學(xué)生會會議制度管理制度

學(xué)生會會議制度管理制度學(xué)生會會議制度管理制度

第一章總則

第一條學(xué)生會會議制度管理制度（以下簡稱“本制度”）旨在規(guī)范學(xué)生會會議的組織、召開和實施，以提高會議效率，確保會議結(jié)果的科學(xué)合理，促進(jìn)學(xué)生會工作的有序開展。

第二條本制度適用于學(xué)生會全體成員，包括主席團(tuán)、各部門成員及列席人員。

第三條會議應(yīng)遵循以下原則：

（一）公開透明：會議內(nèi)容應(yīng)公開，保證全體成員了解會議議題及進(jìn)展。

（二）民主集中：會議決策應(yīng)充分發(fā)揚民主，確保每位成員充分表達(dá)意見，同時遵循集中統(tǒng)一的決策原則。

（三）務(wù)實高效：會議議題應(yīng)緊密結(jié)合學(xué)生會工作實際，注重解決實際問題，提高會議效率。

（四）規(guī)范有序：會議組織、召開和實施應(yīng)遵循本制度規(guī)定，確保會議有序進(jìn)行。

第四條會議分為以下類型：

（一）定期會議：學(xué)生會定期召開的全體會議、主席團(tuán)會議、部門例會等。

（二）臨時會議：根據(jù)工作需要，學(xué)生會主席或部門負(fù)責(zé)人臨時組織的會議。

（三）專題會議：針對某一特定議題召開的會議。

第五條會議的組織、召開和實施，由學(xué)生會主席團(tuán)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門負(fù)責(zé)人具體組織實施。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由學(xué)生會主席團(tuán)負(fù)責(zé)解釋。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

第一節(jié)會議籌備

一、會議議題征集

1.定期會議的議題征集應(yīng)在會議召開前至少一周完成。

2.各部門應(yīng)結(jié)合工作計劃，向主席團(tuán)提交議題，議題應(yīng)明確具體，包含議題名稱、議題背景、議題目的等內(nèi)容。

3.主席團(tuán)對征集到的議題進(jìn)行篩選、整合，形成會議議程。

二、會議通知

1.會議議程確定后，由主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在會議召開前至少三天向全體與會人員發(fā)送會議通知。

2.會議通知應(yīng)包含會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容。

第二節(jié)會議召開

一、會議簽到

1.與會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到。

2.未能按時簽到的人員，需向主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人說明原因。

二、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人按照會議議程逐項組織討論。

2.各與會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，共同討論，形成決策。

三、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保記錄真實、完整、準(zhǔn)確。

2.會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、議題討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

第三節(jié)會議決策與表決

一、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分發(fā)揚民主，尊重多數(shù)人的意見。

2.對于重大事項，應(yīng)由主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行充分調(diào)查研究，形成可行性報告。

二、表決

1.表決方式分為口頭表決、舉手表決和投票表決。

2.表決事項需達(dá)到與會人員半數(shù)以上同意，方為通過。

第四節(jié)會議總結(jié)與反饋

一、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，由主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對會議進(jìn)行總結(jié)，梳理會議決策和任務(wù)分工。

2.會議總結(jié)應(yīng)在會議結(jié)束后一周內(nèi)完成。

二、會議反饋

1.各與會人員應(yīng)將會議決策和任務(wù)分工落實情況及時反饋給主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

2.主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對反饋情況進(jìn)行跟蹤，確保會議決策的落實。

第五節(jié)會議資料的歸檔與保管

1.會議結(jié)束后，會議記錄、決策文件等資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管。

2.會議資料的保管期限原則上不少于一年。如有特殊情況，可適當(dāng)延長保管期限。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一節(jié)會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

一、會議紀(jì)要編制

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編寫，確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、任務(wù)分工等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要編寫完成后，由主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、簽字確認(rèn)。

二、會議紀(jì)要發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后一周內(nèi)完成，并通過適當(dāng)方式發(fā)布給全體與會人員。

2.發(fā)布會議紀(jì)要時，應(yīng)確保每位與會人員都能及時查閱。

第二節(jié)會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

一、決策執(zhí)行

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的任務(wù)分工，及時開展相關(guān)工作。

2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對任務(wù)執(zhí)行情況的指導(dǎo)、督促，確保決策落實。

二、決策監(jiān)督

1.主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、評估。

2.對于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)查明原因，及時采取措施予以糾正。

第三節(jié)反饋與溝通

一、執(zhí)行情況反饋

1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將會議決策的執(zhí)行情況反饋給主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及原因、需要協(xié)調(diào)解決的問題等。

二、溝通與協(xié)調(diào)

1.對于執(zhí)行過程中遇到的問題，各部門應(yīng)及時與主席團(tuán)或其他相關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)，共同解決問題。

2.主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極協(xié)調(diào)資源，支持各部門完成任務(wù)。

第四節(jié)跟蹤落實結(jié)果的運用

一、結(jié)果評價

1.主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)會議決策的執(zhí)行情況，對各部門工作進(jìn)行評價。

2.評價結(jié)果作為各部門工作考核和獎懲的依據(jù)。

二、持續(xù)改進(jìn)

1.各部門應(yīng)認(rèn)真總結(jié)會議決策執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作效率。

2.主席團(tuán)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織會議，對會議管理制度進(jìn)行審視和優(yōu)化，以提高會議紀(jì)要的跟蹤落實效果。

第四章會議室管理規(guī)定

第一節(jié)會議室預(yù)訂

一、預(yù)訂原則

1.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循“先申請、先安排”的原則。

2.優(yōu)先保障學(xué)生會重要會議和活動需求。

二、預(yù)訂流程

1.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向?qū)W生會相關(guān)部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.申請內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人數(shù)、設(shè)備需求等。

3.學(xué)生會相關(guān)部門在收到申請后，及時安排會議室，并通知申請人。

第二節(jié)會議室使用

一、使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、飲食。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)公物，不得隨意損壞設(shè)備。

3.未經(jīng)允許，不得擅自使用其他部門的會議室。

二、會議設(shè)施

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、話筒等。

2.使用會議室前，申請人應(yīng)檢查設(shè)施是否完好，如有問題及時報告相關(guān)部門。

第三節(jié)會議室維護(hù)與管理

一、日常維護(hù)

1.學(xué)生會相關(guān)部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。

2.發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞，應(yīng)及時報修，并跟蹤維修進(jìn)度。

二、安全管理

1.會議室應(yīng)加強(qiáng)安全管理，確保消防設(shè)施、安全通道等符合規(guī)定。

2.會議期間，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全工作，確保與會人員安全。

第四節(jié)會議室預(yù)訂與使用的監(jiān)督

一、監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)生會相關(guān)部門應(yīng)建立健全會議室預(yù)訂與使用的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對會議室使用情況的檢查。

2.對違反規(guī)定的行為，應(yīng)予以制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

二、投訴與建議

1.與會人員對會議室預(yù)訂與使用過程中存在的問題，可向?qū)W生會相關(guān)部門投訴或提出建議。

2.學(xué)生會相關(guān)部門應(yīng)及時處理投訴與建議，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)