醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策(全文)

醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策(全文)摘要：現(xiàn)階段隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院的人事檔案管理也開始成為熱門話題。檔案關(guān)乎著一個(gè)人的一生發(fā)展，因此，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的要求有越來(lái)越高。人事檔案管理也屬于醫(yī)院日常工作的一部分，其管理水平的高低與人才分配的合理性之間有著密切的聯(lián)系，是牽一發(fā)而動(dòng)全身的結(jié)構(gòu)，若有人員變動(dòng)，嚴(yán)重的會(huì)造成不可預(yù)估的損失。本文針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事；檔案管理；改進(jìn)策略

一、人事檔案管理概述

人事檔案就是一種記錄的過(guò)程，需要從單位整體的內(nèi)容中，記錄員工從事的工作情況，記錄的特殊檔案。通過(guò)人事檔案可以全面了解一個(gè)人的思想覺悟以及工作履歷。因此人事檔案必須真實(shí)可靠，而且要由專門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理和分配。人事檔案管理工作要合理地配置以及使用人員，這樣才能確保用人單位的人才擁有較高素質(zhì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，社會(huì)各個(gè)行業(yè)也都已經(jīng)引入多媒體進(jìn)行管理工作，這樣人事檔案在管理上也可以變得更加快捷高效。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視。有不少人事檔案管理工作人員認(rèn)為，管理人事檔案工作跟企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不掛鉤，在工作中，該人員也會(huì)敷衍了事，并沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)。另外，人事檔案管理工作有機(jī)密性、政策性、專業(yè)性強(qiáng)等鮮明的特點(diǎn)，同時(shí)，人事檔案管理工作都需要專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，人事檔案存放區(qū)也相對(duì)獨(dú)立。還有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在選擇人事檔案管理人員時(shí)直接隨機(jī)選取，并沒有考慮其專業(yè)性或者由于人手不足，很多人事檔案管理人員都身兼數(shù)職，這樣無(wú)法保證全部精力投放在人事檔案管理工作中，工作效率也會(huì)大打折扣，出現(xiàn)相關(guān)的弊端，影響企業(yè)工作進(jìn)程，導(dǎo)致問(wèn)題的出現(xiàn)，造成不利的影響。2.檔案管理制度不完善。管理制度是管理人員能夠有效進(jìn)行工作的重要保證，要想提高人事檔案管理成效，就必然要有完善的人事檔案管理規(guī)章制度，并且還要有適當(dāng)?shù)娜藛T進(jìn)行監(jiān)督，這樣才能真正將工作落到實(shí)處。但是就現(xiàn)階段來(lái)看，很多醫(yī)院人事檔案管理中并沒有使用多媒體的信息技術(shù)，這樣導(dǎo)致在檔案的整理存放過(guò)程中效率非常低下。人事檔案材料包含很多步驟，有收集、整理、鑒別、歸檔、查閱及更新等，若有一處受到影響，其他各處都會(huì)隨之改變。這問(wèn)題的出現(xiàn)是一種常見現(xiàn)象，必須有效地預(yù)防，才能夠從一定程度上確保檔案管理工作高效快捷地完成。3.人事檔案管理技術(shù)較為滯后。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人事檔案管理技術(shù)也在不斷地發(fā)展著?，F(xiàn)階段很多醫(yī)院的人事管理工作內(nèi)容復(fù)雜、結(jié)構(gòu)煩瑣，已經(jīng)引入計(jì)算機(jī)的創(chuàng)新型模式。這種管理模式能夠?qū)?fù)雜化的信息快速錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，減少時(shí)間也提升了管理的水平和進(jìn)程。人事管理檔案只停留在了錄入階段，并沒有在調(diào)出、查詢等環(huán)節(jié)充分顯示出優(yōu)勢(shì)。但是在相關(guān)的內(nèi)容方面仍然有一定的不足，如停留在存檔的基礎(chǔ)階段，對(duì)于信息的錄入也沒有做好進(jìn)一步的檢索。雖然和人工效率相比有了一定的時(shí)間壓縮和效率提升，內(nèi)容不具備人性化的特點(diǎn)，效率提升、失誤降低，但是人工錄入始終比電腦更加人性化。4.檔案真實(shí)性存疑。醫(yī)院人事檔案管理中的收集、整理等環(huán)節(jié)都要以能夠提供完善的信息資料為目標(biāo)，但是目前的醫(yī)院在此方面服務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到此目標(biāo)。與其他管理工作相比，人事檔案管理普遍存在的輕利用、重保密的問(wèn)題，檔案資源及服務(wù)技術(shù)開發(fā)的意識(shí)都沒有得到良好的提升，即使有的醫(yī)院開展了檔案利用服務(wù)，但是也是由于查閱不方便等其他問(wèn)題，使該工作并沒有有效展開。比如在查閱某人的工資、職稱、簡(jiǎn)歷、自然情況等，很少有檔案管理人員詳細(xì)查看該人的檔案，這樣就造成了數(shù)據(jù)的不科學(xué)或者缺失。部分人員對(duì)信息不負(fù)責(zé)任，為了逃避自身的原因，虛報(bào)、漏報(bào)或者隱瞞，導(dǎo)致信息出現(xiàn)了不真實(shí)的情況，也可能出現(xiàn)對(duì)信息的私自刪改。這些做法都是錯(cuò)誤的，不利于檔案的保存，對(duì)檔案的真實(shí)性來(lái)說(shuō)十分不利，不能夠保證企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。

三、改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的有效對(duì)策

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想做好人事檔案管理工作，首先，領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視，并且選取合格的人負(fù)責(zé)檔案的管理工作。在實(shí)際的處理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)加大宣傳，讓相關(guān)人員了解檔案整理工作的艱巨性和不容錯(cuò)誤的重要性，這樣才能夠讓人員自主地確保檔案整理的準(zhǔn)確性以及對(duì)檔案信息的保密性。同樣，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作，采用多種監(jiān)督辦法，保證工作順利完成。比如建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期抽查檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，責(zé)任到人，及時(shí)解決，并且檔案局要為人事檔案管理工作提供必要的人力、物力、財(cái)力的保障。另外，從事人事檔案管理工作的人員要勤勞可靠，責(zé)任心強(qiáng)，作風(fēng)正派，領(lǐng)導(dǎo)可以定期委派這些專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)，從而不斷提高人事檔案管理水平。2.完善檔案管理制度，改變管理理念。針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的問(wèn)題以及社會(huì)群眾的需求，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度，制定一系列條例及辦法，并監(jiān)督落實(shí)到位。首先，建立健全人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案的收集、歸檔、轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出、修改、更新等制度要嚴(yán)格監(jiān)督，防止虛假材料進(jìn)入。其次，完善人事檔案整理工作。讓負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員更加科學(xué)全面地進(jìn)行檔案整理工作，確保工作水平優(yōu)秀。最后，要建立一系列規(guī)范的檔案管理流程，檔案的收進(jìn)要先找誰(shuí)再找誰(shuí)，更新時(shí)要在哪里備案，取出時(shí)要有材料提交，檔案調(diào)動(dòng)要有調(diào)檔函等，這些問(wèn)題都應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格的規(guī)章制度下進(jìn)行。在選拔提升的方面，需要對(duì)專業(yè)人員的素養(yǎng)做出綜合的考察，確保專業(yè)人員處理檔案信息時(shí)，能夠滿足先進(jìn)性的要求，確保準(zhǔn)確性。檔案的鑒定需要準(zhǔn)備基礎(chǔ)材料，也需要準(zhǔn)備專業(yè)技術(shù)資格任職有關(guān)材料和專業(yè)技術(shù)成果材料，這是檔案的鑒定中最主要的三個(gè)內(nèi)容。基礎(chǔ)材料是證明自身水平的必備內(nèi)容，包括個(gè)人的學(xué)歷學(xué)位證明、技術(shù)證明等等。專業(yè)技術(shù)資格認(rèn)證有關(guān)材料是申請(qǐng)這個(gè)工作必備的材料，需要包括申請(qǐng)表和報(bào)考表，以確保能夠高效融入，完成工作。專業(yè)技術(shù)成果材料則是屬于個(gè)人的著作與成果，為醫(yī)院的管理部門提供準(zhǔn)確的信息和錄入內(nèi)容。3.及時(shí)更新檔案管理技術(shù)，落實(shí)好檔案基礎(chǔ)工作?？萍嫉牟粩喟l(fā)展也應(yīng)當(dāng)聯(lián)系檔案管理技術(shù)的內(nèi)容，二者相輔相成，共同進(jìn)步。只有時(shí)代進(jìn)步推動(dòng)檔案信息技術(shù)管理的發(fā)展，才能夠確?？茖W(xué)有效的人事檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)管理的更新和創(chuàng)造，保證效率和質(zhì)量共存，資源共享，最大效益的滿足發(fā)展要求。更新技術(shù)是本質(zhì)的基礎(chǔ)，最主要的是在工作中落實(shí)好每一個(gè)環(huán)節(jié)，勤懇敬業(yè)，做好本職工作。第一，醫(yī)院需要及時(shí)更新技術(shù)環(huán)境。完善和升級(jí)人事檔案信息的管理要求，并結(jié)合當(dāng)今現(xiàn)狀，建立不同的體制以適應(yīng)發(fā)展。第二，建立相關(guān)的保護(hù)措施需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。以避免危險(xiǎn)內(nèi)容的侵入，影響信息的有效性和安全性。第三，醫(yī)院還要在財(cái)政上加大對(duì)人事檔案管理的投入，采購(gòu)必要的硬件設(shè)施來(lái)保障信息管理工作的順利進(jìn)行。當(dāng)然，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)也要大力支持，高度重視人事檔案的管理工作。首先，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)必須重視基礎(chǔ)保障的工作，采用科學(xué)手段有效解決人事檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，并且確保問(wèn)題不再發(fā)生。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)遵守人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，指派專業(yè)人員對(duì)紙質(zhì)的人事檔案資料進(jìn)行全面系統(tǒng)地整理分類，合理安排，并且要購(gòu)買統(tǒng)一的檔案盒對(duì)檔案進(jìn)行保管。對(duì)一些年代較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)人事檔案資料進(jìn)行整理，防止出現(xiàn)破損，如果紙張偏大，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行折疊處理。對(duì)于沒有裝訂的或者裝進(jìn)較窄的檔案，也應(yīng)當(dāng)重新裝訂，便于管理。最后，管理人員必須核對(duì)檔案的內(nèi)容，確保檔案完整無(wú)損以及封面沒有發(fā)生損壞，定期檢查和裝訂是否與預(yù)期相一致，將重要的信息放在重要的位置，方便查閱。嚴(yán)格按照排列的要求進(jìn)行整理，記錄不完善的內(nèi)容，或者存在遺漏的資料，及時(shí)記錄并反映給相關(guān)部門及時(shí)處理。4.嚴(yán)格做好人事檔案材料的收集、審核與整理工作。相關(guān)人員必須嚴(yán)格按照規(guī)章要求進(jìn)行工作，不得出現(xiàn)遺漏和疏忽的現(xiàn)象，科學(xué)有效的整理信息，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。在收集人事檔案資料時(shí)，不僅要考慮到員工的需求，還需要在滿足規(guī)章制度要求的基礎(chǔ)上擴(kuò)展數(shù)據(jù)資料。同時(shí)，還要建立與其他工作人員的聯(lián)系，建立科學(xué)化、系統(tǒng)化的工作體制，做好自身環(huán)節(jié)的工作。收集資料時(shí)，保證數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，不出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，并按照規(guī)定，放在合適的位置，做好記錄。必須嚴(yán)格做好檢查與完善的內(nèi)容，審核與整理工作，二者缺一不可，不能出現(xiàn)銜接失誤的問(wèn)題，以免造成嚴(yán)重的后果。整理內(nèi)容時(shí)也要科學(xué)合理，結(jié)構(gòu)層次清晰，裝訂規(guī)范，確保內(nèi)容能夠利于查找，提升整體人事檔案管理的水平。

綜上所述，醫(yī)院的所有工作都應(yīng)當(dāng)以客戶的需求為基礎(chǔ)，并且各個(gè)部門都要認(rèn)真配合，為客戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、艱巨的任務(wù)，需要專業(yè)人員具備較高的素養(yǎng)，根據(jù)不同的情況隨機(jī)應(yīng)變，正確處理。還要不斷跟進(jìn)時(shí)代的進(jìn)步潮流，具備創(chuàng)新意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念，并在工作當(dāng)中踐行先進(jìn)的管理思路，科學(xué)合理地完成任務(wù)。重視人事檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，遇事沉著冷靜，積極與他人溝通，保證高效率地完成工作，提升我國(guó)整體的人事檔案管理水平。在此基礎(chǔ)上，也應(yīng)當(dāng)抓緊專業(yè)人員隊(duì)伍的建設(shè)工作，穩(wěn)中求進(jìn)，從多角度入手，完善工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題