外出差旅與差旅費管理制度

外出差旅與差旅費管理制度一、目的與適用范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范公司員工的外出差旅行為，合理掌控差旅費用支出，確保企業(yè)財務(wù)管理的透亮度和合規(guī)性。1.2適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作需要下外出差旅的行為及相關(guān)費用的管理。二、定義與縮寫2.1定義差旅：指公司員工在工作范圍之外出差旅行的活動。差旅費：指差旅期間發(fā)生的相關(guān)費用，包含交通、留宿、餐飲、通訊等支出。2.2縮寫T&E：TravelandExpense（差旅與費用）三、差旅申請與審批3.1差旅前申請在進(jìn)行差旅前，員工需要提前向上級匯報并填寫差旅申請表，明確差旅目的、時間、地方、行程布置等相關(guān)信息，并將申請表交由上級審批。申請表的內(nèi)容應(yīng)包含以下要素：差旅人員姓名及職位差旅時間和地方差旅目的和具體任務(wù)估計差旅費用明細(xì)緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式3.2差旅審批上級經(jīng)理需在收到差旅申請后及時進(jìn)行審批，并核實申請內(nèi)容的合理性與必需性。審批應(yīng)遵從原則：差旅涉及的時間、地方、費用必需與工作需要相符。差旅期間應(yīng)有專人負(fù)責(zé)工作替代，確保工作的正常進(jìn)行。高層經(jīng)理對緊要差旅項目需進(jìn)行審批。3.3差旅計劃更改若因不行抗力或其他合理原因?qū)е虏盥糜媱澑?，員工應(yīng)及時通知上級經(jīng)理，并在更改后重新填寫差旅申請表，經(jīng)上級同意后方可進(jìn)行更改后的差旅行程。四、差旅布置與報銷4.1差旅布置依據(jù)差旅申請獲得審批后，公司將為員工布置必需的差旅事宜，包含但不限于：預(yù)訂交通工具（機票、火車票、汽車票等）預(yù)訂酒店及留宿布置預(yù)訂餐飲服務(wù)4.2差旅費用報銷員工在差旅過程中發(fā)生的費用需及時進(jìn)行記錄并妥當(dāng)保管相關(guān)憑證，包含但不限于發(fā)票、酒店留宿收據(jù)、交通工具票據(jù)等。差旅完成后，員工需填寫差旅費用報銷申請表，將申請表及相關(guān)憑證提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核與報銷。4.3限制與規(guī)范為了合理掌控差旅費用支出，公司對以下費用有限制和規(guī)范：交通費用：應(yīng)選擇合理的交通方式，并盡量選擇經(jīng)濟(jì)實惠的艙位或座位。留宿費用：應(yīng)選擇符合差旅目的和工作需要的酒店，遵從公司的差旅費用標(biāo)準(zhǔn)。餐飲費用：應(yīng)合理布置餐飲，遵從公司的差旅費用標(biāo)準(zhǔn)。通訊費用：應(yīng)選擇合理的通訊方式，并遵從公司的差旅費用標(biāo)準(zhǔn)。4.4差旅費用標(biāo)準(zhǔn)公司將訂立差旅費用標(biāo)準(zhǔn)，具體內(nèi)容包含但不限于交通費、留宿費、餐飲費、通訊費等。差旅費用標(biāo)準(zhǔn)將定期進(jìn)行評估與調(diào)整，以適應(yīng)市場變動和實際需要。五、差旅費用核銷5.1差旅費用核銷流程財務(wù)部門負(fù)責(zé)對差旅費用進(jìn)行核銷，具體流程如下：對差旅費用報銷申請表及相關(guān)憑證進(jìn)行審核。核實差旅費用的合規(guī)性與必需性。將核銷結(jié)果錄入財務(wù)系統(tǒng)。定期進(jìn)行差旅費用報銷情況的統(tǒng)計與分析。5.2差旅費用違規(guī)行為處理對于差旅費用報銷中的違規(guī)行為，公司將采取相應(yīng)的處理措施，包含但不限于：進(jìn)行警告、記過等行政處理。要求違規(guī)人員返還多余報銷的費用。若涉及違法行為，將追究法律責(zé)任。六、附則6.1監(jiān)督與檢查公司將建立差旅費用管理的監(jiān)督與檢查機制，確保員工及時遵守制度規(guī)定，減少差旅費用支出的揮霍與濫用。6.2審批權(quán)限依據(jù)員工職位和差旅費用的金額，公司將訂立不同層級的審批權(quán)限，確保差旅申請得到適當(dāng)?shù)膶徟?.3異地差旅對于需要員工進(jìn)行異地差旅的情況，公司將另行訂立相關(guān)規(guī)定，并在相應(yīng)的制度文檔中進(jìn)行說明。6.4本制度的解釋權(quán)歸公司全部。結(jié)語本制度的實施旨在規(guī)范差旅行為，