采購程序文件

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采購程序文件

（第A版）

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20xx年8月1■日發(fā)布20xx年81日實施

XX茶業(yè)有限公司發(fā)布

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1目的

對采購過程及供方進行控制，確保所采購的物資能符合適時、適量、適價、適

質的要求。

2范圍

適用于本公司所需原材料的采購以及相關方的選擇、評定和控制。

3職責

3.1采購部主要負責公司與生產有關的實物性物資的采購；并負責對供方的選擇、

評價和物資采購，以及歸口管理本程序。

3.2質檢部負責生產所需物資入庫前的驗收；其它物資由申購部門負責驗收。

3.3采購部經理采購信息、采購合同、貨款支付等的審核，總經理負責批準。

3.4采購部負責向供應商提出環(huán)保、職業(yè)健康安全的要求，并告知相關公司制

度。

3.5采購人員負責將所需采購的物資信息告之供應商。

4程序

4.1物資分類

采購部應根據所采購的物資對隨后的生產過程或最終產品的影響程度對物資進

行分類，編制《物資分類明細表》，物資分類的類別有：

A類（重要物資）：構成生產過程中主要部分或關鍵材料或服務，直接影響產品

質量的物資。

B類（一般物資）：與產品質量無直接影響的少量物資或服務。

C類（特殊物資）：構成公司生產產品的特殊關鍵物資或服務，如：水、電等基

礎能源、國家法定機構提供的服務等。

D類：與公司環(huán)境管理和職業(yè)健康安全管理有關的供方在業(yè)務往來中涉及的環(huán)境

因素和危險控制，具體可按有關規(guī)定執(zhí)行，本程序以下內容僅針對質量管理體

系

中的供方。

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4.2供方調查、評價

4.2.1供方調查

4.2.1.1調查方式：現場調查、電話調查、歷史合作情況調查、行業(yè)介紹或其

他調查方法。

4.2.1.2采購部應負責了解供方的相關基本情況，盡量收集供方提供的各類資料,

如營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、質量管理體系認證證書、產品認證、檢測報告等合

法性證據；以及相關的報價單、公司簡介等基本情況資料；經營能力、經銷能

力等必要性資料。

4.2.1.3采購部對供方進行調查時應同時考慮供方的環(huán)境保護、職業(yè)健康安全現

狀和管理能力，并將供方的環(huán)境保護、職業(yè)健康安全管理納入評價內容。

4.2.1.4采購部負責對供方的能力進行調查后，由調查人員填寫《供方能力調查

/評價表》相關欄目，將收集到的供方的各種合法性、資質性材料作為附件，

并報部門經理審批后，確認擬選擇的供方具備基本的條件，方可實施后續(xù)的評

價工作。

4.2.2供方的評價方法：

根據采購物資對公司生產的產品質量的影響程度及所購物資的價格等因素，可

采取以下一種或幾種評價方法對供方進行評價：

1）內部評價

經調查人或財務管理中心（采購部）經理現場介紹所掌握的供方的實際情況，

如：供方情況等，經參加評價人員的討論，評價是否能長期穩(wěn)定的提供我公司

所需的產品。

2）歷史合作情況評價

對供方以往提供物資的質量狀況與信譽，供貨是否及時等進行評價。

3）對比其他同行使用者的使用經驗，了解其他同行使用的經驗，評價該供方的

產品質量。

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4）資質性評價

對調查所收集的供方的相關合法性和符合性證據，如通過體系認證證書、產品

認證證書、營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等進行評價。

根據公司的實際需要時，部分A類物資也可通過招標進行評價。

4.2.3A、D類（重要）物資的供方必須使用評價方法中的二種或二種以上方法

進行評價；B類物資和C類物資的供方不進行調查、評價，可直接列入合格供方

名錄。

4.2.4A類（重要）物資的供方的評價由采購部組織相關部門進行。

4.2.5在供方評價時應將其環(huán)保、職業(yè)健康安全管理狀況納入評價內容，評價

供方在環(huán)保、職業(yè)健康安全的合法性、環(huán)保和職業(yè)健康安全風險應對能力以及

供方環(huán)保、職業(yè)健康守法性。

4.3合格供方的選擇與審批

4.3.1采購部依據4.2.2的評價方法，對各供方進行綜合分析、比較，評價公

司擬選擇的供方的可行性、經濟性，選擇出合格的供方，并填寫《供方能力調

查/評價表》的相關欄目，經評價、批準后列入《合格供方名錄》，同一種物資

可選擇多個合格供方。

4.3.2《合格供方名錄》應經公司總經理或其授權的人員批準。

4.4供方的控制與重新評價

4.4.1對列入《合格供方名錄》的所有供方，采取以下方法進行控制：

合格供方的有效期限為1年，應在間隔12個月后的次年對應月份內，由財務管

理中心（采購部）組織相關部門/人員對在冊的合格供方進行全面評價一次，

并填寫《供方能力評價表》的相關欄目，評價時主要依據：

A類供方列入合格供方名單后一年內的供貨質量、交貨期統(tǒng)計結果應達到合格率

大于90%以上。

B、C類供方可不進行統(tǒng)計，根據以后供貨質量決定是否繼續(xù)列入合格供方，每

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次供貨質量應達到50%以上的合格率。

壟斷型和國家法定機構的C類供方可免檢、免評。

去年供方是否發(fā)生較大環(huán)保污染事故，是否發(fā)生嚴重職業(yè)病或死亡3人以上的

事故。

4.4.2對考核中認為達不到規(guī)定要求的供方，取消合格供方資格，從《合格供

方名錄》中剔除。對此類供方1年內不得重新使用或采用其他方法進行控制（包

括應付款方面）。

4.4.3由財務管理中心（采購部）負責建立并保存合格供方檔案，其中包括《合

格供方名錄》、《供方能力調查/評價表》及有關的證實材料和以及每年重新評

價的相關證實統(tǒng)計材料等。

4.5采購信息

4.5.1財務管理中心（采購部）根據公司產品特點，依據各部門以《物料申購單》

的形式提出采購要求，并結合原材料庫存情況，《申購單》經財務管理中心（采

購部）審核、總經理或其授權人員批準，其內容應包括：

1）物資類別、型號、分類等級；

2）必要時，提出物資的質量要求：

3）價格、數量、到貨時間等。

4.5.2采購部所采購的物資原則上應在《合格供方名錄》中的供方實施采購，若

出現因客觀原因未在合格供方采購時，采購部應在采購的同時對該供方進行調

查、評價（僅針對A類供方），并及時保持相關調查、評價記錄。

4.5.3采購部應組織各使用部門負責確定采購要求。在與供方溝通前，應確保規(guī)

定的采購要求是充分與適宜的。

4.5.4若出現總經理安排其他人員或部門實施部分物資的采購工作時，則按總

經理的要求進行辦理，但相應的供方應屬于《合格供方名錄》中的供方，否則，

仍應執(zhí)行4.5.2條款的規(guī)定。

4.6采購合同

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需要時，對所采購的A類重