工學院教學院系(部)檔案資料管理辦法

第第頁工學院教學院系（部）檔案資料管理方法原中工學院教學院系（部）檔案資料管理方法（試行）為了加強我校教學院系（部）檔案資料的管理，維護檔案的完整與安全，更好地為教學、科研和各項管理活動供應及時有效的服務，依據(jù)《原中工學院檔案管理方法》，結(jié)合我校實際情況，特訂立本方法。一、基本原則（一）依據(jù)國家教育部《普通高校檔案管理方法》關(guān)于“高校檔案實行分級管理”的精神，我校檔案分為校級綜合檔案和院系（部）級檔案資料兩級管理。（二）凡是教學院系（部）在教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中形成的具有保管價值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件料子，均屬院系（部）級檔案資料范疇。（三）教學院系（部）檔案資料中，除按規(guī)定移交學校檔案部門的，其余應歸入院系（部）級檔案。教學院系（部）檔案實行統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于學校各項工作的開發(fā)利用。（四）院系（部）檔案資料的管理實行“三納入”，即：納入院系（部）的工作計劃；納入院系（部）的管理制度；納入院系（部）領(lǐng)導和管理人員的職責范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。二、領(lǐng)導體制及職責（一）教學院系（部）檔案工作由教學行政管理部門和有關(guān)業(yè)務主管部門領(lǐng)導，同時接受學校綜合檔案室的業(yè)務引導、監(jiān)督與檢查。（二）各院系（部）必需明確1名領(lǐng)導分管本部門的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系（部）兼職檔案員，應認真做好本部門檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計、利用等工作。分管檔案工作的院系（部）領(lǐng)導職責范圍：1.將檔案工作納入本院系（部）管理工作計劃，訂立有關(guān)制度并認真執(zhí)行。2.支持部門檔案工作，定期檢查、研究部門檔案工作情況，并幫忙解決檔案工作中遇到的實際問題。院系（部）兼職檔案員的職責范圍：1.認真學習《檔案法》和檔案工作各項規(guī)章制度；2.負責做好本部門的檔案基礎業(yè)務工作：（1）統(tǒng)一管理本部門形成的全部檔案料子；（2）負責收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計本部門的檔案資料工作；（3）整理的檀卷齊全、完整，質(zhì)量符合規(guī)范；（4）定期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。3.接受學校綜合檔案室的業(yè)務引導與監(jiān)督，參加學校檔案部門組織的有關(guān)活動；4.會同學校綜合檔案室對本部門歸檔后的檔案進行調(diào)整、增補、復制及鑒定、銷毀工作。三、教學院系（部）檔案資料歸檔范圍教學院系（部）檔案資料歸檔范圍緊要分為：黨群類、行政類、教學類、研究生工作類、科研類及其它工作類。實在類目見附表。教學院系（部）其它有保管價值的料子，除了應移交校綜合檔案室的料子外，可依據(jù)實在內(nèi)容自行劃定院系（部）保管類目。內(nèi)部行文參照學校黨字[20**]16號《原中工學院公文處理方法（修訂）》執(zhí)行。院系（部）保管老師個人基本信息資料，可依據(jù)各教學院系（部）實在情況設置分類。四、教學院系（部）檔案資料保管期限除移交學校綜合檔案室的檔案料子外，各類教學院系（部）的檔案資料自產(chǎn)生之日起至少應在本部門保管5年，設備檔案資料隨設備保管。五、教學院系（部）檔案資料整理要求（一）依據(jù)料子的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則，同時視檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量和載體形式等情況，對檔案資料進行系統(tǒng)整理，構(gòu)成卷式或盒式；（二）卷（盒）內(nèi)料子一律拆掉金屬物，對破損的料子應進行修補；（三）同類紙質(zhì)料子的紙型應保持全都，文中密不行分的插圖、照片應插入文字料子內(nèi)；（四）按次序編寫頁號；（五）規(guī)范填寫卷內(nèi)文件目錄；（六）填寫檀卷標題，制作檢索工具；（七）按規(guī)定應移交學校綜合檔案室的檀卷,需辦理移交手續(xù)。一式二份填寫移交目錄，部門和學校綜合檔案室各執(zhí)一份備查。附表：教學院系（部）檔案資料積累范圍附表：教學院系（部）檔案資料積累范圍黨群類序號類目名稱1總支工作計劃、總結(jié)、會議記錄、緊要報告、調(diào)查料子2總支改選工作請示、批復3黨建工作及有關(guān)料子4人員獎懲及有關(guān)料子5師德師風建設料子6其它有保管價值的料子行政類1上級部門及學校領(lǐng)導到院系（部）檢查工作的記錄及整改方案2工作計劃、總結(jié)、請示、報告、批復、會議記錄3開展各類緊要學術(shù)活動和工作調(diào)研的文件料子4與外單位簽訂的合同、協(xié)議及協(xié)作料子5基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、大事記及緊要資料6師資建設規(guī)劃7學校及本院系（部）各項工作規(guī)章制度8學生二課活動料子9畢業(yè)生合影照片10學生思想工作、獎懲等料子11內(nèi)部自辦的刊物、簡報12其它有保管價值的料子教學類1專業(yè)綜合培養(yǎng)計劃、教學執(zhí)行計劃、教學大綱、教學進程表、總課表2院（系）級學位評定委員會名冊及學位委員會會議記錄、決議、計劃、總結(jié)3專業(yè)建設、課程建設、試驗室建設規(guī)劃4專業(yè)設置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告、批復（復印件）5畢業(yè)設計（論文）題目及成績匯總6課程設計、畢業(yè)設計（論文）及評審看法、優(yōu)秀實習報告、總結(jié)7老師工作量核算表及相關(guān)登記料子8教學檢查、評估和各類教學競賽評獎料子9修改教學執(zhí)行計劃審批單、教學日歷、典型教案10各專業(yè)?？颊n程試卷樣卷、標準答案及評分標準11學生原始成績單、期末考試試卷、期初補考試卷，試卷分析，更改學生成績申請單，系考課程評分依據(jù)12本部門任課老師名冊、班級學生名單（各學期學籍異動后的空白名單）、各學期學籍異動資料（各類審批表及匯總表）13各專業(yè)畢業(yè)答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄14學科競賽有關(guān)料子（通知、進程布置、試卷、結(jié)果）15有關(guān)學科建設、試驗室建設的方案、評估料子16實習基地建設有關(guān)料子17聽課記錄等有關(guān)料子18各專業(yè)教材使用一覽表，本院系（部）老師自編、主編教材、教學引導書、實習引導書樣書及獲獎情況19教學改革方案、項目評獎料子20試驗室任務及人員增減更改情況21其它有保管價值的料子研究生工作類1學校及本院（系）研究生工作發(fā)展規(guī)劃、培養(yǎng)計劃、教學大綱、方案2學校及本院（系）研究生學位工作、學科建設的規(guī)定、方法、條例3博士、碩士學位授權(quán)點、重點學科申報和管理工作請示、批復、檢查、評估料子4本部門研究生工作計劃、總結(jié)及各類統(tǒng)計表5院（系）級研究生學位評定委員會名冊及會議記錄、決議6研究生導師名冊7研究生培養(yǎng)工作量核算料子8碩士學位答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄、畢業(yè)審批及學位授予料子9研究生學位論文及題目、成績匯總10研究生教學專題會議記錄、紀要11研究生獎懲及學籍處理有關(guān)料子12研究生名冊13其它有保管價值的料子科研類1院系（部）教職工科研項目、著作、作品及發(fā)表論文一覽2學校及本院系（部）關(guān)于科研工作的規(guī)章制度3老師申請專利的受理通知書、授權(quán)證書（復印件）及統(tǒng)計表4老師科研嘉獎有關(guān)料子（包含獎狀、證書復印件）5老師科研項目和成績應用于教學過程及學生培養(yǎng)的有關(guān)料子6教學院系（部）學術(shù)委員會記錄、決議等料子7其它有保管價值的料子設備類1開箱記錄及裝箱單2安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單3驗收報告及文件料子4索賠來往函件及結(jié)果文件5設備說明書及全套隨機文件6使用、檢修、故障事故記錄7重點事故的調(diào)查分析及處理看法8技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件注：此類特指單價在5萬元以下的儀器設備料子篇2:職業(yè)學院檔案資料管理方法職業(yè)學院檔案資料管理方法為使我校檔案、資料管理標準化，規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案資料在教學、科研、管理等各項工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理方法》及學校的相關(guān)要求，特訂立本方法。一、目標任務檔案資料的收集與管理工作是學校的緊要基礎工作之一、學校在教育教學中形成的有保管價值的文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件料子,是學校辦學的寶貴歷史記錄。學校檔案依照統(tǒng)一管理，分級負責的原則，對學校在招生、教學、科研、管理中形成的文書檔案由學校綜合檔案室統(tǒng)一管理。不準分散保管，確保檔案完整、準確、安全，更好地為教育教學服務。二、管理機構(gòu)及職責1．學校成立檔案管理工作領(lǐng)導小組，由院長任組長，院辦主任為副組長，成員由院辦及相關(guān)職能部門的負責人構(gòu)成。在院辦下設學校綜合檔案室，配備專職檔案管理人員。各系（部）、處設一名兼職檔案管理員,負責部門的文檔資料收集、整理、移交，學校各單位應當在每學期期末（第十九周）前移交檔案，學校綜合檔案室在第二十周完成整理歸檔工作。2．綜合檔案室的緊要職責：（1）對學校各系（部）處形成的文件料子，教育教學活動中產(chǎn)生的文字、聲像、圖片的收集、整理、立卷、歸檔。（2）編制年度檔案工作統(tǒng)計表，對不同保管期的檔案進行鑒定；對無保管價值、保管期限已到的檔案,報檔案管理工作領(lǐng)導小組批準后進行清理銷毀。（3）嚴格執(zhí)行保密制度，維護檔案的真實性、歷史性、完整性與安全。（4）及時辦理上級業(yè)務主管部門及領(lǐng)導交辦的有關(guān)檔案業(yè)務工作。（5）檔案專（兼）職人員要認真學習貫徹執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》《高等學校檔案管理方法》及上級的相關(guān)規(guī)定，不絕提高檔案的科學管理水平，做好檔案管理工作。三、立卷歸檔流程。1、形成與積累。學校各職能部門和教學單位均為立卷單位，分工歸口立卷。每個職能部門應依據(jù)本部門歷年文件料子形成的規(guī)律，估量新的一年可能產(chǎn)生的內(nèi)容，參照附件，編制檀卷目錄。各兼職檔案人員在平常要嚴格按文書處理制度做好資料的收集工作，依據(jù)檀卷目錄分別歸卷。2、立卷。立卷的原則：按內(nèi)容、時間、緊要程度和料子的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當照料保管價值，分類組卷，以能準確、全面反映學校各方面真實面貌和部門的緊要職能活動，便于查找利用為原則。各部門兼職檔案員按文檔卷類目將文件收齊歸卷，并對文件進行調(diào)整，檢查是否收集齊全完整、檀卷之間料子歸卷是否統(tǒng)一、各檀卷中料子保管價值是否有差別。檀卷料子數(shù)量一般不超出200頁，對同一問題料子數(shù)量多的，宜酌情適當分卷，內(nèi)容單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。3、卷內(nèi)料子。卷內(nèi)密不行分的文件料子按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的次序排列；檔案料子紙張一律用A4紙，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面；對在裝訂線以外有字跡的文件料子或破損的文件料子，以及與本卷文件料子不行分割的照片、小字條等要進行加邊、修補和裱糊，對較大的表格，要適本地折疊；拆除文件料子上的金屬物；按次序排頁號，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號的位置在非裝訂線一側(cè)的下角；擬定正確的檀卷題名。檀卷題名一般不超出50字，一般包含責任者、時間、文件緊要內(nèi)容、文種和保管期限等；各卷均要填寫卷內(nèi)目錄及備考表；裝訂要求底邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。4、驗收歸檔。學校各職能部門收集、整理的檔案料子按學期移交，各級檔案料子于每學期期末（第十九周）之前完成交接驗收工作。移交檔案時，移交雙方必需當面檢查驗收，檢查文件料子是否齊全完整，排列、書寫是否符合要求，標題是否確實，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交；移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、分類方法及收集的內(nèi)容。學校收集檔案資料的內(nèi)容按《高等學校檔案實體分類法》的要求并結(jié)合我校的實際進行收集。（見附表）五、檔案的借閱。凡因工作需要必需查閱學校檔案，均應按規(guī)定辦理手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》。對借出檔案，學校檔案管理員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應寫出書面報告，依據(jù)不同情況，報學校按規(guī)定嚴格處理。六、本方法解釋權(quán)歸zz職業(yè)學院學院辦公室，自公布之日起執(zhí)行。篇3:工學院教學院系（部）檔案資料管理方法原中工學院教學院系（部）檔案資料管理方法（試行）為了加強我校教學院系（部）檔案資料的管理，維護檔案的完整與安全，更好地為教學、科研和各項管理活動供應及時有效的服務，依據(jù)《原中工學院檔案管理方法》，結(jié)合我校實際情況，特訂立本方法。一、基本原則（一）依據(jù)國家教育部《普通高校檔案管理方法》關(guān)于“高校檔案實行分級管理”的精神，我校檔案分為校級綜合檔案和院系（部）級檔案資料兩級管理。（二）凡是教學院系（部）在教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中形成的具有保管價值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件料子，均屬院系（部）級檔案資料范疇。（三）教學院系（部）檔案資料中，除按規(guī)定移交學校檔案部門的，其余應歸入院系（部）級檔案。教學院系（部）檔案實行統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于學校各項工作的開發(fā)利用。（四）院系（部）檔案資料的管理實行“三納入”，即：納入院系（部）的工作計劃；納入院系（部）的管理制度；納入院系（部）領(lǐng)導和管理人員的職責范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。二、領(lǐng)導體制及職責（一）教學院系（部）檔案工作由教學行政管理部門和有關(guān)業(yè)務主管部門領(lǐng)導，同時接受學校綜合檔案室的業(yè)務引導、監(jiān)督與檢查。（二）各院系（部）必需明確1名領(lǐng)導分管本部門的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系（部）兼職檔案員，應認真做好本部門檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計、利用等工作。分管檔案工作的院系（部）領(lǐng)導職責范圍：1.將檔案工作納入本院系（部）管理工作計劃，訂立有關(guān)制度并認真執(zhí)行。2.支持部門檔案工作，定期檢查、研究部門檔案工作情況，并幫忙解決檔案工作中遇到的實際問題。院系（部）兼職檔案員的職責范圍：1.認真學習《檔案法》和檔案工作各項規(guī)章制度；2.負責做好本部門的檔案基礎業(yè)務工作：（1）統(tǒng)一管理本部門形成的全部檔案料子；（2）負責收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計本部門的檔案資料工作；（3）整理的檀卷齊全、完整，質(zhì)量符合規(guī)范；（4）定期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。3.接受學校綜合檔案室的業(yè)務引導與監(jiān)督，參加學校檔案部門組織的有關(guān)活動；4.會同學校綜合檔案室對本部門歸檔后的檔案進行調(diào)整、增補、復制及鑒定、銷毀工作。三、教學院系（部）檔案資料歸檔范圍教學院系（部）檔案資料歸檔范圍緊要分為：黨群類、行政類、教學類、研究生工作類、科研類及其它工作類。實在類目見附表。教學院系（部）其它有保管價值的料子，除了應移交校綜合檔案室的料子外，可依據(jù)實在內(nèi)容自行劃定院系（部）保管類目。內(nèi)部行文參照學校黨字[20**]16號《原中工學院公文處理方法（修訂）》執(zhí)行。院系（部）保管老師個人基本信息資料，可依據(jù)各教學院系（部）實在情況設置分類。四、教學院系（部）檔案資料保管期限除移交學校綜合檔案室的檔案料子外，各類教學院系（部）的檔案資料自產(chǎn)生之日起至少應在本部門保管5年，設備檔案資料隨設備保管。五、教學院系（部）檔案資料整理要求（一）依據(jù)料子的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則，同時視檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量和載體形式等情況，對檔案資料進行系統(tǒng)整理，構(gòu)成卷式或盒式；（二）卷（盒）內(nèi)料子一律拆掉金屬物，對破損的料子應進行修補；（三）同類紙質(zhì)料子的紙型應保持全都，文中密不行分的插圖、照片應插入文字料子內(nèi)；（四）按次序編寫頁號；（五）規(guī)范填寫卷內(nèi)文件目錄；（六）填寫檀卷標題，制作檢索工具；（七）按規(guī)定應移交學校綜合檔案室的檀卷,需辦理移交手續(xù)。一式二份填寫移交目錄，部門和學校綜合檔案室各執(zhí)一份備查。附表：教學院系（部）檔案資料積累范圍附表：教學院系（部）檔案資料積累范圍黨群類序號類目名稱1總支工作計劃、總結(jié)、會議記錄、緊要報告、調(diào)查料子2總支改選工作請示、批復3黨建工作及有關(guān)料子4人員獎懲及有關(guān)料子5師德師風建設料子6其它有保管價值的料子行政類1上級部門及學校領(lǐng)導到院系（部）檢查工作的記錄及整改方案2工作計劃、總結(jié)、請示、報告、批復、會議記錄3開展各類緊要學術(shù)活動和工作調(diào)研的文件料子4與外單位簽訂的合同、協(xié)議及協(xié)作料子5基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、大事記及緊要資料6師資建設規(guī)劃7學校及本院系（部）各項工作規(guī)章制度8學生二課活動料子9畢業(yè)生合影照片10學生思想工作、獎懲等料子11內(nèi)部自辦的刊物、簡報12其它有保管價值的料子教學類1專業(yè)綜合培養(yǎng)計劃、教學執(zhí)行計劃、教學大綱、教學進程表、總課表2院（系）級學位評定委員會名冊及學位委員會會議記錄、決議、計劃、總結(jié)3專業(yè)建設、課程建設、試驗室建設規(guī)劃4專業(yè)設置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告、批復（復印件）5畢業(yè)設計（論文）題目及成績匯總6課程設計、畢業(yè)設計（論文）及評審看法、優(yōu)秀實習報告、總結(jié)7老師工作量核算表及相關(guān)登記料子8教學檢查、評估和各類教學競賽評獎料子9修改教學執(zhí)行計劃審批單、教學日歷、典型教案10各專業(yè)?？颊n程試卷樣卷、標準答案及評分標準11學生原始成績單、期末考試試卷、期初補考試卷，試卷分析，更改學生成績申請單，系考課程評分依據(jù)12本部門任課老師名冊、班級學生名單（各學期學籍異動后的空白名單）、各學期學籍異動資料（各類