ERP系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范

ERP系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了企業(yè)資源計劃(以下簡稱ERP)系統(tǒng)(包括采購、物料、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量、銷售、設備、項目管理等子系統(tǒng))的電子文件收集、整理、歸檔和電子檔案保管、存儲、統(tǒng)計、利用、鑒定與處置等要求。本文件適用于ERP系統(tǒng)電子文件白檔和電子檔案管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求13檔號編制規(guī)則38檔案級可錄類光盤CD-R,DVD-R,DVD+R技術要求和應用規(guī)范DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術要求和應用規(guī)范DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。對企業(yè)物流、資金流、信息流進行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)(3.1)形成、傳輸和存儲的各種數(shù)字格式信息記錄。具有憑證、參考和保存價值并歸檔保存的ERP系統(tǒng)電子文件(3.2)4.1使用ERP系統(tǒng)的單位應建立和完善ERP系統(tǒng)電子文件的收集、整理、白檔和電子檔案保管、存儲、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等管理制度，采取可靠的技術和措施，確保ERP系統(tǒng)電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。4.2應將ERP系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入檔案、業(yè)務、信息化、保密等相關部門和人員崗位職責，明確分工、相互協(xié)作4.3ERP系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)及其運行網(wǎng)絡的安全防范，應符合國家網(wǎng)絡安全等級保護有關的要求。4.4符合國家有關規(guī)定形成(或接收)并按照本文件管理的ERP系統(tǒng)電子文件，可僅以電子形式歸檔5.1檔案部門5.1.1會同業(yè)務部門確定ERP系統(tǒng)電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限。5.1,2參與ERP系統(tǒng)建設，提出ERP系統(tǒng)電子文件歸檔功能、歸檔方式、歸檔格式、歸檔時間和“四性”(真實性、完整性、可用性、安全性)檢測等要求5.1.3負責ERP系統(tǒng)電子檔案的保管、存儲、統(tǒng)計、利用、鑒定與處置，并對ERP系統(tǒng)電子文件歸檔工作進行指導和監(jiān)督。5.2業(yè)務部門5.2,1協(xié)助檔案部門確定ERP系統(tǒng)電子文件的歸檔范圍與電子檔案保管期限。5.2.2負責ERP系統(tǒng)電子文件收集、整理、移交歸檔工作。5.2.3配合檔案部門開展ERP系統(tǒng)電子檔案整定工作。5.3信息化部門5.3.1負責將ERP系統(tǒng)電子文件歸檔功能建設和電子檔案管理信息系統(tǒng)建設列人企業(yè)信息化規(guī)劃，并組織實施。5.3.2負責為ERP系統(tǒng)電子文件歸檔功能和電子檔案管理信息系統(tǒng)提供開發(fā)、運行維護等技術支持。5.4保密部門負責ERP系統(tǒng)電子文件歸檔和電子指案管理過程中相關保密工作的監(jiān)督與檢查。6.1收集范圍6.1.1根據(jù)企業(yè)實際情況確定ERP系統(tǒng)電子文件歸檔范圍(見附錄A),并按歸檔范圍進行收集。6.1.2ERP系統(tǒng)電子文件及其組件應齊全、完整，內(nèi)容信息與其形成時保持一致6.1.3以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時，應同時收集專用軟件，技術資料、操作手冊等。6.2元數(shù)據(jù)收集6.2.1ERP系統(tǒng)電子文件收集時應完整捕獲元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)項的設置見DA/T46.企業(yè)可根據(jù)情況自行擴展元數(shù)據(jù)。6.2.2元數(shù)據(jù)的捕獲方式和捕獲節(jié)點應在ERP系統(tǒng)和電子檔案管理信息系統(tǒng)設計與開發(fā)過程中進行規(guī)劃和實現(xiàn)。6.3收集時間業(yè)務單據(jù)和報表辦結后1個月內(nèi)完成收集，其他電子文件收集時間不應晚于次年6月30日。6.4歸檔格式6.4.1ERP系統(tǒng)電子文件應形成相應獨立格式的電子文件進行歸檔。6.4.2ERP系統(tǒng)歸檔電子文件的格式應具備開放、不郵定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用性，以通用格式收集、歸檔或轉換成通用格式歸檔，歸檔格式要求如下a)結構化數(shù)據(jù)可轉換為符合歸檔要求的版式文件，或以XML、XIL.S、DBF等格式的文件歸檔，為方便解析和統(tǒng)計，以版式文件歸檔時可同步歸檔XML,文件；b)二維圖樣文件以原始格式和ODF/A或PDF/A格式同時歸檔，三維數(shù)模文件以原始格式和STEP及輕量化可視化格式同時歸檔。6.5收集方式ERP系統(tǒng)生成歸檔信息包，通過接口自動收集，接口方案見附錄B.6.6.1接收時應對歸檔信息包進行“四性“檢測，檢測內(nèi)容和方案按照DA/T70相關規(guī)定執(zhí)行。6.6.2檢測不合格的歸檔信息包應拒收，并向ERP系統(tǒng)發(fā)送拒收原因，業(yè)務部門核實修正后重新推送。6.6.3對通過檢測的歸檔信息包進行解析，將元數(shù)據(jù)、電子文件、各類關聯(lián)關系按照約定規(guī)則寫入電子檔案管理信息系統(tǒng)。7.1.1應遵循文件材料形成規(guī)律進行組件，參照如下規(guī)則：a)憑證及附件組成一件b)采購詢價單、報價單組成一件：c需審核的業(yè)務單據(jù)與審核單組成一件；c)設備檢(維)修相關業(yè)務單據(jù)按次組件；D固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)編號組件，同一編號的固定資產(chǎn)卡片組成一件g)項目范圍的定義文件和變更文件組成一件。7.1.2件內(nèi)文件一般按照業(yè)務單據(jù)在前、關聯(lián)單據(jù)在后的順序排列。憑證在前，附件在后；采購詢價單在前，報價單在后；審核單在前，需審核的業(yè)務單據(jù)在后；合同在前，附件在后；項目范圍的定義文件在前，變更文件在后：關聯(lián)多種業(yè)務單據(jù)的，按照業(yè)務流程先后排序。7.1.3文件題名可按"責任者+文件編號(或日期)+業(yè)務子系統(tǒng)十業(yè)務單據(jù)(或報表)名稱"的規(guī)則自動編制(見示例)。7.2保管期限劃分7.2.1ERP系統(tǒng)電子文件歸檔時應劃定保管期限，保管期限分為水久和定期，定期一般為30年和10年，具體見附錄A7.2,2電子文件名稱與附錄A不一致或未列出的，參照相關門類檔案管理規(guī)定劃分保管期限。7.3.1分類規(guī)則ERP系統(tǒng)電子文件可獨立形成ERP系統(tǒng)電子檔案類集中管理，也可根據(jù)其內(nèi)容歸入相應檔案門7.3.2集中管理7.3.2.1分類方法電子文件可按業(yè)務子系統(tǒng)、文件類型、年度等實施多級分類。以制造業(yè)為例，參照如下規(guī)則。a)按業(yè)務子系統(tǒng)分類，即按照產(chǎn)生ERP系統(tǒng)電子文件的業(yè)務子系統(tǒng)分類(見表1)。表1按業(yè)務子系統(tǒng)分類的電子文件分類示例b)按年度分類，即按照ERP系統(tǒng)電子文件的形成年度分類。c)按文件類型分類，即按照ERP系統(tǒng)電子文件反映的文件類型分類(見表2)。表2按文件類型分類的息子文件分類示例7.3.2.2分類方案集中管理可按照以下方法進行分類：a)業(yè)務子系統(tǒng)(或文件類型)一年度分類法：升級、更新導致ERP系統(tǒng)電子檔案不可讀取的風險，應對ERP系統(tǒng)電子檔案進行遷移。9.5ERP系統(tǒng)電子檔案遷移前應進行遷移可行性評估，包括目標載體、系統(tǒng)、格式的可持續(xù)性、安全性、經(jīng)濟性評估，并保證遷移過程中ERP系統(tǒng)電子檔案真實、完整，過程可控，防止遷移過程中ERP系統(tǒng)電子檔案信息丟失或被非法算改。10統(tǒng)計與利用應按照全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查制度及本單位實際需要，對ERP系統(tǒng)電子檔案進行統(tǒng)計。10.2.1檔案部門應會同業(yè)務部門制定詳細的電子檔案利用權限規(guī)定，利用權限應在電子檔案管理信息系統(tǒng)中實現(xiàn)。超權限利用時應進行審批，并保證利用過程中電子檔案不被非法篡改10.2.2電子檔案可根據(jù)授權通過電子檔案管理信息系統(tǒng)在線或離線提供利用，并通過日志或其他方式記錄利用過程，記錄信息包括利用者、利用方式、利用目的、檔號、文件題名、利用時間等。10.2.3可實現(xiàn)具有ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)特點的業(yè)務單據(jù)鏈式檢索方式，具體方式如下a)采購業(yè)務鏈檢索；訂購合同→驗收抵庫單→業(yè)務報支單→付款申請單→記賬憑證(應付):b)銷售業(yè)務鏈檢索，銷售訂單→發(fā)貨通知單→裝車作業(yè)單→質(zhì)保書→質(zhì)量鑒定書→異議處理通知單→異議協(xié)議書→銷賬→結算單→記賬憑證(應收)。10.2.4應實現(xiàn)符合ERP系統(tǒng)電子檔案特點的組合檢索，參照如下方式。a)設備分層檢索：公司一廠礦一生產(chǎn)線—區(qū)域一設備；b)工程項目檢索：公司一立項年度一項目類型一項目一項目投資控制分解結構；c)報表檢索：對歸檔的ERP報表，按照不同業(yè)務子系統(tǒng)劃分成工程系統(tǒng)報表、物料系統(tǒng)報表、原料系統(tǒng)報表、質(zhì)量系統(tǒng)報表、生產(chǎn)系統(tǒng)報表、銷售系統(tǒng)報表、設備系統(tǒng)報表等，分別查詢檢索。10.2.5檢索結果呈現(xiàn)應包括必要的元數(shù)據(jù)、電子檔案全文和關聯(lián)關系。11鑒定與處置11.1應根據(jù)業(yè)務規(guī)則組織開展到期電子檔案鑒定工作。11.2對經(jīng)鑒定后確無保存價值的電子檔案進行銷毀，銷毀時應先登記、編制清冊，并按有關規(guī)定履行審批手續(xù)后，再將電子檔案進行物理刪除，物理剛除時應由業(yè)務部門、檔案部門共同監(jiān)督，銷毀清單及記錄打印存檔。11.3經(jīng)鑒定，仍雷纏續(xù)保存的ERP系統(tǒng)電子檔案，應重新劃定保管期限，繼續(xù)保存。12系統(tǒng)建設12.1ERP系統(tǒng)應與電子檔案管理信息系統(tǒng)相銜接，具有電子文件歸檔接口，接口功能見附錄B。12.2電子檔案管理信息系統(tǒng)功能應符合GB/T29194、GB/T39784的相關規(guī)定，并具有接口功能，接口功能見附錄B。(資料性)ERP系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表本附錄列出ERP系統(tǒng)電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，表A,1是采購管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.2是物料管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.3是生產(chǎn)計劃管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.4是設備管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.5是質(zhì)量管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.6是銷售管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，A.7是項目管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，A.8是主數(shù)據(jù)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，供企業(yè)制定ERP系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表時參考。表A,1采購管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.2物料管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.3生產(chǎn)計劃管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與1234567893表A,4設備管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.5質(zhì)量管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表1234質(zhì)保書(重要)5質(zhì)保書(一般)67異議處理通知單(重要)8異議處理通知單(一般)9異議協(xié)議書(重要)異議協(xié)議書(一般)表A,6銷售管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期123456789表A.7項目管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.7項目管理子系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表(續(xù))表A.8主數(shù)據(jù)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789內(nèi)控審批流信息后臺后臺服務層B.2.1ERP系統(tǒng)接口功能n)歸檔前將待歸檔ERP系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)按推薦格式封裝成歸檔信息包b)能夠嵌入分類方案和組卷方案，業(yè)務部門人員可根據(jù)電子文件內(nèi)容選擇生成類號和檔號c將歸檔信息包傳輸至指定位置(或者調(diào)用對方接口),傳輸過程中歸檔信息包信息不丟失、不被D能夠?qū)⑸?、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理信息系統(tǒng)，確保ERP系統(tǒng)電子文件與電子檔案管理信息系統(tǒng)電子檔案狀態(tài)保持一致；h)白檔接口具備通過定制作業(yè)等方式，實現(xiàn)按照傳輸標準、頻次、時間自動完成傳輸動作的電子檔案管理信息系統(tǒng)接口功能如下：a)接收ERP系統(tǒng)傳遞來的數(shù)據(jù)包(或者從指定位置提取數(shù)據(jù)),并正確解析；反饋檢測結果及不