公文管理制度

XXX有限公司資料來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)整理，更多高質(zhì)量文檔請(qǐng)聯(lián)系。公文管理制度1

總則為提升公司公文傳遞和批辦工作的時(shí)效性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性，特制定本制度。2

范圍本制度規(guī)定了公文管理的職責(zé)，公文的概念、種類(lèi)、格式、行文規(guī)則與公文的發(fā)文、收文、辦理、歸檔的程序、管理要求及注意事項(xiàng)等內(nèi)容。本制度適用于公司下屬各部門(mén)。3

規(guī)范性引用《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14

號(hào)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》

GBT9704—20124

術(shù)語(yǔ)與定義公文指各級(jí)政府機(jī)構(gòu)的函、電、來(lái)文，各類(lèi)組織、企事業(yè)單位的函、電、來(lái)文，公司上報(bào)及下發(fā)的各種決定、請(qǐng)示、公告、通報(bào)、通知等。公文有特定的文種要求，非文種范圍內(nèi)的文件不屬于本辦法所指公文。5

職責(zé)5.1

總經(jīng)辦總經(jīng)辦是公司公文管理工作的主管單位。負(fù)責(zé)公司公文處理制度的制定與修改，各類(lèi)公司級(jí)公文的管理，并對(duì)各職能中心、事業(yè)部、各子公司公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.2

各職能中心、事業(yè)部、各子公司各職能中心、事業(yè)部、各子公司綜合管理部門(mén)是其本單位公文管理工作的主管單位。負(fù)責(zé)其各類(lèi)部門(mén)級(jí)公文的管理，并接受總經(jīng)辦對(duì)其公文管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。5.3

歸檔部門(mén)集團(tuán)各類(lèi)公文由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)歸檔。6

公文種類(lèi)、格式及行文原則6.1

公文種類(lèi)國(guó)家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定了決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15類(lèi)公文種類(lèi)，根據(jù)實(shí)際使用情況，從中選取以下11類(lèi)作為公司常用公文種類(lèi)。（1）請(qǐng)示：適用于請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。（2）報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)，用“報(bào)告”。（3）意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法，用“意見(jiàn)”。（4）公告：適用于廣泛宣布重大事件，用“公告”。（5）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。（6）通知：適用于傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。（7）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。（8）決定：適用于對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。（9）決議：適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)，用“決議”。（10）函：適用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用“函”。（11）紀(jì)要：適用于傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“紀(jì)要”。6.2

公文格式公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、撰稿人、校對(duì)人、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁(yè)碼等部分組成。（1）份號(hào)公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文打印下發(fā)時(shí)應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，頂格編排在版心左上角第一行，由6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如

000001。（2）密級(jí)和保密期限公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限，頂格編排在版心左上角第二行，如，絕密★5

年。（3）緊急程度公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（4）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)由發(fā)文單位全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱(chēng)，也可以單獨(dú)用主辦單位名稱(chēng)。（5）發(fā)文字（編）號(hào)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文，均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)，對(duì)內(nèi)發(fā)文一律用總經(jīng)辦發(fā)〔年份〕**號(hào)，XXX人〔年份〕**號(hào)，XXX財(cái)〔年份〕**號(hào)，XXX產(chǎn)〔年份〕**號(hào)，文號(hào)數(shù)字前不加“0”；對(duì)外發(fā)文一律用XXX（函、示）〔年份〕**號(hào)，文號(hào)數(shù)字前不加“0”。注：XXX為公司簡(jiǎn)稱(chēng)。（6）標(biāo)題由發(fā)文單位名稱(chēng)、事由和文種組成或者由事由和文種組成。（7）主送公文的主要受理單位，應(yīng)使用單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。（8）正文公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。（9）附件說(shuō)明公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。（10）發(fā)文單位署名署發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。（11）成文日期署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（12）印章公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。（13）撰稿人及校對(duì)人公文的起草人為撰稿人，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)校對(duì)人員為校對(duì)人。（14）附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（15）附件公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。（16）主題詞一份文件的標(biāo)引，除類(lèi)別詞外最多不超過(guò)5個(gè)主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫(xiě)。（17）抄送單位除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)使用單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。如有多個(gè)抄送單位，應(yīng)逐一列出，使用頓號(hào)間隔，并應(yīng)統(tǒng)一全部使用單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。（18）頁(yè)碼公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。6.3

公文的版式為方便使用，公文的格式（含字體、字號(hào)、行間距等）、漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)由總經(jīng)辦校對(duì)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)整。公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)

A4

型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定，例如需要張貼的通告或者通知。6.4

行文規(guī)則行文應(yīng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)同時(shí)抄送被越過(guò)的單位。6.4.1

向上級(jí)單位行文原則向上級(jí)請(qǐng)示的公文，如以本單位名義向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)明確請(qǐng)示內(nèi)容。向上級(jí)轉(zhuǎn)呈下級(jí)請(qǐng)示文件，應(yīng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文直接轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不得同時(shí)抄送下級(jí)單位和平級(jí)單位，如需相關(guān)職能部門(mén)出具意見(jiàn)，應(yīng)逐一送批，最終報(bào)送主送單位進(jìn)行處理。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示一般不得直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者本人，應(yīng)報(bào)送相應(yīng)公文處理單位審核接收后轉(zhuǎn)送領(lǐng)導(dǎo)者。各單位所屬部門(mén)向其上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意或者授權(quán)，屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。對(duì)不符合行文規(guī)則的公文，公文管理部門(mén)可退回呈報(bào)單位。6.4.2

向下級(jí)單位行文原則（1）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位或者領(lǐng)導(dǎo)。（2）各單位在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)單位的相關(guān)部門(mén)行文。涉及多個(gè)單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，之間如未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)單位應(yīng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。（3）上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)應(yīng)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。6.4.3

聯(lián)合行文同級(jí)單位必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于各單位自身職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。各單位所屬部門(mén)依據(jù)職權(quán)可以相互行文。6.4.4

對(duì)外行文除總經(jīng)辦外各級(jí)單位不得以公司名義對(duì)外正式行文，如有需要以公司名義對(duì)外行文的事宜應(yīng)報(bào)總經(jīng)辦處理。7

公文辦理公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和整理歸檔。7.1

發(fā)文辦理主要程序7.1.1

起草（1）要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和公司的有關(guān)制度及發(fā)展規(guī)劃，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。（2）要求一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練，并正確選擇文種，做到格式規(guī)范。（3）公文涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍事項(xiàng)的，起草部門(mén)必須征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，進(jìn)行公文會(huì)簽。對(duì)重要公文的起草工作，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)發(fā)揮主持、指導(dǎo)的作用。7.2.2

初審公文簽發(fā)前，發(fā)文單位負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核簽發(fā)，具體要求包括：（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。（2）內(nèi)容是否符合公司各項(xiàng)規(guī)定和發(fā)展規(guī)劃；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。（3）涉及其他單位職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否符合規(guī)定。（5）經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文，應(yīng)退回起草單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。7.2.3

校對(duì)與會(huì)簽（1）公司在公文下發(fā)環(huán)節(jié)采取“三級(jí)聯(lián)審”制度，即發(fā)文內(nèi)容須經(jīng)擬文單位自審及會(huì)簽、總經(jīng)辦復(fù)審及經(jīng)營(yíng)管理委員會(huì)終審三級(jí)校對(duì)審核才可下發(fā)。（2）涉及跨部門(mén)的文件，擬文部門(mén)應(yīng)同涉及部門(mén)會(huì)簽后，再呈至總經(jīng)辦發(fā)文，遇有原則性改動(dòng)的，擬文部門(mén)應(yīng)重新送簽。（3）文稿經(jīng)總經(jīng)辦復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件呈至經(jīng)營(yíng)管理委員會(huì)審核，遇有原則性改動(dòng)的，擬文部門(mén)應(yīng)重新送審。7.3

收文辦理主要程序7.3.1

收文的分類(lèi)（1）按公文的來(lái)源分按照來(lái)源分類(lèi)，公文可分為外部來(lái)文和內(nèi)部文件兩種。（2）按公文的用途分按照用途分類(lèi)，公文可分為傳閱類(lèi)、批辦類(lèi)和歸檔類(lèi)三種。（3）按發(fā)文方式分按發(fā)文方式分類(lèi)，公文可分為并行文和串行文兩種。（4）按公文的緊急程度分按照緊急程度分，公文可分為一般、緊急、特急三種。（5）按公文的密級(jí)分按照密級(jí)程度分，公文可分為秘密、機(jī)密、絕密三種。7.3.2

收文辦理的流程與規(guī)定（1）收文各中心收到外部文件及時(shí)同步到總經(jīng)辦，需要流轉(zhuǎn)批辦的外部來(lái)文一律由總經(jīng)辦收取，收取后進(jìn)行核對(duì)、登記，并注明簽收時(shí)間。（2）擬辦和下發(fā)①總經(jīng)辦根據(jù)擬流轉(zhuǎn)的外部公文內(nèi)容登記記錄，記錄內(nèi)容包括收文時(shí)間、來(lái)文單位、文件名、文號(hào)、文件主要對(duì)接部門(mén)等。②總經(jīng)辦將公文轉(zhuǎn)發(fā)至主要對(duì)接部門(mén)并附相關(guān)意見(jiàn)，對(duì)接部門(mén)應(yīng)按文件內(nèi)容及時(shí)處理。③特別重要的公文應(yīng)由總經(jīng)辦呈送經(jīng)營(yíng)管理委員會(huì)進(jìn)行批示，按經(jīng)營(yíng)管理委員會(huì)決議進(jìn)行流轉(zhuǎn)。（3）批辦①需批辦的公文，辦理時(shí)限應(yīng)根據(jù)其緊急程度和重要性進(jìn)行區(qū)分。特急公文應(yīng)立即予以辦理，并第一時(shí)間通知實(shí)際辦理人員，確保其在需求時(shí)間內(nèi)完成辦理并給予來(lái)文單位答復(fù)；加急公文應(yīng)優(yōu)先予以辦理，確保其在一個(gè)工作日內(nèi)完成辦理并給予來(lái)文單位答復(fù)；普通公文應(yīng)按正常流程辦理，確保其在兩個(gè)工作日內(nèi)以辦理并給予送件單位答復(fù)。對(duì)于比較復(fù)雜的公文，如在規(guī)定辦