集團(tuán)分公司會議管理制度

集團(tuán)分公司會議管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)集團(tuán)分公司會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保會議決策的科學(xué)性、民主性和合法性，特制定本制度。

一、會議宗旨

1.會議應(yīng)圍繞集團(tuán)分公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營管理、改革創(chuàng)新等重大問題進(jìn)行討論，旨在統(tǒng)一思想、凝聚共識、解決問題、推動工作。

2.會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策的科學(xué)性和合法性。

二、會議類型

1.定期會議：包括年度會議、季度會議、月度會議等。

2.臨時(shí)會議：根據(jù)工作需要，由分公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提議召開。

三、參會人員

1.分公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。

2.特殊情況下，可邀請集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、外部專家、合作伙伴等參加。

四、會議組織

1.會議的組織工作由分公司綜合管理部門負(fù)責(zé)。

2.會議通知應(yīng)明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員等內(nèi)容。

3.會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需資料、設(shè)備等。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，如有緊急事項(xiàng)，需向會議主持人請假后方可離開。

2.會議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按時(shí)提交會議紀(jì)要。

六、本制度的解釋權(quán)歸集團(tuán)分公司綜合管理部門。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)分公司工作需要，明確會議討論的主題和目標(biāo)。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)列出會議討論的主要議題，明確各議題的討論時(shí)間及順序。

3.發(fā)送會議通知：提前一定時(shí)間向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議資料：收集與會議主題相關(guān)的資料，整理成會議手冊，并于會前發(fā)放給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員應(yīng)在簽到表上簽到，確保會議出席情況的真實(shí)性。

2.會議主持人：由分公司領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會議，確保會議按議程進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：會議主持人按照議程安排，邀請相關(guān)人員就議題進(jìn)行發(fā)言。

4.會議討論：參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，共同探討解決方案。

三、會議決策

1.匯總意見：會議組織者應(yīng)對討論過程中的意見進(jìn)行記錄，并在會議結(jié)束后進(jìn)行匯總。

2.形成決議：根據(jù)討論結(jié)果，由會議主持人或分公司領(lǐng)導(dǎo)提出決策方案，經(jīng)參會人員表決通過。

3.決策公示：會議決策結(jié)果應(yīng)在分公司內(nèi)部進(jìn)行公示，確保員工了解并執(zhí)行。

四、會議總結(jié)

1.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，由會議組織者整理會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議議程、發(fā)言記錄、決策結(jié)果等。

2.紀(jì)要審批：會議紀(jì)要需經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)送給參會人員。

3.跟進(jìn)落實(shí)：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行情況，并及時(shí)向分公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

五、會議評估

1.參會人員評估：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見。

2.會議組織者總結(jié)：會議組織者應(yīng)總結(jié)會議籌備、召開過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議流程。

六、會議歸檔

1.會議資料歸檔：將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會議記錄歸檔：將會議錄音、錄像等記錄資料進(jìn)行歸檔，確保信息安全。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和行動計(jì)劃。

2.會議紀(jì)要由會議組織者在會議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

3.會議紀(jì)要需經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批，確認(rèn)無誤后發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.明確任務(wù)分工：對于會議決議中的各項(xiàng)任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.細(xì)化執(zhí)行步驟：對每一項(xiàng)任務(wù)，制定詳細(xì)的執(zhí)行步驟和檢查標(biāo)準(zhǔn)，確保執(zhí)行效果。

3.確保信息暢通：會議紀(jì)要中應(yīng)包含相關(guān)責(zé)任人和執(zhí)行部門的聯(lián)系方式，以便于溝通協(xié)調(diào)。

三、會議紀(jì)要的跟蹤

1.跟蹤機(jī)制：建立會議紀(jì)要跟蹤機(jī)制，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.跟蹤記錄：會議組織者應(yīng)記錄跟蹤過程中的關(guān)鍵信息，包括任務(wù)進(jìn)度、遇到的問題和解決方案等。

3.跟蹤反饋：責(zé)任人和執(zhí)行部門應(yīng)定期向會議組織者反饋任務(wù)執(zhí)行情況，確保信息的及時(shí)更新。

四、會議紀(jì)要的落實(shí)

1.執(zhí)行監(jiān)督：分公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保任務(wù)按時(shí)按質(zhì)完成。

2.問責(zé)機(jī)制：對于未按期完成或執(zhí)行不力的任務(wù)，應(yīng)啟動問責(zé)機(jī)制，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.改進(jìn)措施：對于執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并及時(shí)調(diào)整會議決議。

五、會議紀(jì)要的評估與總結(jié)

1.定期評估：會議組織者應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，分析執(zhí)行效果和存在的問題。

2.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：通過總結(jié)會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化會議管理流程，提高決策執(zhí)行力。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評估結(jié)果和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對會議管理制度進(jìn)行修訂和完善，以促進(jìn)分公司管理水平的提升。

六、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱和審計(jì)。

2.查閱權(quán)限：合理設(shè)置會議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息安全。

3.及時(shí)更新：對于會議紀(jì)要中涉及的重要信息變更，應(yīng)及時(shí)更新，確保記錄的準(zhǔn)確性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：分公司員工需通過指定的預(yù)訂系統(tǒng)或向綜合管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.時(shí)間安排：會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，確保會議時(shí)間不沖突。

3.資源合理分配：綜合管理部門負(fù)責(zé)對會議室資源進(jìn)行合理分配，優(yōu)先保障重要會議。

二、會議室設(shè)施與管理

1.設(shè)施配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.設(shè)施維護(hù)：定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室的清潔衛(wèi)生，為參會人員提供舒適的環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.準(zhǔn)時(shí)使用：預(yù)訂者應(yīng)按時(shí)使用會議室，如需提前或延時(shí)，需向綜合管理部門申請。

2.嚴(yán)禁私用：會議室不得用于私人用途，確保公共資源的合理利用。

3.安全管理：會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入會議室。

四、會議室服務(wù)與支持

1.技術(shù)支持：會議組織者可向綜合管理部門申請技術(shù)支持，確保會議設(shè)備的正常使用。

2.會務(wù)服務(wù)：提供必要的會務(wù)服務(wù)，如茶水、文具等，為會議的順利進(jìn)行提供保障。

3.突發(fā)事件處理：會議期間如遇突發(fā)事件，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助處理。

五、會議室使用費(fèi)用

1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：制定會議室使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)會議室規(guī)模、使用時(shí)間等因素進(jìn)行收費(fèi)。

2.費(fèi)用報(bào)銷：會議組織者按照公司規(guī)定，對會議室使用費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。

3.資源共享：鼓勵分公司內(nèi)部部門之間共享會議室資源，降低會議成本。

六、會議室管理評估與改進(jìn)

1.定期評估：綜合管理部門應(yīng)定期對會議室管理情況進(jìn)行評估，了解使用滿意度。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化會議室管理流程。

3.持續(xù)優(yōu)化：不斷總結(jié)