會(huì)議紀(jì)要督辦管理制度

會(huì)議紀(jì)要督辦管理制度第一章總則

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行與跟蹤，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議紀(jì)要的督辦責(zé)任，特制定本會(huì)議紀(jì)要督辦管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司各級(jí)會(huì)議紀(jì)要的擬制、審批、發(fā)布、督辦及反饋等工作。

一、會(huì)議紀(jì)要的定義

會(huì)議紀(jì)要是指對(duì)會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論、決定和任務(wù)的詳細(xì)記錄，是會(huì)議成果的重要載體，具有指導(dǎo)工作、督促落實(shí)、檢查考核的作用。

二、會(huì)議紀(jì)要的督辦原則

1.及時(shí)性：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快擬制、審批、發(fā)布，確保決策事項(xiàng)得到及時(shí)執(zhí)行。

2.準(zhǔn)確性：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容，確保督辦事項(xiàng)明確、具體。

3.責(zé)任制：會(huì)議紀(jì)要的擬制、審批、發(fā)布、督辦及反饋等環(huán)節(jié)，應(yīng)明確責(zé)任人，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。

4.閉環(huán)管理：會(huì)議紀(jì)要的督辦工作應(yīng)形成閉環(huán)，對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行全程跟蹤，確保工作落實(shí)。

三、適用范圍

本制度適用于公司以下會(huì)議紀(jì)要的督辦管理工作：

1.公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)等決策層會(huì)議紀(jì)要。

2.公司總經(jīng)理辦公會(huì)、部門負(fù)責(zé)人會(huì)議等管理層會(huì)議紀(jì)要。

3.公司臨時(shí)性、專題性會(huì)議紀(jì)要。

四、責(zé)任主體

1.會(huì)議紀(jì)要的擬制：由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議紀(jì)要的審批：由會(huì)議主持人或其指定負(fù)責(zé)人審批。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布：由公司辦公室或相關(guān)部門負(fù)責(zé)。

4.會(huì)議紀(jì)要的督辦：由公司辦公室、相關(guān)部門及責(zé)任人共同負(fù)責(zé)。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際工作情況，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度報(bào)公司董事會(huì)審批后實(shí)施。

六、解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

本制度的制定旨在加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的督辦管理，提高公司決策執(zhí)行力，為公司持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展提供有力保障。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，切實(shí)履行職責(zé)，共同推進(jìn)會(huì)議紀(jì)要督辦工作的落實(shí)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，本章詳細(xì)闡述會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的議題，明確各議題的討論時(shí)間及順序。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便提前了解和準(zhǔn)備。

5.會(huì)議場地及設(shè)備準(zhǔn)備：確保會(huì)議場地、設(shè)備（如投影儀、音響、白板等）的正常使用。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員按時(shí)到達(dá)會(huì)場，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議主持人開場：主持人介紹會(huì)議主題、議程，明確會(huì)議紀(jì)律和要求。

3.各議題討論：按照會(huì)議議程，逐項(xiàng)討論議題，確保每個(gè)議題得到充分討論。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論充分的議題，形成會(huì)議決策。

5.會(huì)議記錄：指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論、決定和任務(wù)分工。

三、會(huì)議紀(jì)要擬制與審批

1.會(huì)議紀(jì)要擬制：會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議主持人或其指定負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審批。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布：審批通過后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員，確保及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容。

四、會(huì)議任務(wù)分工與執(zhí)行

1.任務(wù)分解：將會(huì)議決策分解為具體可執(zhí)行的任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.任務(wù)執(zhí)行：責(zé)任人按照分工，按時(shí)完成各自任務(wù)。

3.任務(wù)跟蹤：會(huì)議紀(jì)要督辦人員對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落實(shí)。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，提煉重點(diǎn)和亮點(diǎn)。

2.會(huì)議反饋：參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、組織、議題討論等方面提出意見和建議。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)會(huì)議反饋，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，以提高后續(xù)會(huì)議效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程及要求。

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由公司辦公室或相關(guān)部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向相關(guān)人員發(fā)布。

2.發(fā)布形式包括但不限于電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)、紙質(zhì)文件等。

3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)至部門內(nèi)所有相關(guān)人員，確保每位員工了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議紀(jì)要任務(wù)分解

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)分解至具體責(zé)任人，明確任務(wù)完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)充分了解任務(wù)要求，確保任務(wù)執(zhí)行符合會(huì)議決策。

三、會(huì)議紀(jì)要跟蹤督辦

1.設(shè)立會(huì)議紀(jì)要督辦小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督。

2.督辦小組定期檢查任務(wù)完成情況，對(duì)進(jìn)度滯后或未完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

3.督辦過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與責(zé)任人溝通，協(xié)助解決問題，確保任務(wù)按時(shí)完成。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況反饋

1.責(zé)任人需定期向督辦小組反饋任務(wù)執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、遇到的問題及解決措施等。

2.督辦小組對(duì)收集到的反饋信息進(jìn)行整理，形成會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況報(bào)告。

五、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果評(píng)估

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況報(bào)告，評(píng)估會(huì)議決策的落實(shí)效果。

2.對(duì)未按期完成的任務(wù)，分析原因，制定整改措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.對(duì)執(zhí)行效果良好的部門和個(gè)人，給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

六、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)束后，由公司辦公室或相關(guān)部門進(jìn)行歸檔管理。

2.建立會(huì)議紀(jì)要檔案管理制度，確保會(huì)議紀(jì)要的查閱、借閱和保密工作。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，提供良好的會(huì)議環(huán)境，本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由公司辦公室統(tǒng)一管理。

2.預(yù)訂方式包括線上預(yù)訂、電話預(yù)訂等，預(yù)訂人需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等信息。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需在會(huì)議前確認(rèn)會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)施準(zhǔn)備就緒。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，確保設(shè)備處于正常狀態(tài)。

4.會(huì)議室內(nèi)物品應(yīng)妥善保管，禁止私自帶走或損壞。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。

3.會(huì)議室設(shè)備使用前，由預(yù)訂人或會(huì)議組織者進(jìn)行功能檢查，確保設(shè)備滿足會(huì)議需求。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等應(yīng)符合安全規(guī)定，定期進(jìn)行檢查。

3.會(huì)議期間，確保會(huì)議室內(nèi)的安全疏散通道暢通，參會(huì)人員了解應(yīng)急逃生路線。

五、會(huì)議室資源調(diào)配

1.公司辦公室根據(jù)會(huì)議需求，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率。

2.對(duì)于重要會(huì)議，辦公室應(yīng)優(yōu)先保障會(huì)議室資源。

3.遇到會(huì)議室資源緊張時(shí)，辦公室可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或合并召開。

六、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，如耗材、設(shè)備租賃等，由會(huì)議組織者承擔(dān)。

2.公司辦公室定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，合理控制費(fèi)用支出。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一