公司采購管理制度及采購流程（共四篇）

公司采購管理制度目的為了提高采購工作效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司生產經營需求，進一步規(guī)范采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。適用范圍本制度適用于公司及控股子公司范圍內，各類物資（原材料、輔助材料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品等）或勞務（技術、服務等）的采購。采購申請采購申請定義：是指某部門、生產單位、個人根據需要確定一種或多種物資或勞務，并按照規(guī)定提報需求的過程。采購申請?zhí)岢鲆螅盒枨蟛块T根據需要提出采購需求后要經過復核或審批，確保需求的必要性和需求量的準確性。采購量的確認：需求部門應會同倉儲部門，共同確認產品庫存量（考慮安全庫存）確定采購需求量（為避免庫管人員對庫存物資不熟悉或是同物異名等，導致有庫存而不必要采購，占用資金情況發(fā)生，需求部門與倉儲部門對采購量共同負責），填報采購申請單，采購申請單要詳細填列。采購申請單采購申請單年月日申請部門申請人采購人申請理由品名規(guī)格/型號用途單位需求量庫存量采購量時間要求備注倉儲經理采購受理采購部門接到需求部門采購審批單后，根據部門分工及具體工作需要，由負責人根據規(guī)定確定采取招標采購或詢價采購；招標采購的指定負責人，進行招標準備工作，協(xié)調成立招標領導小組，編制招標文件，發(fā)布招標公告或招標邀請函，按照規(guī)定組建評標小組等工作；詢價采購的指派采購人員實施采購，直接將采購人員名稱填寫在采購申請單采購執(zhí)行人欄。采購詢價、比價（采購招標相關業(yè)務另行規(guī)定）采購執(zhí)行人，接到采購任務后，要及時收集采購信息，根據中標產品的執(zhí)行標準向相關的單位發(fā)出采購詢價單并索要樣品，產品檢驗報告等（采購詢價單格式見附件）。采購詢價對象數量要求：采購詢價不得少于3家。為避免收回的詢價單少于3家影響采購效率，發(fā)出采購詢價單原則上要多于3家。比價采購執(zhí)行人對收到的采購詢價單，要進行分析對比，并根據公司區(qū)域銷售經理提供的對詢價單可能存在的異議部分（如：綜合采購總體報價較低，但是個別報價高于其他比價供貨商報價）要及時進行溝通確認，并取得對方回傳的掃描或傳真確認件方能生效。采購執(zhí)行人，根據尋比價情況，給出目標采購建議，報部門負責人審批后，報審計部進行復核。審計復核為加強過程審計，避免或減少由于各種原因導致的采購支出增加，審計部對尋比價結果，應采取適當措施進行復核。審計人員的復核，包括但不限于原詢價范圍，并應當適當拓寬詢價范圍，以便充分評價，尋比價的準確性、適當性。審計部門對復核無異議的，簽署復核意見后，返回采購執(zhí)行人。由采購執(zhí)行人進行相應的采購審批。審計復核有異議的及時反饋相關意見，并根據復核結果提出相關的處理建議。采購審批采購執(zhí)行人將經審計復核的采購建議，報總經理審批?？偨浝響鞔_簽署同意或不同意的意見。合同擬定及審核采購執(zhí)行人根據審批結果，擬定合同草稿。擬定的合同條款報法務審核，進行法律風險把關。并將審核結果一并反饋采購執(zhí)行人。合同審批經財務及法務審核后的合同，進行會簽、蓋章、存檔。采購入庫任何形式的采購物資都必須辦理入庫手續(xù)。采購執(zhí)行人需憑采購入庫單據辦理沖賬及款項支付申請。倉儲人員依據采購合同或采購訂單，與來貨清單進行核對，核對相符的，清點或稱量來貨數量，依據實際清點或稱量結果辦理入庫手續(xù)，并在來貨回執(zhí)上簽字，對存在的差異及時通知采購人員進行處理。特殊物資不能或不適合入庫存放的（如：體積大，入庫存放產生較大二次搬運費用，使用現場具備存放條件，且不會造成流失的），也要辦理入庫手續(xù)，同時辦理出庫手續(xù)，由保管責任人或領用人在出庫單簽字，以明確保管和使用責任。需要進行檢驗的物資，辦理與入庫手續(xù)，并及時通知檢驗部門進行檢驗，檢驗合格后辦理入庫手續(xù)；對檢驗不合格的，檢驗部門要及時通知采購執(zhí)行人，進行處理，退貨或折價接收，折價接收的需要履行審批手續(xù)。嚴格禁止不經審批的讓步接收。讓步接收要確保所采購的物資能夠使用，并且不產生額外費用，增加額外成本，或是額外費用、成本能夠得到補償。采購付款采購執(zhí)行人需憑經批準的采購合同、采購訂單申請支付采購預付款。貨物到達后采購執(zhí)行人需憑采購入庫單、合同及發(fā)票等，依據合同約定進行款項支付申請。采購原則上使用轉賬付款，除特殊采購外，盡量減少現金使用。財務部門對采購付款申請，依據采購合同及檢驗報告進行審核，審核通過的辦理付款手續(xù)。并及時進行賬務處理。采購備用金1、為應對突發(fā)、零星采購需求，采購實行小額備用金制度，金額暫定500元。2、備用金憑經審批的采購申請單，經批準方可使用，3、備用金僅限于以下范圍內使用：（1）生產、建設過程中，因突發(fā)事件引起的，應急維修需要的備件；（2）零星、小額采購的非庫存儲備物資；（3）不進行緊急采購將影響生產、建設的物資，此類采購使用備用金，材料需求部門要說明原因，明確責任。（4）備用金實行報銷制度，發(fā)生備用金采購業(yè)務后，7日內進行報銷，補足備用金，非經特殊審批備用金額度不做調整。（5）備用金采購仍需執(zhí)行詢、比價制度，特殊緊急采購經總經理批準，可在采購后將詢比價資料報審計部審查。票據處理采購人員在取得發(fā)票后，必須在7日內到財務部門辦理相關報賬手續(xù)，逾期未辦理，按照規(guī)定進項處罰，日期計算以本條第2款規(guī)定為計算依據。隨采購物資同時開具發(fā)票的，當地以發(fā)票開具日期為準；外地采購采購人員帶回票據，以回程車船票日期為準準；郵寄發(fā)票以郵件收到日期為準，計算發(fā)票應繳納日期。發(fā)票丟失的，依據不同情況給予處罰。供應商一覽表1、采購人員應在獲取報價的同時索要供應商的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質文件。2、已有合作的供應商或有相關業(yè)務關聯的供應商應建立供應商檔案，存檔，以備后期合作時的篩選資料。采購人員行為準則嚴格按照采購流程開展工作，自覺接受監(jiān)督。嚴格執(zhí)行詢價、比價、議價程序。杜絕程序外議事。三不：不接受供應商各種招待；（不吃請、不接受禮品、不接受禮金）不用私人電話聯系業(yè)務；不參加影響公司采購業(yè)務的各項活動。禮儀性物品、禮金一律上交。嚴格遵守保密制度，不向無關人員泄露業(yè)務內容。定期學習業(yè)務知識，不斷提高自身工作能力。嚴禁利用采購職權，吃、拿、卡、要，收受賄賂。罰則對利用采購職權，吃、拿、卡、要，收受賄賂。將追究經濟責任并予以開除，并保留采取法律措施，追究相關人員法律責任的權利。對違反采購流程，不進行詢價的，每次處以100—500元處罰；對詢價過程中弄虛作假，尋比價結果與實際采購價格相差較大的，單價500元以下，同規(guī)格、同型號、同廠家相差達到10元/單位或達到10%，處以100--500元處罰，單位價值在500元以上差異達到或超過2%的，每次處以500—2000元處罰。出以上特殊規(guī)定外，違反其他行為準則的，處以200元/次的處罰。未按時遞交發(fā)票的，每次處以200元處罰。發(fā)票丟失，普通發(fā)票能夠補開的，專用發(fā)票能夠取得開具方發(fā)票復印件的，每次處以300元處罰；發(fā)票丟失，普通發(fā)票不能補開的，處以發(fā)票稅點金額1.5倍，不超過1000元處罰，專用發(fā)票無法取得開具方發(fā)票復印件，又不能補開的處以進項稅額2倍2000元以下處罰。按約定應當取得發(fā)票而未取得的，比照發(fā)票丟失處理。對不按規(guī)定辦理出、入庫手續(xù)的，嚴禁事后庫管員私自給予補辦手續(xù)，一經發(fā)現對庫管員及業(yè)務人員分別處以200元/次處罰。對于不辦理入庫手續(xù)的，直接將采購物資交付使用人使用的，對采購執(zhí)行人每次處以300元處罰。由于工作疏忽、不負責任，提報采購量不準，造成多采購，能進行退貨的，對相關責任人處于發(fā)生費用1.5倍處罰，直接領導處以所產生費用50%處罰，主管領導處以3%處罰。由于工作疏忽、玩忽職守，提報采購需求不準，無法退貨造成資金占用的，對直接責任人處占用資金2%--10%處罰，直接領導處以3%處罰，主管領導處以1%處罰。由于工作疏忽，核實庫存量不準，導致多采購，雖然退貨，但產生額外費用的，對負直接責任的需求部門人員、倉儲部門人員共同承擔所發(fā)生費用1倍處罰，對倉儲負責人處以所發(fā)生費用5%處罰。由于工作疏忽，核實庫存量不準，導致多采購，無法退貨，導致資金占用的，對直接責任人處占用資金2%--10%，2000以下處罰，倉儲直接領導處以3%處罰。觸犯法律的，公司將根據實際情況，追究相關責任人法律責任。第十六條獎勵對工作認真負責，成績突出的人員，將根據績效考核情況，由所在部門提出申請，給予相應獎勵。第十七條本制度的由人力資源部門負責解釋。第十八條本制度于批準執(zhí)行之日起生效。公司采購管理制度及采購流程一、目的：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產的順利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內采購管理三、內容（一）總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。（二）基本流程：采購需求—尋找供應商—詢價、比價、議價—采購洽談—合同的簽訂—交貨驗收—質檢—入庫—計劃對賬—財務結算（三）采購流程圖如下：四、制度細則（一）采購需求的提請1、定義：采購需求是指某部門根據生產經營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。2、采購需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認真詳細、清楚的填寫采購申請單各項數據（重點要素見細則要求）。填寫后由填寫人簽字確認。由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認真詳細、清楚的填寫采購申請單各項數據（重點要素見細則要求）。填寫后由填寫人簽字確認。填報申請單部門審核總經理采購部由需求部門經理（負責人）進行審核，對申請采購的物品用途、數量、規(guī)格等進行審核確認，簽字后提交上一級主管領導?？偨浝砗炞峙鷾屎?，交由采購部進行采購。采購部收到經過簽字批準的采購申請書，要對申請書的內容進行核對，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數量、到貨日期進行確認。再根據庫存、采購在途等進行訂單數量的最終確認。確認后，進入采購環(huán)節(jié)。3、請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：請購的部門；請購物品所屬項目；請購的用途；請購的物品名；請購的物品數量；請購的物品規(guī)格；請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；請購物品的需求時間；請購如有特殊需要請備注；請購單填寫人；請購的部門負責人；請購單的審核人；財務審核人；公司總經理。4、請購單及其提請規(guī)定請購單應按照要素填寫完整、清晰

，由公司領導審核批準后報采購部門。請購部門在提交請購單時應要求采購部簽字接收，請購部門備份。涉及的采購物品種類、數量過多時可以以附件清單的形式進行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，申請部門必須作出書面說明。請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和補充的，應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。5、公司物資申請采購的提請部門公司生產經營所需的原材料、生產設備、輔件及其他物品由生產部門提請。公司設備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物品由生產部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產或其他生活及辦公項目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收采購部在接收請購單時應檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購是否經過公司領導審批。接收請購單時應遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購、圖紙及技術資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。聯系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應及時通知申請采購的部門。7、請購單的分工處理核對過的請購單，采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。對于緊急采購項目應優(yōu)先處理。無法按照申請部門需求日期完成采購的，應通知申請部門。重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。8、采購周期的規(guī)定根據采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應的采購周期。請購部門應按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批流程，以便采購部門能按時完成采購。采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因。遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）詢價及其規(guī)定詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數量、名稱，了解其技術要求，遇到問題要應及時與請購部門溝通。屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購。對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。所有采購項目上必須向生產廠家或供應商直接詢價，原則上盡量不通過其代理或各種中介機構詢價。對于請購部門需求的物資或設備如有品質相同，成本較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經被選用，做績效考核加分。對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應該發(fā)現，采購物品有新產品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應負責。采購對使用部門提出修改性建議，一經被選用，做績效考核加分，使用部門相應的減分。遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額較大的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放標書。詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價。除固定資產外，根據單次采購金額的不同，選擇供應商詢價、供應商參與比價或招標采購的供應商數量也要不同。金額大的，公司相關領導參與監(jiān)督。比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。比價采購或招標采購應按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價。在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。（三）比價、議價對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。（四）比價、議價結果匯總比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總。比價、議價結果匯總應按照規(guī)定的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。采購物品的名稱、規(guī)格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認文件是合同不可分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運輸要求。合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明。付款方式。交貨期。質量保證期。質量要求及規(guī)范。違約責任和解決糾紛的辦法。雙方的公司信息。其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任。擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低。如物品訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時，務必請廠商派代表來場協(xié)助清點。質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期。詳細約定發(fā)票的提供時間及要求。針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款、調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款。違約責任一定要詳細、具體。比價匯總相關表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作。合同簽定前應按照規(guī)定的格式對合同初稿進行巡簽審查。合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的所有合同應及時報送財務部門。（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程（2）付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時應參照公司財務報銷流程及資金支出審批流程的相關規(guī)定執(zhí)行。按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款。按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應按財務部要求填寫相關資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務部付款。財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。（3）合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約。合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。（七）驗收入庫與退貨（1）驗收流程（2）報驗供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收。對于不同類型的物品驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行。質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時進行質檢，并出具質檢結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。（3）入庫公司所有的生產材料、設備入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收。采購的物品在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。質檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受，并妥善保管。質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單。質檢合格后的固定資產及服務按照公司規(guī)定不入庫。（4）退、換貨質檢部門驗收不合格的物品，由采購負責人與供應商進行協(xié)調，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進行細分類標注并建立不合格采購品名錄，做為供應商管理評估的依據。因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時告知請購部門。如急需，根據具體情況做其它應對準備。采購管理制度一、目的：為加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續(xù)供應，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司對外采購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的采購（以下統(tǒng)稱為采購物品）。三、職責權限1、總經理負責采購管理制度的審批；2、副總、財務總監(jiān)負責采購管理制度的審核；3、經營性固定資產、材料、配件等物品（物資），非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源與后勤部負責。四、采購原則1、詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。2、一致性原則：采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審核后，差值不得超過請購量的5—10%。3、低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現最優(yōu)化采購。4、廉潔原則：（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學習，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標采購原則：凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整采購價格。6、審計監(jiān)督原則：采購人員要自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監(jiān)督和質詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工績效考核制度》等進行處罰直至追究其法律責任。五、采購流程1、采購申請：物品（物資）需求部門根據生產或經營的實際需要，由企管部負責采購物品每月25日前、由人力資源與后勤部負責采購物品每季度最后一個月25日前提出采購申請，填寫《請購單》，請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求。按采購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批準后交人力資源與后勤部采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應于2個工作日內將意見反饋給采購申請部門。2、詢價比價議價：（1）每一種物品（物資）原則上需兩家以上的供應商進行報價。（2）采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行采購。（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。3、樣品提供和確認：（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣品后，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。（2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。4、供應商選擇：（1）具有合法經營主體者。（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認可的供應商。采購人員須建立供應商信息臺帳。5、合同簽定：（1）供應商經送樣審查合格后，由人力資源與后勤部與選定的供應商簽訂合同。（2）交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據合同的核定條款進行處理。6、進度跟催（1）為確保準時交貨，采購人員應提前采用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。（2）若采購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應商確定新的交貨期，并知會需求部門。7、驗收入庫：采購物品（物資）到公司后，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格后，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，由驗收部門通知人力資源與后勤部，2日內辦理換（退）貨手續(xù)。8、對帳付款：采購物品（物資）辦理入庫后，由采購人員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。六、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。采購單申請單位：申請日期：年月日編號：序號物品名稱廠家/品牌緩急程度規(guī)格型號單位需求數量用途需用日期庫存請購數量備注經辦人：部門負責人：申請部門分管領導：財務總監(jiān)：總經理：庫管：詢價記錄表編號：序號物料名稱規(guī)格/質量標準付款及開票方式單位數量單價合計報價單位報價人聯系方式擬定供應商采購員：人力資源與后勤部負責人：財務總監(jiān)：總經理：采購物品驗收單編號：序號品名規(guī)格型號單位數量驗收意見請購單號驗收部門負責人：驗收經辦:公司采購管理制度1總則1.1為加強公司的采購管理，明確采購責任，規(guī)范采購工作，簡化采購流程，為公司的生產經營及營銷渠道的產品供應鏈提供適質、適時、適量、適價、適地的物資和服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。1.2本制度適用于公司的物資采購、物流采購、外協(xié)加工、技術服務等各類經濟往來業(yè)務。1.3公司采購管理工作以優(yōu)質的質量、合理的價格、準時的交貨期、先進的技術、滿意的服務為宗旨，以最大限度維護公司利益為原則。1.4采購人員在遵守國家有關法律法規(guī)的情況下，嚴格按照本制度對采購工作進行管理。2職責2.1采購部是公司物資采購的歸口管理部門，負責物資需求信息的匯總、提出采購申請、制訂采購計劃、供應商選擇與管理、價格談判、參與采購驗收及結算付款申請等工作。采購部主要職責如下：掌握公司所需主要物資的市場行情，依據市場趨勢加以分析，為公司領導及有關部門提供決策信息，以利于控制和降低生產成本。掌握物資供應來源，對每項供應渠道加以調查，配合公司相關部門建立完善的供方管理系統(tǒng)，并實施對供方的考評。參與物資采購詢價、比質、比價。根據采購計劃安排實施采購工作，確保及時準確，保質保量地完成物資采購計劃。對采購物資的數量及質量負責，并對質量異常和質量糾紛妥善公正地處理。負責對物資采購付款的審查。負責建立人員培訓計劃并在實際工作中不斷地提高每個員工的工作能力和業(yè)務素質。2.2物資需求部門填制物資需求單，經部門主管審批簽字后報采購部匯總審核。2.3質檢部負責采購物資的質量檢驗，出具驗收報告等工作。2.4倉儲部協(xié)助開展物資驗收工作，辦理物資入庫手續(xù)及進行物資登記與保管。2.5財務部負責按采購合同進行采購付款審核、辦理付款作業(yè)并做相關賬務處理。3管理原則采購作業(yè)需明確各不相容崗位職責分離的原則，以達成有效的采購制約與監(jiān)督。3.1請購與審批崗位分離。3.2供應商選擇與審批崗位分離。3.3采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離。3.4采購、驗收與記錄崗位分離。3.5付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。3采購方式及限額3.1招標采購3.1.1招標采購適用對于大宗、貴重和批量性物資的采購。3.1.2對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規(guī)格、數量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標押金等信息予以詳細列表，登報公告3.1.3在規(guī)定時限內收齊投標供應商的標書并準備開標工作3.1.4根據供應商報價、服務等進行評標，確定中標單位3.1.5招標及競爭性談判采購至少有三人以上的單數人員參加，其中應有法律事務、質量、技術、財務、審計人員參加，并且利用專家參與技術等談判。談判記錄應有參加人員的最終意見及簽字。3.1.6招標過程出現舞弊行為或結果高于底價時，采購人員有權廢標，以議價處理3.2詢價采購3.2.1詢價采購適用于對不列入招（議）標、定點采購范圍的物資，公司采取詢價方式選定供應商。3.2.2詢價采購應對三家以上的供應商提供的報價、技術配置、質量體系進行比較，以確保所采購物資的價格具有競爭性。（緊急采購、戰(zhàn)略合作采購、定點采購、近期已采購并確認的同類物資不受此限）。3.2.3詢價采購過程中，應對公司已評審供應商體系內的不同廠家優(yōu)先進行詢價，必須有詢價以外人員參與價格談判及供應商的選擇，詢價單要有相關人員簽字確認。3.3定點采購（期限合作采購）3.3.1對采購頻繁，年積累采購量較大，已構成穩(wěn)定供應來源，并且難以通過招標進行采購的物資，應采取定點采購方式選擇供應商。3.3.2定點供應商應通過招標的方式確定。公司通過招（議）標方式確定物資供應定點供應商，通過招標談判一次性確定下年度該物資供應量和供應價格，下年度執(zhí)行中由定點供應商在合同期內按合同價格對招標項目進行定點供應，不得任意變更。3.3.3根據需要，針對某一類物資可確定一家或兩家定點供應商。3.3.4公司采購部和其他相關人員組成聯合小組對供應商進行考查，確定的定點供應商，經批準后列入供應商評審體系。定點供應商每年考察一次，隨時進行抽查比價。3.4緊急采購3.4.1緊急采購必須附有形成緊急采購的書面說明，并經采購部經理審批。3.4.2建立緊急采購的綠色通道，對于緊急合同，公司相關部門先予以通過，之后進行追蹤審核。3.5戰(zhàn)略合作采購戰(zhàn)略合作采購是指已經與供應商簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議的采購。4采購業(yè)務流程4.1采購計劃（申請）4.1.1采購計劃必須按照公司銷售計劃、生產計劃、長遠規(guī)劃等專項資金計劃、庫存管理、廠商情況及采購管理的實際編制，采購主體單位編制計劃，各計劃編制主體審核匯總后編制公司采購年、月采購計劃。4.1.2采購部門應根據公司下達的年度、月度工作任務情況制訂出生產運營發(fā)展所需的物資用量計劃，確保本部門計劃符合運營和發(fā)展的需要。4.1.3倉儲部相關人員根據庫存情況向采購部提供相關存貨數據，并提供相關物資的采購預警。4.1.4采購主體相關單位匯總各部門的物資用量計劃，并根據庫存對其進行修正后，編制年度、月度采購申請計劃，報相關權限范圍內的領導審批。4.1.5采購部主管根據采購物資的性質和用途，安排專人負責對口采購。4.1.6需要緊急采購的物資要有明確的標識，以便優(yōu)先辦理。4.1.7采購計劃（申請）審批原則采購申請按權限規(guī)定，逐級審批，總經理行使最后審批權。審批內容主要是確定是否應采購、按什么標準采購以及采購的數量、質量。審批的經濟性原則是指在滿足公司生產經營需求的前提下最大限度地減少開支。4.2采購詢價、比價、議價4.2.1物資采購要充分了解所采購物料的品名、標準、規(guī)格型號以及相關的技術參數，并與使用部門進行有效溝通。4.2.2物資采購必須優(yōu)先從供應商體系中選擇，優(yōu)先在供應商體系中進行詢價、議價，并且有詳細的分項報價單（須標明自制或外購）。4.2.3選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產廠商、代理商、經銷商的順序選擇。4.2.3要充分考慮是否有其他更為有利的替代品。4.2.4詢價、比價、議價應重點考慮市場價格的波動、采購次數和采購數量的增加、供應商自身的產品成本的高低、預測市場供應是否發(fā)生變化等因素。4.2.5采購人員詢價、議價完成后，于《請購單》上填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。4.2.6采購部經理進行審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經理親自與供應商議價，并將議價結果報公司總經理審批。主管副總、總經理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。4.3訂購與合同的簽訂、審批4.3.1對供應商經過有效的選擇后，應及時簽訂買賣合同，合同中的條款按公司合同管理的有關規(guī)定執(zhí)行。4.3.2采購部相關人員與備選供應商談判，主要以產品規(guī)格、交貨期確認、價格和后期服務為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。4.3.3采購部根據審批結果選定供應商，并擬定采購合同。采購部協(xié)同生產部、質檢部、財務部、法務人員等對采購合同交進行交叉復核，同時關注合同中技術、標準、商務與采購合同的對應復核工作。對大型采購及重大金額采購時，召開采購合同評審會，對采購合同進行評審，提出評審意見，并確定供應商的采購份額。4.3.4若采購合同金額在總經理審批權限內，采購合同由公司總經理批準執(zhí)行；若采購合同金額超出總經理審批權限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。4.3.5采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執(zhí)行采購，并將《采購申請表》和采購合同轉交財務部進行結算付款。4.3.6采購部門要按照公司合同管理的有關規(guī)定，本著減少合同糾紛、避免合同陷阱、規(guī)避合同風險的目的，使合同更規(guī)范、更有利于維護公司利益。4.3.7采購合同應盡可能延長售后服務時間，提供優(yōu)質服務，減少售后服務費用。在相同條件下同質、同類及不同類產品盡量在一家采購。4.3.8采購過程中充分考慮產品的標準化。4.3.9采購合同簽訂后實行動態(tài)管理，隨時掌握合同進展情況，建立“采購臺賬”，及時跟催并督促供應商保質、保量、按時交貨。4.4入庫驗收、付款4.4.1物資運達后，倉儲部人員應憑供應商提供的各種物資發(fā)票及相關單據，及時向倉庫辦理入庫驗收手續(xù)。凡購入物資，均應做到憑單據接收。接收時，應配合質檢部門當場檢驗質量、規(guī)格、等級，協(xié)助保管員核對品種、規(guī)格、產地、生產廠家、數量等。4.4.2對于所有抵運公司的物資，應立即組織安排提貨，并及時通知檢驗部門和倉庫部門辦理入庫驗收手續(xù)，避免造成損壞、丟失和發(fā)生暫存、保管等費用，以壓縮采購成本。4.4.4倉儲人員應將物資入庫單、質檢部門出具的檢驗、計量、化驗等相關單據以及發(fā)票、采購計劃單等原始憑證履行審批手續(xù)后，及時送交財務部門，按照合同的約定辦理付款事宜。4.4.5集團公司及各單位按照支付權限進行審批采購款項。4.4.6需支付預付款的，按采購合同約定填寫付款申請單。4.4.7質保金付款應依據質保期驗收單及采購合同填寫付款申請單。4.4.8每月28日前采購部根據應付帳款余額及下月采購情況向財務部報送經總經理審批的應付款月計劃報表。4.5退貨及索賠4.5.1如果在驗收過程中發(fā)現品種、質量、規(guī)格、產地、生產廠家、等級、數量等方面與采購要求不符合，采購部門應及時要求換貨、退貨及索賠。4.5.2屬于供應商責任的，在規(guī)定的異議期內采購人員應及時告知對方，并在合同規(guī)定的期限內及時辦理退貨、換貨、補貨、修理、減少價金等相關事宜。對質量達不到要求的將“不合格品通知單”、“退貨通知單”發(fā)給對方，對造成損失的將“損失索賠通知書”發(fā)給對方，一并要求對方以書面加蓋有效印鑒的形式回復，妥善保存相關證據。5供應商管理5.1供應商選擇程序5.1.1采購人員應不定期收集供應商信息，收集內容包括供應商的資質、經營范圍、服務質量等。5.1.2采購人員應從生產需求、價格、質量、服務、數量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商，詳細登記供應商各方面的情況。5.1.3采購部經理根據考察情況初步篩選符合的供應商，分析各供應商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應商。5.1.4采購部相關人員與備選供應商談判，主要以產品規(guī)格、交貨期確認、價格和后期服務為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。5.1.5采購部相關人員根據談判結果擬定供應商選定方案，報總經理審批。5.1.6采購部根據審批結果選定供應商，并擬定采購合同。5.2管理原則5.2.1規(guī)模相當原則a、根據供應商的管理水平、產品供應鏈的管理要求、對供應商的了解程度、有多家供貨的自由競爭市場，應考慮規(guī)模相當的供應商進行招標比價。b、規(guī)模過小的供應商，其產品的質量、技術、售后服務等可能達不到公司規(guī)定的要求，應謹慎選擇。5.2.2半數比例原則。采購數量不能超過供應商產能的50%，避免因該供應商產品出現質量問題，影響到公司產品供應鏈的正常運行。5.2.3供應商數量控制原則為避免受制于供應商，且保持供應商的相對穩(wěn)定性，降低采購和管理成本，提高采購效率，對同一種類的物資采購，應該將供應商盡量保持到1-3家，且有主輔之分。5.2.4供應鏈戰(zhàn)略原則對只有幾家供應商可供選擇的有限競爭市場及壟斷產品的獨家市場，采取戰(zhàn)略合作原則，公司與供應商建立長期合作關系，以獲取更好的質量、更緊密的伙伴關系、更快的交貨期、更低的成本、更多的支持。從長遠看，更能適應和滿足公司產品供應鏈的需求，應與之簽署戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議。5.2.5對現有供應商進行有效整合，減少供應商數量，尋找新的優(yōu)秀供應商。淘汰不合格供應商。5.3評審制度5.3.1供應商評審制度的核心是供應商的資格要求，包括業(yè)績、資質、生產能力、質量、交貨期、價格、服務等。5.3.2供應商評審制的目的是篩選優(yōu)質供應商，淘汰不合格供應商；評審的供應商擇優(yōu)選擇。5.3.3以采購部為主導，生產、技術、質檢等部門組成考核小組，共同選定2-3家供應商（戰(zhàn)略合作伙伴供應商除外），經各公司負責人審批后，方可作為合格供方的供應商。5.3.4對于致力于雙方共同發(fā)展的、有較高的商業(yè)信譽、產品符合標準的合格供應商采取優(yōu)先進入原則。5.3.5對于實行供應商評審體系以前合作過的供應商，經過評價后可以優(yōu)先進入評審體系。5.3.6所有進入體系的供應商應本著無償進入的原則。5.3.7對不符合評審體系的供應商由采購部牽頭，會同生產、技術、質檢等跨部