秘書管理與實務(wù)項目三

處理郵件與快遞項目三目錄任務(wù)一處理電子郵件任務(wù)二收寄傳統(tǒng)信件與快遞處理郵件與快遞項目三知識目標能描述電子郵件、傳統(tǒng)信件、快遞的處理程序。能描述處理不同郵件的注意事項。處理郵件與快遞項目三能力目標能收發(fā)、回復(fù)、歸檔電子郵件。能對辦公室傳統(tǒng)信件進行分揀，回復(fù)、存檔。能準確的高效率地寄發(fā)快遞。處理電子郵件任務(wù)一電子郵件又稱E-mail，是一種運用計算機終端通過互聯(lián)網(wǎng)（Internet）進行信息交換的現(xiàn)代通信手段，是目前互聯(lián)網(wǎng)上使用的最為廣泛的一種信息服務(wù)。電子信箱的地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩個部分。前面部分為信箱的用戶名，后面部分是電子郵件服務(wù)器名。電子郵件的優(yōu)點：通信費用低、速度快；可同時多向發(fā)送信息；不受時間地點限制；多媒體、多功能。處理電子郵件任務(wù)一一、理論知識(一)電子郵箱的接收和發(fā)送1電子郵件的發(fā)送2電子郵件的接收3電子郵件的保存與刪除處理電子郵件任務(wù)一一、理論知識(二)辦公室電子郵件使用禮儀1電子郵件格式方面2電子郵件主題方面3電子郵件內(nèi)容方面4電子郵件落款方面處理電子郵件任務(wù)一二、任務(wù)描述張曉萌是東來公司的前臺秘書。一天，行政人事部經(jīng)理姜紅要求她給上海、深圳分公司發(fā)去一份總公司2011年的工作計劃。上海分公司郵箱地址：donglaishanghai@,深圳分公司郵箱地址為：donglaishenzhen@姜紅要求張曉萌用公司郵箱發(fā)送，并要求用重要文件形式。張曉萌發(fā)送完后，開始處理她自己的郵箱。郵箱中有大量的垃圾郵件，也有些其它公司發(fā)來的郵件。處理電子郵件任務(wù)一三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)一:申請電子郵箱并發(fā)送電子郵件。處理電子郵件任務(wù)一三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)二:收取并整理電子郵件。收寄傳統(tǒng)信件與快遞任務(wù)二一、理論知識(一)收到信件的處理1簽收信件2初步分揀3及時拆封4如實登記5分發(fā)信件6傳閱信件7回復(fù)信件收寄傳統(tǒng)信件與快遞任務(wù)二一、理論知識(二)信件的寄發(fā)1郵件的核對和簽發(fā)2信件的查核3信件的折疊和裝封4信件的匯總5信件的寄發(fā)收寄傳統(tǒng)信件與快遞任務(wù)二一、理論知識(三)快遞處理1快遞寄發(fā)2快遞的查詢3快遞的簽收4快遞的處理收寄傳統(tǒng)信件與快遞任務(wù)二二、任務(wù)描述張曉萌是東來公司深圳市分公司前臺秘書，一天早上，她提前20分鐘進入辦公樓。她到公司租用的信箱中把信件取了出來，用專用信袋裝好，提著走進了自己的辦公室。在整理好辦公室環(huán)境后，就坐在自己的辦公桌前開始工作了。張曉萌先把公函和私人信函分開，把有密級要求的、標有“某某親啟”的信件分開。然后她根據(jù)收件部門的名稱分類：有5封信是人事部的；7封信是銷售部的；1封是財務(wù)部的；1封信寫著總經(jīng)理親啟；另兩封是總經(jīng)理辦公室的。張曉萌把總經(jīng)理親啟的那封信放在總經(jīng)理的辦公桌上，把其他信放在各個部門的專用信格里，留下了2封總經(jīng)理辦公室的信。收寄傳統(tǒng)信件與快遞任務(wù)二二、任務(wù)描述在拆信前，張曉萌先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信紙折得幾乎與信封一樣大小，張曉萌只好把信在桌上磕了幾下，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。把信封內(nèi)的信紙取出來，用回形針把信紙和信封別在一起。然后，張曉萌拿出《收文登記簿》，將收到的2份文件登記在《收文登記簿》上。拆開信封后，張曉萌發(fā)現(xiàn)其中一封是總公司發(fā)來的一份文件：《東來公司關(guān)于開展上半年財務(wù)工作檢查的通知》。從文件上得知總公司將于7月22日對分公司進行財務(wù)工作檢查，并要求分公司先提交一份自查報告。自查報告要求用快遞方式寄回總公司。收寄傳統(tǒng)信件與快遞任務(wù)二(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)一: