酒店客房部會議管理制度

酒店客房部會議管理制度第一章總則

一、為了加強酒店客房部內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高工作效率，確保各項工作任務(wù)的順利推進，特制定本會議管理制度。

二、本制度適用于酒店客房部各類會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實等工作。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是，公正公平；

2.高效務(wù)實，注重成果；

3.集思廣益，充分討論；

4.保密守信，遵守紀律。

四、酒店客房部會議分為以下幾種類型：

1.例會：定期召開，總結(jié)前期工作，部署下階段任務(wù)；

2.專題會：針對特定問題或項目進行討論；

3.臨時會：遇緊急或突發(fā)情況時召開；

4.培訓(xùn)會：提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)及技能。

五、參會人員應(yīng)具備以下條件：

1.與會議議題相關(guān)的職責(zé)范圍；

2.了解會議議題的背景及相關(guān)資料；

3.具備良好的溝通能力和團隊協(xié)作精神；

4.遵守會議紀律，積極參與討論。

六、會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實等工作由專人負責(zé)，確保會議的順利進行。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護良好的會議環(huán)境。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議類型、議題、時間、地點、參會人員及主持人；

2.制定會議議程，明確會議目的、討論重點、預(yù)計時長等；

3.提前通知參會人員，確保參會人員了解會議議題及相關(guān)背景資料；

4.準(zhǔn)備會議所需材料、設(shè)備、場地等；

5.對會議所需數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，為會議討論提供依據(jù)。

二、會議召開

1.會議主持人嚴格按照議程組織會議，確保會議有序進行；

2.會議開始時，主持人簡要介紹會議主題、目的及議程；

3.各參會人員圍繞議題展開討論，充分發(fā)表意見，共同為改進工作提出建議；

4.會議主持人引導(dǎo)討論，確保會議聚焦議題，避免偏題；

5.會議記錄人員認真記錄會議內(nèi)容，特別是重要決策、結(jié)論及任務(wù)分配；

6.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，減少走動，確保會議效果。

三、會議決策

1.對會議討論的事項進行匯總，形成決策；

2.決策應(yīng)充分考慮各方的意見和建議，確保決策的合理性和可行性；

3.會議主持人對決策進行明確闡述，確保參會人員對決策的理解和認同；

4.對重大決策，應(yīng)進行表決，確保決策的民主性和公正性；

5.會議記錄人員將決策內(nèi)容詳細記錄，以便會后落實。

四、會議總結(jié)

1.主持人對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議成果和重要決策；

2.對參會人員的積極參與表示感謝；

3.對會后需落實的事項進行明確分工，確保責(zé)任到人；

4.對下次會議的主題、時間、地點等進行預(yù)告。

五、會議結(jié)束

1.會議記錄人員整理會議紀要，并于會后第一時間將會議紀要發(fā)送給參會人員；

2.參會人員及時查看會議紀要，了解會議成果及自身任務(wù)；

3.會議結(jié)束后，相關(guān)人員按照會議決策和任務(wù)分配，積極開展工作，確保會議成果的落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理；

2.會議紀要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、任務(wù)分配等內(nèi)容；

3.會議紀要需真實、準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容，特別是決策事項和任務(wù)分配要明確；

4.會議紀要經(jīng)主持人審核通過后，應(yīng)及時發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀要的閱讀與確認

1.參會人員收到會議紀要后，應(yīng)在24小時內(nèi)閱讀完畢，并對紀要內(nèi)容進行確認；

2.如有疑問或異議，應(yīng)及時向會議記錄人員或主持人提出，以便及時澄清和修正；

3.確認后的會議紀要作為工作依據(jù)，由各部門和責(zé)任人據(jù)此開展工作。

三、任務(wù)跟蹤與落實

1.各責(zé)任人和部門應(yīng)根據(jù)會議紀要中的任務(wù)分配，制定具體的執(zhí)行計劃和時間表；

2.會議室管理人員定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項任務(wù)按時完成；

3.如在執(zhí)行過程中遇到問題或困難，應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)部門匯報，尋求支持與協(xié)助；

4.對于重大決策和關(guān)鍵任務(wù)，應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機制，確保任務(wù)落到實處。

四、結(jié)果反饋與評估

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人匯報任務(wù)執(zhí)行結(jié)果；

2.會議主持人對任務(wù)完成情況進行評估，對存在的問題進行分析，并提出改進措施；

3.對于優(yōu)秀的執(zhí)行表現(xiàn)和個人，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟睿?/p>

4.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行總結(jié)，分析原因，為后續(xù)會議提供改進依據(jù)。

五、持續(xù)改進

1.通過對會議紀要執(zhí)行情況的跟蹤和評估，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題和不足；

2.針對性地制定改進措施，優(yōu)化工作流程，提高工作效率；

3.推動會議紀要的落實，確保各項工作有序推進，不斷提升部門整體工作水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂需提前向會議室管理人員申請，并提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息；

2.會議室管理人員根據(jù)預(yù)訂需求，合理安排會議室，確保會議順利進行；

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人需按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會議室管理人員；

4.會議室管理人員應(yīng)制定會議室預(yù)訂表，及時更新預(yù)訂情況，避免資源浪費。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室布置要簡潔、大方、實用，符合會議主題；

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，確保會議需求得到滿足；

3.定期檢查會議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保設(shè)備正常運行；

4.會議室管理人員負責(zé)會議室的日常維護，保持環(huán)境整潔，營造良好的會議氛圍。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，按時入場，保持手機靜音；

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生；

3.愛護會議室設(shè)備，正確使用，避免人為損壞；

4.未經(jīng)允許，不得隨意移動會議室設(shè)備，不得將會議室用于非會議用途。

四、會議室安全管理

1.會議室管理人員負責(zé)會議室的安全工作，確保消防設(shè)施齊全、通道暢通；

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)注安全提示，遇緊急情況時，按照應(yīng)急預(yù)案有序撤離；

3.會議室管理人員定期進行安全檢查，消除安全隱患；

4.加強對會議室鑰匙、設(shè)備等物品的管理，防止丟失或被盜。

五、會議室服務(wù)與支持

1.會議室管理人員應(yīng)主動了解會議需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；

2.會議期間，提供必要的茶水、文具等支持，確保會議順利進行；

3.對會議過程中出現(xiàn)的問題，及時予以解決，為參會人員提供便利；

4.收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理服務(wù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸酒店客房部所有。