DB43-T 2422.5-2022政務(wù)服務(wù)中心管理規(guī)范 第5部分：政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔管理

ICS01.040.03

CCSA12

43

湖南省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB43/T2422.5—2022

政務(wù)服務(wù)中心管理規(guī)范

第5部分：政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔管理

Specificationsforthemanagementofgovernmentservicecentre—

Part5:Managementstandardsofgovernmentserviceitemdocumentarchiving

2022-07-08發(fā)布2022-10-08實(shí)施

湖南省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB43/T2422.5—2022

目次

前言························································································································Ⅲ

1范圍·····················································································································1

2規(guī)范性引用文件······································································································1

3術(shù)語(yǔ)和定義············································································································1

4管理職責(zé)···············································································································2

5基本原則···············································································································2

6電子文件歸檔·········································································································2

7紙質(zhì)文件歸檔·········································································································2

附錄A（資料性）政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件移交清單·································································4

I

DB43/T2422.5—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)

定起草。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。

本文件是DB43/T2422《政務(wù)服務(wù)中心管理規(guī)范》的第5部分。DB43/T2422已經(jīng)發(fā)布了以下部分：

——第1部分：政務(wù)服務(wù)中心建設(shè)；

——第2部分：政務(wù)服務(wù)人員；

——第3部分：服務(wù)提供；

——第4部分：安全與應(yīng)急處置；

——第5部分：政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔管理；

——第6部分：政務(wù)服務(wù)質(zhì)量控制；

——第7部分：政務(wù)服務(wù)督查考核與評(píng)價(jià)改進(jìn)。

本文件由湖南省政務(wù)管理服務(wù)局提出并歸口。

本文件起草單位：湖南省政務(wù)服務(wù)和大數(shù)據(jù)中心、湘西自治州行政審批服務(wù)局、湖南莫爾標(biāo)準(zhǔn)化咨

詢有限公司。

本文件主要起草人：阮珂、唐細(xì)華、王顯一、侯家驥、夏歧輝、歐陽(yáng)艷、顏斯哲、陳曉龍、楊兆宏、

李擁平、吳朝化、劉江香、林敏、白冰彥、曹麗冰、向夢(mèng)黎、顏?zhàn)?、彭波、馬有璐、冀潔。

III

DB43/T2422.5—2022

政務(wù)服務(wù)中心管理規(guī)范第5部分：政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔管理

1范圍

本文件規(guī)定了政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理職責(zé)、歸檔原則、歸檔流程與要求。

本文件適用于省、市（州）、縣（市區(qū)）政務(wù)服務(wù)中心的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔管理。園區(qū)企業(yè)服

務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心、村（社區(qū)）便民服務(wù)站可參照?qǐng)?zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T13968檔案交接文據(jù)格式

DA/T85政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

DA/T85-2019界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件governmentservicedocument

指在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理中收集、形成且未經(jīng)整理，反映政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)申請(qǐng)、收件、受理、審批過(guò)程

和結(jié)果送達(dá)的原始資料、文字、圖表、數(shù)據(jù)等不同形式電子文件和紙質(zhì)文件的總稱。

3.2

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)檔案governmentservicerecord

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件。

[來(lái)源：DA/T85-2019，定義3.3，有修改]

3.3

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)紙質(zhì)檔案governmentservicepaperrecord

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)紙質(zhì)文件。

[來(lái)源：DA/T85-2019，定義3.3，有修改]

3.4

歸檔archiving

將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)整理后的政務(wù)服務(wù)文件向檔案部門提交的過(guò)程。

[來(lái)源：DA/T85-2019，定義3.5，有修改]

3.5

最小細(xì)分項(xiàng)minimumsegmentationitem

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理的基本單位。

1

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4管理職責(zé)

4.1政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)

4.1.1負(fù)責(zé)制定政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔范圍和檔案保管期限表。

4.1.2負(fù)責(zé)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)紙質(zhì)文件和電子文件的形成、辦理、歸檔和檔案的管理工作。涉及多個(gè)政務(wù)

服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，各政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)按照各自職責(zé)分工負(fù)責(zé)歸檔工作。

4.1.3政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門負(fù)責(zé)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔工作。

4.2政務(wù)服務(wù)中心管理機(jī)構(gòu)

負(fù)責(zé)綜合窗口在辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)過(guò)程中形成的紙質(zhì)文件的收集、整理和移交。

5基本原則

5.1電子文件與紙質(zhì)文件具有同等法律效力，對(duì)于以電子形式歸檔的文件，除法律、法規(guī)另有規(guī)定外,

不再歸檔對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件。

5.2政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理、安全高效的原則。

5.3政務(wù)服務(wù)電子文件實(shí)行單套歸檔，電子檔案實(shí)行單套管理。

6電子文件歸檔

電子文件的歸檔工作流程和歸檔信息包的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)格式應(yīng)按照DA/T85

的規(guī)定執(zhí)行。

7紙質(zhì)文件歸檔

7.1歸檔范圍

紙質(zhì)文件的歸檔范圍與檔案保管期限與DA/T85規(guī)定的電子文件歸檔范圍與檔案保管期限要求保持

一致。

7.2基本要求

7.2.1政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)紙質(zhì)文件歸檔管理流程從政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理開始，到政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的檔案部

門接收歸檔文件結(jié)束。

7.2.2政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門承擔(dān)紙質(zhì)文件歸檔管理的主體責(zé)任。

7.2.3通過(guò)政務(wù)服務(wù)中心窗口辦理的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)歸檔”的原則，由政

務(wù)服務(wù)中心管理機(jī)構(gòu)與政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門分別負(fù)責(zé)承擔(dān)歸檔工作，其中政務(wù)服務(wù)中心管

理機(jī)構(gòu)歸檔后的文件向政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門移交。政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門最終

向檔案部門移交。

7.2.4文件收集、整理、歸檔以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的最小細(xì)分項(xiàng)為基準(zhǔn)，按照由系統(tǒng)自動(dòng)生成的事項(xiàng)辦理

順序號(hào)為文檔編號(hào)。

2

DB43/T2422.5—2022

7.3歸檔流程與要求

7.3.1文件收集

通過(guò)綜合窗口辦理的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)從辦理開始至辦理結(jié)束，由綜合窗口工作人員全程收集通過(guò)窗口

接收與產(chǎn)生的紙質(zhì)文件。其他分領(lǐng)域綜合窗口接收、產(chǎn)生、辦理的紙質(zhì)文件由政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)

辦理部門自行組織收集。

7.3.2文件整理

7.3.2.1收集的文件按照歸檔范圍所列目錄進(jìn)行分類整理，分行政權(quán)力事項(xiàng)和公共服務(wù)事項(xiàng)，并進(jìn)行

必要的信息補(bǔ)錄、材料補(bǔ)充等操作。

7.3.2.2窗口工作人員應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)紙質(zhì)文件進(jìn)行清理，文件歸檔最遲不晚于事項(xiàng)辦結(jié)后1個(gè)月。

7.3.2.3紙質(zhì)文件以辦件事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行組織，按照“一事一件”的原則，與該辦件事項(xiàng)相關(guān)的、

屬于歸檔范圍的紙質(zhì)文件應(yīng)按照要求進(jìn)行分類、排列等。

7.3.2.4歸檔的文件應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表格填寫清楚規(guī)范、圖形清晰。

7.3.3歸檔登記

窗口工作人員應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)紙質(zhì)文件的保管期限、數(shù)量等信息，并根據(jù)清點(diǎn)和檢查結(jié)果進(jìn)行登記，

形成政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件清單。

7.3.4移交

7.3.4.1窗口工作人員整理完畢后，填寫《政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件移交清單》（參見(jiàn)附錄A），向政務(wù)服務(wù)

實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門移交。

7.3.4.2政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門對(duì)文件進(jìn)行匯總、分類、編號(hào)、編目、修整、裝訂、編頁(yè)、

裝盒等。將整理完畢的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)紙質(zhì)檔案，按照GB/T13968的檔案交接文據(jù)要求向政務(wù)服務(wù)實(shí)施

機(jī)構(gòu)的檔案部門移交。

7.3.5接收審核

7.3.5.1政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門應(yīng)對(duì)窗口工作人員移交文件進(jìn)行審核，審核無(wú)誤，經(jīng)交接

雙方簽字確認(rèn)后，進(jìn)行接收。退回的政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件，應(yīng)由窗口工作人員修正補(bǔ)充后再次移交，政務(wù)

服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理部門驗(yàn)收合格后予以接收。

7.3.5.2政務(wù)服務(wù)實(shí)施機(jī)構(gòu)的檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)辦理部門移交的文件進(jìn)行審核，審核無(wú)誤，經(jīng)交接雙方

簽字確認(rèn)后，進(jìn)行接收。退回的政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)辦理部門修正補(bǔ)充后再次移交，檔案部門

驗(yàn)收合格后予以接收；涉及到窗口工作人員移交文件不合格的，由業(yè)務(wù)辦理部門通知窗口工作人員修正

補(bǔ)充。

3

DB43/T2422.5—2022

附錄A

（資料性）

政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件移交清單

政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件移交清單見(jiàn)表A.1。

表A.1政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件移交清單

序號(hào)文檔編號(hào)辦理事項(xiàng)名稱事項(xiàng)類型歸檔資料清單服務(wù)對(duì)象姓名、證件號(hào)碼備注

移交人：接收人：移交日期：

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目次

前言························································································································Ⅲ

1范圍·····················································································································1

2規(guī)范性引用文件······································································································1

3術(shù)語(yǔ)和定義············································································································1

4管理職責(zé)···············································································································2

5基本原則···············································································································2

6電子文件歸檔·········································································································2

7紙質(zhì)文件歸檔·········································································································2

附錄A（資料性）政務(wù)服務(wù)紙質(zhì)文件移交清單·································································4

I

DB43/T2422.5—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)

定起草。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。

本文件是DB43/T2422《政務(wù)服務(wù)中心管理規(guī)范》的第5部分。DB43/T2422已經(jīng)發(fā)布了以下部分：

——第1部分：政務(wù)服務(wù)中心建設(shè)；

——第2部分：政務(wù)服務(wù)人員；

——第3部分：服務(wù)提供；

——第4部分：安全與應(yīng)急處置；

——第5部分：政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件歸檔管理；

——第6部分：政務(wù)服務(wù)質(zhì)量控制；

——第7部分：政務(wù)服務(wù)督查考核與評(píng)價(jià)改進(jìn)。

本文件由湖南省政務(wù)管理服務(wù)局提出并歸口。

本文件起草單位：湖南省政務(wù)服務(wù)和大數(shù)據(jù)中心、湘西自治州行政審批服務(wù)局、湖南莫爾標(biāo)準(zhǔn)化咨

詢有限公司。

本文件主要起草人：阮珂、唐細(xì)華、王顯一、侯家驥、夏歧輝、歐陽(yáng)艷、顏斯哲、陳曉龍、楊兆宏、

李擁平、吳朝化、劉江香、林敏、白冰彥、曹麗冰、向夢(mèng)黎、顏?zhàn)?、彭波、馬有璐、冀潔。

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