地理信息會議管理制度

地理信息會議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)地理信息會議的管理，確保會議效率和質(zhì)量，促進(jìn)決策的民主化和科學(xué)化，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于公司內(nèi)部所有與地理信息相關(guān)的會議，包括但不限于項(xiàng)目評審會、技術(shù)研討會、市場分析會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是原則：會議討論內(nèi)容應(yīng)客觀、公正、真實(shí)，嚴(yán)禁虛假匯報和誤導(dǎo)性發(fā)言；

2.效率優(yōu)先原則：會議應(yīng)注重實(shí)效，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議時間；

3.民主集中制原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，最終形成統(tǒng)一決策；

4.分類管理原則：根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，實(shí)行分類管理，確保會議效果。

四、公司設(shè)立會議管理制度歸口管理部門，負(fù)責(zé)會議的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和評估等工作。

五、公司全體員工應(yīng)認(rèn)真遵守本制度，積極參與會議，充分發(fā)揮會議作用，為公司發(fā)展提供有力支持。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。各部門可根據(jù)本制度制定實(shí)施細(xì)則，報公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議的分類及組織

1.確定會議類型：根據(jù)會議目的和內(nèi)容，將會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議包括項(xiàng)目評審會、問題協(xié)調(diào)會等。

2.會議的組織：會議歸口管理部門負(fù)責(zé)組織會議，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等。

3.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議目的、議程、準(zhǔn)備工作等。

二、會議議程設(shè)置

1.議程征集：會議組織者應(yīng)提前向參會人員征集會議議題，匯總后形成初步議程。

2.議程確定：會議組織者根據(jù)初步議程，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定會議議程，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.議程通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少1個工作日，將最終確定的會議議程通知參會人員。

三、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持：會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，確保會議有序進(jìn)行。

3.會議發(fā)言：參會人員應(yīng)圍繞會議主題積極發(fā)言，嚴(yán)禁跑題、偏題。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議議程、參會人員、發(fā)言要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

四、會議決策與表決

1.決策建議：會議討論結(jié)束后，主持人可根據(jù)討論情況提出決策建議。

2.表決：會議決策應(yīng)進(jìn)行表決，參會人員應(yīng)對決策事項(xiàng)表明態(tài)度，可采取口頭表決或書面表決方式。

3.決策結(jié)果：會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理決策結(jié)果，形成會議紀(jì)要。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議紀(jì)要：會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，完成會議紀(jì)要的編寫，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.會議紀(jì)要的傳達(dá)：會議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由會議組織者及時傳達(dá)給參會人員。

3.會議反饋：參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議紀(jì)要，如有異議，可在3個工作日內(nèi)向會議組織者提出，由會議組織者協(xié)調(diào)解決。

六、會議資料的歸檔

會議組織者應(yīng)將會議通知、會議議程、會議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會議紀(jì)要完成后，由會議組織者進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.會議紀(jì)要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，應(yīng)及時發(fā)布，并通過郵件、公告等方式通知所有參會人員及相關(guān)部門。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任部門和個人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。

3.會議組織者應(yīng)跟蹤督促任務(wù)進(jìn)展，確保會議決策得到有效落實(shí)。

三、進(jìn)度匯報與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者匯報任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問題及時反饋，尋求協(xié)調(diào)解決。

2.會議組織者應(yīng)定期匯總?cè)蝿?wù)進(jìn)展情況，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作計(jì)劃。

四、監(jiān)督檢查與評估

1.會議組織者應(yīng)建立監(jiān)督檢查機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

2.對會議決策執(zhí)行不力的部門和個人，應(yīng)視情況給予通報批評，并納入績效考核。

3.定期對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要進(jìn)行修訂，并重新報批、發(fā)布。

2.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注修訂內(nèi)容，確保參會人員了解最新決策情況。

六、歸檔管理與查閱

1.會議紀(jì)要及其修訂版應(yīng)作為公司重要檔案進(jìn)行歸檔管理，確保資料的安全和完整。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解會議決策內(nèi)容。

3.會議組織者應(yīng)做好會議紀(jì)要的保密工作，防止泄露公司內(nèi)部信息。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需使用會議室的部門或個人應(yīng)提前向會議組織者提出申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會議組織者根據(jù)預(yù)訂需求，合理安排會議室，避免沖突，確保會議順利進(jìn)行。

二、會議室布置與設(shè)備管理

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行，保證舒適、實(shí)用的會議環(huán)境。

2.會議室設(shè)備包括投影儀、音響、話筒等，使用前應(yīng)進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的維護(hù)與管理，定期進(jìn)行保養(yǎng)，及時修復(fù)故障。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、大聲喧嘩等不文明行為。

2.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，需照價賠償。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉電源，清理垃圾，保持會議室整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、安全出口等。

2.會議組織者應(yīng)確保會議室在使用過程中的安全，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

3.會議室應(yīng)做好保密工作，會議內(nèi)容、資料等不得泄露給無關(guān)人員。

五、會議室維護(hù)與更新

1.定期對會議室進(jìn)行維護(hù)，包括設(shè)施設(shè)備的檢查、維修、更新等，確保會議室設(shè)施完好。

2.根據(jù)公司發(fā)展需求，適時對會議室進(jìn)行改造、擴(kuò)建，提高會議室的使用效率。

六、會議室服務(wù)與反饋

1.會議組織者應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，包括會前準(zhǔn)備、會中協(xié)調(diào)、會后整理等。

2.參會人員如有關(guān)于會議室的意見和建議，可向會議組織者反饋，會議組織者應(yīng)認(rèn)真對待并改進(jìn)。

第五章附則