DHJB 9-2022 生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

iHJ9—2022 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語(yǔ)和定義 4著錄標(biāo)識(shí)符號(hào) 25著錄用文字 26著錄項(xiàng)目與著錄格式 2 38著錄信息源 59著錄項(xiàng)目細(xì)則 6HJ9—2022為貫徹《中華人民共和國(guó)環(huán)境保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》，規(guī)范生態(tài)環(huán)境檔案著錄工作，制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境檔案著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄項(xiàng)目與著錄格式、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、著錄信息源以及著錄項(xiàng)目細(xì)則。本標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)《環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則》（HJ/T9—95）的修訂。本標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1995年，本次為第一次修訂。本次修訂的主要內(nèi)容有：——標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)調(diào)整為《生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則》；——調(diào)整了規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義；——修改調(diào)整了著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄項(xiàng)目與格式等；——增加了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)內(nèi)容。自本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施之日起，《環(huán)境保護(hù)檔案著錄細(xì)則》（HJ/T9—95）廢止。本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：蘇州大學(xué)。本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部2022年3月9日批準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部解釋。1HJ9—2022生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了生態(tài)環(huán)境檔案著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄項(xiàng)目與著錄格式、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、著錄信息源以及著錄項(xiàng)目細(xì)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索2規(guī)范性引用文件本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T3860文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則GB/T7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時(shí)間表示法HJ/T7中國(guó)檔案分類(lèi)法環(huán)境保護(hù)檔案分類(lèi)表3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1生態(tài)環(huán)境檔案ecologicalandenvironmentalarchives在生態(tài)環(huán)境保護(hù)各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有利用價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。3.2著錄description在編制檔案檢索工具時(shí)，按一定的規(guī)則對(duì)生態(tài)環(huán)境檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。3.3著錄項(xiàng)目descriptionitem揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。3.4條目entry組成檔案目錄的單元，是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項(xiàng)目組成，是著錄的3.5著錄格式descriptionformat著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。2HJ9—20223.6檔案目錄archivescatalog按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。4著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)規(guī)定如下：a）=并列題名；b置于說(shuō)明題名文字之前；c用于分隔兩個(gè)（含）以上責(zé)任者項(xiàng)、文件編號(hào)、主題詞（關(guān)鍵詞）項(xiàng)等，也用于題名項(xiàng)、內(nèi)容提要等項(xiàng)中呈平行關(guān)系的詞語(yǔ)之間；d）+用于正本與、與、多種稿本之間的連接；e）[]置于自擬著錄內(nèi)容兩端；f）()置于解釋或補(bǔ)充說(shuō)明內(nèi)容的兩端，如責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職務(wù)、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文等；g用于不能確定的著錄內(nèi)容；h）–用于承接上下文、起始與終止時(shí)間，以及檔號(hào)構(gòu)成要素、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間i）□表示一個(gè)殘缺的、無(wú)法辨識(shí)的文字，超過(guò)三個(gè)文字的用三個(gè)“□”表示。5著錄用文字5.1著錄用漢字應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范化的簡(jiǎn)化漢字，外文與少數(shù)民族文字應(yīng)當(dāng)依照其文字規(guī)則書(shū)寫(xiě)。5.2人名、地名、圖形、符號(hào)應(yīng)當(dāng)按原文照實(shí)著錄，無(wú)法照實(shí)著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”標(biāo)識(shí)符號(hào)。5.3著錄項(xiàng)目中各種編號(hào)、代號(hào)、時(shí)間、數(shù)量中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字。6著錄項(xiàng)目與著錄格式6.1著錄項(xiàng)目6.1.1題名與責(zé)任者項(xiàng)a）案卷題名；6.1.2稿本與文種項(xiàng)b）文種。6.1.3利用控制與保管期限項(xiàng)3HJ9—20226.1.4時(shí)間項(xiàng)b）起止日期。6.1.5載體類(lèi)型及形態(tài)項(xiàng)a）載體類(lèi)型；）；6.1.6備注項(xiàng)6.1.7標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)6.1.8提要項(xiàng)6.1.9排檢與編號(hào)項(xiàng)a）分類(lèi)號(hào)；b）檔案館（室）代號(hào)；e）縮微號(hào)；f）主題詞或關(guān)鍵詞。6.2著錄格式生態(tài)環(huán)境檔案的著錄格式，以“卷”為單位整理的，分為案卷級(jí)目錄著錄格式與卷內(nèi)文件級(jí)目錄著錄格式；以“件”為單位整理的，為歸檔文件目錄著錄格式。7.1一般要求7.1.1以“卷”為單位整理的檔案，應(yīng)當(dāng)建立案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；以“件”為單位整理的檔案，應(yīng)當(dāng)建立歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；7.1.2為滿足生態(tài)環(huán)境檔案管理需要，應(yīng)當(dāng)建立符合實(shí)際需求的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，且目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)具有可擴(kuò)展性。7.2數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)7.2.1案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見(jiàn)表1。4HJ9—2022表1案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)序號(hào)著錄項(xiàng)目字段名字段類(lèi)型字段長(zhǎng)度約束性1檔號(hào)DH字符型40必選2案卷題名AJTM字符型200必選3總頁(yè)數(shù)YS數(shù)值型/必選4保管期限BGQX字符型4必選5備注BZ字符型可選6起止日期QZRQ20必選7載體類(lèi)型ZTLX字符型20可選8件數(shù)JS數(shù)值型/必選9載體單位ZTDW字符型4可選密級(jí)MJ字符型20可選主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型40可選檔案館（室）代號(hào)DAGSDH字符型可選7.2.2卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見(jiàn)表2。表2卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)序號(hào)著錄項(xiàng)目字段名字段類(lèi)型字段長(zhǎng)度約束性1檔號(hào)DH字符型40必選2文件編號(hào)WJBH字符型40必選3責(zé)任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5RQ8必選6頁(yè)數(shù)YS數(shù)值型/必選7備注BZ字符型可選8密級(jí)MJ字符型20可選9保密期限BMQX字符型20可選公開(kāi)屬性GKSX字符型20可選控制標(biāo)識(shí)KZBS字符型20可選保管期限BGQX字符型4必選稿本GB字符型20必選文種WZ字符型可選載體類(lèi)型ZTLX字符型20可選載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選載體單位ZTDW字符型4可選載體規(guī)格ZTGG字符型20可選標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載BZBH字符型60可選20DZWDH字符型40可選21分類(lèi)號(hào)FLH字符型20可選22縮微號(hào)SWH字符型20可選23主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選24提要TY字符型400可選5HJ9—20227.2.3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見(jiàn)表3。表3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)序號(hào)著錄項(xiàng)目字段名字段類(lèi)型字段長(zhǎng)度約束性1檔號(hào)DH字符型40必選2文件編號(hào)WJBH字符型40必選3責(zé)任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5RQ8必選6密級(jí)MJ字符型20可選7頁(yè)數(shù)YS數(shù)值型/必選8備注BZ字符型可選9機(jī)構(gòu)名稱(chēng)JGMC字符型20必選保密期限BMQX字符型20可選公開(kāi)屬性GKSX字符型20可選控制標(biāo)識(shí)KZBS字符型20可選保管期限BGQX字符型4必選稿本GB字符型20必選文種WZ字符型可選載體類(lèi)型ZTLX字符型20可選載體數(shù)量ZTSL數(shù)值型/可選載體單位ZTDW字符型4可選載體規(guī)格ZTGG字符型20可選20標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載BZBH字符型60可選21電子文檔號(hào)DZWDH字符型40可選22分類(lèi)號(hào)FLH字符型20可選23縮微號(hào)SWH字符型20可選24主題詞或關(guān)鍵詞ZTCHGJC字符型30可選25提要TY字符型400可選26檔案館（室）代號(hào)DAGSDH字符型可選8著錄信息源8.1生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源是被著錄的生態(tài)環(huán)境檔案本身。著錄信息源的確定依據(jù)如下：a）案卷級(jí)著錄信息源主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。b）卷內(nèi)文件級(jí)著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的文頭、文尾及文件正文等。c）歸檔文件著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的內(nèi)容及形式特征等。d）項(xiàng)目類(lèi)生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源主要依據(jù)項(xiàng)目的核心要素、內(nèi)容及形式特征等。8.2被著錄檔案本身信息不足時(shí)，可參考其他有關(guān)的檔案資料。6HJ9—20229著錄項(xiàng)目細(xì)則9.1題名與責(zé)任者項(xiàng)9.1.1案卷題名以“卷”為單位整理的生態(tài)環(huán)境檔案，案卷題名著錄的一般結(jié)構(gòu)為：責(zé)任者+“關(guān)于”++“的”+文種。生態(tài)環(huán)境部、XX有限公司關(guān)于審查XX項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告書(shū)的請(qǐng)示、評(píng)審意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)9.1.2文件題名9.1.2.1一般著錄單份文件文首的題目名稱(chēng)。文件題名分為正題名、副題名、并列題名等，一般應(yīng)當(dāng)照原文著錄。文件題名著錄的一般結(jié)構(gòu)與案卷題名相同。生態(tài)環(huán)境部辦公廳關(guān)于加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案安全工作的通知9.1.2.2正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名應(yīng)當(dāng)照原文著錄。9.1.2.3副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映檔案中的主題時(shí)，副題名不必著錄。正題名不能反映檔案的主題時(shí)，副題名應(yīng)當(dāng)照原題名著錄于正題名之后，在其之前用“：”號(hào)。XXX同志在XX年全國(guó)生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)扶貧工作會(huì)議上的講話：堅(jiān)決扛起脫貧攻堅(jiān)政治責(zé)任協(xié)同打好污染防治和精準(zhǔn)脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)9.1.2.4并列題名是以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的、與正題名對(duì)照并列的題名。生態(tài)環(huán)境檔案的外文題名即為并列題名，應(yīng)當(dāng)著錄，著錄時(shí)應(yīng)當(dāng)在并列題名前加“=”號(hào)。與正題名并列的漢語(yǔ)拼音不能視為并列題名，不予著錄。聯(lián)合國(guó)開(kāi)發(fā)署（UNDP）工作組關(guān)于中國(guó)臭氧層保護(hù)的考察報(bào)告（CPR/89/029）=REPORTOFAUNITEDNATIONSDEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/029）9.1.2.5對(duì)于題名中的說(shuō)明題名文字，如在題名前后對(duì)檔案文件內(nèi)容、范圍、用途等的說(shuō)明文字，應(yīng)第二次全國(guó)污染源普查公報(bào)：時(shí)期資料為XXXX年度9.1.2.6無(wú)題名的單份文件材料依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“[]”號(hào)。單份文件材料的題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號(hào)。生態(tài)環(huán)境部令（第25號(hào)）[生態(tài)環(huán)境部關(guān)于修改部分部門(mén)規(guī)章的決定]9.1.2.7正題名有別名者，除著錄正題名外，可將別名在備注項(xiàng)中注明。國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)《大氣污染防治行動(dòng)計(jì)劃》的通知，在備注項(xiàng)注明：“大氣十條”9.1.2.8對(duì)于著錄文件材料正文之后的附加材料的，格式為“正文題名+題名”。正文之后附有多個(gè)材料的，應(yīng)當(dāng)逐一著錄，用“+”連接。正文中包含有題名，而歸檔的文件材料實(shí)際沒(méi)有附7HJ9—2022件原文的，應(yīng)當(dāng)在備注項(xiàng)中說(shuō)明。國(guó)家核安全局關(guān)于頒發(fā)XX有限公司民用核安全設(shè)備制造許可證的通知+民用核安全設(shè)備制造許可證9.1.3責(zé)任者9.1.3.1應(yīng)當(dāng)著錄對(duì)文件材料負(fù)有直接責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。三個(gè)及以下責(zé)任者，照原文著錄；超過(guò)三個(gè)責(zé)任者，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責(zé)任者用“等”字表示；責(zé)任者之間用“；”號(hào)隔開(kāi)。9.1.3.2機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱(chēng)或規(guī)范化通用簡(jiǎn)稱(chēng)。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者的名稱(chēng)在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，不能使用省略或非規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。如：“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡(jiǎn)稱(chēng)“中共中央”，“中華人民共和國(guó)生態(tài)環(huán)境部”簡(jiǎn)稱(chēng)“生態(tài)環(huán)境部”，不得著錄為“中央”“我部”。9.1.3.3個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)，并加“()”號(hào)，如：XXX（XX省生態(tài)環(huán)境廳廳長(zhǎng)）。文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí)，只著錄與形成文件材料相應(yīng)的職務(wù)。文件所署個(gè)人責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)當(dāng)將其真實(shí)姓名附后，并加“()”號(hào)，如：魯迅（周樹(shù)人）。外國(guó)責(zé)任者應(yīng)當(dāng)著錄國(guó)別，統(tǒng)一的中文譯名、姓氏原文及名的縮寫(xiě)，國(guó)別、姓氏原文及名的縮寫(xiě)均加“()”號(hào)。9.1.3.4未署責(zé)任者的文件，應(yīng)當(dāng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形成特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)。經(jīng)考證仍無(wú)結(jié)果時(shí)，著錄為“□□□”。文件的責(zé)任者有誤或不完整時(shí)，仍照原文著錄，但應(yīng)當(dāng)將考證出真實(shí)或完整的責(zé)任者附后，并加“[]”號(hào)。9.1.4機(jī)構(gòu)名稱(chēng)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)著錄機(jī)關(guān)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，如：辦公室、法規(guī)處、綜合處等。9.1.5文件編號(hào)9.1.5.1文件編號(hào)是文件材料在制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人編寫(xiě)的文件材料序號(hào)，如發(fā)文字號(hào)、技術(shù)鑒定證書(shū)編號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等，應(yīng)當(dāng)照原文著錄。9.1.5.2著錄文件編號(hào)應(yīng)當(dāng)齊全完整，不得省略。如發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)。9.1.5.3文件材料上有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，一般只著錄一個(gè)文件編號(hào)；若需著錄多個(gè)文件編號(hào)，中間用9.1.5.4圖紙類(lèi)材料，其圖號(hào)可視為文件編號(hào)，予以著錄。但當(dāng)圖號(hào)作為檔號(hào)的一部分時(shí)，文件編號(hào)9.2稿本與文種項(xiàng)9.2.1稿本稿本為生態(tài)環(huán)境文件材料的文稿、文本和版本的統(tǒng)稱(chēng)。稿本項(xiàng)依實(shí)際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等。9.2.2文種文種應(yīng)當(dāng)著錄文件種類(lèi)的名稱(chēng)，依據(jù)實(shí)際情況著錄為決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要、說(shuō)明書(shū)、協(xié)議書(shū)、任務(wù)書(shū)、起訴書(shū)、判決書(shū)、備忘錄、大事記等。8HJ9—20229.3利用控制與保管期限項(xiàng)9.3.1密級(jí)文件材料的保密程度等級(jí)，國(guó)家秘密分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三種，工作秘密照實(shí)著錄。一般按文件材料形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)于已變更密級(jí)的，應(yīng)當(dāng)著錄新的密級(jí)。沒(méi)有密級(jí)或已解密的文件材料，此項(xiàng)不需著錄。9.3.2保密期限文件材料標(biāo)明保密期限的，如“3個(gè)月”“2年”“10年”“20年”等，應(yīng)當(dāng)照實(shí)著錄。沒(méi)有標(biāo)明保密期限的，此項(xiàng)不需著錄。已變更密級(jí)的，按新的保密期限著錄。9.3.3公開(kāi)屬性公開(kāi)屬性應(yīng)當(dāng)著錄信息源的公開(kāi)審核意見(jiàn)。公開(kāi)屬性應(yīng)照實(shí)著錄。不予公開(kāi)的，宜在備注項(xiàng)中注明9.3.4控制標(biāo)識(shí)控制標(biāo)識(shí)是對(duì)著錄信息源的開(kāi)放審核意見(jiàn)的標(biāo)識(shí)?？刂茦?biāo)識(shí)應(yīng)照實(shí)著錄。受控的，宜在備注項(xiàng)中注9.3.5保管期限按照文件材料歸檔時(shí)所定的保管期限著錄，對(duì)已變更的，應(yīng)當(dāng)著錄新的保管期限。文書(shū)檔案的保管期限分為“永久”“30年”“10年”三種；科技、專(zhuān)門(mén)等其他類(lèi)別的生態(tài)環(huán)境檔案，按照各自有關(guān)規(guī)定，著錄其相應(yīng)的保管期限。9.4時(shí)間項(xiàng)9.4.1一般要求按照GB/T7408的規(guī)定，公元紀(jì)年的年、月、日三要素用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位數(shù)用“0”補(bǔ)齊，應(yīng)當(dāng)省略年、月、日三字，在表示年、月、日的數(shù)字之間不應(yīng)采用符號(hào)相隔。2020年6月5日著錄為“20200605”9.4.2.1一般情況下，文書(shū)著錄發(fā)文日期；決議、決定、命令、法律、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、規(guī)定、條例、章程等著錄通過(guò)日期或發(fā)布日期；條約、合同、協(xié)議著錄簽署日期；技術(shù)評(píng)審證書(shū)、技術(shù)鑒定證書(shū)、轉(zhuǎn)讓產(chǎn)品證書(shū)著錄通過(guò)日期；獲獎(jiǎng)證書(shū)、發(fā)明證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)著錄頒發(fā)日期；科研試驗(yàn)報(bào)告著錄制發(fā)日期；專(zhuān)著、論文著錄發(fā)表日期；竣工圖著錄繪制日期；生態(tài)環(huán)境工程、設(shè)備的圖紙著錄設(shè)計(jì)日期；原始試驗(yàn)記錄、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、測(cè)定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)報(bào)告等著錄記錄日期；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)劃著錄編制日期。9.4.2.2未標(biāo)明形成日期的文件材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成日期，并在備注項(xiàng)中說(shuō)明“日期系考證”；或著錄文件材料上的其他日期（如收文日期、審核日期、印發(fā)日期等），并在備注項(xiàng)中說(shuō)明。9HJ9—20229.4.2.3文件材料的形成日期年、月、日不清，考證無(wú)結(jié)果，且又無(wú)其他日期的，用“0”替代。2018年5月×日，著錄為“20180500”××××年×月×日，著錄為“00000000”9.4.2.4文件材料的形成日期記載有誤的，應(yīng)當(dāng)著錄正確的日期，并在備注項(xiàng)中說(shuō)明“原日期記載有誤”。9.4.3起止日期以“卷”為單位整理的檔案，著錄卷內(nèi)文件材料最早形成的日期和最晚形成的日期，中間用“-”連2019年1月5日至2019年11月15日著錄為“20190105-20191115”9.5載體類(lèi)型及形態(tài)項(xiàng)9.5.1載體類(lèi)型檔案的載體類(lèi)型一般分為紙質(zhì)、膠片、膠卷、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。以紙質(zhì)為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類(lèi)型應(yīng)當(dāng)據(jù)實(shí)著錄；當(dāng)生態(tài)環(huán)境檔案的正文為紙質(zhì)載體，為其他載體時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)著錄，并用“+”連接。紙質(zhì)+光盤(pán)9.5.2總頁(yè)數(shù)（頁(yè)數(shù)）總頁(yè)數(shù)應(yīng)當(dāng)著錄整卷檔案的實(shí)有頁(yè)數(shù)，案卷封面、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)文件目錄的頁(yè)數(shù)不得計(jì)算在內(nèi)；頁(yè)數(shù)應(yīng)當(dāng)著錄卷內(nèi)單件文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)，或著錄以“件”為單位整理的檔案每件的頁(yè)數(shù)。9.5.3件數(shù)著錄每卷檔案中的實(shí)有件數(shù)。9.5.4載體數(shù)量載體數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字記錄。9.5.5載體單位9.5.6載體規(guī)格著錄檔案載體的尺寸及型號(hào)等。一件檔案有多種載體規(guī)格時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)著錄，并用“+”連接。35㎜（表示膠片長(zhǎng)度）A4+A3HJ9—20229.6備注項(xiàng)著錄各個(gè)項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)，如9.1.2.7、9.1.2.8、9.3.3、9.3.4、9.4.2.2、9.4.2.4等所示。若多個(gè)項(xiàng)目需備注時(shí)，依各項(xiàng)目順序著錄，項(xiàng)目以外需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)列在最后。9.7標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)著錄國(guó)際、國(guó)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)書(shū)（刊）號(hào)和有特殊意義的記載事項(xiàng)，如出版物的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)書(shū)號(hào)（ISBN）、標(biāo)準(zhǔn)文件的UDC編號(hào)、科研成果的獲獎(jiǎng)等級(jí)等。ISBN978-7-5086-3312-19.8提要項(xiàng)著錄對(duì)案卷或文件材料內(nèi)容的簡(jiǎn)介，應(yīng)當(dāng)力求反映其主題內(nèi)容或重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)等一般不超過(guò)200字。9.9排檢與編號(hào)項(xiàng)9.9.1分類(lèi)號(hào)依據(jù)HJ/T7有關(guān)規(guī)定著錄。9.9.2檔案館（室）代號(hào)著錄檔案館（室）的代號(hào)，無(wú)相應(yīng)代號(hào)可不著錄。9.9.3檔號(hào)9.9.3.1檔號(hào)為檔案在整理過(guò)程中被賦予的代號(hào)。如以“卷”為單位整理的，則檔號(hào)一般包括全宗號(hào)、目錄號(hào)（分類(lèi)號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)）、案卷號(hào)、件號(hào)；如以“件”為單位整理的，則檔號(hào)一般包括全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、件號(hào)。檔號(hào)中各組成部分間用“-”連接。9.9.3.2全宗號(hào)為國(guó)家綜合檔案館賦予立檔單位的編號(hào)，一般為4位。如果尚未被賦予全宗號(hào)，著錄此項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)留出空位。9.9.3.3目錄號(hào)是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼，一般為3位阿拉伯?dāng)?shù)字；分類(lèi)號(hào)依據(jù)HJ/T7著錄；項(xiàng)目代號(hào)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況著錄。9.9.3