區(qū)應(yīng)急局會議管理制度

區(qū)應(yīng)急局會議管理制度區(qū)應(yīng)急局會議管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保區(qū)應(yīng)急局會議的有序、高效進行，明確會議流程及管理職責(zé)，提高決策效率，制定本會議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于區(qū)應(yīng)急局召開的各類會議，包括但不限于局務(wù)會議、專題會議、協(xié)調(diào)會議等。

第三條會議宗旨

（一）堅持民主集中制原則，充分發(fā)揮集體智慧，提高決策的科學(xué)性、合理性。

（二）注重會議效率，嚴(yán)格控制會議規(guī)模、時間和頻率，簡化會議程序。

（三）加強會議紀(jì)要的跟蹤落實，確保會議決策的貫徹執(zhí)行。

第四條會議分類

（一）局務(wù)會議：研究部署全局性工作，討論重大事項，原則上每月召開一次。

（二）專題會議：研究解決特定問題，協(xié)調(diào)相關(guān)工作，根據(jù)需要不定期召開。

（三）協(xié)調(diào)會議：協(xié)調(diào)與其他部門、單位之間的關(guān)系，推進相關(guān)工作，根據(jù)需要不定期召開。

第五條會議組織

（一）局務(wù)會議由局長主持，副局長、各科室負責(zé)人參加。

（二）專題會議、協(xié)調(diào)會議由主持人指定相關(guān)人員參加。

（三）會議組織部門負責(zé)會議通知、會場布置、會議簽到、會議記錄等工作。

第六條會議紀(jì)律

（一）與會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向主持人請假。

（二）會議期間，與會人員應(yīng)保持手機靜音，不得隨意離場，不得進行與會議無關(guān)的活動。

（三）會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，與會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

第七條本制度的解釋權(quán)歸區(qū)應(yīng)急局所有。

第八條本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂，由區(qū)應(yīng)急局負責(zé)解釋和修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)，明確會議類型、時間、地點、參會人員等。

2.提前向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、預(yù)準(zhǔn)備工作等。

3.會務(wù)組負責(zé)預(yù)訂會議室、布置會場、準(zhǔn)備會議所需資料及設(shè)備。

4.參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認，如有特殊情況不能參加，需提前向主持人請假。

二、會議召開

1.會議主持人提前到達會場，檢查會議準(zhǔn)備情況，確保會議正常進行。

2.會議開始時，主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照會議議程逐項進行討論，各參會人員圍繞議題充分發(fā)表意見，主持人引導(dǎo)討論，確保會議高效進行。

4.會議期間，記錄員做好會議記錄，特別是重要決策、措施及責(zé)任分工。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.對于重大事項，實行民主集中制原則，由參會人員表決，表決結(jié)果作為決策依據(jù)。

3.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限和驗收標(biāo)準(zhǔn)。

四、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束時，主持人對本次會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

2.參會人員對會議紀(jì)要進行審核，確認無誤后簽字。

3.會議紀(jì)要由會務(wù)組整理、分發(fā)，確保參會人員人手一份。

五、會議后續(xù)工作

1.會務(wù)組負責(zé)跟蹤會議紀(jì)要的落實情況，及時向主持人匯報進展。

2.參會人員按照會議決策，積極推進相關(guān)工作，確保會議決策落到實處。

3.對于未能按時完成的任務(wù)，責(zé)任人需向會議主持人匯報原因和整改措施。

六、會議反饋

1.會議結(jié)束后，會務(wù)組收集參會人員對會議組織、會議效果等方面的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

2.根據(jù)會議反饋，對會議管理制度進行修訂和完善，提高會議質(zhì)量和效果。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，記錄員應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結(jié)果、責(zé)任分工等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要由主持人審核批準(zhǔn)后，及時通過電子郵件、紙質(zhì)文件等形式分發(fā)至各參會人員及相關(guān)科室。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位或責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要明確的任務(wù)和時限，制定具體實施方案，確保決策執(zhí)行到位。

2.會務(wù)組或指定專人負責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解工作進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

3.對于重大決策或重要事項，會務(wù)組應(yīng)建立專項臺賬，實時監(jiān)控執(zhí)行情況，確保各項工作有序推進。

三、會議紀(jì)要的反饋與匯報

1.責(zé)任單位或責(zé)任人在完成任務(wù)后，需向會務(wù)組提交執(zhí)行報告，內(nèi)容包括工作完成情況、存在的問題及建議等。

2.會務(wù)組定期匯總會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，形成書面報告，向主持人及局領(lǐng)導(dǎo)匯報。

3.對于未按期完成的任務(wù)，責(zé)任人需向會議主持人說明原因，并提出整改措施和預(yù)計完成時間。

四、會議紀(jì)要的評估與改進

1.會務(wù)組應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行效果進行評估，分析存在的問題，提出改進措施。

2.根據(jù)會議紀(jì)要執(zhí)行情況和評估結(jié)果，對會議管理制度、流程進行優(yōu)化調(diào)整，以提高會議決策的落實效果。

3.會務(wù)組應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗，加強內(nèi)部培訓(xùn)，提高會議紀(jì)要整理、跟蹤和落實的能力。

五、會議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會務(wù)組負責(zé)會議紀(jì)要的保管工作，確保資料安全、防止丟失。

3.會議紀(jì)要的查閱需遵循相關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)格審批程序，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂實行預(yù)約制度，各科室或部門需提前向會務(wù)組提交會議室預(yù)訂申請。

2.申請內(nèi)容包括會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，會務(wù)組根據(jù)申請內(nèi)容合理安排會議室。

3.若多個部門同時預(yù)訂會議室，按照“先申請、先安排”的原則進行調(diào)配。

二、會議室使用

1.會議室使用期間，需保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、亂丟雜物。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，需進行功能檢查，確保設(shè)備正常運行。

3.會議期間，未經(jīng)允許，不得擅自更改會議室布局、調(diào)整設(shè)備設(shè)置。

三、會議室設(shè)備管理

1.會務(wù)組負責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備完好、使用正常。

2.會議結(jié)束后，使用部門需對設(shè)備進行簡單清理，恢復(fù)原狀。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時報告會務(wù)組，以便及時維修或更換。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進行消防安全檢查，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會議期間，會務(wù)組負責(zé)監(jiān)督會議室的安全使用，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3.參會人員應(yīng)遵守會議室安全規(guī)定，不得攜帶危險物品進入會議室。

五、會議室服務(wù)保障

1.會務(wù)組應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備操作、茶水服務(wù)等。

2.會議期間，會務(wù)組應(yīng)確保會議室空調(diào)、照明等設(shè)施的正常運行，為參會人員提供舒適的環(huán)境。

3.會務(wù)組應(yīng)收集參會人員對會議室服務(wù)的意見和建議，不斷優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量和水平。

六、會議室應(yīng)急預(yù)案

1.會務(wù)組應(yīng)制定會議室應(yīng)急預(yù)案，包括突發(fā)情況處理、設(shè)備故障應(yīng)對等。

2.遇有突發(fā)情況，會務(wù)組應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保會議順利進行。

3.會務(wù)組定期組織應(yīng)急預(yù)案演練，