第5章 報表電子課件

第5章報表5.1報表簡介5.2創(chuàng)建報表5.3報表計算5.4報表技巧5.5報表布局5.6報表美化5.7導(dǎo)出與打印報表第5章報表15.1報表簡介5.1.1報表的功能5.1.2報表與窗體的區(qū)別5.1.3報表的樣式5.1.4報表的視圖5.1.5報表的結(jié)構(gòu)第5章報表25.1.1報表的功能報表是Access數(shù)據(jù)庫中的一種對象，是以打印格式顯示數(shù)據(jù)的一種方式，其主要作用是以多種形式組織數(shù)據(jù)庫中的信息并打印輸出。報表同窗體一樣，本身不存儲數(shù)據(jù)，它的數(shù)據(jù)來源于表、查詢或SQL語句，只是在運行的時候?qū)⑿畔⑹占饋?。?章報表35.1.2報表與窗體的區(qū)別報表使用的控件和形式與窗體非常相似，但它們的功能卻有本質(zhì)上的不同：窗體主要用于數(shù)據(jù)輸入以及與用戶進(jìn)行交互。報表主要用于在屏幕上或者以打印形式查看數(shù)據(jù)。第5章報表45.1.3報表的樣式1．基本樣式（1）縱欄式報表

以豎直方式排列數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源的一個字段顯示為一行，每一條記錄會占據(jù)若干行的空間。（2）表格式報表以整齊的行列形式顯示數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源的每一條記錄顯示為一行，每一個字段顯示為一列。第5章報表55.1.3報表的樣式2．特殊樣式（1）標(biāo)簽報表在一頁中設(shè)計多個大小、格式一致的卡片式標(biāo)簽。（2）圖表報表以圖表的形式顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系以及統(tǒng)計信息。第5章報表65.1.3報表的樣式2．特殊樣式（3）主/子報表報表中可以再插入報表，即子報表。（4）交叉報表用交叉表查詢作為數(shù)據(jù)源，顯示如交叉表查詢一樣的布局效果。第5章報表75.1.4報表的視圖第5章報表81．報表視圖不分頁顯示報表最終生成的結(jié)果。無法修改，無法顯示多列報表。2．打印預(yù)覽分頁顯示報表打印時的效果。顯示頁面外觀并對頁面進(jìn)行設(shè)置，可顯示多列報表。5.1.4報表的視圖第5章報表93．布局視圖同時顯示報表的結(jié)果和布局形式。查看數(shù)據(jù)的同時還可以調(diào)整控件的大小位置。4．設(shè)計視圖

顯示詳細(xì)的報表結(jié)構(gòu)和布局?？梢蕴砑涌丶约霸O(shè)置格式，但無法看到真實的數(shù)據(jù)。5.1.5報表的結(jié)構(gòu)第5章報表10

報表是由各種“節(jié)”和“控件”組成的。

節(jié)是報表從上到下被分成的多個區(qū)域，節(jié)內(nèi)可放置若干個控件。

控件是用于顯示數(shù)據(jù)和執(zhí)行操作的對象，包括綁定型控件、未綁定型控件、計算型控件和ActiveX控件4種。5.2創(chuàng)建報表5.2.1創(chuàng)建基本報表5.2.2創(chuàng)建統(tǒng)計報表5.2.3創(chuàng)建標(biāo)簽報表5.2.4創(chuàng)建自定義報表5.2.5創(chuàng)建參數(shù)報表5.2.6創(chuàng)建圖表報表5.2.7創(chuàng)建主/子報表5.2.8創(chuàng)建交叉報表5.2.9創(chuàng)建彈出式模式報表第5章報表115.2.1創(chuàng)建基本報表基于一個選定的數(shù)據(jù)庫對象，快速地自動創(chuàng)建一個表格式報表，顯示記錄源中的所有字段和記錄?！纠?.1】使用“報表”工具創(chuàng)建“教師信息”報表。第5章報表125.2.2創(chuàng)建統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表包含了對數(shù)據(jù)的分組、排序、匯總等功能，可以使用多個表或查詢作為記錄源來選擇顯示的字段?！纠?.2】使用“報表向?qū)А惫ぞ邉?chuàng)建“學(xué)生成績__課程分組”報表，要求按課程名分組并按成績升序排列，匯總顯示每門課程的平均分。第5章報表135.2.3創(chuàng)建標(biāo)簽報表

標(biāo)簽報表以記錄為單位，顯示大小、格式完全相同的獨立區(qū)域，常用于制作信封、成績通知單、商品標(biāo)簽等。【例5.3】使用“標(biāo)簽”工具創(chuàng)建“學(xué)生成績__標(biāo)簽卡”報表。第5章報表145.2.4創(chuàng)建自定義報表使用“報表設(shè)計”工具和“空報表”工具，在設(shè)計視圖中可以完全按照用戶的需求自定義功能、設(shè)置格式，具有最高的靈活性和實用性。【例5.4】使用“報表設(shè)計”工具創(chuàng)建“課表預(yù)覽”報表。第5章報表155.2.5創(chuàng)建參數(shù)報表參數(shù)報表具有交互功能，可以根據(jù)指定的條件對數(shù)據(jù)庫中的記錄進(jìn)行查詢并輸出，設(shè)計的核心環(huán)節(jié)是創(chuàng)建作為記錄源的參數(shù)查詢?！纠?.5】使用“報表設(shè)計”工具創(chuàng)建“班級查詢”報表，能夠查詢不同班級的學(xué)生基本情況。第5章報表165.2.6創(chuàng)建圖表報表利用圖表的形式反映數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，可以直觀、形象地瀏覽與分析數(shù)據(jù)。在設(shè)計視圖中添加圖表控件能打開圖表向?qū)??！纠?.6】使用圖表向?qū)?chuàng)建“選課統(tǒng)計__圖表”報表。第5章報表175.2.7創(chuàng)建主/子報表將一個報表作為子報表嵌入到另一個報表中組合顯示，兩個報表的記錄源必須符合“一對多”或“一對一”的關(guān)系且具有相同的鏈接字段。【例5.7】使用“報表設(shè)計”工具創(chuàng)建“學(xué)生信息明細(xì)__主報表”報表。第5章報表185.2.8創(chuàng)建交叉報表在報表中顯示如交叉表查詢一樣的布局效果?？梢岳弥?子報表的形式創(chuàng)建一個主表空白而只有子表內(nèi)容的報表，也可以常規(guī)方式創(chuàng)建?！纠?.9】使用“報表設(shè)計”工具創(chuàng)建“學(xué)生成績_交叉報表”。第5章報表195.2.9創(chuàng)建彈出式模式報表以彈出式窗口打開報表，并始終保持在其他窗口上方，在完成報表操作之前不能對其他數(shù)據(jù)庫對象進(jìn)行操作。【例5.10】將例5.4創(chuàng)建的“課表預(yù)覽”報表設(shè)置為彈出式模式報表。第5章報表205.3報表計算5.3.1分組、排序和匯總 1．創(chuàng)建分組、排序和匯總 2．創(chuàng)建匯總報表（無記錄詳細(xì)信息） 3．更改分組和排序的優(yōu)先級 4．刪除分組、排序和匯總 5．隱藏節(jié)5.3.2控件與函數(shù) 1．計算控件的創(chuàng)建 2．為記錄添加編號第5章報表215.3.1分組、排序和匯總

分組是將具有共同特征的記錄集中在一起顯示。

排序是將記錄按照一定的順序排列顯示。

匯總是以整體或分組的形式對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計顯示。第5章報表225.3.1分組、排序和匯總1．創(chuàng)建分組、排序和匯總創(chuàng)建分組和排序的方法：在“分組、排序和匯總”對話框中單擊“添加組”或“添加排序”，選擇字段后就可以添加分組級別或排序級別。第5章報表235.3.1分組、排序和匯總1．創(chuàng)建分組、排序和匯總創(chuàng)建匯總的方法一：

添加分組后通過設(shè)置分組選項自動增加匯總功能。創(chuàng)建匯總的方法二：選擇與字段綁定的控件，在“合計”命令下選擇一種匯總方式后即自動增加。第5章報表245.3.1分組、排序和匯總1．創(chuàng)建分組、排序和匯總【例5.11】使用“報表設(shè)計”工具創(chuàng)建“學(xué)生成績__姓名分組”報表，要求按學(xué)生姓名分組并按成績降序排列，匯總顯示每個學(xué)生的選課科目數(shù)和平均分。第5章報表255.3.1分組、排序和匯總2．創(chuàng)建匯總報表只顯示組頁眉和組頁腳中的信息，不顯示記錄的詳細(xì)信息。方法一：

在“報表向?qū)А敝性O(shè)置匯總選項時選擇“僅匯總”。方法二：在設(shè)計視圖或布局視圖中點擊“分組和匯總”里的“隱藏詳細(xì)信息”按鈕。第5章報表265.3.1分組、排序和匯總3．更改分組和排序的優(yōu)先級

單擊該右側(cè)的向上或向下箭頭，或者上下拖動該行左側(cè)的選擇器。4．刪除分組、排序和匯總刪除分組時，組頁眉/組頁腳中的控件都將被刪除。5．隱藏節(jié)如果隱藏主體節(jié)，則僅顯示匯總報表。第5章報表275.3.2控件與函數(shù)

將文本框的“控件來源”屬性設(shè)置為計算表達(dá)式即可在報表輸出時得到計算結(jié)果。

直接在“控件來源”中輸入以“=”開頭的計算表達(dá)式，或利用旁邊的“表達(dá)式生成器”完成。第5章報表285.3.2控件與函數(shù)1．計算控件的創(chuàng)建

控件在報表中處于不同的“節(jié)”，表達(dá)式計算時包括的記錄范圍是不同的?！纠?.12】在例5.11創(chuàng)建的“學(xué)生成績__姓名分組”報表中添加對每個學(xué)生的總成績和所有學(xué)生總成績的匯總。第5章報表295.3.2控件與函數(shù)2．為記錄添加編號

文本框的“運行總和”屬性用于對整個報表或分組中的記錄進(jìn)行累加計算，可以利用此功能對全部記錄或組內(nèi)記錄設(shè)置編號。【例5.13】在例5.2創(chuàng)建的“學(xué)生成績__課程分組”報表中對課程和學(xué)生分別添加編號。第5章報表305.4報表技巧5.4.1為控件設(shè)置唯一的名稱5.4.2在打印預(yù)覽時隱藏其他窗體5.4.3向報表中添加更多信息5.4.4隱藏頁面頁眉5.4.5增加運行時的強(qiáng)調(diào)效果5.4.6避免空報表第5章報表315.4.1為控件設(shè)置唯一的名稱如果使用報表向?qū)?chuàng)建報表，或者在設(shè)計視圖中通過“字段列表”窗格添加字段，新文本框會自動用數(shù)據(jù)源中的字段名來命名。Access不會分辨表達(dá)式中的名稱到底是控件名還是字段名，所以必須將控件的名稱改成一個唯一的名稱，才能使Access區(qū)分控件名和字段名。第5章報表325.4.2在打印預(yù)覽時隱藏其他窗體如果在Access中設(shè)置的文檔顯示方式是“重疊窗口”，那么以打印預(yù)覽視圖顯示的報表可能會被屏幕上同時打開的其他窗體遮蓋。利用RunReport()Function過程，能實現(xiàn)在打開一個報表的同時隱藏其他窗體。利用MakeFormsVisible()Function過程，使其他窗體在報表關(guān)閉后能還原顯示。第5章報表335.4.3向報表中添加更多信息在打印報表時增加一些實時信息往往能提高報表的實用性。如果文本框的“控件來源”中包含報表中不存在的內(nèi)容，則運行時Access會彈出一個對話框要求輸入必要的信息作為文本框的內(nèi)容來顯示，而輸入的內(nèi)容就會被輸出在報表上。第5章報表345.4.4隱藏頁面頁眉有時只需要在報表的第一頁顯示頁面頁眉和頁腳，比如一份多頁的發(fā)票或發(fā)貨單上包含的條款與條件只需要在第一頁頁眉顯示一次就夠了。在報表中添加一個文本框控件，“控件來源”設(shè)置為“=HideHeader()”。FunctionHideHeader()Reports![ReportName]．頁面頁眉．Visible=FalseHideHeader=TrueEndFunction第5章報表355.4.5增加運行時的強(qiáng)調(diào)效果可以通過將某個控件的“可見”屬性設(shè)置為“否”來隱藏這個控件，當(dāng)這個控件需要顯示時再通過運行時的代碼將“可見”屬性設(shè)置為“是”來顯示這個控件。在運行時通過某個控件的屬性值決定另一個控件是否顯示或者如何顯示，這樣設(shè)計的報表在運行時會隨著數(shù)據(jù)的變化用不同的格式顯示需要突出強(qiáng)調(diào)的信息，重點更加清晰。第5章報表365.4.6避免空報表如果報表中沒有可以顯示的有效數(shù)據(jù)，打開報表時控件對應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域會顯示為空白。將Report_NoData()過程設(shè)置為報表的“打開”事件屬性用以檢查有效數(shù)據(jù)，當(dāng)無數(shù)據(jù)可顯示時就設(shè)置一個標(biāo)志以取消報表的顯示和打印。PrivateSubReport_NoData(CancelAsInteger)MsgBox"報表中沒有數(shù)據(jù)"Cancel=TrueEndSub第5章報表375.5報表布局5.5.1布局的概念5.5.2布局的創(chuàng)建5.5.3使用布局快速更改設(shè)計第5章報表385.5.1布局的概念

布局就是通過網(wǎng)格線幫助用戶在報表中輕松地對齊控件或者調(diào)整控件大小的版式。

布局是一系列控件組，可以將它們作為一個整體來調(diào)整。第5章報表395.5.2布局的創(chuàng)建方法一：

使用“報表”工具創(chuàng)建的表格式報表自動應(yīng)用布局。方法二：在空報表中從“字段列表”窗格添加字段時自動應(yīng)用布局。方法三：

在布局視圖或設(shè)計視圖中選擇控件后添加布局。第5章報表405.5.3使用布局快速更改設(shè)計使用布局后，各種控件將分別放置于布局單元格中，因此可以快速地對報表中的單個或多個控件同時進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置。第5章報表415.6報表美化5.6.1報表的外觀設(shè)置5.6.2在報表中使用條件格式5.6.3添加圖像和線條5.6.4插入日期和時間5.6.5插入徽標(biāo)5.6.6插入頁碼5.6.7強(qiáng)制分頁5.6.8使用主題第5章報表425.6.1報表的外觀設(shè)置屬性表的“格式”選項卡功能區(qū)的“格式”選項卡第5章報表435.6.2在報表中使用條件格式

根據(jù)值本身或包含值的計算使報表中的數(shù)據(jù)顯示不同的格式。1．對報表控件應(yīng)用條件格式2．更改條件格式規(guī)則的優(yōu)先級第5章報表445.6.3添加圖像和線條1．圖像

可以在報表的任何位置添加圖片用作徽標(biāo)、橫幅或背景。2．線條

可以使用直線來分隔控件，可以