內(nèi)部簽證管理制度

內(nèi)部簽證管理制度編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修訂內(nèi)容修訂人審核人批準(zhǔn)人內(nèi)部簽證管理制度1目的為規(guī)范對內(nèi)簽證流程，對工程簽證的提出、審批及費用審核等進行規(guī)范，控制風(fēng)險，提高效率，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于公司在業(yè)務(wù)開展過程中所有項目的工程簽證內(nèi)部管理工作。3.簽證的定義及類別劃分：3.1工程簽證：凡不涉及施工圖紙內(nèi)容變化，且非分包方原因引起的施工內(nèi)容、范圍、工藝、工期的調(diào)整而進行的簽認(rèn)證明。3.2按時效性分類：3.2.1緊急簽證：現(xiàn)場必須立即執(zhí)行，延緩實施會對合同執(zhí)行造成更大的不利影響可視為緊急簽證，緊急類變更必須在開始實施后兩日內(nèi)補辦簽證申請。緊急簽證屬于工程簽證的一種。緊急簽證主要包含如下幾類：3.2.1.1工程現(xiàn)場遇到險情（火險、塌方、地質(zhì)災(zāi)害、水淹等），需立即采取措施處置，否則將可能會釀成重大事故的；3.2.1.2項目部現(xiàn)場明確指出的變更，且延緩實施會造成更大的變更或?qū)て谟胁焕绊懀?.2.1.3質(zhì)檢、規(guī)劃部門在最終驗收階段提出之需整改、完善的工程；3.2.1.4不屬于上述情況，但經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人確認(rèn)的其他簽證類型。3.2.2正常簽證：不屬于緊急類簽證的其他簽證，均屬于一般類簽證，一般類簽證必須嚴(yán)格按照簽證辦理流程執(zhí)行。3.3按產(chǎn)生原因分類：3.3.1一般簽證：合同規(guī)定需實測工程量的工作項目。（如土方、雨污井?dāng)?shù)量等）3.3.2設(shè)計原因：因設(shè)計存在瑕疵，對原設(shè)計進行了修改而發(fā)生的工程簽證，造成分包費用增加；3.3.3工程原因：因項目部現(xiàn)場管理失誤而導(dǎo)致的更改或補救，造成的分包費用增加；3.3.4合同外簽證：總承包方要求分包方完成合同規(guī)定以外的施工內(nèi)容；3.3.5其他原因：因自然災(zāi)害、政策調(diào)整、政府指令等不可抗力造成的分包方的費用變化。4.原則4.1嚴(yán)格控制原則：在項目建設(shè)過程中，應(yīng)本著重視前期設(shè)計和合同評審，實現(xiàn)“零索賠、零簽證”的目標(biāo)，逐步減少項目建設(shè)過程索賠簽證的發(fā)生。4.2符合合同原則：辦理的簽證必須有充分的合同依據(jù)，同時合同中應(yīng)對簽證的辦理制度以及簽證費用的支付有明確的約定。4.3事實清晰原則：簽證辦理必須符合簽證事項現(xiàn)場的實際情況，經(jīng)現(xiàn)場實測實量，達(dá)到施工圖標(biāo)準(zhǔn)。4.4現(xiàn)場會簽原則：簽證原始資料，必須做到分包方、總包項目部現(xiàn)場會簽，總包公司各部門審核。4.5時效性原則：簽證的辦理應(yīng)符合合同及本制度約定的辦理時間期限的要求，不能做到按照合同及本制度約定時限簽證的，應(yīng)留足現(xiàn)場簽證證據(jù)，現(xiàn)場證據(jù)不足的事后簽證，一般不予簽認(rèn)。4.6及時溝通原則：簽證涉及各部門在辦理簽證過程中應(yīng)積極溝通，充分了解簽證原因及對項目進度、質(zhì)量、安全和成本造成的影響，積極提出合理化建議。5.職責(zé)5.1分包方5.1.1作為工程現(xiàn)場施工主體，應(yīng)對現(xiàn)場簽證資料進行收集、整理，并對簽證資料的真實性、完整性、合理性負(fù)責(zé)。5.2.2負(fù)責(zé)將簽證資料按總包公司簽證管理流程上報總包項目部審核。5.2總包方5.2.1項目部5.1.1簽證辦理的第一責(zé)任部門，項目部負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人；5.1.2匯總簽證資料，并對簽證資料的合理性和完整性的做出審核意見，同時對簽證資料的真實性負(fù)責(zé)；5.1.3組織項目部人員對簽證現(xiàn)場實測實量，進行現(xiàn)場會簽，并按公司流程辦理簽證；5.1.4對簽證審批流程中公司其他部門提出的問題落實整改；5.2.2成本部：5.2.1對提報簽證的合理性、經(jīng)濟性進行審核；5.2.2對提報簽證的完整性進行復(fù)核；5.2.3對簽證工程量審核并定價；5.2.3工程部5.3.1根據(jù)項目部提交的簽證資料，結(jié)合合同與相關(guān)資料，判斷是否辦理簽證；5.3.2對項目部提供的技術(shù)資料、施工方案進行審核。5.3.4負(fù)責(zé)公司所有項目簽證的編號，建立公司所有項目的簽證臺帳。6.審批流程6.1工程簽證的現(xiàn)場調(diào)查項目部應(yīng)嚴(yán)格審核簽證內(nèi)容，審核通過后組織項目部技術(shù)部門及分包方進行現(xiàn)場踏勘測量、拍照記錄并填寫《工程量現(xiàn)場同步見證單》進行現(xiàn)場會簽。下列情況不得辦理簽證：6.1.1已經(jīng)辦理又重復(fù)出現(xiàn)的工程簽證；6.1.2該變更的工作內(nèi)容已經(jīng)包括在合同中，無需再辦理變更；6.1.3屬于分包方工作失誤造成的工程變更，如，分包方前期進度耽誤造成后期趕工費用增加、分包方因質(zhì)量問題造成的工程返工及費用增加等。6.1.4項目部認(rèn)為的其他不合理簽證主張。6.2工程簽證的提出及填報6.2.1工程簽證由分包方（非勞務(wù)分包）提出并填寫《工程簽證申請單》（影像等現(xiàn)場資料）報項目部，項目部根據(jù)項目實際情況對簽證資料進行審核，根據(jù)本規(guī)定要求的審批權(quán)限按流程報公司審批；勞務(wù)分包簽證由項目部直接填寫《工程簽證申請單》，按流程流程報公司審批。6.2.2《工程簽證申請單》必須清晰表述簽證產(chǎn)生的原因、工程量及費用項目。6.2.3編號由工程部負(fù)責(zé)統(tǒng)一排編管理。6.3工程簽證的報申及審批具體流程6.3.1分包方向項目部提出《工程簽證申請單》（附《影像資料、現(xiàn)場簡圖、變更方案、預(yù)估費用等），項目部組織技術(shù)人員進行現(xiàn)場踏勘，審核簽證內(nèi)容的合理性、真實性及經(jīng)濟性，現(xiàn)場填寫《工程量現(xiàn)場同步見證單》并進行現(xiàn)場會簽，《工程量現(xiàn)場同步見證單》與《工程簽證申請單》由項目部一同報公司審批。6.3.2公司工程部和成本部在收到項目部提交的簽證資料后一次進行審核簽字，并報公司副總經(jīng)理審核，最后報公司董事批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后的《工程簽證申請單》由公司工程部抄送至項目部，由項目部向分包方下發(fā)《工程簽證指令單》（勞務(wù)分包的情況下，項目部收到抄送文件后可直接實施簽證內(nèi)容），分包方持項目部簽字蓋章的《工程簽證指令單》方可進行簽證內(nèi)容的實施工作，《工程簽證指令單》作為分包方簽證的必要附件，應(yīng)與過程照片及其他簽證資料一同成為最終結(jié)算依據(jù)。6.3.3施工過程中，項目部應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督簽證內(nèi)容的施工，確保簽證工程的質(zhì)量及進度，并留取現(xiàn)場施工影像資料。盡量減少代工現(xiàn)象，如因分包方不配合簽證施工，需代工的，需同時辦理轉(zhuǎn)扣單據(jù)，轉(zhuǎn)扣單需有理有據(jù)，影像齊全，證據(jù)充分，并發(fā)責(zé)任方簽字確認(rèn)。6.3.4工程完工三日內(nèi)，由分包方將經(jīng)項目部及各部門簽字確認(rèn)的《工程簽證申請單》、《工程量現(xiàn)場同步見證單》、《工程簽證指令單》、《扣款單》（如有）、影像資料等提交給項目部，項目部根據(jù)簽證施工質(zhì)量進度情況進行驗收，驗收合格后報公司工程部存檔，作為最終結(jié)算附件。6.3.5工程部應(yīng)簽證資料分類存檔，并按項目、金額大小編制好簽證臺賬，裝訂成冊，以方便公司領(lǐng)導(dǎo)審核。6.3.6緊急類現(xiàn)場簽證辦理：發(fā)起單位口頭通知總包方，并作相應(yīng)的原始資料記錄，項目部應(yīng)在2小時內(nèi)派人到場，確認(rèn)現(xiàn)場事實，項目經(jīng)理得到到場人員的匯報后可視情況直接發(fā)出指令，分包方得到項目部經(jīng)理口頭或其他方式指令后即可開展工作，事件發(fā)生24小時內(nèi)項目部應(yīng)確按公司規(guī)定同正常類現(xiàn)場簽證。6.3.8主要流程示意圖：7分包簽證簽署權(quán)限7.1工程簽證辦理時間要求簽證金額《工程簽證申請單》《工程簽證指令單》簽證金額≦5000元0.5天0.5天5000元＜簽證金額≦10000元1天0.5天簽證金額＞10000元1.5天0.5天注：《工程簽證申請單》：分包方規(guī)定期限內(nèi)未提交申請單，則視為不需要簽證。7.2工程簽證終審權(quán)限簽證金額《工程簽證申請單》簽證金額≦5000元項目部5000元＜簽證金額≦10000元公司副總經(jīng)理簽證金額＞10000元公司董事8分包簽證的要求8.1分包簽證的實施必須由項目經(jīng)理發(fā)出指令，分包方將《工程簽證申請單》、《工程量現(xiàn)場同步見證單》、《工程簽證指令單》、《扣款單》（如有）、施工前中后影像資料等簽證資料在完工后三日內(nèi)及時提交至項目總包公司，否則無效，不能進入結(jié)算。8.2分包簽證的審核意見及要求8.2.1一般情況下，現(xiàn)場審核意見不得簡化為“同意”、“工程量屬實”、“請工程部審核”、“按合同執(zhí)行”等詞語或無任何審核意見而只作簽名。8.2.2項目經(jīng)理對簽證的原因、簽證的項目、簽證的部位、簽證的工程量、簽證的日期負(fù)全責(zé)，結(jié)算時，項目經(jīng)理應(yīng)對簽證的結(jié)算金額進行初審，填報初步意見，如項目部對簽證的單價不能最終確定，須立即上報公司成本部，待公司成本部給出意見后，項目部方能簽署簽證?？偘竟こ滩俊⒊杀静吭诮Y(jié)算單上簽署審核意見時應(yīng)就簽證單的內(nèi)容逐條審核，說明完成情況，并提供意見。項目經(jīng)理可以表示“同意”或“屬實”等意見。8.2.3任何有圖紙或圖示依據(jù)（設(shè)計變更、技術(shù)核定單），在事后依然要以計算工程量的，則各級審核人員無需對分包方提出的工程量簽署意見，但審核人員應(yīng)對附圖詳細(xì)核實，對尺寸標(biāo)注有疑問的應(yīng)在旁邊加注并簽名。8.2.4以專業(yè)施工方案辦理的簽證，必須有相配套的專業(yè)施工方案支持，并作為簽證的附件，否則不給予結(jié)算。8.2.5現(xiàn)場收方計量見證，如臨設(shè)、零星工程等，必須由分包方牽頭，由分包單位、項目部共同參與，現(xiàn)場雙方簽字確認(rèn)計量記錄（現(xiàn)場計量記錄表可由項目部自行制定），計量記錄須經(jīng)項目經(jīng)理、項目技術(shù)主管、生產(chǎn)經(jīng)理簽字認(rèn)可后，附實物水印照片、收方現(xiàn)場照片（影相內(nèi)需含參與人）等作為結(jié)算依據(jù)一同上報。8.2.6任何簽證均應(yīng)盡量避免以點工或臺班計算。如確需以點工或臺班計算，則審參照第8.2.15條執(zhí)行，否則該簽證無效。8.2.7能以實物量確定的簽證，必須以實物量進行簽證，盡可能杜絕以“項”為單位的估價簽證，否則該簽證無效。8.2.8能以實物量確認(rèn)的簽證，如無圖紙、無方案進行支撐計算的，完工后分包單位應(yīng)立即與總包單位人員進行收方確認(rèn)（如現(xiàn)場零星土方等），否則該簽證無效。8.2.9應(yīng)嚴(yán)格按分包合同界面安排施工任務(wù)，盡量避免代工現(xiàn)象。確實涉及對分包方之間相互轉(zhuǎn)扣的，項目部應(yīng)在事前以書面形式告知被轉(zhuǎn)扣的分包方，并注明寬限期。事后將已審核的轉(zhuǎn)扣單據(jù)及影像支撐資料及時以再書面形式發(fā)至被轉(zhuǎn)扣的分包方。并以此作為分包簽證的附件，在分包結(jié)賬時對被轉(zhuǎn)扣的分包方提出索賠。8.2.10對所有發(fā)生的零星鑿打、拆除、修補的分包簽證，必須注明原因，部位及由誰承擔(dān)，及時落實轉(zhuǎn)扣。8.2.11分包簽證必須及時，禁止補簽，應(yīng)及時拍照，以保存第一手的原始資料。8.2.12分包簽證一式貳份，分包單位必須妥善保存原件及掃描件，最終結(jié)算時作為結(jié)算附件一并提交。8.2.13公司相關(guān)職能部門對簽證內(nèi)容有疑問時，項目部的簽證人員必須給予配合取證、解釋。8.2.14所有的分包現(xiàn)場見證必須當(dāng)天記錄，分包單位經(jīng)辦人最遲不超過完工后3日將見證單及其它影像、扣款等資料送至項目部處歸檔、統(tǒng)計、審核，公司成本部在當(dāng)月20日前將本月15日前發(fā)生的簽證單書寫整理報公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。所有后補的簽證將不予結(jié)算，誰后補誰承擔(dān)責(zé)任。項目部及公司各職能部門審核人員不得亂簽，也不可無故拖延。8.2.15分包零星用工（包括班組合同外用工）、機械臺班的簽證必須事前報備，由生產(chǎn)經(jīng)理統(tǒng)一在全公司企業(yè)微信群里進行事前報備，本項目當(dāng)日預(yù)備使用零星用工數(shù)量、工種、工作內(nèi)容、工作部位，預(yù)備使用機械的數(shù)量、臺班數(shù)、型號、工作內(nèi)容、工作部位。施工過程，分包單位經(jīng)辦人拍水印照片發(fā)至項目部群，生產(chǎn)經(jīng)理核實后在企業(yè)微信群里展示。要求照片能真實反映使用零星用工數(shù)量、工種、工作內(nèi)容、工作部位和使用機械的數(shù)量、臺班數(shù)、型號、工作內(nèi)容、工作部位，零星用工和機械上下班須拍照，不允許過期補報。用工及機械臺班每日一簽，由分包單位向項目部辦理《用工及機械臺班見證單》內(nèi)部簽字手續(xù)，并附施工過程水印照片、上下班水印相機照片、微信群通報截圖(四張)。經(jīng)項目經(jīng)理簽字認(rèn)可后于每月17日同其他簽證材料移交給項目部進行當(dāng)月的簽證流程。逾期的見證資料，項目部不得接收。8.2.17應(yīng)規(guī)范填寫簽證資料，不得涂改。8.2.18簽證編號要求：要根據(jù)工程專業(yè)名稱分別按順序編號。簽證單編號規(guī)則為：項目名稱-承包方名稱-專業(yè)名稱-簽證序列號。如：羅田巖道路工程-瑯都-土建-001。同一單位同一專業(yè)的簽證必須編號連續(xù)，不得中斷。8.2.19項目簽證材料在下月5日前將當(dāng)月簽證統(tǒng)一在公司工程部歸檔，結(jié)算方式采用合同工程款支付方式支付，在簽證手續(xù)未全部完成前，禁止向分包方辦理預(yù)結(jié)算。8.2.20一切不符合本規(guī)定的簽證及審核意見將不予結(jié)算。9工程簽證統(tǒng)計9.1公司工程部建立工程簽證統(tǒng)計臺帳，臺帳內(nèi)容應(yīng)具體詳盡，記錄每一工程變更文件的發(fā)起單位（發(fā)起人）、編號、變更內(nèi)容主題、承包方、金額、完成時間等。9.2公司工程部每月25日將當(dāng)月工程簽證情況匯總編制《工程簽證臺賬》，與成本部核對。9.3公司應(yīng)每月組織一次工程簽證的分析會，對工程變更簽證發(fā)生的數(shù)量、引起成本變化的原因等進行分析，并反饋考核部門，作為項目部考核的依據(jù)。10其他10.1工程簽證原件壹式貳份，分包方和總包方各執(zhí)壹份。11相關(guān)表格附件附件一：工程簽證申請單附件二：工程量現(xiàn)場同步見證單附件三：工程簽證指令單附件四：扣款通知單附件五：工程簽證臺賬附件六：用工及機械臺班見證單附件一：工程簽證申請單工程簽證申請單工程名稱申請單位合同名稱合同編號簽證事項簽證編號(工程部填寫)簽證時間簽證類型時效性緊急類□產(chǎn)生原因一般簽證□設(shè)計原因□工程原因□合同外簽證□其他原因□正常類□簽證原因、工程量、造價情況說明：申請單位意見項目負(fù)責(zé)人：總包單位各部門意見項目部簽證意見項目經(jīng)理：工程部簽證意見部門經(jīng)理：成本部簽證意見部門經(jīng)理：意見：副總經(jīng)理：意見董事:附件二：工程量現(xiàn)場同步見證單工程量現(xiàn)場同步見證單工程名稱施工單位確認(rèn)內(nèi)容日期工作時間：具體到某日某時；工作地點：施工部位工作內(nèi)容：施工的原因，施工的實際情況。工作量：能以具體工程量表示的不可用人工代替，若為計時工，注明技工或普工。費用明細(xì)：詳細(xì)情況及簡圖：（以下無正文）分包負(fù)責(zé)人（簽/章）：（加蓋公司公章）意見：核實是否屬合同外簽證，并說明具體原因。項目部生產(chǎn)經(jīng)理：意見：核實是否有指令見證單，通過質(zhì)量、安全驗收。項目部技術(shù)負(fù)責(zé)人：意見：確認(rèn)施工內(nèi)容是否屬實，給出初步意見。項目部項目經(jīng)理：注：本見證單用于現(xiàn)場施工簽證，由分包負(fù)責(zé)辦理并附影像資料。

附件三：工程簽證指令單工程簽證指令單工程名稱施工單位合同名稱合同編號簽證事項簽證編號簽證時間實施說明：總包單位項目部簽證意見：部門經(jīng)理：附件四：違約扣款通知單違約扣款通知單致：因貴司在本項目履約過程中，存在違約行為，需貴司承擔(dān)以下違約金待扣除，請你單位于三日內(nèi)確認(rèn)，否則視為認(rèn)可。項目名稱：編號**扣款-001扣款單位：扣款單位負(fù)責(zé)人：簽證辦理單位：（純扣款無需簽證則為空格）簽證辦理單位負(fù)責(zé)人：（純扣款無需簽證則為空格）扣款金額（元）：***元扣款依據(jù)：扣款事由如：因****原因，加派班組搶工，共用工10工日，單價200元/工日，本單共計扣款2000元。施工經(jīng)辦人簽字：日期：項目生產(chǎn)經(jīng)理簽字：