公安機(jī)關(guān)會議室管理制度

公安機(jī)關(guān)會議室管理制度第一章總則

為確保公安機(jī)關(guān)會議室使用的有序、高效，提高會議質(zhì)量，明確會議紀(jì)律，根據(jù)公安機(jī)關(guān)工作實(shí)際，特制定本會議室管理制度。

一、會議室使用原則

1.公安機(jī)關(guān)會議室主要用于召開與公安工作相關(guān)的會議，包括但不限于案情分析、工作部署、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。

2.會議室使用應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，實(shí)行預(yù)約制度，確保會議室資源得到合理分配。

二、會議室管理責(zé)任

1.公安機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)約工作。

2.會議室使用者應(yīng)愛護(hù)公共設(shè)施，遵守會議紀(jì)律，保持會議室整潔。

三、會議分類

1.日常會議：包括周例會、月例會等，主要涉及日常工作安排、業(yè)務(wù)交流等。

2.專題會議：針對特定主題召開的會議，如案情分析會、專項(xiàng)工作部署會等。

3.緊急會議：因緊急情況需立即召開的會議，如突發(fā)事件應(yīng)急處置會等。

四、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時(shí)參加，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，保持會場安靜。

3.與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露會議內(nèi)容。

4.與會人員應(yīng)積極參與討論，踴躍發(fā)言，做到言之有物、務(wù)實(shí)高效。

五、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由公安機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)解釋。

本章內(nèi)容旨在明確公安機(jī)關(guān)會議室管理的基本原則和紀(jì)律要求，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供依據(jù)。后續(xù)章節(jié)將分別對會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目的：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題和目的，確保會議的針對性和實(shí)效性。

2.擬定會議議程：會議議程應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題等，并在會議召開前至少3天發(fā)送給與會人員。

3.安排會議時(shí)間：會議時(shí)間應(yīng)充分考慮與會人員的實(shí)際情況，避免與日常工作沖突。

4.預(yù)約會議室：會議發(fā)起人需提前向公安機(jī)關(guān)辦公室預(yù)約會議室，并提供會議相關(guān)信息。

二、會議通知

1.會議通知應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員、會議準(zhǔn)備等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前至少3天發(fā)送給與會人員，緊急會議除外。

3.會議通知可通過電話、短信、郵件等方式進(jìn)行。

三、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前到場，檢查會議設(shè)備設(shè)施，確保會議順利進(jìn)行。

2.會議開始時(shí)，主持人簡要介紹會議主題、議程和目的，明確會議紀(jì)律。

3.會議期間，與會人員應(yīng)按照議程發(fā)言，會議記錄員要做好會議記錄。

四、會議決策

1.會議討論議題時(shí)，與會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，主持人要確保討論充分、民主。

2.會議決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，對于重大事項(xiàng)，可采取投票表決方式。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)記錄在案，并由會議記錄員整理成會議紀(jì)要。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對會議討論情況進(jìn)行簡要總結(jié)，明確會議成果和下一步工作要求。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1天內(nèi)完成，并發(fā)送給與會人員。

六、會議資料的歸檔

1.會議紀(jì)要、會議通知、會議議程等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行編號，保存期限不少于2年。

本章詳細(xì)闡述了會議籌備、通知、召開、決策、總結(jié)以及資料歸檔等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率。后續(xù)章節(jié)將對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行論述。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議記錄員應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等。

3.會議紀(jì)要完成后，需提交給會議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會議實(shí)際情況。

4.審核通過的會議紀(jì)要，由主持人簽字確認(rèn)，并進(jìn)行公示或通知。

二、會議紀(jì)要的傳達(dá)與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、公告等形式傳達(dá)給所有與會人員，確保相關(guān)人員了解會議決策。

2.與會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，執(zhí)行會議決策，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。

3.對于涉及多個(gè)部門或人員的任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策落實(shí)到位。

三、會議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.公安機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的跟蹤管理，確保會議決策的執(zhí)行。

2.跟蹤管理責(zé)任人要定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

3.對于重大決策或長期任務(wù)，要制定具體的跟蹤計(jì)劃，確保決策落實(shí)到位。

四、會議紀(jì)要的評估與反饋

1.會議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后工作提供借鑒。

2.評估結(jié)果應(yīng)反饋給相關(guān)人員，對執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對優(yōu)秀執(zhí)行者給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

3.對于未按會議紀(jì)要執(zhí)行的部門或個(gè)人，要查明原因，嚴(yán)肅處理，并采取措施防止類似問題再次發(fā)生。

本章主要闡述了會議紀(jì)要的編制、傳達(dá)、跟蹤、評估等環(huán)節(jié)，以確保會議決策的有效落實(shí)。后續(xù)章節(jié)將對會議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)論述。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約采用先到先得的原則，使用單位需提前向公安機(jī)關(guān)辦公室提出申請，并提供會議相關(guān)信息。

2.會議室使用時(shí)間應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，如需提前或延時(shí)，需提前通知辦公室進(jìn)行調(diào)整。

3.使用單位應(yīng)確保會議室在使用期間的安全、整潔，遵守會議室管理規(guī)定。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由公安機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，使用單位應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，合理使用。

2.使用單位在會議前應(yīng)檢查設(shè)備是否正常，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向辦公室報(bào)告。

3.會議室設(shè)備使用完畢后，使用單位應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，切斷電源，避免浪費(fèi)。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持環(huán)境整潔，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.使用單位應(yīng)負(fù)責(zé)會議期間的衛(wèi)生保潔，確保會議室內(nèi)外環(huán)境整潔。

3.公安機(jī)關(guān)辦公室定期對會議室進(jìn)行衛(wèi)生檢查，對衛(wèi)生狀況良好的使用單位給予表揚(yáng)。

四、會議室安全與保密

1.使用單位應(yīng)遵守會議室安全規(guī)定，確保會議室內(nèi)人員安全。

2.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等，使用單位應(yīng)熟悉并掌握相關(guān)安全設(shè)施的使用方法。

3.會議涉及保密內(nèi)容的，使用單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保密，防止信息泄露。

五、會議室資源合理調(diào)配

1.公安機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，合理調(diào)配會議室資源，確保各類會議需求得到滿足。

2.辦公室應(yīng)定期對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為會議室管理提供依據(jù)。

3.對于會議室使用高峰期，辦公室可采取預(yù)約優(yōu)先級、時(shí)間調(diào)整等措施，確保資源合理利用。

本章主要闡述了會議室的預(yù)約使用、設(shè)備管理、環(huán)境與衛(wèi)生、安全保密以及資源調(diào)配等方面的規(guī)定，以保障會議室的高效、有序使用。后續(xù)章節(jié)將對附則進(jìn)行論述。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度解釋權(quán)歸公安機(jī)關(guān)辦公室所有