《現(xiàn)代秘書思維》課件-精準(zhǔn)思維

TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫1.情景案例導(dǎo)入2.精準(zhǔn)思維概念分析3.現(xiàn)代秘書工作場景運(yùn)用4.精準(zhǔn)思維互動討論P(yáng)ART01PART02PART03PART0401情景案例導(dǎo)入YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫

某知名企業(yè)即將舉辦一場重要的商務(wù)會議，邀請了來自全國各地的行業(yè)專家、合作伙伴及媒體記者。作為公司秘書的小李，負(fù)責(zé)本次會務(wù)接待的策劃與執(zhí)行工作。然而，在會務(wù)接待過程中，由于小李未能充分運(yùn)用精準(zhǔn)思維，導(dǎo)致了一系列問題的出現(xiàn)。會前準(zhǔn)備階段小李在安排會議日程時，未能精確計算各環(huán)節(jié)的所需時間，導(dǎo)致會議進(jìn)程過于緊湊，與會者感到疲憊不堪。同時，對于參會人員的餐飲口味、特殊需求等信息收集不夠精準(zhǔn)，造成了一些不必要的浪費和不滿。會中服務(wù)階段在會議進(jìn)行過程中，小李對于會議現(xiàn)場的控制不夠精準(zhǔn)。例如，未能及時調(diào)整音響設(shè)備，導(dǎo)致部分與會者聽不清發(fā)言內(nèi)容；未能精確把握會議節(jié)奏，導(dǎo)致討論時間過長或偏離主題。此外，對于與會者的即時需求反應(yīng)不夠迅速，如未能及時提供所需資料、文具等。精準(zhǔn)思維案例導(dǎo)入會后跟進(jìn)階段會議結(jié)束后，小李在整理會議成果、收集反饋意見等方面也顯得不夠精準(zhǔn)。部分與會者的反饋意見未能及時匯總、分析，導(dǎo)致公司無法對會議效果進(jìn)行準(zhǔn)確評估。同時，對于會議中提出的問題和建議，也未能制定出具體的改進(jìn)措施和行動計劃。精準(zhǔn)思維案例導(dǎo)入

案例討論1.為什么說小李在本次會務(wù)接待中未使用精準(zhǔn)思維？2.如果你是這位秘書，你會如何進(jìn)一步改進(jìn)你的會務(wù)接待能力？3.在實際工作中，如何培養(yǎng)和提高自己的精準(zhǔn)思維思維能力？通過本案例，學(xué)生可以深刻體會到精準(zhǔn)思維在會務(wù)接待工作中的重要性。精準(zhǔn)思維要求秘書在會務(wù)接待過程中，對每個環(huán)節(jié)都進(jìn)行精確的計劃、執(zhí)行和評估，確保會議的順利進(jìn)行和取得預(yù)期效果。精準(zhǔn)思維案例分析習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：“要強(qiáng)化精準(zhǔn)思維，做到謀劃時統(tǒng)攬大局、操作中細(xì)致精當(dāng)，以繡花功夫把工作做扎實、做到位。”新時代新征程上，改革發(fā)展穩(wěn)定任務(wù)艱巨繁重，廣大黨員干部要強(qiáng)化精準(zhǔn)思維，從大局出發(fā)謀策略，以精準(zhǔn)施策干實事，努力把黨中央決策部署落實落細(xì)，更好守初心、擔(dān)使命、出業(yè)績。PART02PART01PART03PART0402精準(zhǔn)思維概念YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫精準(zhǔn)思維，指主體在認(rèn)識、謀劃、施策、操作和落實的工作過程中，精準(zhǔn)落細(xì)落實的思想和工作方法。如果對工作、對事業(yè)僅僅滿足于一般化、滿足于過得去，眉毛胡子一把抓，那么問題就會被掩蓋。只有抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，才能化繁為簡，精準(zhǔn)發(fā)力、精準(zhǔn)到位，保證“出拳”的針對性和準(zhǔn)確性，科學(xué)高效地解決問題。精準(zhǔn)思維強(qiáng)調(diào)具體和準(zhǔn)確，要求動作精準(zhǔn)到位、在一個個具體的點上解決問題。精準(zhǔn)思維的特點高效性010203針對性精準(zhǔn)思維強(qiáng)調(diào)精準(zhǔn)發(fā)力，注重精準(zhǔn)施策，做到落細(xì)落小、達(dá)到精美精致。在解決問題的實踐中，它始終堅持真抓實干、注重務(wù)實。精準(zhǔn)思維始終圍繞問題進(jìn)行有指向性的分析和方向性的解決，它要求“把準(zhǔn)脈”“開準(zhǔn)方”，直擊要害解決問題。精準(zhǔn)思維在定位、確定方位、找準(zhǔn)方向方面具有優(yōu)勢，是成事之基。它有助于提高工作效率，減少無效勞動。務(wù)實性精準(zhǔn)思維的步驟精確識別問題R精準(zhǔn)分析問題A制定精準(zhǔn)策略C精細(xì)執(zhí)行與調(diào)整I需要收集與問題相關(guān)的各種信息，包括數(shù)據(jù)、文檔、訪談記錄等。確保信息的準(zhǔn)確性和完整性是此步驟的關(guān)鍵。通過邏輯推理和演繹，對問題進(jìn)行深入剖析，確保分析的深度和廣度?；趩栴}的分析結(jié)果，設(shè)定明確、可衡量的目標(biāo)，確保策略的方向性。在執(zhí)行過程中，要確保每個環(huán)節(jié)都按照計劃進(jìn)行，避免出現(xiàn)偏差。收集反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。PART03PART01PART03PART0403精準(zhǔn)思維場景運(yùn)用YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫精準(zhǔn)思維在秘書工作中的運(yùn)用場景3場景1場景2秘書需要運(yùn)用精準(zhǔn)思維對大量信息進(jìn)行篩選和傳達(dá)文件管理與歸檔工作中，準(zhǔn)確分類標(biāo)識保管流通會議籌備與組織過程中，精準(zhǔn)思維把控PART04PART01PART03PART0304互動討論YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫分享你使用精準(zhǔn)思維經(jīng)歷分享自己在工作或生活中運(yùn)用精準(zhǔn)思維的經(jīng)歷。小組討論這些經(jīng)歷對于提升個人和團(tuán)隊效能的影響TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR精準(zhǔn)思維1.SWOT矩陣的概念2.SWOT矩陣的步驟3.現(xiàn)代秘書寫作事務(wù)應(yīng)用4.實訓(xùn)任務(wù)PART01PART02PART03PART0401SWOT矩陣的概念YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫海因茨·韋里克（HeinzWeihrich）美國舊金山大學(xué)國際管理和行為科學(xué)教授，研究方向包括管理學(xué)、國際企業(yè)管理和行為科學(xué)。SWOT矩陣創(chuàng)始人SWOT矩陣概念SWOT矩陣，也被稱為態(tài)勢分析法或強(qiáng)弱機(jī)危綜合分析法。SWOT矩陣，也被稱為強(qiáng)弱機(jī)危綜合分析法或態(tài)勢分析法，由四個部分組成，分別是“優(yōu)勢”（Strengths）、“劣勢”（Weaknesses）、“機(jī)會”（Opportunities）和“威脅”（Threats）。通過調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論。SWOT分析方法SWOTS-Strength

強(qiáng)項與優(yōu)勢W-Weakness

弱項與劣勢O-

Opportunity機(jī)會與機(jī)遇T

-Threat威脅與對手常用于現(xiàn)狀分析、競爭分析、戰(zhàn)略分析能夠相對客觀、準(zhǔn)確地分析和研究現(xiàn)狀與對策內(nèi)部條件外部環(huán)境現(xiàn)狀描述PART02PART01PART03PART0402SWOT矩陣分析的步驟YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫SWOT矩陣分析步驟1第一步包括外部環(huán)境分析和內(nèi)部環(huán)境分析兩部分。環(huán)境因素分析2第二步將調(diào)查的出的各種因素填入矩陣圖、按輕重緩急或影響程度等排序方式，構(gòu)造SWOT矩陣構(gòu)造SOWT矩陣3第三步包括戰(zhàn)略（方針、目標(biāo)）、戰(zhàn)術(shù)（路線圖）和戰(zhàn)法（步驟）3部分。制定戰(zhàn)略計劃SWOT矩陣分析的步驟Strength

WeaknessOpportunity

Threat1.擅長什么？

2.能做什么別人做不到的？

3.和別人有什么不同的？

4.為什么能得到客戶的認(rèn)可？

5.最近因何成功？1.什么做不來？

2.缺乏什么能力？

3.別人有什么比我們好？

4.不能夠滿足何種客戶？

5.最近因何失?。?.市場中有什么適合我們的機(jī)會？

2.可以提供什么新的技術(shù)、服務(wù)？

3.可以吸引什么新的客戶？

4.怎樣可以與眾不同？

5.組織在5-10年內(nèi)的發(fā)展？

1.市場最近有什么改變？2.競爭者最近在做什么？3.是否趕不上客戶需求的改變？4.政經(jīng)環(huán)境的改變是否會傷害組織？5.是否有什么事可能會威脅到組織的生存？SWOT矩陣分析的步驟從內(nèi)部因素角度分析當(dāng)前存在的優(yōu)勢與劣勢，它們是自身存在的積極和消極因素，屬主動因素，在調(diào)查分析這些因素時，要盡量客觀、全面，無論優(yōu)勢劣勢都要有具體內(nèi)容作為支持，不僅要考慮到歷史與現(xiàn)狀，而且更要考慮未來發(fā)展問題。

從外部影響因素角度分析當(dāng)前存在的機(jī)遇與威脅，它們不可控制的、對分析對象的發(fā)展直接有影響的有利和不利因素，屬于客觀因素，要盡量客觀、全面，無論機(jī)遇威脅都要分析其相關(guān)程度、影響程度，并有具體內(nèi)容作為支持鼓勵參與分析的人員繼續(xù)豐富SWOT列表，直到不能再提出新的要素。首先考慮關(guān)鍵因素，要將那些有直接的、重要的、迫切的、久遠(yuǎn)的影響因素優(yōu)先排列出來，而將那些間接的、次要的、不急的、短暫的影響因素排列在后面。根據(jù)各個要素對分析內(nèi)容的支持力度、相關(guān)度、影響度、明晰程度進(jìn)行刪減排列，直到SWOT內(nèi)容翔實有據(jù)。實施要點PART03PART01PART03PART0403現(xiàn)代秘書工作運(yùn)用YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫現(xiàn)代秘書工作情境導(dǎo)入某企業(yè)為了接待一位重要的潛在客戶及其團(tuán)隊制定了一份商務(wù)接待的安排計劃，本次接待目的是為了，建立良好的合作關(guān)系，展示公司實力和專業(yè)形象。1.機(jī)場迎接：安排專人在機(jī)場迎接客戶，并安排舒適的車輛接送至酒店。2.歡迎晚宴：在酒店舉辦歡迎晚宴，邀請公司高層出席，為客戶接風(fēng)洗塵。3.參觀公司：安排客戶參觀公司總部，介紹公司的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍和未來規(guī)劃。4.商務(wù)會談：與客戶進(jìn)行深入的商務(wù)會談，了解客戶需求，探討合作方案。盡管如此整個接待順利完成，然而該企業(yè)到訪結(jié)束后選擇了別的企業(yè)合作，到底什么原因造成本次商務(wù)接待未取得效果，下次怎樣才能提前規(guī)避？工作情境SWOT矩陣的運(yùn)用競爭優(yōu)勢STRENGTHS公司安排了專人在機(jī)場迎接客戶，并為客戶準(zhǔn)備了舒適的車輛接送，體現(xiàn)了公司的誠意和專業(yè)。歡迎晚宴和送別晚宴的舉辦，為客戶提供了良好的交流機(jī)會，有助于建立良好的關(guān)系。參觀公司總部，展示了公司的實力和專業(yè)形象，增加了客戶對公司的信任度。競爭劣勢WEAKNESSES商務(wù)會談中，可能會因為文化差異或溝通障礙導(dǎo)致信息傳遞不暢，影響合作進(jìn)展。接待安排過于緊湊，可能會讓客戶感到疲憊，影響客戶對公司的印象。SWSWOT矩陣的運(yùn)用機(jī)會OPPORTUNITIES通過與客戶的深入交流，了解客戶需求，為公司提供了業(yè)務(wù)拓展的機(jī)會。展示公司的實力和專業(yè)形象，有助于吸引更多的潛在客戶。威脅THREATS

競爭對手可能會在客戶來訪期間采取行動，影響客戶的決策。客戶可能會對公司提出更高的要求，增加合作的難度。OTSWOT矩陣的運(yùn)用制定計劃的基本思路運(yùn)用綜合分析方法，將排列與考慮的各種環(huán)境因素相互匹配起來加以組合，精準(zhǔn)得出一系列可選擇的對策。發(fā)揮優(yōu)勢因素分析劣勢因素，并克服劣勢因素利用機(jī)會因素識別威脅因素，并規(guī)避或化解威脅因素考慮過去考慮過去，立足當(dāng)前，著眼未來SWOT矩陣的運(yùn)用1.加強(qiáng)與客戶的溝通，了解客戶的需求和期望，提前做好準(zhǔn)備。12.優(yōu)化接待安排，合理安排時間和活動，避免讓客戶感到疲憊。23.提高團(tuán)隊的協(xié)作能力和應(yīng)變能力，及時解決可能出現(xiàn)的問題。34.加強(qiáng)對競爭對手的監(jiān)測，及時了解競爭對手的動態(tài)，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略。4為了提高商務(wù)接待的效果，可以采取以下措施：PART04PART01PART03PART0304實訓(xùn)任務(wù)YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫精準(zhǔn)思維實訓(xùn)任務(wù)你是一家中型企業(yè)的秘書，最近公司計劃與一家大型跨國公司合作。為了促成這次合作，公司安排了一次重要的商務(wù)接待活動，需要你負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)。你需要制定一份詳細(xì)的接待計劃，并在活動中展示你的組織和溝通能力。從精準(zhǔn)思維的角度，完成并分析接待計劃，針對分析結(jié)果可以制定相應(yīng)的策略和措施，以提高公司的接待能力和服務(wù)水平。請你使用SWOT矩陣分析，按照應(yīng)用步驟，完成了解公司在這次接待活動中的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅的分析。實訓(xùn)情境TEACHINGRESOURCEDATABASEOFMODERNSECRETARYMAJOR精準(zhǔn)思維1.魚骨圖的概念2.魚骨圖的步驟3.現(xiàn)代秘書寫作事務(wù)應(yīng)用4.實訓(xùn)任務(wù)PART01PART02PART03PART0401魚骨圖的概念YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫愛石川馨（IshikawaKaoru）品管圈之父、日本式質(zhì)量管理的集大成者。至理名言：標(biāo)準(zhǔn)不是決策的最終來源，客戶滿意才是。（1915.07-1989.04)魚骨圖概念魚骨圖因其形狀如魚骨而得名。魚骨圖是由日本管理大師石川馨先生所發(fā)展出來的，故又名石川圖。魚骨圖能精準(zhǔn)找出問題背后的原因以解決問題，是一種發(fā)現(xiàn)問題“根本原因”的方法，它也可以稱之為“因果圖”。它是一種透過現(xiàn)象看本質(zhì)的分析方法。問題原因原因原因原因魚骨圖的三種應(yīng)用整理問題型各要素與特性值間不存在原因關(guān)系，而是結(jié)構(gòu)構(gòu)成體系。原因型魚頭在右，特性值通常以“為什么......”來寫。魚頭在左，特性值通常以“如何提高/改善......”來寫。對策型PART02PART01PART03PART0402魚骨圖的步驟YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫魚骨圖繪制步驟(1)填寫魚頭，畫出主骨決定品質(zhì)特性，即要解決的問題主骨用粗線畫，加箭頭標(biāo)志。

１特性注意：一條魚只解決一個問題２主骨魚骨圖繪制步驟(2)填寫大要因大骨上分類書寫要因(一般是4~6個)，用四方框圈起來。

一般60度夾角３要點：繪圖時，應(yīng)保證大骨與主骨成60度夾角。

魚骨圖的分析大骨（大原因）通常代表是一個具體方向。對于魚骨圖的大骨通常采用6M（5M1E）方法。管理類問題一般從“人事時地物”層別，應(yīng)視具體情況決定。測量6M方法物料機(jī)械人力環(huán)境ManpowerMachineryMaterialsMethodsMeasurementMother-nature魚骨圖繪制步驟(3)找出中要因中骨一般描述事實：如“客戶投訴”。

特性(4)找出小要因小骨要圍繞“為什么?”來寫。

特性要點：繪圖時，應(yīng)保證中骨與主骨平行，小骨與大骨平行。

魚骨圖繪制步驟(5)用特殊符號標(biāo)識重要因素考慮對特性影響的大小和對策的可能性，精準(zhǔn)確定要因。追查要因的時候，要由全員討論決定。將深究的要因稱為「主要因」，用”O(jiān)“標(biāo)記，且標(biāo)記在最末端原因(不一定最后的原因都是主要因)PART03PART01PART03PART0403現(xiàn)代秘書工作運(yùn)用YOURTITLE現(xiàn)代文秘專業(yè)教學(xué)資源庫現(xiàn)代秘書工作情境導(dǎo)入某大型企業(yè)舉辦年度戰(zhàn)略會議，小A所在的會務(wù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)全程策劃和執(zhí)行。盡管為了確保會議的順利進(jìn)行，他們已提前一個月就開始著手籌備。然而，在籌備過程中他們還是未能充分考慮到交通因素的影響。會議當(dāng)天，會議地點附近的交通狀況異常擁堵，參會人員無法按時到達(dá)，導(dǎo)致會議進(jìn)程混亂，會議進(jìn)程過半還不斷傳出參會人員因找不到座位小聲詢問的聲音，整個會議在混亂中匆忙結(jié)束，該企業(yè)的形象更因本次會議受到了影響。會務(wù)團(tuán)隊對這次活動進(jìn)行的復(fù)盤，歸納出了很多原因，住宿