國(guó)企董事會(huì)議案管理制度

國(guó)企董事會(huì)議案管理制度第一章總則

為確保國(guó)企董事會(huì)會(huì)議的規(guī)范化、高效化運(yùn)作，提高決策質(zhì)量，根據(jù)《公司法》、《證券法》及公司章程的規(guī)定，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范董事會(huì)會(huì)議的召開(kāi)、議案提交、討論、表決及會(huì)議紀(jì)要的起草、審批流程，保障董事會(huì)決策的科學(xué)性、合規(guī)性。

2.董事會(huì)會(huì)議應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，充分保障董事的知情權(quán)、表達(dá)權(quán)和表決權(quán)。

二、適用范圍

1.本制度適用于國(guó)企董事會(huì)及其專(zhuān)業(yè)委員會(huì)的會(huì)議管理。

2.董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議等特殊情況下的會(huì)議，可參照本制度執(zhí)行。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.董事會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議每半年召開(kāi)一次，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)需要召開(kāi)。

2.定期會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間和地點(diǎn)由董事長(zhǎng)提出，董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)通知各位董事。

3.臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)，需由董事長(zhǎng)或三分之一以上董事提議，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在接到提議后及時(shí)通知各位董事。

四、議案提交

1.議案提交人應(yīng)為董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員或董事會(huì)專(zhuān)門(mén)委員會(huì)。

2.議案提交應(yīng)遵循以下程序：

（1）議案提交人需在會(huì)議召開(kāi)前規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，向董事會(huì)秘書(shū)提交書(shū)面議案及相關(guān)材料；

（2）董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)議案進(jìn)行整理、分類(lèi)，并在會(huì)議召開(kāi)前規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將議案及相關(guān)材料送達(dá)各位董事；

（3）董事在收到議案后，應(yīng)及時(shí)研究，如有疑問(wèn)，可向議案提交人或其他相關(guān)人員咨詢(xún)。

五、會(huì)議通知

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前規(guī)定的時(shí)間，向各位董事發(fā)出書(shū)面會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.會(huì)議通知應(yīng)同時(shí)附上議案及相關(guān)材料，以便各位董事提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。

六、會(huì)議表決

1.董事會(huì)會(huì)議表決采用記名投票方式，每位董事有一票表決權(quán)。

2.表決事項(xiàng)分為普通決議和特別決議。普通決議需經(jīng)出席會(huì)議的董事過(guò)半數(shù)同意；特別決議需經(jīng)全體董事三分之二以上同意。

3.董事會(huì)會(huì)議表決結(jié)果，應(yīng)制作書(shū)面記錄，并由出席會(huì)議的董事簽名。

七、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)起草，內(nèi)容包括會(huì)議基本情況、討論事項(xiàng)、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，經(jīng)董事長(zhǎng)審批后，及時(shí)送達(dá)各位董事。

3.董事對(duì)會(huì)議紀(jì)要如有異議，應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向董事會(huì)提出。

八、保密原則

1.董事會(huì)會(huì)議內(nèi)容、議案及會(huì)議紀(jì)要等資料，屬于公司商業(yè)秘密，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.違反保密原則的董事或相關(guān)人員，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。

九、本制度的解釋權(quán)歸國(guó)企董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.董事會(huì)秘書(shū)在確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)后，應(yīng)及時(shí)通知各位董事，確保董事有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備議案及參會(huì)。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、整理會(huì)議議案，確保議案內(nèi)容完整、合規(guī)，并將議案及相關(guān)資料提前送達(dá)各位董事。

3.董事收到議案后，應(yīng)對(duì)議案內(nèi)容進(jìn)行充分研究，如有需要，可向議案提交人或其他相關(guān)人員咨詢(xún)。

二、會(huì)議議程設(shè)置

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)根據(jù)議案內(nèi)容，制定會(huì)議議程，明確各議案討論順序及預(yù)計(jì)討論時(shí)間。

2.會(huì)議議程應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，送達(dá)各位董事，以便董事提前了解會(huì)議安排。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)負(fù)責(zé)組織簽到，確保與會(huì)人員到齊。

2.董事因故不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向董事長(zhǎng)請(qǐng)假，并說(shuō)明請(qǐng)假原因。

四、會(huì)議主持

1.董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)主持，董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)時(shí)，由副董事長(zhǎng)或董事長(zhǎng)指定的董事主持。

2.主持人應(yīng)確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，保證各位董事有充分發(fā)言、討論的機(jī)會(huì)。

五、議案討論

1.各議案提交人應(yīng)對(duì)議案進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，包括議案背景、目的、預(yù)期效果等。

2.與會(huì)董事針對(duì)議案展開(kāi)討論，可就議案內(nèi)容、實(shí)施細(xì)節(jié)等提出質(zhì)疑、建議和意見(jiàn)。

3.討論過(guò)程中，主持人應(yīng)保持公正、公平，確保每位董事的發(fā)言權(quán)。

六、會(huì)議表決

1.討論結(jié)束后，主持人組織對(duì)議案進(jìn)行表決。

2.表決采用記名投票方式，每位董事有一票表決權(quán)。

3.表決結(jié)果現(xiàn)場(chǎng)公布，并由董事會(huì)秘書(shū)記錄在案。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，董事長(zhǎng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)重要議案的表決結(jié)果進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議結(jié)果及重要決策事項(xiàng)記錄在內(nèi)。

八、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)將會(huì)議議案、會(huì)議紀(jì)要、表決結(jié)果等資料進(jìn)行歸檔，妥善保管。

2.會(huì)議資料保管期限按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性和可追溯性。

九、會(huì)議流程的優(yōu)化與改進(jìn)

1.董事會(huì)應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)會(huì)議流程中存在的問(wèn)題，進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn)。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)收集各位董事對(duì)會(huì)議流程的意見(jiàn)和建議，為改進(jìn)會(huì)議流程提供參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的起草與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)立即根據(jù)會(huì)議內(nèi)容起草會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論事項(xiàng)、表決結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.起草完成的會(huì)議紀(jì)要需提交給董事長(zhǎng)審批，董事長(zhǎng)對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，確保無(wú)誤后批準(zhǔn)。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由董事會(huì)秘書(shū)及時(shí)發(fā)布，并送達(dá)各位董事。

2.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)確保紀(jì)要傳達(dá)給所有相關(guān)人員，包括高級(jí)管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。

3.對(duì)于涉及公司重大決策的紀(jì)要內(nèi)容，應(yīng)采取適當(dāng)方式進(jìn)行公告或通知，確保公司內(nèi)部人員的知情權(quán)。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中明確的決策和任務(wù)分工，及時(shí)啟動(dòng)執(zhí)行程序。

2.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.對(duì)于執(zhí)行中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)向董事長(zhǎng)報(bào)告，并尋求解決方案。

四、執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.各任務(wù)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向董事會(huì)秘書(shū)反饋任務(wù)執(zhí)行情況。

2.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)整理反饋信息，形成執(zhí)行報(bào)告，提交給董事會(huì)。

3.董事會(huì)根據(jù)執(zhí)行報(bào)告，對(duì)決策實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)需要調(diào)整決策或執(zhí)行計(jì)劃。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)將已批準(zhǔn)的會(huì)議紀(jì)要按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保紀(jì)要的長(zhǎng)期保存和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保資料的安全、保密。

六、會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)與透明

1.根據(jù)公司治理要求，部分會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)向股東和社會(huì)公眾公開(kāi)，以增強(qiáng)公司透明度和公信力。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)工作，確保公開(kāi)內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。

七、會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的持續(xù)改進(jìn)

1.董事會(huì)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行回顧和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)收集各方意見(jiàn)，不斷完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排。

2.董事或相關(guān)部門(mén)需提前向董事會(huì)秘書(shū)提出會(huì)議室使用申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

3.董事會(huì)秘書(shū)根據(jù)申請(qǐng)信息，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)滿(mǎn)足會(huì)議需求，包括座位安排、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)等。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔、通風(fēng)、照明等工作，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

3.會(huì)議室布置應(yīng)體現(xiàn)公司形象，符合會(huì)議性質(zhì)和主題。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議前，技術(shù)人員應(yīng)檢查設(shè)備狀況，確保會(huì)議過(guò)程中無(wú)技術(shù)問(wèn)題。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備，節(jié)約能源，避免設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行造成的損耗。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時(shí)間，不得隨意占用或更改。

2.與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，禁止吸煙、進(jìn)食等行為。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止大聲喧嘩，保持安靜，以免影響其他會(huì)議室的正常使用。

五、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防器材、緊急疏散通道等。

2.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織定期檢查會(huì)議室的安全設(shè)施，確保安全無(wú)隱患。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，如遇緊急情況，按照預(yù)定安全預(yù)案有序撤離。

六、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會(huì)議室的服務(wù)工作，包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理等。

2.會(huì)議室服務(wù)人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，為與會(huì)人員提供便捷、高效的服務(wù)。

3.對(duì)于特殊需求的會(huì)議，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)提前協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)提供支持，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

七、會(huì)議室管理持續(xù)優(yōu)化

1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議室管理的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)管理工作。

2.結(jié)合公司實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整會(huì)議室使用規(guī)定，提高會(huì)議室使用效