職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理規(guī)定

職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理規(guī)定為使我校公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（中辦發(fā)〔1996〕14號）、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）和教育部公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際，制定本規(guī)定。第一章總則第一條學(xué)校辦公室是學(xué)校公文處理的管理機構(gòu)。校內(nèi)各部門單位公文處理工作應(yīng)明確有一位領(lǐng)導(dǎo)同志分管本部門單位公文處理工作，具體由各部門單位辦公室（或綜合辦公室）負(fù)責(zé)，不設(shè)辦公室（或綜合辦公室）的部門單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)并報學(xué)校辦公室備案。公文處理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識。第二條

公文處理包括收文和發(fā)文，收文一般包括接收、登記、編號、擬辦、簽批、承辦、催辦、督辦、立卷、歸檔等程序；發(fā)文一般包括擬稿、會簽、核稿、擬辦、簽發(fā)、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。第三條公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是，按照精簡高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。第二章公文種類第四條學(xué)校公文種類大體包括：（一）決議

適用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動作出安排。（三）指示

適用于對下級布置工作，提出開展工作的原則和要求。（四）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（五）通知

適用于發(fā)布規(guī)章，任免和聘用干部，傳達(dá)上級指示，轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)批、公文，發(fā)布要求下級辦理和有關(guān)部門單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項。（六）報告

適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級詢問，不得夾帶請示事項。（七）請示

適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)，一般一文一事，只寫一個主送機關(guān)。（八）通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。（九）批復(fù)適用于答復(fù)下級的請示事項。（十）規(guī)定適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（十一）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。（十二）會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。第三章公文格式第五條

公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），文字自左至右橫寫，在左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第六條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。其中：（一）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（版頭）應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。我校公文版頭主要有“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會文件”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院文件”、“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院紀(jì)律檢查委員會文件”、“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會辦公室文件”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室文件”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院工會文件”、“共青團**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會文件”、“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院”等。（二）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。我校發(fā)文字號主要有“鄂職院黨文”、“鄂職院文”、“鄂職院黨辦文”、“鄂職院辦文”）。發(fā)文字號用3號仿宋體字，居中排布，年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。（三）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（四）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號。紅色反線下空2行寫公文標(biāo)題，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。（五）主送機關(guān)位于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格處，用3號仿宋體字標(biāo)識，主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。（六）正文用3號仿宋體字。文中如有小標(biāo)題可用3號宋體字（加粗）或黑體字。正文中的結(jié)構(gòu)層次第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（七）公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。（八）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)者簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；學(xué)校有關(guān)政策條例性公文，以決策機構(gòu)批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“Ｏ”，右空4字標(biāo)識。（九）除會議紀(jì)要外，向校外發(fā)出和留作存檔的公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章上不壓正文，下壓成文日期。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm－4mm，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字，兩個印章均壓成文時間，兩印章之間相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文日期和正文之間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。（十）公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。（十一）“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。（十二）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。（十三）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。（十四）頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。第四章公文行文關(guān)系第七條

學(xué)校及學(xué)校各部門單位的行文應(yīng)根據(jù)機構(gòu)設(shè)置職權(quán)范圍和各自隸屬關(guān)系確定。（一）學(xué)校、黨政部門可以對上對下行文，也可以同其它有關(guān)單位和院校之間互相行文。以中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會或**職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)文字號行文，必須是關(guān)系全局性的，重要的、方針政策性問題的決定，通知等等，以及對上級機關(guān)呈送的重要公文。（二）各職能部門以學(xué)校名義行文，或與有關(guān)部門聯(lián)合行文，須經(jīng)學(xué)校辦公室審核并按規(guī)定程序辦理。以學(xué)校名義行文必須是向上級有關(guān)部門請示、報告，學(xué)校某一方面的重要工作，或與有關(guān)單位商洽的事項，其它校內(nèi)一般性行文，用學(xué)校辦公室名義轉(zhuǎn)發(fā)。（三）校內(nèi)各黨政部門以部門名義行文一般使用“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會”和“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院”函件發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（版頭）。校內(nèi)各教學(xué)、科研及教輔單位等需以單位名義行文的，可用“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院”函件發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（版頭）或者可根據(jù)需要經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)后，印制和使用各自的函件發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（版頭）。（四）校內(nèi)各部門單位原則上不得越級請示、報告工作，因特殊情況，必須越級的，應(yīng)同時抄送越過的上級或主管部門。第五章公文辦理第八條學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)接收上級部門和外單位發(fā)送給學(xué)校的文件、信函等。校內(nèi)各部門單位直接收到上級機關(guān)來文時，應(yīng)立即送交學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室按規(guī)定辦理。學(xué)校辦公室收到文件、信函等，凡收件人署領(lǐng)導(dǎo)同志個人姓名的，送領(lǐng)導(dǎo)同志拆封。第九條學(xué)校辦公室簽收的公文，一般分為辦件和傳閱件。學(xué)校辦公室收文后，先登記，并貼上文件處理簽，學(xué)校辦公室主任（或副主任）簽署擬辦意見，然后根據(jù)擬辦意見，呈送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱批。重要文件，呈黨委書記、院長閱；業(yè)務(wù)文件，按職責(zé)分工，呈分管校領(lǐng)導(dǎo)閱；具體事務(wù)性文件，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門閱辦，如涉及到兩個及以上部門辦理的，應(yīng)指明主辦部門。第十條與學(xué)校關(guān)系不大的一般性來文，由學(xué)校辦公室編發(fā)來文目錄，或摘報給相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)。校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要，可要求學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)處理。范圍不清的由學(xué)校辦公室主要負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)處理。第十一條學(xué)校辦公室工作人員按擬辦意見將文件分別送達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門。校領(lǐng)導(dǎo)閱示后的文件，依批示將公文（或公文復(fù)印件）發(fā)給承辦部門辦理，承辦部門領(lǐng)取文件時，須在學(xué)校辦公室收文登記簿上簽名。第十二條收發(fā)公文要及時，對指定期限上報的公文，各部門單位應(yīng)按要求提前做好準(zhǔn)備，在規(guī)定的時間內(nèi)辦理，盡量避免臨時急于報呈校領(lǐng)導(dǎo)閱批的情況發(fā)生。校內(nèi)各部門對于校內(nèi)各單位上報和學(xué)校辦公室簽轉(zhuǎn)的公文要及時處理，一般不超過7個工作日，急件一般不超過3個工作日。學(xué)校辦公室要負(fù)責(zé)催辦、督辦，防止漏辦和延誤。第十三條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予明確批復(fù)意見的公文，由學(xué)校辦公室及時通知擬稿單位取回辦理。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)未予明確批復(fù)意見或意見有歧義的公文，學(xué)校辦公室將視實際情況確定原件是否退回擬稿單位，并將有關(guān)辦文情況由學(xué)校辦公室及時通知擬稿單位。對需轉(zhuǎn)送其它部門辦理的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)及時將文件流向告知擬稿單位，以便擬稿單位追蹤辦理。對緊急公文應(yīng)提出辦理時限。第六章公文審批第十四條校內(nèi)各部門單位報送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，必須經(jīng)部門單位主要負(fù)責(zé)同志簽署報送意見，再送交由學(xué)校辦公室按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分工呈批，重大問題按程序報送黨委書記、院長或提交黨委會、行政辦公會討論。第十五條公文擬稿部門單位和相關(guān)核稿人對呈報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的待發(fā)文稿應(yīng)加強審核，切實保證發(fā)文的質(zhì)量。審核的重點是：內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它相關(guān)規(guī)定，是否符合學(xué)校的相關(guān)制度規(guī)定；是否符合行文規(guī)則；涉及一個或多個部門職權(quán)范圍的事項是否已協(xié)商、會簽；公文格式、語法、文字是否規(guī)范，語句是否通順等。第十六條校內(nèi)各部門單位向校領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)職能部門提交請示、報告或意見等，一律使用《**職業(yè)技術(shù)學(xué)院簽報》，并應(yīng)嚴(yán)格按照《**職業(yè)技術(shù)學(xué)院簽報》格式模板擬稿。屬于學(xué)校職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，各部門單位應(yīng)當(dāng)直接簽報職能部門處理并反饋。如需校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，一般應(yīng)先由職能部門簽署意見后將簽報送學(xué)校辦公室簽收登記，由學(xué)校辦公室送校領(lǐng)導(dǎo)簽批。除特殊緊急情況外，各部門單位不得自行呈送校領(lǐng)導(dǎo)。向?qū)W校請示事項的簽報一律不得同時報送多名校領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先送學(xué)校辦公室轉(zhuǎn)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在同一公文上作批示。校內(nèi)部門單位呈送的涉及財務(wù)開支的請示、報告，報分管校領(lǐng)導(dǎo)和分管財務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)會簽。第十七條公文發(fā)送、傳遞過程中嚴(yán)格執(zhí)行簽收制度，送文單位和收文單位均應(yīng)登記備案，并注明來往去向。第十八條凡涉及幾個部門單位工作的校級公文，先由主辦部門單位會同有關(guān)部門單位負(fù)責(zé)人審核并簽署意見，再送學(xué)校辦公室進(jìn)行核稿。不得呈送意見不一致的文稿。第十九條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名、審批日期，其他審批人圈閱視為同意，沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第二十條校內(nèi)各部門單位需要以學(xué)校黨委、學(xué)?；?qū)W校辦公室名義制發(fā)公文，由本部門單位按照學(xué)校辦公室設(shè)計的公文統(tǒng)一格式模板草擬文稿，貼上公文撰制單，經(jīng)本部門單位負(fù)責(zé)人審核簽字，將文本版和電子版同時送交學(xué)校辦公室核稿，簽署呈報意見后，由擬稿人按呈報意見將擬發(fā)公文送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。對已簽發(fā)的公文，由學(xué)校辦公室標(biāo)注發(fā)文字號、蓋章，由擬稿部門單位分發(fā)。在核稿過程中，對不符合要求的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)將文稿退回擬稿部門單位進(jìn)行修改。第二十一條以學(xué)校黨委、學(xué)校名義對上級的請示、報告，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核并簽署意見，由黨委書記或院長簽發(fā)。以學(xué)校黨委、學(xué)校名義致函向不相隸屬機關(guān)單位商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批復(fù)的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。關(guān)于學(xué)校黨委、學(xué)校日常工作運轉(zhuǎn)的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及重大事項和全局性工作的發(fā)文，由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署明確意見，再由黨委書記或院長簽發(fā)。以學(xué)校辦公室名義的發(fā)文，由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)，文中如寫有“經(jīng)黨委會同意”或“學(xué)校行政辦公會同意”，應(yīng)報分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十二條學(xué)校黨委、學(xué)校召開專題會議紀(jì)要，由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)；對涉及重大決定事項的專題會議紀(jì)要，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)簽署明確意見后，再由黨委書記或院長簽發(fā)。第二十三條公文送交學(xué)校辦公室核稿的時間應(yīng)比正式發(fā)文時間提前３個工作日及以上。需加急辦文的，由擬稿單位負(fù)責(zé)人在“公文撰制單”上“備注”欄說明需加急辦理的原因。并根據(jù)實際需要確定緊急程度，“特急件”一般應(yīng)至少提前１個工作日，“急件”一般應(yīng)至少提前２個工作日送達(dá)學(xué)校辦公室。無緊急原因簡要說明的，學(xué)校辦公室可按通常發(fā)文核稿時間辦理。第二十四條簽發(fā)人出差期間，如遇辦理急件公文情況，需黨委書記、院長簽發(fā)的，經(jīng)請示同意后，由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；需分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，經(jīng)請示同意后，由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)。第七章立卷歸檔第二十五條公文辦理完畢，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和