社團(tuán)會(huì)議管理制度條例

社團(tuán)會(huì)議管理制度條例第一章總則

第一條本社團(tuán)會(huì)議管理制度條例（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本條例”）旨在規(guī)范社團(tuán)會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行。

第二條本條例適用于社團(tuán)內(nèi)所有會(huì)議，包括但不限于會(huì)員大會(huì)、理事會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)和臨時(shí)性會(huì)議。

第三條會(huì)議應(yīng)遵循民主、集中、高效、務(wù)實(shí)的原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保廣泛聽(tīng)取與會(huì)人員意見(jiàn)，保障會(huì)議決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

第四條召開(kāi)會(huì)議應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，事先制定會(huì)議議程，明確會(huì)議目的、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

第五條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議應(yīng)按照社團(tuán)章程規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)；臨時(shí)會(huì)議可根據(jù)工作需要，由社團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)提出，報(bào)請(qǐng)社團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開(kāi)。

第六條會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給與會(huì)人員，確保與會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議材料，通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

第七條會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施、資料等準(zhǔn)備工作到位，為會(huì)議的順利進(jìn)行提供保障。

第八條與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，因故不能參加者，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假并說(shuō)明原因。

第九條會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序，積極參與討論，尊重他人意見(jiàn)，不得無(wú)故離場(chǎng)。

第十條會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批、發(fā)布和歸檔。

第十一條本條例的解釋權(quán)歸社團(tuán)理事會(huì)所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

（一）會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、目的、議題和議程，制定會(huì)議方案。

（二）會(huì)議組織者向相關(guān)部門(mén)和人員征求會(huì)議議題，匯總后報(bào)請(qǐng)社團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）會(huì)議組織者根據(jù)審批后的會(huì)議方案，準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施、資料等，并提前通知與會(huì)人員。

（四）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前檢查會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備運(yùn)行等情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第二條會(huì)議召開(kāi)

（一）會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議主題、目的、議程等。

（二）會(huì)議主持人按照議程安排，組織與會(huì)人員進(jìn)行議題討論。

（三）與會(huì)人員圍繞議題充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論，提出建議和解決方案。

（四）會(huì)議主持人對(duì)與會(huì)人員的意見(jiàn)進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決策。

第三條會(huì)議決策

（一）會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策方案。

（二）與會(huì)人員對(duì)決策方案進(jìn)行表決，表決方式可采取口頭、舉手或投票等形式。

（三）會(huì)議決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，決策結(jié)果由會(huì)議主持人宣布。

第四條會(huì)議紀(jì)要

（一）會(huì)議組織者指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

（二）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、與會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

（三）會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批、發(fā)布和歸檔。

第五條會(huì)議總結(jié)與反饋

（一）會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議效果，查找不足，為今后會(huì)議提供改進(jìn)方向。

（二）會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議決策，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

（三）會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)向社團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展。

第六條會(huì)議資料的歸檔與保管

（一）會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、決策文件等相關(guān)資料整理歸檔。

（二）會(huì)議資料的保管應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保資料的安全、保密和便于查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條跟蹤落實(shí)責(zé)任分配

（一）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中明確各項(xiàng)決策的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。

（二）責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定具體實(shí)施計(jì)劃，明確工作步驟、完成時(shí)限和目標(biāo)。

（三）會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，督促其按計(jì)劃推進(jìn)工作。

第二條跟蹤落實(shí)過(guò)程管理

（一）責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者報(bào)告決策執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、存在的問(wèn)題和需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)了解決策執(zhí)行過(guò)程中的困難和問(wèn)題，提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

（三）對(duì)于重大決策或關(guān)鍵問(wèn)題的執(zhí)行，會(huì)議組織者應(yīng)組織專(zhuān)題會(huì)議，研究解決措施，確保決策落實(shí)到位。

第三條跟蹤落實(shí)結(jié)果評(píng)估

（一）會(huì)議組織者應(yīng)設(shè)立評(píng)估機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。

（二）評(píng)估內(nèi)容包括但不限于決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度、執(zhí)行效率、資源利用情況等。

（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人工作績(jī)效考核的依據(jù)之一。

第四條跟蹤落實(shí)信息反饋

（一）會(huì)議組織者應(yīng)建立信息反饋機(jī)制，及時(shí)收集責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的反饋意見(jiàn)。

（二）反饋意見(jiàn)應(yīng)包括決策執(zhí)行的成效、改進(jìn)建議等，以促進(jìn)會(huì)議決策的持續(xù)優(yōu)化。

（三）會(huì)議組織者應(yīng)定期將跟蹤落實(shí)情況匯總，向社團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)。

第五條跟蹤落實(shí)記錄與歸檔

（一）會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況記錄在案，包括執(zhí)行過(guò)程、評(píng)估結(jié)果、反饋意見(jiàn)等。

（二）跟蹤落實(shí)的記錄應(yīng)作為工作檔案進(jìn)行歸檔，以便日后查閱和審計(jì)。

（三）歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

（一）會(huì)議室使用應(yīng)提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向會(huì)議室管理部門(mén)提交申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

（二）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)合理安排會(huì)議室使用，確保會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

（三）若會(huì)議室已被預(yù)訂，預(yù)訂者需與會(huì)議室管理部門(mén)協(xié)商解決使用沖突。

第二條會(huì)議室配置

（一）會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

（二）會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（三）會(huì)議室管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布局調(diào)整，以適應(yīng)不同規(guī)模和類(lèi)型的會(huì)議。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范

（一）會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范。

（二）會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地整潔。

（三）嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、亂丟雜物，違反規(guī)定者將按照社團(tuán)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第四條會(huì)議室安全與保密

（一）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間人員和財(cái)產(chǎn)安全。

（二）會(huì)議涉及保密內(nèi)容時(shí)，預(yù)訂者應(yīng)提前告知會(huì)議室管理部門(mén)，采取相應(yīng)保密措施。

（三）會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)確保攜帶重要文件和資料離開(kāi)會(huì)議室，防止泄露。

第五條會(huì)議室費(fèi)用管理

（一）會(huì)議室使用費(fèi)用由預(yù)訂者承擔(dān)，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由會(huì)議室管理部門(mén)制定。

（二）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期公布會(huì)議室使用情況，提高會(huì)議室利用率。

（三）社團(tuán)可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議室使用費(fèi)用給予部分補(bǔ)貼。

第六條會(huì)議室管理與改進(jìn)

（一）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)不斷收集與會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，改進(jìn)會(huì)議室管理服務(wù)。

（二）會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理制度進(jìn)行評(píng)估，提出完善措施。

（三）社團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議室管理工作予以支持，確保會(huì)議室資源得到合理利用。

第五章附則

第一條本條例的解釋權(quán)歸社團(tuán)理事會(huì)所有。

第二條本條例自發(fā)布之日起實(shí)施，