會議紀(jì)律委員管理制度

會議紀(jì)律委員管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保會議的效率與效果，加強(qiáng)會議紀(jì)律的管理，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

第二條適用范圍：本管理制度適用于公司內(nèi)部所有層級會議，包括但不限于董事會、管理層會議、項目協(xié)調(diào)會等各類正式會議。

第三條基本原則：

-會議應(yīng)堅持精簡、高效的原則，減少無必要會議，縮短會議時間。

-會議組織應(yīng)遵循提前計劃、明確議程、準(zhǔn)時開始、嚴(yán)格控制時間的要求。

-參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會議秩序，尊重他人發(fā)言。

第四條會議紀(jì)律委員會構(gòu)成：

-會議紀(jì)律委員會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專門的紀(jì)律管理人員組成。

-委員會負(fù)責(zé)監(jiān)督會議紀(jì)律執(zhí)行情況，處理違反會議紀(jì)律的行為，并提出改進(jìn)建議。

第五條責(zé)任分配：

-會議主持人負(fù)責(zé)會議流程的控制和紀(jì)律維護(hù)。

-各參會人員負(fù)責(zé)遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，并對會議決定的事項負(fù)責(zé)執(zhí)行。

-會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，并跟蹤落實情況。

第六條制度修訂：

-本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實際執(zhí)行情況進(jìn)行不定期修訂。

-修訂后的管理制度應(yīng)通過正式途徑通知全體員工，并自公布之日起生效。

第二章會議流程

會議籌備

-會議組織者應(yīng)根據(jù)會議目的和內(nèi)容，提前制定會議計劃，明確會議議題、議程、參會人員、時間安排等。

-會議組織者應(yīng)在會議前至少三個工作日，向參會人員發(fā)出會議通知，通知中應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程及預(yù)先閱讀材料。

-會議組織者負(fù)責(zé)確保會議室預(yù)定、布置、設(shè)施檢查等工作，以保證會議順利進(jìn)行。

會議簽到

-參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

-會議組織者應(yīng)記錄參會人員到場情況，對未能按時到會的成員進(jìn)行提醒和記錄。

會議開場

-會議主持人應(yīng)在會議開始時，簡明扼要地介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)。

-會議主持人應(yīng)強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，要求參會人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜，不隨意離場。

會議議程執(zhí)行

-會議主持人按照議程逐項引導(dǎo)討論，保證每個議題都有充分的討論時間。

-會議主持人應(yīng)確保討論內(nèi)容緊扣議題，避免偏題，同時鼓勵與會人員積極發(fā)表意見和建議。

意見交流與決策

-參會人員應(yīng)針對議題進(jìn)行充分交流，提出建設(shè)性意見。

-對于需要決策的議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行表決，形成明確的決策結(jié)果。

會議總結(jié)

-會議接近尾聲時，主持人應(yīng)對會議討論的內(nèi)容進(jìn)行簡要總結(jié)，重申會議決策和后續(xù)行動計劃。

-主持人應(yīng)征詢參會人員是否還有其他事項需要討論，確保所有議題都得到妥善處理。

會議記錄

-會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果及后續(xù)行動計劃。

-會議記錄應(yīng)在會后24小時內(nèi)整理成會議紀(jì)要，并發(fā)送給所有參會人員確認(rèn)。

會后工作

-會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要，跟蹤落實會議決策的執(zhí)行情況。

-對于需要跨部門協(xié)調(diào)的事項，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保決策的有效執(zhí)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

-會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議紀(jì)要，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

-會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、日期、參會人員、討論要點、決策結(jié)果及后續(xù)行動計劃等內(nèi)容。

-會議紀(jì)要應(yīng)由會議主持人審核無誤后，在一個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

跟蹤落實機(jī)制

-會議紀(jì)要中明確的行動計劃應(yīng)指定責(zé)任人和完成時限。

-責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并定期向會議組織者報告進(jìn)展情況。

-會議組織者應(yīng)建立跟蹤落實機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和評估。

執(zhí)行情況反饋

-責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)向會議組織者提供執(zhí)行進(jìn)展的書面反饋。

-若在執(zhí)行過程中遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者報告，尋求支持和協(xié)助。

-會議組織者應(yīng)根據(jù)反饋情況，調(diào)整跟蹤計劃，確保會議決策得到有效實施。

后續(xù)跟進(jìn)會議

-對于重大決策或跨部門協(xié)作的事項，會議組織者應(yīng)安排后續(xù)跟進(jìn)會議，以評估執(zhí)行效果。

-后續(xù)跟進(jìn)會議的議程應(yīng)包括對前期執(zhí)行情況的回顧、問題的解決及下一步行動計劃的制定。

-后續(xù)跟進(jìn)會議的紀(jì)要同樣需進(jìn)行跟蹤落實，形成閉環(huán)管理。

考核與評價

-會議組織者應(yīng)對會議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核，評價責(zé)任人的執(zhí)行效率和效果。

-考核結(jié)果應(yīng)作為員工績效評價的一部分，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予表彰，對執(zhí)行不力的員工給予指導(dǎo)和改進(jìn)。

-通過定期的考核與評價，促進(jìn)會議紀(jì)要的有效落實，提高組織效能。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂

-會議室預(yù)訂應(yīng)由會議組織者提前進(jìn)行，以確保會議所需資源的充足。

-預(yù)訂時應(yīng)考慮會議室容量、設(shè)備需求、時間沖突等因素，合理選擇會議室。

-預(yù)訂后，會議組織者應(yīng)及時更新會議室使用日程，避免資源浪費。

會議室布置

-會議室布置應(yīng)滿足會議需求，包括座位安排、投影設(shè)備、白板、會議材料等。

-會議桌椅應(yīng)保持整潔、有序，確保參會人員舒適度。

-會議室內(nèi)應(yīng)提供充足的書寫材料，如便簽、筆等。

會議室設(shè)施管理

-會議室內(nèi)的設(shè)備，如投影儀、音響、視頻會議系統(tǒng)等，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

-使用前，會議組織者應(yīng)檢查設(shè)備是否正常工作，如有問題應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)支持人員進(jìn)行修復(fù)。

-會議結(jié)束后，應(yīng)確保所有設(shè)備關(guān)閉，以節(jié)約能源，避免設(shè)備長時間待機(jī)造成的損害。

會議室衛(wèi)生與安全

-會議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進(jìn)行清潔工作，包括地面、桌面、設(shè)備等。

-會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全。

-會議組織者應(yīng)確保會議室內(nèi)的安全通道暢通，無障礙物。

會議室使用規(guī)范

-參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，不在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食或亂扔垃圾。

-會議期間，應(yīng)保持室內(nèi)安靜，不在會議室內(nèi)外大聲喧嘩，以免影響其他會議。

-會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)協(xié)助會議組織者清理會議室，恢復(fù)原狀。

會議室預(yù)訂沖突處理

-如遇會議室預(yù)訂沖突，應(yīng)由行政管理部協(xié)調(diào)解決，根據(jù)會議的重要性和緊急性進(jìn)行合理調(diào)配。

-對于重復(fù)預(yù)訂或長期占用會議室的情況，應(yīng)建立優(yōu)先級制度，確保資源合理分配。

-會議組織者應(yīng)提前查看會議室預(yù)