秘書管理與實務項目十六

提升秘書理論素養(yǎng)項目十六目錄任務一回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務二演繹與歸納秘書工作原理任務三探索中外秘書異同提升秘書理論素養(yǎng)項目十六知識目標了解秘書職業(yè)發(fā)展的歷程和特征。了解秘書工作原理。能比較中外秘書工作要求的異同。提升秘書理論素養(yǎng)項目十六能力目標能關注秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢，與時俱進，提高秘書的全面素養(yǎng)。能根據(jù)秘書工作原理正確處理秘書事務。能上網查閱并列表分析比較中外秘書異同。回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務一一、理論知識(一)我國秘書工作的起源和發(fā)展1我國古代秘書工作2民國時期我國秘書工作3新中國成立以來的秘書工作回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務一一、理論知識(二)國外秘書工作的起源和發(fā)展1歐美國家秘書工作的起源和發(fā)展2國外秘書職業(yè)的發(fā)展趨勢回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務一一、理論知識(三)秘書職業(yè)的特征1服務性2年輕化3年輕化4女性化回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務一二、任務描述小高是某電力設備集團總經理辦公室的秘書。在秘書崗位上工作了五年，小高已經鍛煉成長為一名出色的秘書。他對秘書工作也從懵懵懂懂變得很專業(yè)很熟練，他發(fā)自內心地熱愛秘書工作。他工作努力、任勞任怨、機敏靈活，得到集團領導的肯定。隨著原辦公室主任到集團某部門擔任負責人，小高被提拔為集團總經理辦公室主任。最近，集團在省內各地市設立了分公司，為了使分公司的辦公室工作更加規(guī)范，集團領導要求小高組織一次分公司秘書培訓，培訓對象為各分公司新入職的辦公室秘書。目的是幫助新秘書了解秘書職業(yè)，正確認識秘書職業(yè)，以便更好地做好秘書工作。領導希望小高作為主講人。小高接到任務后，認真地思考起:自己做了這么多的秘書，有很多體會與經驗，但現(xiàn)在讓他來上課，他想有必要對前五年的秘書工作作一次總結，將這些經驗上升到理論的層面?；仨貢殬I(yè)發(fā)展任務一三、實訓(一)實訓目的(二)實訓成果(三)實訓指導(四)反思與總結實訓任務一:介紹秘書工作的起源和發(fā)展?；仨貢殬I(yè)發(fā)展任務一三、實訓(一)實訓目的(二)實訓成果(三)實訓指導(四)反思與總結實訓任務二:“我對秘書職業(yè)的理解”主題演講?；仨貢殬I(yè)發(fā)展任務一四、相關鏈接(一)秘書職業(yè)發(fā)展新趨勢1職業(yè)化2專業(yè)化3科技化回眸秘書職業(yè)發(fā)展任務一四、相關鏈接(二)案例選擇做私人秘書小林是某重點大學文秘專業(yè)的學生。她學習好，每年都獲得獎學金；工作能力強，是學生會組織部部長；愛好廣泛，攝影、唱歌、跳舞都不錯。畢業(yè)時同學們各顯神通，為自己謀求一份好的職業(yè)。同學們最希望能考取公務員進去國家機關做秘書或者是到大型企事業(yè)單位做秘書。同學們認為以小林的條件，應該不愁找不到好工作。出乎大家意外的是，小林最終選擇做某知名學者的私人秘書，負責處理學者日常工作事務。盡管同學們不理解，小林卻不后悔自己的選擇，她覺得學者待人寬厚，自己待遇不錯，在學者身邊受到良好的熏陶，經常跟隨出訪和講學，開闊了自己的眼界。演繹與歸納秘書工作原理任務二一、理論知識(一)秘書工作規(guī)律1秘書工作的一般規(guī)律2秘書工作的特殊規(guī)律演繹與歸納秘書工作原理任務二一、理論知識(二)秘書工作原理1輔助決策2綜合服務3實事求是4追求工作效率5注意安全保密演繹與歸納秘書工作原理任務二二、任務描述材料一：肖明是南方某大型國企集團總部辦公室的一名精干的秘書。他工作積極主動，手腿勤快。該集團每年12月份要召開一次員工代表大會，代表來自在全國各地的分公司，人數(shù)比較多，食宿安排難度大。肖明不等領導指示，提前著手會議準備工作，事先到有關賓館調查摸底、綜合分析，提供了3個會議方案呈報領導決策參考。等領導一批準，他就一一實施落實。在接待工作中，逐項落實到人，環(huán)環(huán)相扣，使會議獲得圓滿成功，得到了代表的夸獎，領導的表揚。在平時的工作中，肖明還養(yǎng)成了一個習慣，空閑時愛上網查找和瀏覽與本集團業(yè)務相關的資訊，有價值的就存儲下來，分類收藏。一旦領導需要哪方面的參考資料，他總能很快提供給領導決策參考。因此，總經理很賞識他，外出參加一些重要的活動總愛帶上他。一次，總經理要到北京參加一個重要的國際合作洽談會，需要去一周的時間，要求肖明一起去。盡管肖明心里很為難，因為他的妻子正懷著八個月的身孕，母親又患病住院，急需他照顧，但他最終還是以工作為主，請來親戚幫忙，自己陪同總經理出差一周?？偨浝硎潞笾懒怂募彝デ闆r，也很感動。演繹與歸納秘書工作原理任務二二、任務描述材料二：秘書肖明一天的工作很忙，這是他某一天的工作情況：上午他提前15分鐘到達公司，先打開總經理辦公室的窗戶通風，把空調調到適宜的溫度和濕度，把地面打掃干凈。接著，開始整理總經理的書桌（已得到總經理的同意），依據(jù)領導的習慣整理、擺放好文件，擦拭好桌面。然后回到自己的辦公室，快速清理好自己的辦公室，開始一天的工作。上班時間一到，總經理走了進來，肖明趕緊起身問候。接著走進茶水間沏好一杯總經理愛喝的紅茶，放到總經理的辦公桌上。然后回到自己的辦公室拿來一天工作安排表，呈送給總經理，并把當天的主要活動說了一下?？偨浝斫唤o肖明一封信讓他當天上午寄出，并交代他把一份商業(yè)合同打印出來。一會兒，總經理叫肖明將全國同行業(yè)中十大公司最近五年內每年的銷售額、利潤額等準確數(shù)據(jù)，在半小時內送到總經理辦公室，作為研究市場動態(tài)、制定本公司經營策略的參考依據(jù)。上午九點半，總經理詢問肖明下午接待加拿大A公司高層代表團來訪工作都準備好了沒有。肖明告知都準備好了，并做了簡要匯報。十一點四十分，肖明告訴總經理，午宴準備就緒，可以開餐。上午十點到十一點半，公司召開新的促銷方案討論會，肖明要做會議記錄。下午兩點到四點，A公司高層代表團來訪，由各部門經理陪同參觀考察。肖明安排、落實歡迎晚宴的各項準備工作。五點肖明把總經理已經審核過的歡迎晚宴上發(fā)言稿打印出來。晚六點半到八點半，歡迎晚宴。歡迎晚宴后肖明和司機一起把總經理送回家再回到自己家里，結束了一天的工作。演繹與歸納秘書工作原理任務二二、任務描述材料三：葉娟是環(huán)宇外貿公司的秘書。有一天，國外M公司的代表在到公司參觀之余，走進他的辦公室。外商一眼看到了他辦公桌上放著的一份客戶資料，外商問：“這是一個什么樣的客戶？是你們產品的加工客戶嗎？”。葉娟趕緊把客戶資料放進抽屜，說“先生，對不起，這個我不能說?！蓖馍陶f：“你不說我可以理解。我的公司和你的公司正在談一個合作項目，我們將會是很好的合作伙伴?！蓖馍逃蛛S口問“小葉，你們王總住在哪里？”葉娟回答：“這個我也不知道”。外商很快就走了。葉娟開始準備與M公司的合同。公司和M公司已經達成了合作意向，基本確定了合作條款。這時，大學宿友吳萍打來電話。吳萍在另一家外貿公司工作，兩家公司還是同行。在一陣寒暄后，吳萍說他最近很郁悶，工作不順心。葉娟聽后，有點得意地說，自己做得還行，最近協(xié)助王總與國外M公司的一家公司談成了一筆大生意，可以為公司盈利數(shù)百萬元。馬上就要簽合同了。三天后，當葉娟和王總興沖沖地前往M公司中國辦事處簽訂合同時，卻被告知M公司已經和吳萍所在的公司簽訂了合同，價位低于環(huán)宇公司。M公司眼看到手的機會就這樣消失了，葉娟后悔死了。演繹與歸納秘書工作原理任務二三、實訓(一)實訓目的(二)實訓成果(三)實訓指導(四)反思與總結實訓任務:透過現(xiàn)象找出秘書工作規(guī)律。探索中外秘書異同任務三一、理論知識(一)中外秘書的相同之處1秘書工作的性質相同2秘書工作的內容具有相似性3中外秘書對秘書的工作能力素質的要求相似4中外秘書對秘書的人際協(xié)調能力都有較高的要求5秘書工作的發(fā)展趨勢相同6秘書工作改革的方向相同探索中外秘書異同任務三一、理論知識(二)中外秘書的差異之處1秘書社會角色認知的差異2秘書具體的工作方式不同3秘書職業(yè)思想文化背景的差異4秘書工作的制度建設不同5對秘書的能力要求不同6秘書協(xié)調地位的不同探索中外秘書異同任務三二、任務描述材料一：陳穎是個青春靚麗、聰明能干的女孩，大學學的是涉外文秘專業(yè)。大學畢業(yè)后，應聘進入了一家知名的大型私企工作，擔任前臺接待員。憑著扎實的專業(yè)基礎和勤奮努力、團結協(xié)作的工作態(tài)度，幾年時間，她的工作職位先后變?yōu)檗k公室文員、總經理秘書。她的工作能力得到了領導贊賞和同事的認可。盡管工作得心應手、體面風光，但她心里卻有些不快和擔憂。一是，每次參加公司應酬，客人一聽說她是總經理的秘書，總是稱贊她是“一道靚麗的風景”，似乎她就是一個“花瓶”。實際上公司里比她漂亮的女孩很多，總經理完全是看中她的聰明能干。她的個人問題也因秘書職業(yè)受到影響，相了幾次親都不成功，對方都比較介意她是總經理秘書。探索中外秘書異同任務三二、任務描述二是，大家都認為秘書是吃青春飯的職業(yè)，她年近三十了，不知道是否要放棄自己喜愛的秘書職業(yè)。正在猶豫時，公司擬拓展海外市場，決定在美國成立北美地區(qū)辦事處。由于陳穎精通英語，被派往美國，擔任辦事處辦公室主任。在美國工作，陳穎需要和很多企業(yè)、部門打交道。當對方知道她是秘書，都很尊敬她，言辭中充滿了敬佩。在她打交道的美國的大公司里，她也很難看到年輕的女秘書，越是級別高的部門，秘書的年齡就越大，多是四十多歲、有教養(yǎng)、有經驗的職業(yè)女性。因此，盡管工作比國內更加繁忙，但她心里感到特別的輕松，也更加熱愛秘書工作，并對秘書職業(yè)充滿信心。不久，她也在美國找到了情投意合的男朋友。探索中外秘書異同任務三二、任務描述材料二：歐陽倩是上海某德資紡織機械設備公司的老總瑞特的秘書，她在這個管理很嚴的公司中，工作一直兢兢業(yè)業(yè)，協(xié)助老總成功做了一些不小的業(yè)務后，得到了老總的嘉獎，提了工資，老總也很信任她。一次，溫州一家紡織企業(yè)和他們公司簽訂了合同并付了定金，欲購買一套價值200萬元的德國生產的新型流水線設備。按照客戶要求，要在六天內把設備的散件準備妥當，運到溫州安裝。老總把任務交給歐陽倩，讓她帶著一個德國專家、四個中國技術員到溫州。所有設備如期運到溫州進入車間，開始了安裝工作。德國專家和技術員一連三天工作到下午三點就收工，慢悠悠的。溫州廠方急等設備投入使用，便催歐陽倩讓他們早日完工。并提出愿意支付提前調試的額外傭金。歐陽倩把客戶的要求轉告德國專家，德國專家卻無動于衷，說安裝進度是公司規(guī)定的，絕不能擅自更改。仍按原計劃工作，又過去了五天。探索中外秘書異同任務三二、任務描述聽著客戶焦慮的催促和哀求，看著德國專家的悠閑樣，歐陽倩生氣地要求德國專家“講點工作效率”，專家解釋說他是對客戶負責。幾經摩擦和催促，德國專家無奈表示“會把工作時間縮短一個星期，不過萬一瑞特先生發(fā)起火來，你要負全部責任?！苯涍^多日奮戰(zhàn)，設備終于安裝完畢，提前了一周。調試那天，檢查過設備安裝后，德國專家推上了大功率手柄，就在這時，只聽一聲巨響，數(shù)臺電動機冒出了黑眼煙。由于安裝時的一個小疏忽，致使6臺電動機被燒毀，那一刻，所有人都傻眼了。事故后，公司派