中北大學會議管理制度

中北大學會議管理制度中北大學會議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范中北大學會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實流程，提高會議效率，確保會議決策的科學性、民主性和嚴肅性。

第二條本制度適用于中北大學各級各類會議，包括校務會議、學術會議、教職工會議、學生會議等。

第三條會議應遵循以下原則：

（一）務實高效：會議內(nèi)容應緊密圍繞學校中心工作，注重解決實際問題，提高工作效率。

（二）民主集中：會議決策應充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，集中統(tǒng)一決策。

（三）嚴謹規(guī)范：會議組織、召開、記錄及跟蹤落實等工作應嚴格按照本制度執(zhí)行。

（四）公開透明：會議相關信息應適時公開，接受師生監(jiān)督。

第四條會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括校務會議、學術會議等，臨時會議根據(jù)工作需要召開。

第五條會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實等工作由各會議主辦部門負責，會議室管理部門協(xié)助。

第六條參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參加會議，認真履行職責，積極參與討論，確保會議效果。

第七條本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如需修改，由學校辦公室負責解釋。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)學校中心工作和發(fā)展需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程等，必要時可設立會務組，負責會議籌備工作。

3.發(fā)布會議通知：提前向參會人員發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容，要求參會人員做好發(fā)言準備。

4.準備會議材料：會議主辦部門負責準備會議所需的報告、方案、數(shù)據(jù)等材料，并于會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員需簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.會議主持人：由會議主辦部門指定，負責主持會議，確保會議按照議程進行。

3.會議議程：會議按照既定議程逐項進行，主持人需控制好時間，確保會議高效進行。

4.會議發(fā)言：參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言，可提出建議、意見和看法。

5.會議討論：主持人組織參會人員進行討論，充分發(fā)揚民主，形成共識。

6.會議決策：在充分討論的基礎上，主持人總結(jié)各方意見，形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人員：由會議主辦部門指定，負責記錄會議過程、發(fā)言和決策等內(nèi)容。

2.會議記錄要求：記錄要真實、準確、完整，字跡清晰，方便后續(xù)查閱。

3.會議記錄整理：會后，會議記錄人員需對會議記錄進行整理，形成會議紀要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果進行總結(jié)，強調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實。

2.會議主辦部門對會議情況進行總結(jié)，分析會議效果，為今后會議提供改進方向。

五、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，主持人宣布散會。

2.會議記錄人員將會議紀要發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決策。

3.會議主辦部門對會議紀要進行歸檔，以便日后查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要由會議記錄人員在會后及時整理，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要發(fā)言、形成的決策及分工等。

3.會議紀要由會議主辦部門負責人審核后，及時發(fā)布給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

二、會議決策的分解與責任落實

1.會議決策應根據(jù)事項的性質(zhì)和涉及部門進行分解，明確責任人和完成時限。

2.會議主辦部門應將會議決策分解為具體的行動計劃，明確各部門和人員的職責。

3.各責任部門和個人應按照行動計劃認真執(zhí)行，并及時向會議主辦部門反饋進展情況。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議主辦部門應對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保各項任務按期完成。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應及時協(xié)調(diào)相關部門解決，確保決策落實到位。

3.建立會議紀要執(zhí)行情況的監(jiān)督機制，對未按期完成的任務進行催辦，對執(zhí)行不力的部門和個人進行通報。

四、會議紀要的評估與反饋

1.會議決策執(zhí)行完畢后，會議主辦部門應組織對執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓。

2.評估結(jié)果作為改進會議管理、提高決策執(zhí)行力的依據(jù)，并向相關領導和部門報告。

3.對于會議決策執(zhí)行中的優(yōu)秀表現(xiàn)和個人，給予適當?shù)谋碚煤酮剟睢?/p>

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應作為學校重要文件進行歸檔，便于日后查詢和審計。

2.會議主辦部門應建立健全會議紀要的管理制度，確保會議紀要的保存完整、安全。

3.會議紀要的歸檔和管理應符合學校檔案管理的規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預訂申請進行統(tǒng)籌安排，確保會議室合理使用。

3.若會議室需求沖突，按照申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M行安排。

二、會議室配置

1.會議室管理部門應確保會議室設施設備齊全、功能正常，包括但不限于投影儀、音響設備、白板等。

2.會議室應保持整潔，提供必要的會議用品，如筆、紙、飲用水等。

3.會議室管理部門定期對會議室進行檢查和維護，確保會議順利進行。

三、會議室使用

1.會議召開前，會議室管理部門應協(xié)助主辦部門做好會議準備工作，包括布置會場、調(diào)試設備等。

2.參會人員應愛護會議室設施，遵守會議室管理規(guī)定，保持會場秩序。

3.會議結(jié)束后，主辦部門應負責清理會場，將會議室恢復原狀，并告知會議室管理部門。

四、會議室安全

1.會議室管理部門負責制定會議室安全措施，確保會議期間人員安全。

2.會議期間，應確保消防通道暢通，消防設施正常，參會人員掌握消防知識和應急逃生路線。

3.保密會議需采取相應的保密措施，防止會議內(nèi)容泄露。

五、會議室維護與優(yōu)化

1.會議室管理部門定期對會議室設施進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。

2.根據(jù)會議需求和使用反饋，會議室管理部門不斷優(yōu)化會議室配置，提升會議室使用效果。

3.鼓勵各部門提出會議室改進建議，共同提高會議室管理水平。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，會議室管理部門有權進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予通報批評、罰款等處罰。

2.會議室管理部門建立健全投訴舉報渠道，接受全校師生的監(jiān)督。

第五章附則

1.本制度解釋權歸中北大