研究院會(huì)議室管理制度

研究院會(huì)議室管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)研究院會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定本制度。

一、本制度適用于研究院所有會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)。

二、會(huì)議室的管理應(yīng)遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則，充分利用信息化手段，提高會(huì)議室使用效率。

三、研究院各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四、研究院辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)工作，并對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

五、會(huì)議室的使用應(yīng)遵循以下原則：

1.優(yōu)先保障研究院重要會(huì)議和重大活動(dòng)。

2.提倡跨部門合作，共享會(huì)議室資源。

3.鼓勵(lì)利用會(huì)議室開展學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)等活動(dòng)。

4.合理安排會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議室資源浪費(fèi)。

六、會(huì)議室管理人員應(yīng)具備以下職責(zé)：

1.負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)。

2.確保會(huì)議室設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。

3.提前做好會(huì)議室的預(yù)約、安排工作。

4.會(huì)后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、整理。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，研究院辦公室可根據(jù)實(shí)際情況予以解釋和補(bǔ)充。

八、各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，對(duì)違反規(guī)定的行為，將按照研究院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

九、本制度的解釋權(quán)歸研究院辦公室所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約

1.會(huì)議室預(yù)約采用線上預(yù)約方式，各部門需提前三個(gè)工作日登錄研究院會(huì)議室管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約。

2.預(yù)約時(shí)需填寫會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.會(huì)議室預(yù)約遵循先到先得的原則，如遇到?jīng)_突，研究院辦公室有權(quán)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前至少兩天，通過郵件、短信或電話等方式通知參會(huì)人員。

2.通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保參會(huì)人員收到會(huì)議通知，并對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行參會(huì)確認(rèn)。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員簽到，確保簽到表真實(shí)、完整。

2.簽到表需由會(huì)議組織者留存，以備后續(xù)查詢。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議組織者應(yīng)按照預(yù)定議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、高效。

2.會(huì)議議程可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，但需征得參會(huì)人員同意。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，記錄會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，會(huì)后及時(shí)整理歸檔。

六、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策需遵循民主集中制原則，充分討論，形成共識(shí)。

2.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)以書面形式明確，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

3.會(huì)議決策的實(shí)施和跟蹤落實(shí)由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)。

七、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)價(jià)會(huì)議效果，收集參會(huì)人員的意見和建議。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要、決策結(jié)果等資料整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上傳至研究院會(huì)議室管理系統(tǒng)。

八、會(huì)議延期或取消

1.如需延期或取消會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并說明原因。

2.會(huì)議延期或取消的通知需通過郵件、短信或電話等方式告知參會(huì)人員，并做好記錄。

九、會(huì)議保密

1.會(huì)議內(nèi)容涉及研究院內(nèi)部信息或敏感事項(xiàng)，參會(huì)人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要、決策結(jié)果等資料的保密性，防止信息泄露。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議組織者審核，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，并通過郵件、研究院內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式通知參會(huì)人員。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議決策應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，確保決策得到有效執(zhí)行。

3.責(zé)任部門應(yīng)制定具體的實(shí)施方案，并定期匯報(bào)進(jìn)展情況。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.研究院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和評(píng)估。

2.跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行不力或存在問題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋，并提出改進(jìn)措施。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、分析和調(diào)整。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照研究院檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，應(yīng)方便參會(huì)人員查閱，以便于了解會(huì)議內(nèi)容、跟蹤決策執(zhí)行情況。

3.如需查閱會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)向研究院辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行查閱。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新，確保決策執(zhí)行的連續(xù)性和完整性。

2.更新的會(huì)議紀(jì)要需重新發(fā)布，并通知相關(guān)人員進(jìn)行查閱。

3.會(huì)議組織者應(yīng)積極收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效果。

六、會(huì)議紀(jì)要的考核與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況將作為各部門和人員績(jī)效考核的依據(jù)之一。

2.對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行到位、效果顯著的部門和個(gè)人，研究院將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

3.對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行不力、造成不良影響的部門和個(gè)人，研究院將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循預(yù)約制度，未經(jīng)預(yù)約不得擅自使用。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得吸煙、亂丟垃圾。

3.會(huì)議室內(nèi)不得大聲喧嘩，影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域。

4.會(huì)議室使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源、投影儀等設(shè)備，確保消防安全。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、改裝或帶出會(huì)議室。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給會(huì)議室管理人員，以便及時(shí)維修。

三、會(huì)議室預(yù)訂與取消

1.會(huì)議室預(yù)訂需提前三個(gè)工作日，通過研究院會(huì)議室管理系統(tǒng)進(jìn)行。

2.如需取消預(yù)訂，請(qǐng)至少提前一個(gè)工作日通知會(huì)議室管理人員，以免造成資源浪費(fèi)。

3.會(huì)議室管理人員有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂，確保會(huì)議室資源合理分配。

四、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)研究院工作時(shí)間制定，原則上與研究院辦公時(shí)間同步。

2.特殊情況下，如需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，需提前申請(qǐng)并經(jīng)研究院辦公室批準(zhǔn)。

五、會(huì)議室安全與環(huán)保

1.會(huì)議室使用過程中，應(yīng)確保消防安全，遵守研究院消防安全規(guī)定。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查、維護(hù)。

3.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)注重環(huán)保，減少一次性用品的使用，提倡綠色會(huì)議。

六、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔和設(shè)備維護(hù)。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生打掃，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、舒適。

3.會(huì)議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，確保設(shè)備使用壽命。

七、會(huì)議室違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門和個(gè)人，研究院辦公室有權(quán)進(jìn)行制止、糾正。

2.情節(jié)嚴(yán)重的，將按照研究院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，直至追究法律責(zé)任。

3.鼓勵(lì)員工相互監(jiān)督，共同維護(hù)會(huì)議室