應(yīng)用文寫作（第2版） 課件 項(xiàng)目十一 函

徐鴻張雋主編應(yīng)用文寫作（第2版）【情景導(dǎo)入】

小李是黃河地產(chǎn)公司辦公室新招聘來的文員。某日，辦公室主任老李給她布置了一項(xiàng)寫作任務(wù)，主題是向區(qū)國土資源局申請購買位于南山腳下的一塊土地。小李不知用什么文種：用請示？用報(bào)告？沒有上下級關(guān)系！用申請？又過于民間化，不正式！經(jīng)咨詢辦公室“老前輩”得知，應(yīng)該用函。

那么，函適用哪些范圍呢？項(xiàng)目十一

函【布置任務(wù)】

根據(jù)下述材料，寫一封報(bào)價(jià)函和一封還價(jià)函。要求具備標(biāo)題、函號、稱謂、正文、信尾五項(xiàng)格式。（1）樂家家食品有限公司收悉大有客聯(lián)營商場希望訂購“樂家家”兒童食品350箱的詢價(jià)函。（2）樂家家食品有限公司報(bào)出“樂家家”兒童食品的商品名稱、質(zhì)量等級、包裝規(guī)格、單價(jià)（每箱80元）及總金額、結(jié)算方式、交貨日期、交貨方式。（3）大有客聯(lián)營商場要求降價(jià)10%，提出還價(jià)后的單價(jià)及總金額?！救蝿?wù)要求】（1）了解函的特點(diǎn)和類型。（2）掌握函的基本格式和內(nèi)容要素。（3）能正確寫作和使用不同類型的函?！颈貍渲R】

函，就是信，公函即指公務(wù)信件。這里的函，即指公函，一般是用來處理公務(wù)的，與一般個(gè)人的信函是不同的。一般公函有文件頭、文件名稱、發(fā)文字號、公章等。

函是適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。它是平行公文，使用起來簡潔、靈活、具體、方便，使用范圍十分廣泛，有時(shí)上下級機(jī)關(guān)也可以使用函。任務(wù)一公函

函是一種較為特殊的公文，具有行文的多樣性、功能的多樣性、表述的靈活性等特點(diǎn)。依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將其劃分為不同的類別。

從函的形式上看，它可以分為公函和便函兩類。盡管二者都可以用于處理公務(wù)，但公函屬于正式公文，要用文頭，寫編號，嚴(yán)格按公文格式行文，還要立卷、存檔；便函只是普通件，不用文頭，也不編號，無需存檔，使用較為方便。

從函的行文關(guān)系上看，它可分為來函與復(fù)函兩類。來函又叫發(fā)函，是主動(dòng)給其他機(jī)關(guān)去的函，用以交流信息、協(xié)商工作。復(fù)函，是被動(dòng)地答復(fù)相應(yīng)商請的函件。

從函的作用上看，函可分為五種：商洽函，用于互不隸屬或平級機(jī)關(guān)之間商洽工作；詢問函，向有關(guān)機(jī)關(guān)詢問情況，提出問題，要求對方答復(fù)；答復(fù)函，針對詢問答復(fù)問題；知照函，把需要知照的情況告知對方；請批函，一般是就某一方面的業(yè)務(wù)向沒有隸屬關(guān)系的“主管”部門的行文，請求批準(zhǔn)。

函一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文、簽署等部分組成。（1）標(biāo)題。正式公函的標(biāo)題與其他公文文種標(biāo)題格式相同，由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成，如《國家稅務(wù)局關(guān)于人民銀行委托加工飾品征稅問題的函》。（2）發(fā)文字號。為完全式，即由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號、順序號組成。但函的發(fā)文字號機(jī)關(guān)代字要加一個(gè)“函”字，如粵府函〔2012〕23號。（3）主送機(jī)關(guān)。因?yàn)樾枰糖⒐ぷ鳎儐柷闆r或答復(fù)問題的有關(guān)單位一般應(yīng)寫全稱。最后一個(gè)單位名稱之后應(yīng)加上冒號。（4）正文。一般書信在內(nèi)容上沒有限制，函原則上應(yīng)當(dāng)一事一函。函的正文包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語三部分。

緣由，發(fā)函要說明原因與目的，而復(fù)函一般是引敘來函：“你單位××××年×月×日的來函收悉?！?/p>

事項(xiàng)，無論是發(fā)函還是復(fù)函，都要寫清楚有關(guān)事情。發(fā)函要將本單位想要商洽或詢問或請求批準(zhǔn)的問題具體、明確地寫出來。而復(fù)函也要將本單位對來函的意見說明白。

結(jié)語，函的結(jié)束語是一些習(xí)慣用語，發(fā)函用‘特此函告”“即請函復(fù)”等；復(fù)函用“特此函復(fù)”“此復(fù)”等。（5）簽署。在信箋的右下角寫上發(fā)（復(fù)）函單位的名稱、主要負(fù)責(zé)人的簽名，有的還要寫上聯(lián)系人。如果是幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)函，發(fā)函單位的名稱應(yīng)當(dāng)并列。在簽名之下寫明成文日期。要在簽署和日期上加蓋公章。【寫作模板】框

圖

模

式去函文字模板標(biāo)題↓主送機(jī)關(guān)↓正文↓落款

關(guān)于××××××（事由）的函××××：××××××××××××××××。（依據(jù)、緣由、背景）為了××××××××××，（行文目的）現(xiàn)函商（現(xiàn)函請、現(xiàn)函洽、現(xiàn)函告）如下：（文種承啟語）××××××××××××××××××××××××。（事項(xiàng)）××××××××××××。（事項(xiàng)）是否同意（是否慨允、是否可行），請函復(fù)（請函批、請函告）。（要求、希望、祈盼）×××××公司

××××年×月×日框

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式復(fù)函文字模板標(biāo)題↓主送機(jī)關(guān)↓正文↓落款

××××（復(fù)函方）關(guān)于×××××（事由）的復(fù)函××××：貴公司（貴方）《關(guān)于×××××的函》（××××〔×××〕20號）已收悉。（依據(jù)、緣由、背景）經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)（現(xiàn)函批，現(xiàn)函告）如下：（文種承啟語）×××××××××××××××。（事項(xiàng)）×××××××××××××××××××××。（事項(xiàng)）專此函復(fù)。（特此函復(fù)、特此函批）×××××集團(tuán)公司××××年×月×日【必備知識】

商務(wù)信函簡稱商函，是一種主要通過郵政系統(tǒng)遞送的有關(guān)經(jīng)貿(mào)事務(wù)的書信。一、商務(wù)信函的作用、特點(diǎn)和類型1．商務(wù)信函的作用（1）處理經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)。商函的基本用途是處理各種經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)。并且，它所涉及的業(yè)務(wù)范圍極其廣泛，任何工商企業(yè)都可利用商函的這一主要作用來實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)營目的。任務(wù)二商函（2）交流經(jīng)貿(mào)信息。商務(wù)信函是生產(chǎn)企業(yè)和供應(yīng)廠商同銷售商和用戶保持密切聯(lián)系的重要途徑之一，也是工商企業(yè)相互溝通信息，獲取經(jīng)濟(jì)效益的一種重要手段。2．商務(wù)信函的特點(diǎn)（1）業(yè)務(wù)性強(qiáng)。商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般不涉及當(dāng)事人之外的任何事情。業(yè)務(wù)性是商函區(qū)別于其他信函的最突出特點(diǎn)。（2）憑證效用。商務(wù)信函一經(jīng)簽署發(fā)出，便具有司法憑證的性質(zhì)，可以作為辦理商務(wù)的憑據(jù)，也可備日后查考。（3）內(nèi)容單一。商務(wù)信函寫作要求一函一事，內(nèi)容集中單一，行文敘述具體。商函內(nèi)容的單一性決定了它在結(jié)構(gòu)上的簡明性和語言上的簡潔性、明確性。（4）講究禮節(jié)。商函往來主體之間地位平等，互惠互利，由此決定了商函寫作雖然不說過分客套的話，但卻比較講究禮節(jié)性用語。3．商務(wù)信函的類型

從商函形態(tài)看，可分為公函式商函和普通商函。公函式商函仿效行政公文函的形式，普通商函就是便函在商務(wù)交往中的運(yùn)用。公函式商函和普通商函的格式有繁簡之別。從行文關(guān)系看，可分為致函和復(fù)函，致函是主動(dòng)發(fā)出的商函，復(fù)函是答復(fù)來函的回函。從發(fā)函緣由看，可分為建立關(guān)系函、推薦聘用函、商務(wù)邀請函、商務(wù)確認(rèn)函、詢價(jià)報(bào)價(jià)函、推銷訂購函、信用調(diào)查函、發(fā)貨催貨函、付款索款函、索賠理賠函等。二、商務(wù)信函的基本格式

商務(wù)信函的信文格式包括信頭、標(biāo)題、函號、稱謂、正文、信尾、附件標(biāo)注、附言等項(xiàng)。

公函式商函的格式如下。（1）信頭

信頭出現(xiàn)于信文首頁的上部，在左上方寫收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等；右上方寫發(fā)信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電報(bào)掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。信頭并非中文商函的必有格式，國內(nèi)商函往來多無信頭。（2）標(biāo)題（事由）

標(biāo)題位置在信文首頁上方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標(biāo)題一目了然地明白信文的主要內(nèi)容。

商函標(biāo)題常見有兩種形式：一是由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，類似于行政公文函的兩項(xiàng)式標(biāo)題，如《關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函》；二是先寫“事由”二字，加冒號提示，然后直接標(biāo)寫該信件的內(nèi)容，如“事由：機(jī)動(dòng)車索賠”。（3）函號（編號）

函號即發(fā)函字號或發(fā)函編號。中文商函編號常見有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號，形成“×函〔20××〕×號”或“〔20××〕×函第×號”的形式，如“瓊紡財(cái)函〔20××〕99號”或“〔20××〕瓊紡財(cái)函第99號”，不過，商函的發(fā)函字號不像行政公文發(fā)文字號那樣有嚴(yán)格的要求。二是采用直接編號，如“第23號”。

設(shè)置函號是為了便于收發(fā)函雙方對商函的處理、歸檔、備查，是否需要編制函號或采用何種形式編排函號是發(fā)函者的自由行為。函號的標(biāo)注位置也沒有固定、統(tǒng)一的要求，通常出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。（4）稱謂

稱謂是對收信人或收信單位的稱呼。稱謂的位置在標(biāo)題或函號的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號。商函比較注重稱謂。若收信方是單位，應(yīng)寫全稱或單位內(nèi)的部門名稱；若寫給個(gè)人，要在公司名稱和對方名字之后加職務(wù)銜，以示尊重。（5）正文

正文的基本結(jié)構(gòu)由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

開頭應(yīng)直截了當(dāng)、簡單扼要地說明發(fā)函意圖、緣由。復(fù)函則要引述對方來函，以示復(fù)函的針對性。

主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容。一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對所要商洽的問題或所聯(lián)系的事項(xiàng)，闡明自己的意見。主體的寫作要求觀點(diǎn)明確，一文一事，文字簡明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。

結(jié)語一般用精練的詞語將主體所敘之事加以簡要概括，并提出本函的有關(guān)要求，如“候復(fù)”“希望上述答復(fù)能夠滿足貴方的要求，并候早復(fù)”等。有的商函在結(jié)語時(shí)使用慣用語，如“此致”“此復(fù)”“候復(fù)”“見復(fù)”等。也有的商函不設(shè)結(jié)語。

一般商函不使用祝頌語，個(gè)別商函如聯(lián)系信、慶賀信，為聯(lián)絡(luò)情感、表示禮貌，常在結(jié)語寫一些表示祝愿或致敬的祝頌話語，如“謹(jǐn)祝商安”“順頌商祺”“恭祝健康”等。（6）信尾

信尾包括落款、簽章、日期等格式。

落款通常寫在結(jié)語后另起一行（或空一兩行）的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的信函，落款可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。有負(fù)責(zé)人姓名的還須注明職銜。

簽章包括簽字和加蓋公章。重要的信函，為鄭重起見要加蓋公章。有發(fā)函人署名的必須親自手簽真名，不能用圖章代替手簽；打印的信件在打印的姓名前面也必須簽署真名，因?yàn)樯毯侵匾膽{證。

日期一般寫在署名的下一行或同一行偏右的位置。發(fā)函日期要寫明具體的年、月、日（甚至?xí)r）。作為憑據(jù)，日期是商函非常重要的一項(xiàng)格式，要求書寫完整，不可省略、遺漏。（7）附件說明

附件說明的標(biāo)注位置可在落款之前也可在落款之后，靠左側(cè)寫“附件：”或“附：”字樣，注明附件的名稱和件數(shù)，如“附件：安圖公司最新地圖目錄三份”。（8）附言

信函寫完后，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有漏，或有補(bǔ)充說明之事，或有必須修正之處，可在落款左下方標(biāo)寫“又及：”“又啟：”“再者：”“再啟者：”字樣，然后提行予以補(bǔ)敘，交代有關(guān)事項(xiàng)。也可直接補(bǔ)敘有關(guān)事項(xiàng)，然后標(biāo)寫“又及”“又啟”字樣。如果附言補(bǔ)敘的內(nèi)容較多，應(yīng)重寫此函，以示尊重。

上述公函式商務(wù)信函的八項(xiàng)格式并非每件商函必備，其中標(biāo)題（事由）、稱謂、正文、信尾四項(xiàng)是必有的格式；而信頭、函號（編號）、附件說明、附言四項(xiàng)是或有的格式，依實(shí)際需要選用。【相關(guān)鏈接】附：商貿(mào)信函常用文言詞語匯釋1．稱呼部分的習(xí)慣用語臺鑒：“臺”，敬辭，舊時(shí)對別人的敬稱。“鑒”，審察明鑒的意思?！芭_鑒”，請您審閱的意思。臺覽：“覽”，閱看的意思。“臺覽”義同“臺鑒”，請您審閱的意思?；蓁b：“惠”，有求于人的敬辭，有勞您的意思?！盎蓁b”，勞您審閱的意思雅鑒：“雅”，高尚不俗的意思，對人的稱譽(yù)之辭?！把盆b”，請您指教、審閱的意思。2．開頭部分常用的習(xí)慣用詞語已悉：已經(jīng)知道了的意思。收悉：收到并知道了的意思。茲啟者：“茲”現(xiàn)在的意思。“啟”，陳述的意思?！捌潌⒄摺保F(xiàn)在陳述的意思。茲有：現(xiàn)在有的意思。茲將：現(xiàn)在把的意思。頃接：“頃”，剛才的意思。“頃接”，剛才接到的意思。3．主體部分常用的慣用詞語鑒于：由于考慮到的意思。應(yīng)予：應(yīng)