協(xié)調(diào)會會議管理制度

協(xié)調(diào)會會議管理制度第一章總則

一、會議目標

協(xié)調(diào)會旨在加強各部門之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率，促進公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。通過定期召開協(xié)調(diào)會，使各部門及時了解公司政策、業(yè)務(wù)動態(tài)及存在的問題，共同研究解決方案，確保公司各項工作的順利推進。

二、會議原則

1.高效性：會議應(yīng)注重效率，議題明確，議程緊湊，嚴格控制會議時間。

2.及時性：會議議題應(yīng)具有時效性，針對近期工作中出現(xiàn)的問題和需求進行討論。

3.實用性：會議成果應(yīng)具備實際操作意義，有利于解決實際問題。

4.公開透明：會議內(nèi)容應(yīng)保持公開透明，涉及公司機密事項除外。

5.參與性：鼓勵各部門積極參與會議，充分發(fā)表意見和建議。

三、會議類型

1.定期會議：每周、每月或每季度召開，固定時間、地點和議程。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，隨時召開，解決特定問題。

四、參會人員

1.必須參會人員：公司高層領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人及關(guān)鍵崗位人員。

2.邀請參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)部門或業(yè)務(wù)骨干參加。

五、會議組織與管理

1.會議組織：由公司總經(jīng)理或指定負責人組織召開，相關(guān)部門協(xié)助。

2.會議管理：設(shè)立會務(wù)組，負責會議籌備、通知、簽到、記錄等工作。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，避免影響會議進程。

2.參會人員應(yīng)按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

3.會議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)允許，不得泄露給無關(guān)人員。

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀要要求，及時落實相關(guān)工作。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議議題：會議組織者根據(jù)公司工作計劃和實際需求，提前征集議題，明確會議目的。

2.制定會議議程：將征集到的議題進行梳理，制定詳細的會議議程，包括議題順序、預(yù)計討論時間等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議議題，明確必須參會人員，并發(fā)送會議通知，邀請相關(guān)人員進行參會。

4.預(yù)約會議室：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，提前預(yù)約合適大小的會議室，并確保會議設(shè)備齊全。

二、會議通知

1.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等。

2.通知方式：可采用電子郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊工具或電話等方式進行通知。

三、會議簽到

1.會務(wù)組應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會議室，準備簽到表、會議材料等。

2.參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會議室，進行簽到。

四、會議召開

1.會議主持人按照議程逐項組織討論，確保會議有序進行。

2.會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議。

3.會議主持人根據(jù)討論情況，可對議題進行適當調(diào)整，以確保會議效率。

五、會議記錄

1.會務(wù)組指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的要點、結(jié)論和待辦事項。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準確，方便后續(xù)跟蹤落實。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果進行總結(jié)，明確下一步工作要求和責任分工。

2.會務(wù)組整理會議紀要，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

七、會議資料的歸檔

1.會務(wù)組應(yīng)將會議通知、簽到表、會議議程、會議記錄等資料進行歸檔，以備查閱。

2.會議紀要應(yīng)作為重要文件，由相關(guān)部門進行存檔和落實。

八、會議反饋

1.參會人員對會議效果和會議組織工作進行評價，提出改進意見。

2.會議組織者根據(jù)反饋意見，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議效果。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會務(wù)組應(yīng)根據(jù)會議記錄，整理編制會議紀要，確保紀要內(nèi)容準確、完整、清晰。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、結(jié)論、待辦事項及責任人和完成時限等。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審批后，于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任部門應(yīng)按照會議紀要的要求，及時開展相關(guān)工作，確保會議決議得到有效執(zhí)行。

2.會務(wù)組應(yīng)對會議紀要中的待辦事項進行跟蹤，定期了解工作進展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.責任部門在完成待辦事項后，應(yīng)及時向會務(wù)組反饋，會務(wù)組進行匯總并向公司領(lǐng)導報告。

三、會議紀要的檢查與評估

1.會務(wù)組應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行檢查，評估執(zhí)行效果，對未按期完成的待辦事項進行分析，找出原因并提出改進措施。

2.對于涉及跨部門協(xié)作的待辦事項，會務(wù)組應(yīng)加強協(xié)調(diào)，確保各部門密切配合，共同推進工作。

3.會議組織者可根據(jù)會議紀要的執(zhí)行情況，對相關(guān)部門和人員進行績效考核，激勵員工提高工作效率。

四、會議紀要的更新與歸檔

1.若會議紀要中的內(nèi)容發(fā)生變更，會務(wù)組應(yīng)及時更新紀要，并通知相關(guān)人員進行調(diào)整。

2.會務(wù)組應(yīng)將會議紀要按照時間順序進行歸檔，便于查閱和追溯。

3.對于重要會議紀要，應(yīng)長期保存，以備未來參考。

五、會議紀要的公開與透明

1.會議紀要的內(nèi)容應(yīng)在公司內(nèi)部適當范圍內(nèi)公開，提高工作透明度，接受全體員工的監(jiān)督。

2.對于涉及公司機密事項的會議紀要，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約：各部門需提前向會務(wù)組預(yù)約會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

2.會議室安排：會務(wù)組根據(jù)預(yù)約情況進行會議室分配，確保會議需求得到滿足。

3.會議室使用：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)確保會議室整潔，關(guān)閉投影儀、空調(diào)等設(shè)備，并反饋給會務(wù)組。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會務(wù)組定期對會議室設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行。

2.設(shè)備使用：參會人員應(yīng)正確使用會議室設(shè)備，如遇問題應(yīng)及時聯(lián)系會務(wù)組解決。

3.設(shè)備維護：對于損壞的設(shè)備，會務(wù)組應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進行修理，確保會議室設(shè)備完好。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.環(huán)境要求：會議室應(yīng)保持安靜、整潔，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.衛(wèi)生管理：會務(wù)組負責會議室的衛(wèi)生管理，定期進行清潔，確保會議環(huán)境舒適。

3.物品擺放：會議室內(nèi)物品應(yīng)整齊擺放，過道保持暢通，避免影響會議進行。

四、會議室安全管理

1.安全檢查：會務(wù)組應(yīng)定期進行會議室安全檢查，包括消防設(shè)備、電路安全等。

2.保密要求：會議室內(nèi)禁止泄露公司機密信息，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定。

3.緊急疏散：會務(wù)組應(yīng)制定會議室緊急疏散預(yù)案，并在會議開始前向參會人員進行簡要介紹。

五、會議室資源優(yōu)化

1.資源共享：會務(wù)組應(yīng)合理調(diào)配會議室資源，提高使用效率，避免資源浪費。

2.會議合并：對于主題相近的會議，會務(wù)組可建議合并召開，節(jié)省會議室資源。

3.會議室外協(xié)調(diào)：會務(wù)組應(yīng)與其他部門協(xié)調(diào)，合理安排會議室使用，確保公司各類活動順利進行。

六、會議室管理規(guī)定宣傳與培訓

1.宣傳：會務(wù)組應(yīng)通過各種渠道宣傳會議室管理規(guī)定，提高員工的遵守意識。

2.培訓：定期對會務(wù)組成員進行培訓，提高其業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，確保會議室管理工作的順利開展。