如何有效處理物業(yè)服務(wù)客訴

如何有效處理物業(yè)服務(wù)客訴？關(guān)于物業(yè)與業(yè)主報修、投訴處理的問題，許多物業(yè)企業(yè)對業(yè)主提出的報修、投訴問題會存在處理不及時、業(yè)主對處理結(jié)果不滿意又無法反饋，從而造成業(yè)主對物業(yè)服務(wù)質(zhì)量存疑而抗拒繳納物業(yè)費，雙方的尷尬關(guān)系也慢慢加劇。物業(yè)管理是集服務(wù)、管理、經(jīng)營為一體的服務(wù)性行業(yè)，而作為服務(wù)性行業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)要想杜絕物業(yè)管理投訴是完全不可能的，正如營銷名言所講“感謝與不滿之間只隔一張紙”。物業(yè)收到投訴的種類物業(yè)管理投訴，亦稱物業(yè)投訴、業(yè)戶投訴，是指物業(yè)所有人和使用人，在物業(yè)使用或享受服務(wù)的過程中由于房屋質(zhì)量、設(shè)備設(shè)施運行、日常與專項服務(wù)、毗鄰關(guān)系等原因所受到的各種委屈或不滿而向物業(yè)管理企業(yè)提出訴狀，請求處理的行為。處理好物業(yè)管理投訴，是物業(yè)管理企業(yè)從事物業(yè)管理與服務(wù)工作中的一項重要任務(wù)，也是與業(yè)戶直接交流、溝通的最佳方式。物業(yè)管理企業(yè)在服務(wù)與管理運行中，以“業(yè)戶至上，服務(wù)第一”的理念為宗旨，全心盡力地為業(yè)戶提供各項專業(yè)化服務(wù)，但往往因物業(yè)本身的場所限制，硬件設(shè)施的配套與功能，服務(wù)項目的提供，物業(yè)服務(wù)人員的態(tài)度、技能；物業(yè)各專項服務(wù)的質(zhì)量；維修資金使用的受控；某些工作效率或事件處理的跟督力度等存在一定的缺陷或不到位之處，引起業(yè)戶的不滿，導(dǎo)致物業(yè)管理投訴。物業(yè)布局、配套與房屋質(zhì)量方面的因素一是業(yè)戶對物業(yè)的整體布局、環(huán)境設(shè)計、各類配套等感到不滿：如綠化覆蓋率少，花草樹木種植量少或品種稀，水電煤或有線電視、防盜系統(tǒng)等部分未到位，物業(yè)內(nèi)的垃圾房、配電房、污水處理站及其他布局不合理，沒有足夠的車輛停放場所，沒有休閑與娛樂場所或活動室；沒有便利店等。二是在入住物業(yè)的前后，對房屋的質(zhì)量方面感到不滿：如房屋滲水，內(nèi)外墻體開裂，管道裂縫或堵塞、下水道不暢等。02設(shè)備、設(shè)施方面的因素主要有兩個方面：一是對設(shè)備、設(shè)施設(shè)計不合理而感到不滿：如電梯廳狹窄，電梯外面沒有樓層運行數(shù)字顯示等。二是對設(shè)備、設(shè)施運行不正常所感到的不滿：如電梯經(jīng)常停梯維修，供水、供電、采暖等設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障、防盜門禁電子系統(tǒng)經(jīng)常無法正常使用等。物業(yè)管理服務(wù)方面的因素常常因物業(yè)管理企業(yè)中物業(yè)管理人的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)時效、服務(wù)質(zhì)量、所提供的服務(wù)項目等達不到期望而引起的不滿：1)服務(wù)態(tài)度：如部分物業(yè)管理人禮儀禮節(jié)欠佳，言語粗魯或不文明、不當；態(tài)度生硬、橫眉冷眼等。2)服務(wù)時效：如服務(wù)與處理事件速度太慢，服務(wù)或維修不及時、拖拉等。3)服務(wù)質(zhì)量：如人身、財產(chǎn)的安全得不到保障，環(huán)境衛(wèi)生臟、亂、差，綠化區(qū)域內(nèi)雜草叢生、枯枝敗葉，維修返修率高等。4)服務(wù)項目：主要是指物業(yè)管理企業(yè)所提供的物業(yè)服務(wù)項目較單一性，不能滿足各類不同層次業(yè)戶的需求。04物業(yè)管理費用方面的因素主要是對物業(yè)管理服務(wù)費、各種分攤費用等的收取而感到不滿：如認為物業(yè)管理費太高，各類公共能耗等費用的分攤不均或不合理等。社區(qū)文化方面的因素主要是指物業(yè)內(nèi)缺少文化氣息、社區(qū)活動，由此而形成不滿，表現(xiàn)為：國定節(jié)假日環(huán)境布置沒有或欠佳，沒有舉辦社區(qū)公益活動，物業(yè)內(nèi)文化氣氛不濃或沒有等。06突發(fā)事件處理方面的因素這些因素固然有其突發(fā)性，但由于這類事件發(fā)生的后果比較嚴重，不僅直接影響到業(yè)戶的正常工作與家居生活，并給其帶來了很大程度的麻煩或不便，導(dǎo)致產(chǎn)生了比較強烈的投訴：如突然停電，被困于電梯，室內(nèi)被盜、家室浸水，遭受意外的火災(zāi)、車輛的丟失、私人物件的被損等。07相鄰關(guān)系方面的因素主要是由于業(yè)戶與相鄰業(yè)戶之間產(chǎn)生的矛盾協(xié)調(diào)不成而轉(zhuǎn)至物業(yè)管理企業(yè)的各類投訴：如因設(shè)計局限而造成相鄰之間防盜門的安裝、因墻體的隔音差而影響相鄰之間正常的休息、因裝潢時的水管鋪設(shè)不當引起衛(wèi)生間、廚房間及其他部位向下漏水而導(dǎo)致相鄰之間矛盾的產(chǎn)生等。投訴者心態(tài)分析01一：求尊重這主要是指那些有地位、有財富及其他類型(如自我感覺良好等)的業(yè)戶，他們往往口氣大，來勢猛。一到物業(yè)管理公司，不是拍桌子，就是摔東西，還要大吵大嚷，盛氣凌人。通過這一系列的語言及行為向物業(yè)管理企業(yè)提示：你要關(guān)注我、尊重我、要不折不扣地為我辦事等。心態(tài)之二：求發(fā)泄02這種心態(tài)類型的業(yè)戶，由于他在工作上、交際上、家庭生活等中受到了不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通過對某一件小事甚至想盡辦法去尋找投訴點，發(fā)泄心中的郁悶或不快，以此來滿足心理上的安慰。03：求賠償“表里不一”是這種類型業(yè)戶最好的心態(tài)表述。這種人來勢往往不兇猛，來了以后并不是單刀直入，而是甜言蜜語、夸這贊那，弄得物業(yè)管理人暈頭轉(zhuǎn)向、飄飄欲仙，在未來得及還神時，突然直截了當?shù)胤崔D(zhuǎn)話鋒，正式切入主題，目的就是要獲得經(jīng)濟上的補償。妥善處理投訴八原則

01換位思考原則在接受投訴處理的過程中，必須以維護公司利益為準則，學(xué)會換位思考，以尊重業(yè)主、理解業(yè)主為前提，用積極誠懇、嚴肅認真的態(tài)度，控制自己的情緒，以冷靜、平和的心態(tài)先處理業(yè)主的心情，改變業(yè)主的心態(tài)，然后再處理投訴內(nèi)容。不能因為一個小小的失誤導(dǎo)致投訴處理失敗，從而引發(fā)馬太效應(yīng)，導(dǎo)斂一系列的投訴事件發(fā)生。02有法可依原則物業(yè)管理公司每天都要面對形形色色的各類投訴，如果不加甄別，認為每件投訴都是有效的，那么管理水準再高的物業(yè)管理公司也要累得夠嗆。一方面承擔了本公司不該承擔的責任；另一方面還會讓物業(yè)管理公司成為業(yè)主冤屈的申訴地，物業(yè)管理公司將會成為一鍋大雜燴，從而導(dǎo)致工作權(quán)限不清出力不討好的情況發(fā)生（物業(yè)管理微資訊）。因此在接受業(yè)主投訴時，在穩(wěn)定業(yè)主情緒的情況下，必須對投訴事件進行有效與無效投訴區(qū)分，提高物業(yè)管理公司的工作效率。凡在物業(yè)管理公司與業(yè)主委員會簽訂合同條款內(nèi)，納入物管行規(guī)內(nèi)的投訴屬于有效投訴，凡不屬于該范圍的任何投訴均屬無效投訴。當然這就要求物業(yè)管理公司的相關(guān)工作人員熟悉物業(yè)管理的相關(guān)法律法規(guī)。03快速反應(yīng)原則投訴事件的發(fā)生具有偶發(fā)性且業(yè)主大多是帶著情緒而來，若處理不當小則導(dǎo)致業(yè)主拍案大怒引起關(guān)聯(lián)業(yè)主圍觀影響公司品牌形象，大則業(yè)主一怒向新聞媒體報料給公司造成極大的負面影響。這種情況就要求我們必須快速、準確地識別業(yè)主的投訴是否有效，若有效，當場可以解決的必須予以解決，需要其他部門共同解決的，必須在溝通機制有效暢通的基礎(chǔ)上給予解決；若現(xiàn)場無法解決的，經(jīng)與業(yè)主協(xié)商約定投訴解決的具體時問、期限，并在規(guī)定期限內(nèi)給予圓滿解決。面對重大的投訴問題，一定要在第一時間內(nèi)向上反映信息，第一責任人要親自處理，同時要正確把握好與新聞媒體的關(guān)系。04適度拒絕原則在滿足客戶的要求時，若在公司職權(quán)范圍之內(nèi)的有效投訴，物業(yè)管理公司應(yīng)按照業(yè)主投訴處理服務(wù)體系處理；若為無效投訴，如果時間、人力資源允許，物業(yè)管理企業(yè)可以協(xié)助解決，否則可以大膽拒絕，以免業(yè)主養(yǎng)成事事依靠物業(yè)管理公司的依賴心理，給物業(yè)管理公司的日常管理工作帶來諸多不便。05責任原則誰受理、誰跟進、誰回復(fù)。

06記錄原則盡快采取措施予以解決，對一時無解決的問題，在事先給予業(yè)戶說明之外，要約時處理，時時跟進，力爭用最短的時間內(nèi)全面解決問題，并給業(yè)戶一個及時的圓滿答復(fù)。07徹底原則物業(yè)管理企業(yè)在接受與處理業(yè)戶的物業(yè)投訴的前后過程中，要“從一而終”、“治病治根”，徹底解決業(yè)戶的投訴，切忌零零碎碎、虎頭蛇尾。08及時總結(jié)原則投訴在很多時候仍無法避免，若就事論事，只滿足于投訴處理過程的控制，讓業(yè)主滿意而歸而不注意事后的跟蹤及投訴案例的分析、總結(jié)、培訓(xùn)；同類投訴事件仍會繼續(xù)發(fā)生。如此周而復(fù)始，對物業(yè)管理公司服務(wù)失去耐心的業(yè)主將從側(cè)面?zhèn)鞑ス镜呢撁嫘畔?，?dǎo)致公司聲譽、品牌受損。古人云："吃一塹，長一智"。今天的總結(jié)、改進、培訓(xùn)一方面是為了提高相關(guān)人員的技術(shù)水準；另一方面則是為了少投訴，為下一步工作打下良好的基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上提升客戶滿意度，增強公司競爭力，放大公司品牌知名度。有效處理物業(yè)管理投訴的方法

物業(yè)管理投訴并不可怕，而且可以說它是不可避免的，在投訴流程前中后，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當以一種正確的心態(tài)去理解與善待業(yè)戶的各類物業(yè)管理投訴：01耐心傾聽不與爭辯物業(yè)管理企業(yè)一定要以平靜關(guān)切的心態(tài)認真耐心地聽取業(yè)戶的物業(yè)管理投訴，讓業(yè)戶將投訴的問題表述完。在傾聽的同時，要用“是”、“對”“的確確實如此”等語言，以及點頭的方式表示自己的同情，不要打斷業(yè)戶說話。因為中途打斷，就會使業(yè)戶造成的印象是：一是業(yè)戶的投訴是明顯錯誤的；二是業(yè)戶的投訴是微不足道的；三是沒有必要聽業(yè)戶說話。打斷會使業(yè)戶認為其得不到應(yīng)有的尊重。與此同時，物業(yè)管理企業(yè)還可以通過委婉的方式不斷地提問，及時弄清投訴的根源所在。對那些業(yè)戶失實、偏激或誤解的投訴，物業(yè)管理企業(yè)千萬不要流露出任何不滿、嘲弄的情緒，要對業(yè)戶的感情表示理解，爭取最大限度地與業(yè)戶產(chǎn)生感情上的交流，使業(yè)戶感受到物業(yè)管理企業(yè)虛心誠懇的態(tài)度。不能鉆“牛角尖”，或做任何敵對性、辯解性的反駁。因為業(yè)戶前來投訴，是對物業(yè)管理人某些方面的服務(wù)、管理有了不滿或意見，心里有怨氣，此時若一味解釋或反駁業(yè)戶投訴，業(yè)戶認為物業(yè)管理企業(yè)不尊重其意見而加劇對立情緒，甚至產(chǎn)生沖突。02詳細記錄投訴內(nèi)容在仔細傾聽業(yè)戶的物業(yè)管理投訴的同時，還要認真做好投訴記錄，盡可能寫得詳細點、具體點，內(nèi)容包括：投訴的時間、地點，投訴者姓名、聯(lián)系電話(含BP機、手機、家庭電話、單位電話、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)電話等)、所居住地，被投訴者、部門，投訴事項；投訴的要求與目的；接受或處理人等。因為做好記錄，不僅可以使業(yè)戶講話的速度由快轉(zhuǎn)慢，緩沖其激動而不平的心情，這還是一種讓業(yè)戶安慰的方式。03表示同情并加強交流與溝通當聽完以及記錄完業(yè)戶的投訴之后，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)對業(yè)戶所投訴的內(nèi)容以及所要求解決的項目進行復(fù)述一遍，看看是否搞清楚了業(yè)戶所投訴的問題所在，便于進一步進行處理解決。可以說：“鬃先生、小姐／女士，您是說…………，是嗎?”、“鬃先生、小姐／女士，您認為…………，對嗎?”“鬃先生、小姐／女士，您所投訴的問題是不是這樣…………?”等。經(jīng)過帶有提問的投訴內(nèi)容的復(fù)述，要求業(yè)戶給予肯定或否定。有時候，業(yè)戶聽完物業(yè)管理企業(yè)的復(fù)述后，會說：“是的、是的，就是這樣”或“對、對對，我就是這個意思”。當業(yè)戶所表述的投訴內(nèi)容表達不清楚，或?qū)ξ飿I(yè)管理企業(yè)的傾聽沒有真正理解時，也會說：“不，不是這個意思，我是說…………”等。對業(yè)戶的遭遇或不幸表示歉意、理解或同情，讓業(yè)戶的心態(tài)得以平衡?？梢哉f一些諸如此類的話：“謝謝您告訴我這件事情”、“對這件事情發(fā)生在您身上，我表示非常抱歉／難過”、“是的、是的，我完全理解您現(xiàn)在的心情”、“如果遇到我，也會這樣的”等等。如果業(yè)戶在投訴中大叫大嚷，手拍桌子，腳踢凳子等情況，則應(yīng)上前主動對其表示關(guān)懷，說一些關(guān)心體貼入微的話如“不好意思，請您消消氣，不要這樣”、“請您不要生氣，這樣會傷了您的手／腳／身體”之類的話。物業(yè)管理企業(yè)要有“角色轉(zhuǎn)換”、“將心比心”處理物業(yè)管理投訴的心態(tài)，轉(zhuǎn)換一下位置，設(shè)身處地從業(yè)戶的角度看待其所遭遇到的麻煩和不幸，安慰業(yè)戶，最大限度地接近與業(yè)戶的心理距離。正如一位很有經(jīng)驗的公關(guān)專家所述的那樣：在顧客的接觸中，應(yīng)該表示自己很能理解顧客的心情，尤其是在顧客生氣、發(fā)怒時，更應(yīng)該說一些為顧客著想的話，這種與顧客心理上的溝通往往會使雙方的關(guān)系發(fā)生微妙的變化，從敵對轉(zhuǎn)向合作，從僵硬轉(zhuǎn)向融洽，從互不讓步轉(zhuǎn)向相互讓步，如此才能有利于問題的解決。物業(yè)管理企業(yè)要盡可能投其所好，找出共鳴點，與其交朋友，這樣就更能接近投訴者，達到心與心的交流與溝通，正如所謂“不打不相識”。同時在交流過程中要富有幽默感，因為在人與人之間的交往中，幽默往往具有一種奇妙的力量，它是一種潤滑劑，可以使原來的緊張變得平和、順利和自然，起到“化干戈為玉帛”的作用。04判定物業(yè)管理投訴性質(zhì)首先應(yīng)確定物業(yè)管理投訴的類別，然后判定物業(yè)投訴是否合理。如投訴屬于不合理的情況下，物業(yè)管理人應(yīng)該迅速答復(fù)業(yè)戶，婉轉(zhuǎn)說明理由或情況，真誠求得業(yè)戶的諒解。同時要注意：對業(yè)戶的不合理投訴只要解釋清楚就可以了，不要過多糾纏。如屬合理有效的物業(yè)管理投訴，物業(yè)管理企業(yè)一定要站在“平等、公正、合理、互諒”的立場上提出處理解決意見，滿足業(yè)戶的合理要求。在著手處理解決問題時，注意要緊扣所投訴的問題點，不隨意引申。要充分估計解決問題所需要的時間，最好能告訴業(yè)戶確切解決的時間。如果沒有把握的話也沒關(guān)系，只要向業(yè)戶說明情況，相信業(yè)戶也會通情達理的。05立即行動盡快處理投訴內(nèi)容拖延處理業(yè)戶的投訴，是導(dǎo)致業(yè)戶產(chǎn)生新的投訴根源。及時處理是贏得業(yè)戶信賴的最好方式。同時還要特別注重物業(yè)投訴處理的質(zhì)量，這直接關(guān)聯(lián)到物業(yè)管理企業(yè)的聲譽與形象，弄不好還會造成好事變成壞事，使業(yè)戶失去對物業(yè)管理企業(yè)的信任，最終導(dǎo)致“大意失荊州”的慘局。06走訪、電話、信函等方式直接反饋倘若失去這一環(huán)節(jié)，則表明物業(yè)管理企業(yè)所做的一切努力與辛苦的工作將付諸東流。業(yè)戶口頭投訴可以用電話形式回復(fù)，一般不應(yīng)超過一個工作日；業(yè)戶來函投訴則應(yīng)以回函形