會議人員統(tǒng)一管理制度

會議人員統(tǒng)一管理制度第一章總則

為確保會議的高效、有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，加強(qiáng)會議人員的管理，特制定本制度。會議人員統(tǒng)一管理制度適用于公司各級別會議，旨在明確會議相關(guān)人員職責(zé)，規(guī)范會議行為，保障會議決策的科學(xué)性和執(zhí)行力。

一、適用范圍

本制度適用于公司董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等各級別會議，涉及會議組織、參會人員、會議服務(wù)等各個方面。

二、基本原則

1.會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揮集體智慧，確保決策的科學(xué)性、合理性和公正性。

2.會議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議時(shí)間、規(guī)模和頻次。

3.會議組織應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，確保會議資料、設(shè)施齊全，為參會人員提供良好會議環(huán)境。

4.會議相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持良好的會議風(fēng)氣。

三、會議人員分類

1.會議主持人：負(fù)責(zé)主持會議，引導(dǎo)討論，確保會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，跟蹤落實(shí)會議決議。

3.參會人員：積極參與會議討論，提出意見和建議，對會議決議負(fù)責(zé)。

4.會務(wù)人員：負(fù)責(zé)會議組織、服務(wù)、保障等工作，確保會議順利進(jìn)行。

四、會議人員職責(zé)

1.會議主持人職責(zé)：

（1）提前準(zhǔn)備會議議題，明確會議目標(biāo)；

（2）組織參會人員按時(shí)參加會議；

（3）引導(dǎo)會議討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題；

（4）總結(jié)會議成果，對會議決議負(fù)責(zé)。

2.會議記錄人職責(zé)：

（1）記錄會議內(nèi)容，確保會議紀(jì)要真實(shí)、完整；

（2）整理會議紀(jì)要，及時(shí)分發(fā)至相關(guān)人員；

（3）跟蹤落實(shí)會議決議，反饋執(zhí)行情況；

（4）負(fù)責(zé)會議資料的歸檔工作。

3.參會人員職責(zé)：

（1）按時(shí)參加會議，積極參與討論；

（2）提出建設(shè)性意見和建議；

（3）對會議決議負(fù)責(zé)，并認(rèn)真執(zhí)行；

（4）遵守會議紀(jì)律，保持會議秩序。

4.會務(wù)人員職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)會議場地、設(shè)施的準(zhǔn)備和布置；

（2）協(xié)助會議主持人組織參會人員；

（3）提供會議服務(wù)，確保會議順利進(jìn)行；

（4）會后及時(shí)整理會場，做好會議保障工作。

五、會議紀(jì)律

1.會議相關(guān)人員應(yīng)按時(shí)參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接打電話。

3.會議相關(guān)人員應(yīng)遵守會議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷。

4.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

5.會議決議應(yīng)及時(shí)傳達(dá)至相關(guān)人員，確保貫徹執(zhí)行。

六、其他規(guī)定

1.本制度解釋權(quán)歸公司董事會。

2.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

3.如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的要求，本章將詳細(xì)闡述會議流程的各個環(huán)節(jié)。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議主持人根據(jù)工作需要，明確會議主題，設(shè)定會議目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.擬定會議議程：會議主持人應(yīng)根據(jù)會議主題和目標(biāo)，制定會議議程，包括會議議題、討論時(shí)間、參會人員等。

3.通知參會人員：會務(wù)人員負(fù)責(zé)將會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知參會人員，確保相關(guān)人員按時(shí)參加。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議主持人及相關(guān)部門應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需材料，包括會議議程、背景資料、相關(guān)報(bào)告等。

5.會議場地和設(shè)施準(zhǔn)備：會務(wù)人員負(fù)責(zé)預(yù)訂會議場地，檢查并布置會議設(shè)施，確保會議環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：會務(wù)人員在會議開始前進(jìn)行簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、目標(biāo)和議程，對參會人員提出要求，宣布會議正式開始。

3.會議議題討論：按照會議議程，逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論。會議主持人引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

4.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，會議主持人組織參會人員進(jìn)行表決，形成會議決議。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決議的重要性，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

三、會議紀(jì)要

1.會議記錄：會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.分發(fā)會議紀(jì)要：會議紀(jì)要整理完成后，由會議記錄人分發(fā)給參會人員，以便相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

4.會議紀(jì)要?dú)w檔：會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

四、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會議決議的責(zé)任人應(yīng)按照要求，及時(shí)反饋執(zhí)行情況，確保會議決議得到有效落實(shí)。

2.問題協(xié)調(diào)：在會議決議執(zhí)行過程中，如遇到問題，會議主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保工作順利進(jìn)行。

3.效果評估：會議結(jié)束后，應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為下一次會議提供借鑒。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議內(nèi)容的集中體現(xiàn)，是會議決策的重要依據(jù)。為確保會議決策的有效執(zhí)行，本章將重點(diǎn)闡述會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作。

一、會議紀(jì)要的整理與分發(fā)

1.會議紀(jì)要整理：會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要整理完成后，需提交給會議主持人審批。會議主持人應(yīng)對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，確保無誤。

3.分發(fā)會議紀(jì)要：審批通過后，會議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)人員，以便了解會議內(nèi)容和決議。

二、會議紀(jì)要的閱讀與反饋

1.閱讀會議紀(jì)要：參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時(shí)內(nèi)進(jìn)行閱讀，確保了解會議內(nèi)容和決議。

2.反饋執(zhí)行情況：會議決議的責(zé)任人應(yīng)在會議紀(jì)要分發(fā)后的三個工作日內(nèi)，向會議記錄人反饋會議決議的執(zhí)行情況。

3.問題和建議：在執(zhí)行過程中，如遇到問題或?qū)h決議有異議，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)向會議主持人反饋，以便協(xié)調(diào)解決。

三、會議決議的跟蹤落實(shí)

1.設(shè)立跟蹤落實(shí)機(jī)制：建立會議決議跟蹤落實(shí)制度，明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.定期檢查：會議主持人應(yīng)定期檢查會議決議的執(zhí)行情況，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。

3.采取措施：對未按期完成的會議決議，應(yīng)分析原因，采取措施，確保決議得到落實(shí)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔：會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.管理與保密：會議紀(jì)要涉及公司機(jī)密，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。

五、會議紀(jì)要的總結(jié)與改進(jìn)

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：通過對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，總結(jié)會議組織、決策執(zhí)行等方面的經(jīng)驗(yàn)，不斷提高會議質(zhì)量。

2.改進(jìn)措施：針對會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，完善會議管理制度。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是公司進(jìn)行會議活動的重要場所，為保障會議的順利進(jìn)行，提高會議室使用效率，本章將詳細(xì)闡述會議室的管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：各部門需使用會議室時(shí)，應(yīng)提前向會務(wù)人員提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時(shí)間、參會人數(shù)等信息。

2.審批權(quán)限：會務(wù)人員負(fù)責(zé)審核會議室預(yù)訂申請，根據(jù)會議室使用情況及申請部門的需求，進(jìn)行審批。

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時(shí)，應(yīng)優(yōu)先保障公司級別高、影響范圍廣的會議需求。

二、會議室布置與設(shè)施

1.布置要求：會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前布置會議室，確保座位充足、布局合理。

2.設(shè)施檢查：會議前，會務(wù)人員應(yīng)檢查會議室設(shè)施，包括音響、投影儀、空調(diào)等，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

3.會議用品準(zhǔn)備：會務(wù)人員需提前準(zhǔn)備會議所需用品，如筆記本、簽字筆、水杯等。

三、會議室使用規(guī)范

1.準(zhǔn)時(shí)使用：預(yù)訂會議室的部門應(yīng)按時(shí)使用會議室，不得提前占用或延遲歸還。

2.保持整潔：會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，不得亂丟垃圾，禁止在會議室吸煙。

3.設(shè)施愛護(hù)：使用會議室時(shí)，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，如遇故障，應(yīng)及時(shí)告知會務(wù)人員。

四、會議室安全管理

1.保密要求：會議室涉及公司機(jī)密，會務(wù)人員應(yīng)做好保密工作，禁止無關(guān)人員進(jìn)入。

2.火源管理：會議室禁止使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電源線，確保消防安全。

3.突發(fā)事件處理：會務(wù)人員應(yīng)掌握會議室安全設(shè)施的使用方法，如遇突發(fā)事件，及時(shí)采取相應(yīng)措施。

五、會議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.定期檢查：會務(wù)人員應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保會議室正常使用。

2.保養(yǎng)計(jì)劃：制定會議室設(shè)施保養(yǎng)計(jì)劃，定期進(jìn)行清潔、維護(hù)，延長設(shè)施使用壽命。

3.更新改造：根據(jù)會議室使用需求，適時(shí)進(jìn)行設(shè)施更新和改造，提升會議室品質(zhì)。

六、會議室使用反饋

1.使用評價(jià)：會務(wù)人員應(yīng)收集會議室使用過程中的意見和建議，不斷提高會議室管理水平。

2.改進(jìn)措施：針對反饋意見，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，持續(xù)優(yōu)化會議室管理。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實(shí)施，