購(gòu)錯(cuò)誤由請(qǐng)購(gòu)人負(fù)責(zé)。3.2物資購(gòu)買流程未定價(jià)產(chǎn)品已定價(jià)產(chǎn)品權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單未定價(jià)產(chǎn)品已定價(jià)產(chǎn)品詢價(jià)詢價(jià)采購(gòu)部詢價(jià)單核價(jià)采購(gòu)主管/財(cái)務(wù)成本科核價(jià)采購(gòu)采購(gòu)采購(gòu)部訂單/合同物資入庫(kù)物資檢驗(yàn)發(fā)貨財(cái)務(wù)部付款（現(xiàn)款）不付款（月結(jié)）物資入庫(kù)物資檢驗(yàn)發(fā)貨付款（現(xiàn)款）不付款（月結(jié)）供應(yīng)商送貨單品質(zhì)部檢驗(yàn)報(bào)告單倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單A、已定價(jià)產(chǎn)品指的是已經(jīng)經(jīng)過(guò)采購(gòu)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門審核并且簽訂年度采購(gòu)合同的產(chǎn)品（如：耳板、小件、康明斯電機(jī)殼部件等）。未定價(jià)產(chǎn)品指的是未簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)合同，價(jià)格隨市場(chǎng)波動(dòng)而波動(dòng)的產(chǎn)品（如：圓鋼、中厚板、開平板等）。B、采購(gòu)員應(yīng)讓供應(yīng)商本著安全、價(jià)廉、準(zhǔn)時(shí)為原則發(fā)貨，發(fā)貨需要有送貨單并交收貨人簽字確認(rèn)。物流及包裝方式及費(fèi)用原則上由供應(yīng)商自行承擔(dān)，特殊情況的由雙方協(xié)商解決。C、采購(gòu)員應(yīng)讓供應(yīng)商應(yīng)認(rèn)識(shí)到環(huán)境安全的重要性，在物流方式的選擇上盡量把對(duì)環(huán)境的影響降到最低，對(duì)于?；返倪\(yùn)輸，供應(yīng)商應(yīng)選擇有資質(zhì)的單位進(jìn)行運(yùn)輸，嚴(yán)禁跑、冒、滴、漏，因供應(yīng)商物流方式錯(cuò)誤或失誤導(dǎo)致的一切責(zé)任由供應(yīng)商自行承擔(dān)。3.3采購(gòu)成本管理公司已建立內(nèi)部報(bào)價(jià)審批程序，采購(gòu)員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行：對(duì)于價(jià)格以市場(chǎng)導(dǎo)向?yàn)橹鞯奈镔Y（如鋼材、板材等）、小金額（單價(jià)小于500元）物資以及零星采購(gòu)物資：采購(gòu)員編制報(bào)價(jià)申請(qǐng)采購(gòu)主管審核財(cái)務(wù)部監(jiān)督審核采購(gòu)；對(duì)于非市場(chǎng)主導(dǎo)定價(jià)的長(zhǎng)期采購(gòu)物資（如：熱處理、耳板切割、五金件、油缸等）：采購(gòu)員編制報(bào)價(jià)申請(qǐng)采購(gòu)主管審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)；采購(gòu)成本控制按公司要求主輔材料采購(gòu)成本（包括外協(xié)）占銷售額比例根據(jù)產(chǎn)品不同控制在55%-60%之間。具體統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)由采購(gòu)部成本科提供，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)部提供的成本表進(jìn)行分析，并與財(cái)務(wù)成本科一起有針對(duì)地對(duì)部分原輔材料采購(gòu)成本進(jìn)行整改。3、采購(gòu)價(jià)格管理

1）長(zhǎng)期采購(gòu)的供應(yīng)商應(yīng)在履行訂單前，原則上與XX公司在年度采購(gòu)合同中協(xié)商約定好價(jià)格。如在合同履行期間遇到原材料暴漲或暴跌情況，在雙方協(xié)商一致的情況下，可變更采購(gòu)產(chǎn)品價(jià)格并重新簽訂價(jià)格變更合同書。對(duì)于價(jià)格隨市場(chǎng)變動(dòng)的產(chǎn)品（如：鋼材、板材等）以及零星采購(gòu)的物品，需要逐筆商定價(jià)格、簽訂合同。

2）對(duì)于采購(gòu)價(jià)格上采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部應(yīng)聯(lián)合每年進(jìn)行進(jìn)行一次審核，原則上每年需給XX公司讓利。3.4物資貨款支付現(xiàn)款物資采購(gòu)現(xiàn)款物資采購(gòu)協(xié)議付款物資采購(gòu)采購(gòu)?fù)瓿珊贤炗啿少?gòu)?fù)瓿珊贤炗啿少?gòu)部合同/訂單單獨(dú)排款單獨(dú)排款統(tǒng)一排款統(tǒng)一排款采購(gòu)部付款通知單排款審核排款審核采購(gòu)負(fù)責(zé)人/財(cái)務(wù)部/總經(jīng)理等支付貨款財(cái)務(wù)部支付貨款A(yù)、XX公司對(duì)供應(yīng)商的貨款支付方式原則上由XX公司直接客戶對(duì)XX的支付方式?jīng)Q定。特殊情況不能遵守的，由供應(yīng)商及XX雙方協(xié)商一致后解決。具體有以下幾種付款方式：1）現(xiàn)金交易：指貨到付款或款到發(fā)貨情況，此種交易方式不利于公司管理，需在合作成熟后逐步取消，特殊情況除外。2）月結(jié)付款：指供應(yīng)商按訂單交貨，經(jīng)XX公司驗(yàn)收合格，供應(yīng)商開具發(fā)票，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤，XX公司在發(fā)票開具后一個(gè)月內(nèi)支付貨款；3）三個(gè)月付款：指供應(yīng)商按訂單交貨，經(jīng)XX公司驗(yàn)收合格，供應(yīng)商開具發(fā)票，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤，XX公司在發(fā)票開具后三個(gè)月內(nèi)支付貨款；4）其他雙方約定。B、供應(yīng)商需要向XX公司提供完整的供應(yīng)商信息（包括稅務(wù)編碼、交易賬戶、經(jīng)營(yíng)地址等）如果發(fā)生賬戶變更應(yīng)及時(shí)通知XX公司，由變更導(dǎo)致的延誤付款由供應(yīng)商自行承擔(dān)責(zé)任。C、若任何產(chǎn)品存在缺陷，該批產(chǎn)品未付款的，付款期限應(yīng)自缺陷產(chǎn)品完全修復(fù)或替換之日起開始計(jì)算。3.5采購(gòu)發(fā)票管理權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單物資采購(gòu)?fù)瓿晌镔Y采購(gòu)?fù)瓿刹少?gòu)部送貨單開具發(fā)票開具發(fā)票供應(yīng)商發(fā)票及回單聯(lián)發(fā)票審核確認(rèn)發(fā)票審核確認(rèn)采購(gòu)部發(fā)票確認(rèn)單無(wú)誤發(fā)票再次審核發(fā)票再次審核倉(cāng)庫(kù)發(fā)票確認(rèn)單發(fā)票錄入ERP系統(tǒng)無(wú)誤發(fā)票錄入ERP系統(tǒng)采購(gòu)部發(fā)票審核、入賬發(fā)票審核、入賬財(cái)務(wù)部對(duì)于供應(yīng)商開具的發(fā)票，需要嚴(yán)格按照合同或訂單的金額、數(shù)量及品名進(jìn)行開具，公司不接受各類發(fā)票代開形式，如果有特殊情況，需要征得我公司同意方可。送貨時(shí)供應(yīng)商需要開具送貨單并交收貨人簽字，送貨單留在我公司，回單聯(lián)帶回，為方便我公司核對(duì)發(fā)票，當(dāng)發(fā)票開具后需與貨物回單聯(lián)一并快遞至我公司，為防止發(fā)票丟失，采購(gòu)員應(yīng)要求供應(yīng)商發(fā)票嚴(yán)禁隨貨發(fā)送。物資采購(gòu)活動(dòng)完畢后，采購(gòu)員要及時(shí)要求供應(yīng)商開具發(fā)票。采購(gòu)合同管理供應(yīng)商與我公司發(fā)生產(chǎn)品交易，個(gè)別零星采購(gòu)可采用個(gè)別合同實(shí)施，長(zhǎng)期合作單位需要同XX公司簽了《年度采購(gòu)合同》，并遵守合同相關(guān)條款，平時(shí)采購(gòu)根據(jù)我公司發(fā)送的訂單要求中的規(guī)定供貨。A、所有簽訂的超過(guò)五萬(wàn)的采購(gòu)合同，或初次采購(gòu)的重要物資合同、設(shè)備采購(gòu)合同，務(wù)必保證以下幾點(diǎn)：初次合作的對(duì)方合同章務(wù)必是紅圖章，傳真件一律不接受；可用掃描件或者郵寄形式。常規(guī)合作的竟可能用紅章。合同務(wù)必有對(duì)方代表簽字，最好是法人代表。合同章務(wù)必清楚。合同中對(duì)爭(zhēng)議起訴條款約定務(wù)必是我方人民法院所在地。B、常規(guī)已定價(jià)物資可以用采購(gòu)訂單直接實(shí)施采購(gòu)，對(duì)于未定價(jià)物資以及部分要求用合同的供應(yīng)商需要用采購(gòu)合同實(shí)施采購(gòu)，采購(gòu)合同原件需交財(cái)務(wù)部保管，采購(gòu)部用合同復(fù)印件，采購(gòu)合同需要有供應(yīng)商合同章，本公司采購(gòu)員簽字、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字，財(cái)務(wù)部加蓋合同章后方可生效。3.7特殊部品采購(gòu)管理特殊采購(gòu)（補(bǔ)料，不合格品）申請(qǐng)?zhí)厥獠少?gòu)申請(qǐng)?zhí)厥獠少?gòu)責(zé)任部門特采申請(qǐng)單品證部審核品證部品證部審核總經(jīng)理批準(zhǔn)總經(jīng)理批準(zhǔn)總經(jīng)理采購(gòu)部采購(gòu)采購(gòu)部采購(gòu)采購(gòu)部本處所指的特殊采購(gòu)物品包括以下幾方面：客戶投訴部件質(zhì)量不良需更換（含維修用）設(shè)計(jì)不良或內(nèi)部工藝變更，需特采客戶要求變更，需特采制造部裝配損壞，需特采采購(gòu)品檢驗(yàn)不合格，需特采所需部件采購(gòu)周期不足，需特采替代品其他原因?qū)е碌牟辉谠?jì)劃內(nèi)的采購(gòu)四、采購(gòu)物資質(zhì)量管理流程ERP中對(duì)采購(gòu)不良品的退貨流程大型加工件檢驗(yàn)流程權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單產(chǎn)品加工產(chǎn)品加工供應(yīng)商自檢單中期檢驗(yàn)中期檢驗(yàn)品質(zhì)部檢驗(yàn)單合格裝配\送貨裝配\送貨供應(yīng)商送貨單自檢單送檢送檢采購(gòu)部送檢單終檢終檢品質(zhì)部檢驗(yàn)報(bào)告單合格不合格入庫(kù)退換貨入庫(kù)退換貨請(qǐng)購(gòu)單、常規(guī)采購(gòu)件檢驗(yàn)流程權(quán)責(zé)部門流程圖記錄表單送貨送貨供應(yīng)商送貨單/自檢單(加工件)送檢送檢采購(gòu)部送檢單檢驗(yàn)檢驗(yàn)品質(zhì)部檢驗(yàn)報(bào)告單合格不合格入庫(kù)退換貨入庫(kù)退換貨倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)采購(gòu)?fù)藫Q貨我公司對(duì)于長(zhǎng)期合作的重要供應(yīng)商，原則上需要簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，對(duì)質(zhì)量的相關(guān)要求也可體現(xiàn)在年度合同或單份合同中，供方應(yīng)保證提供產(chǎn)品的質(zhì)量符合我公司要求。XX供應(yīng)商供貨質(zhì)量和質(zhì)量體系的要求。1）供應(yīng)商必須建立一套能穩(wěn)定運(yùn)作的質(zhì)量管理體系，在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中按照正式生產(chǎn)的控制配置包括：工作場(chǎng)地、設(shè)備、工裝、量具、輔具等資源，工作人員必須接受必要相應(yīng)培訓(xùn)，并保證產(chǎn)品的質(zhì)量要求。相關(guān)的質(zhì)量相關(guān)的問(wèn)題必須在不超過(guò)5個(gè)的工作日可以得到解決和答復(fù)。2）供應(yīng)商提供產(chǎn)品時(shí)必須按照預(yù)先規(guī)定的工位器具或包裝方式交付。并保證包裝和工位器具在正常儲(chǔ)運(yùn)的過(guò)程中，防銹、防污、防止磕碰傷。3）供應(yīng)商為XX公司提供的產(chǎn)品必須是合格零件（包括：規(guī)定的包裝方式）。A類B類物資經(jīng)銷商需根據(jù)品質(zhì)要求提供相應(yīng)的合格證，直接制造的廠家需每批貨提供材料質(zhì)保書、出廠檢驗(yàn)記錄，以及其他我公司需要的檢驗(yàn)記錄或報(bào)告。4）供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)較大問(wèn)題，采購(gòu)部質(zhì)量工程師應(yīng)召集供應(yīng)商相關(guān)負(fù)責(zé)人到我公司說(shuō)明情況，了解具體整改措施和落實(shí)執(zhí)行情況。召集不到、遲延或沒有作明確答復(fù)的將加倍作相應(yīng)處理，直至開除供應(yīng)商資格。品質(zhì)不良的采購(gòu)件處理1）外部投訴部件不良市場(chǎng)營(yíng)銷部和品質(zhì)部接到用戶抱怨、索賠和投訴信息后，傳達(dá)到采購(gòu)部，由采購(gòu)部質(zhì)量工程師直接通知供應(yīng)商的主要業(yè)務(wù)員，供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員接到信息后需在2個(gè)工作日及時(shí)處理，或通知相關(guān)部門和人員分析處理，結(jié)論后反饋我公司，如果對(duì)信息處理不及時(shí)，采購(gòu)部將分析該信息作為考核供應(yīng)商的依據(jù)。未及時(shí)處理的，由品質(zhì)部出具不良通知單及處罰單交付供應(yīng)商；

2）進(jìn)貨驗(yàn)證中的質(zhì)量不良

在產(chǎn)品未交付XX公司客戶時(shí)發(fā)現(xiàn)有采購(gòu)部件不良的，由品質(zhì)出具不良品通知單交采購(gòu)部質(zhì)量工程師進(jìn)行退貨、換貨或通知供應(yīng)商維修處理。處理不及時(shí)、無(wú)效或出現(xiàn)多次批量不良的，將策劃更換供應(yīng)商。3）供應(yīng)假冒偽劣情況處理供應(yīng)商明知所提供產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求卻交付我公司使用，或惡意提供假冒偽劣產(chǎn)品給我公司的，原則上按照價(jià)格以一罰十對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量罰款。情節(jié)較輕的降低罰款比例，拒不接受罰款的，我公司將采取法律手段解決，并開除供應(yīng)商資格。五、采購(gòu)部涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理XX公司向供應(yīng)商提供的圖紙及其他技術(shù)文件的，供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵循保密XX技術(shù)材料的原則，供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守以下要求：1）沒有XX公司書面同意，供應(yīng)商不得復(fù)制圖紙，不得將圖紙或技術(shù)文件轉(zhuǎn)借給其他公司或讓其他公司閱覽。如將XX公司圖紙或技術(shù)文件外泄的，我公司有權(quán)提出索賠及采取包括解除采購(gòu)合同，追究法律責(zé)任等必要的處理方式。2）在必要時(shí)XX公司有權(quán)回收?qǐng)D紙，供應(yīng)商應(yīng)對(duì)XX公司圖紙及其他技術(shù)文件妥善保管。3）供應(yīng)商在制造XX公司采購(gòu)品過(guò)程中在XX公司相關(guān)人員指導(dǎo)下，產(chǎn)生了發(fā)明或設(shè)計(jì)時(shí)，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)應(yīng)歸XX公司所有。4）XX采購(gòu)員在對(duì)外發(fā)放圖紙時(shí)，需對(duì)圖紙信息進(jìn)行過(guò)濾，如有我公司客戶信息的，需要對(duì)客戶信息進(jìn)行屏蔽后方可對(duì)外發(fā)放。六、采購(gòu)人員崗位職責(zé)及部門框架崗位職責(zé)一、主要工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)按工作實(shí)際需要對(duì)采購(gòu)程序、采購(gòu)監(jiān)控、信息收集、價(jià)格體系等制定有效的采購(gòu)制度，并適時(shí)檢查、監(jiān)督、控制及執(zhí)行工作制度；2、對(duì)部門采購(gòu)物資的程序、質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理等全權(quán)負(fù)責(zé)；3、負(fù)責(zé)日常采購(gòu)訂單的審核、向上審批及向下傳達(dá)工作；4、對(duì)公司的物資采購(gòu)成本負(fù)責(zé)，采購(gòu)要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本；5、負(fù)責(zé)保證部門采購(gòu)物資付款的計(jì)劃性，負(fù)責(zé)月度付款計(jì)劃的制定、審批及向上審批；二、次要工作職責(zé)：1、負(fù)責(zé)按《崗位描述書》監(jiān)督下屬工作行為，負(fù)責(zé)部門內(nèi)部人員工作安排，監(jiān)視跟蹤部門下屬物資采購(gòu)的執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)異常情況隨時(shí)做出調(diào)整，并及時(shí)上報(bào)；2、負(fù)責(zé)定期或不定期組織部門內(nèi)部會(huì)議進(jìn)行分析討論、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方式，提高效率、降低成本；3、掌握市場(chǎng)行情，注重收集市場(chǎng)信息，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門反饋市場(chǎng)價(jià)格和有關(guān)信息。4、實(shí)施對(duì)新供應(yīng)商的開發(fā)和扶植，對(duì)新、舊供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評(píng)，每年按一定比例更新供應(yīng)商。5、對(duì)不能按時(shí)完成的采購(gòu)工作第一時(shí)間向相關(guān)部門解釋。對(duì)于采購(gòu)出現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（按公司文件）給予答復(fù)并出處理對(duì)策；三、其他工作：1、負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)的質(zhì)量、環(huán)境體系文件的建立、維護(hù)；2、負(fù)責(zé)草擬本部門的年度、月度及當(dāng)周工作計(jì)劃，并組織實(shí)施、檢查監(jiān)督及控制，適時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)；3、負(fù)責(zé)部門內(nèi)部工作一般異常的處理工作及重大異常的匯報(bào)工作；4、積極參與相關(guān)部門組織的會(huì)議及各項(xiàng)目工作安排。5、按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門交辦的其他工作