2024年會(huì)議室使用管理制度（四篇）

第5頁共5頁2024年會(huì)議室使用管理制度第四條會(huì)議室使用準(zhǔn)則：一、會(huì)議室的使用應(yīng)遵循先登記先使用、先處理緊急后處理常規(guī)、先全局后部門的順序；在遇到臨時(shí)情況時(shí)，各部門可依據(jù)重要性和緊急性優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不得影響后續(xù)已預(yù)約的使用安排；二、會(huì)議組織部門需根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人員級(jí)別和參會(huì)人數(shù)，提前在前臺(tái)填寫《會(huì)議室預(yù)約登記表》進(jìn)行預(yù)約；如涉及接待重要來賓或召開專題會(huì)議等重大會(huì)議，需填寫《會(huì)議接待需求表》；三、如發(fā)生特殊情況或緊急會(huì)議，應(yīng)先通知行政部負(fù)責(zé)人，根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)會(huì)議室使用，事后需補(bǔ)辦相關(guān)登記手續(xù)；四、使用部門應(yīng)在預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室并開始使用。若長(zhǎng)時(shí)間未到，行政部有權(quán)重新安排會(huì)議室使用；五、若部門臨時(shí)取消預(yù)約，需重新申請(qǐng)使用。部門和個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議，若后續(xù)時(shí)間無其他安排，可適當(dāng)超時(shí)使用。但若緊接的時(shí)間段內(nèi)已有其他部門的使用安排，超時(shí)部門必須離開會(huì)議室，終止使用。第四章會(huì)議籌備第五條會(huì)議組織部門需根據(jù)會(huì)議類型、與會(huì)人員級(jí)別等信息，提前向行政部指定人員登記預(yù)約，重大會(huì)議時(shí)需填寫《會(huì)議接待需求表》，并經(jīng)行政部審批。第六條所有會(huì)議的主持人、召集部門、與會(huì)人員及與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，以確保會(huì)議的高效和有序進(jìn)行。第七條會(huì)議組織方或人員在會(huì)議前需準(zhǔn)備以下內(nèi)容：一、明確會(huì)議主題、主持人、時(shí)間、參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議議程、會(huì)議資料及簽到表，并指定人員記錄會(huì)議紀(jì)要；二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會(huì)議，需提前與行政部確認(rèn)住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用；三、會(huì)議通知由會(huì)議組織方或人員發(fā)布。第八條行政部在會(huì)議前必須根據(jù)會(huì)議類型及會(huì)議組織方需求，準(zhǔn)備以下內(nèi)容：一、應(yīng)于會(huì)議前____分鐘，確保茶水、茶歇、會(huì)場(chǎng)布置（包括會(huì)議設(shè)備、視頻會(huì)議連接、音響、投影、條幅、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）準(zhǔn)備就緒；二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。第五章會(huì)議期間服務(wù)與會(huì)議要求第九條會(huì)場(chǎng)服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)：一、座位引導(dǎo)：會(huì)議組織方或人力行政人員應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備座位名牌，協(xié)助與會(huì)人員快速就座，特別注意主要領(lǐng)導(dǎo)和重要貴賓的座位安排；二、茶水服務(wù)：會(huì)議開始后，人力行政人員應(yīng)指定前臺(tái)工作人員，每隔____分鐘補(bǔ)充茶水，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整添加間隔；三、維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序：確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)外安靜，防止無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入影響會(huì)議；四、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)與信息傳遞：做好內(nèi)外聯(lián)絡(luò)及信息傳遞工作，包括會(huì)議中領(lǐng)導(dǎo)的臨時(shí)事務(wù)、外來人員電話接聽、重要日程及接待等。第十條會(huì)議要求：一、請(qǐng)所有與會(huì)人員嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到或無故提前離開；二、會(huì)議主持人需在會(huì)議開始前告知會(huì)議流程和時(shí)間分配；三、會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)鈴聲，調(diào)至震動(dòng)模式，避免打斷他人發(fā)言；如需接聽電話，需到會(huì)場(chǎng)外接聽。第六章會(huì)后工作第十一條會(huì)議結(jié)束后，各部門應(yīng)做好收尾工作：一、會(huì)場(chǎng)清理：各部門使用后應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備，歸位椅子。行政部負(fù)責(zé)會(huì)后檢查和整理，保持會(huì)場(chǎng)清潔，檢查設(shè)備完好無損，關(guān)閉所有設(shè)施、設(shè)備、電源，確保安全；二、會(huì)議紀(jì)要：由會(huì)議組織部門指定人員記錄會(huì)議紀(jì)要，并由與會(huì)人員簽字確認(rèn)；三、貴賓接待：涉及會(huì)后接待用餐或用車，由責(zé)任部門陪同，行政部協(xié)助安排，直至接待工作結(jié)束。第七章會(huì)議室管理第十二條會(huì)議室由行政部指定專人管理，各部門使用時(shí)應(yīng)保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。未經(jīng)公司允許，不得隨意挪用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、工具或辦公用品。第十三條會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃，確保日常清潔。公司員工不得將私人物品放在會(huì)議室，以保持公司形象。第十四條如遇下班或節(jié)假日，會(huì)議室管理人員應(yīng)確保門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉，妥善保管小件物品，做好防火、防盜安全工作。第八章附則第十五條本制度由行政部制定，經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批，報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)后生效。第十六條本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。第十七條其他相關(guān)規(guī)定見附件一：《會(huì)議室預(yù)約使用登記表》和附件二：《會(huì)議接待需求表》。2024年會(huì)議室使用管理制度（二）為確保會(huì)議室功能的充分運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室管理的規(guī)范化和合理化，以保障各類會(huì)議的順利進(jìn)行，現(xiàn)依據(jù)中心的實(shí)際狀況，確立會(huì)議室使用規(guī)定如下：一、會(huì)議室專為召開會(huì)議和進(jìn)行工作研討而設(shè)，未經(jīng)正式許可，不得挪作他用。二、會(huì)議室的管理工作由綜合科統(tǒng)一負(fù)責(zé)，所有設(shè)備和設(shè)施由綜合科指定專員進(jìn)行管理和調(diào)試。三、非參會(huì)及培訓(xùn)人員未經(jīng)許可，不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。四、會(huì)議室的使用需由綜合科進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。各部門如需使用，需提前____天向綜合科進(jìn)行預(yù)約并登記，以避免會(huì)議時(shí)間沖突，實(shí)現(xiàn)有序安排。五、使用單位在申請(qǐng)會(huì)議室時(shí)，需明確使用時(shí)間、參會(huì)人員等信息。如有需要綜合科協(xié)辦的事項(xiàng)，請(qǐng)?zhí)崆白⒚?，綜合科將根據(jù)實(shí)際情況提供相應(yīng)的支持服務(wù)。六、如遇會(huì)議時(shí)間沖突，應(yīng)遵循全局優(yōu)先的原則，公司會(huì)議優(yōu)先于中心會(huì)議，部門會(huì)議之間的沖突由各部門之間自行協(xié)商，以重要性和緊急性為優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)。七、如需使用特定的會(huì)議室設(shè)備，應(yīng)提前通知綜合科，以便做好準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。八、會(huì)議進(jìn)行期間，參會(huì)人員應(yīng)妥善使用和保護(hù)會(huì)議室設(shè)備及物品，如投影儀、音響設(shè)備等。貴重物品由專人操作，其他人不得擅自使用。九、會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)立即整理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉所有電器設(shè)備。若發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公物損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合科，以便及時(shí)維修，保證其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。十、使用方的費(fèi)用支付標(biāo)準(zhǔn)如下：1.普通會(huì)議：無椅套、無多媒體設(shè)備，費(fèi)用為____元/半天，超時(shí)按相應(yīng)比例付費(fèi)。2.聚會(huì)、活動(dòng)：有椅套、有多媒體設(shè)備，費(fèi)用為____元/半天，超時(shí)按比例付費(fèi)。會(huì)議室使用注意事項(xiàng)：1.會(huì)議室嚴(yán)禁吸煙，使用者需保持室內(nèi)清潔，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施。如有人為損壞，須按價(jià)賠償。2.使用者應(yīng)注意用電安全，節(jié)約用電。3.中心會(huì)議室不接待任何傳銷活動(dòng)。4.使用者應(yīng)注意保護(hù)地面，避免硬物磕碰或劃痕。請(qǐng)勿將有色液體或飲品滴灑在地面上，如有發(fā)生，應(yīng)立即擦拭。5.會(huì)議室的多媒體投影機(jī)和音響設(shè)備一般由專人操作，如使用者自行操作，需事先接受培訓(xùn)。6.如有制作條幅的需求，使用單位可向綜合科登記并付費(fèi)，由綜合科代為制作。2024年會(huì)議室使用管理制度（三）為確保會(huì)議室功能的充分運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室管理的規(guī)范化和合理化，以保障各類會(huì)議的順利進(jìn)行，現(xiàn)依據(jù)中心的實(shí)際狀況，確立會(huì)議室使用規(guī)定如下：一、會(huì)議室專為召開會(huì)議和進(jìn)行工作研討而設(shè)，未經(jīng)正式許可，不得挪作他用。二、會(huì)議室的管理工作由綜合科統(tǒng)一負(fù)責(zé)，所有設(shè)備和設(shè)施由綜合科指定專員進(jìn)行管理和調(diào)試。三、非參會(huì)及培訓(xùn)人員未經(jīng)許可，不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。四、會(huì)議室的使用需由綜合科進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。各部門如需使用，需提前____天向綜合科進(jìn)行預(yù)約并登記，以避免會(huì)議時(shí)間沖突，實(shí)現(xiàn)有序安排。五、使用單位在申請(qǐng)會(huì)議室時(shí)，需明確使用時(shí)間、參會(huì)人員等信息。如有需要綜合科協(xié)辦的事項(xiàng)，請(qǐng)?zhí)崆白⒚?，綜合科將根據(jù)實(shí)際情況提供相應(yīng)的支持服務(wù)。六、如遇會(huì)議時(shí)間沖突，應(yīng)遵循全局優(yōu)先的原則，公司會(huì)議優(yōu)先于中心會(huì)議，部門會(huì)議之間的沖突由各部門之間自行協(xié)商，以重要性和緊急性為優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)。七、如需使用特定的會(huì)議室設(shè)備，應(yīng)提前通知綜合科，以便做好準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。八、會(huì)議進(jìn)行期間，參會(huì)人員應(yīng)妥善使用和保護(hù)會(huì)議室設(shè)備及物品，如投影儀、音響設(shè)備等。貴重物品由專人操作，其他人不得擅自使用。九、會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)立即整理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉所有電器設(shè)備。若發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公物損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合科，以便及時(shí)維修，保證其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。十、使用方的費(fèi)用支付標(biāo)準(zhǔn)如下：1.普通會(huì)議：無椅套、無多媒體設(shè)備，費(fèi)用為____元/半天，超時(shí)按相應(yīng)比例付費(fèi)。2.聚會(huì)、活動(dòng)：有椅套、有多媒體設(shè)備，費(fèi)用為____元/半天，超時(shí)按比例付費(fèi)。會(huì)議室使用注意事項(xiàng)：1.會(huì)議室嚴(yán)禁吸煙，使用者需保持室內(nèi)清潔，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施。如有人為損壞，須按價(jià)賠償。2.使用者應(yīng)注意用電安全，節(jié)約用電。3.中心會(huì)議室不接待任何傳銷活動(dòng)。4.使用者應(yīng)注意保護(hù)地面，避免硬物磕碰或劃痕。請(qǐng)勿將有色液體或飲品滴灑在地面上，如有發(fā)生，應(yīng)立即擦拭。5.會(huì)議室的多媒體投影機(jī)和音響設(shè)備一般由專人操作，如使用者自行操作，需事先接受培訓(xùn)。6.如有制作條幅的需求，使用單位可向綜合科登記并付費(fèi)，由綜合科代為制作。2024年會(huì)議室使用管理制度（四）1、辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校會(huì)議室的管理工作，包括使用登記、調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等。未經(jīng)許可，任何人不得擅自使用會(huì)議室或移動(dòng)其中的多媒體設(shè)備、桌椅等設(shè)施。2、會(huì)議室遵循預(yù)約制度。使用人需提前____天向辦公室提出申請(qǐng)，進(jìn)行會(huì)議登記，以確保統(tǒng)一調(diào)度。如遇緊急情況需臨時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)立即通知辦公室，并在會(huì)后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。辦公室會(huì)在會(huì)議開始前開啟會(huì)議室的門和空調(diào)。3、申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí)，需詳細(xì)說明使用時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)等信息。如有需要辦公室協(xié)助的事項(xiàng)，請(qǐng)?zhí)崆白⒚鳎员戕k公室做好準(zhǔn)備工作。如需使用特定設(shè)備，應(yīng)提前告知辦公室，以確保設(shè)備的可用性。4、若出現(xiàn)會(huì)議時(shí)間沖突，應(yīng)遵循全局優(yōu)先原則，學(xué)校會(huì)議優(yōu)先于部門會(huì)議。部門間會(huì)議沖突則按照重要性和緊急性自行協(xié)商解決。5、使用部門需尊重并維護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)立即整理，確保電源安全，關(guān)閉窗戶和空調(diào)，鎖好門。6、會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)尊重設(shè)備和物品，保持衛(wèi)生，禁止吸煙和亂丟垃圾。盡量保持室內(nèi)清潔狀況。7、會(huì)議結(jié)束后，使用者需進(jìn)行設(shè)備檢查，關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，特別注意投影儀需待散熱后才能切斷電源，確保門窗關(guān)閉。任何設(shè)備故障或損壞應(yīng)立即報(bào)告給辦公室，